Überlegungen zum Setup: Beschaffung für mehrere Unternehmen

Administrator Guide

Dieses Thema kann als Entscheidungshilfe bei der Planung Ihrer Konfiguration und bei der Beschaffung für mehrere Unternehmen dienen. Darin wird erläutert:

Warum diese Integration eingerichtet werden sollte.

Wie sie sich in Workday einfügt.

Nachgelagerte Auswirkungen und produktübergreifende Interaktionen.

Sicherheitsanforderungen und Geschäftsprozesskonfigurationen.

Fragen und Einschränkungen, die vor der Implementierung zu berücksichtigen sind.

Ausführliche Konfigurationsdetails finden Sie in den detaillierten Anweisungen zur Aufgabe.

Worum es geht

Sie können auf Mandantenebene mehrere Unternehmen in Bedarfsanforderungen und Bestellaufträgen aktivieren. Dieses Setup zentralisiert die Beschaffung, indem Ihnen ermöglicht wird, im Auftrag anderer Unternehmen mit einem einzigen Dokument Bestellungen vorzunehmen.

Workday unterstützt in Lieferantenrechnungen automatisch mehrere Unternehmen.

Vorteile und Nutzen

Sie können konsolidierte Bedarfsanforderungen und Bestellaufträge für Waren, Services und projektbezogene Services im Auftrag anderer Unternehmen erstellen. Diese Geschäftspraxis reduziert die Anzahl der Bestellaufträge, die an Lieferanten gesendet werden, und sorgt für eine schnellere Abstimmung.

Anwendungsfälle

Fordern Sie Waren und Services für mehrere Unternehmen über nur eine Bedarfsanforderung an.

Geben Sie mit einem Bestellauftrag für mehrere Unternehmen Bestellungen auf, wodurch der Workflow vereinfacht wird.

Gleichen Sie Rechnungen mehrerer Unternehmen mit Bestellaufträgen mehrerer Unternehmen ab, um genaue Berichte zu erhalten.

Spesen und Assets werden basierend auf den Unternehmen auf Positionsebene und auf Header-Ebene akkurat gebucht.

Fragestellungen

Fragen	Überlegungen
Wie verwendet Ihr Unternehmen Lieferantenverträge für die Beschaffung?	Wenn Sie Bedarfsanforderungen über mehrere Lieferantenverträge hinweg auf Mandantenebene konsolidieren, erstellen Sie einen Lieferantenvertrag für eine Unternehmenshierarchie, die alle Unternehmen enthält, für die Sie Beschaffungen vornehmen. Bei Transaktionen mit mehreren Unternehmen, die nicht über mehrere Lieferantenverträge konsolidiert werden, gelten die Vertragspreise im Header für alle Unternehmen in der Position.
Wie nutzt Ihr Unternehmen Intercompany?	Erstellen Sie eine Intercompany-Beziehung zwischen Unternehmen, damit diese in Transaktionen mit mehreren Unternehmen verwendet werden können. Sie können diese Beziehung in der Aufgabe Intercompany-Profil für Unternehmen bearbeiten erstellen. Richten Sie das Beschaffungsunternehmen als übergeordnetes Unternehmen ein.
Wie bearbeiten und genehmigen Sie Positionen in Ausgabentransaktionen?	Sie können die Unternehmen in den Bedarfsanforderungspositionen während des Erstellungs- und Genehmigungsprozesses bearbeiten. Sie können die Unternehmen in Sourcing-Aufgaben nicht auf Positionsebene bearbeiten.
Verwendet Ihr Unternehmen Workday Inventory?	In Workday Inventory können Sie das Unternehmen nicht auf der Positionsebene von Auffüllungs- oder Vorratsauffüllungsanforderungen bearbeiten. Bei Aufträgen der Art „Auffüllung“: Konfigurieren Sie das Unternehmen, das im Auftrag des Standorts Bestellungen aufgibt, in den Aufgaben Bestandslager verwalten und Vorratsstandort verwalten . Sie können nur Bedarfsanforderungspositionen und Bestellauftragspositionen hinzufügen, die für Bestands- oder Vorratsunternehmen bestimmt sind. Um das Beschaffungsunternehmen für Bestandsstandorte einzurichten, müssen Sie das Unternehmen in der Aufgabe Intercompany-Profil für Unternehmen bearbeiten als übergeordnetes Unternehmen einrichten.
Wie funktioniert die Buchhaltung für Transaktionen mit mehreren Unternehmen?	Verwenden Sie die Aufgabe Regelsatz für Kontierung erstellen , um folgende Kontierungsregeln einzurichten: Intercompany-Forderungen , die für das übergeordnete Unternehmen gebucht werden Intercompany-Verbindlichkeiten , die für die untergeordneten Unternehmen gebucht werden Sie können die Buchhaltung in Beschaffungstransaktionen mit mehreren Unternehmen auf folgenden Registern anzeigen, die Buchungen für jedes einzelne Unternehmen im Bestellauftrag oder in der Bedarfsanforderung anzeigen: Buchungsinformationen für Bestellauftrag anzeigen Buchungsinformationen für Bedarfsanforderung anzeigen Sie können alle aufgelösten Journale anzeigen, aber Sie müssen Sicherheitsrechte für dieses Unternehmen haben, um dessen operatives Journal anzeigen zu können.

Empfehlungen

Wählen Sie die Optionen Bedarfsanforderung
und Bestellauftrag
in der Werteliste

Mehrere Unternehmen zulassen

in der Aufgabe

Mandanten-Setup bearbeiten - Financials

Führen Sie Rückstellungen für Eingänge rasch für Unternehmen in Bestellauftragspositionen aus, indem Sie in der Aufgabe

Rückstellung für Eingänge erstellen

eine Unternehmenshierarchie mit allen Unternehmen verwenden.

Anforderungen

Wenn Sie mehrere Unternehmen für Bedarfsanforderungen aktivieren möchten, müssen Sie auch mehrere Unternehmen für Bestellaufträge aktivieren.

In der Aufgabe

Intercompany-Profil für Unternehmen bearbeiten

können Sie eine Intercompany-Beziehung zwischen den Unternehmen erstellen, für die Sie Beschaffungsaktionen durchführen. Wählen Sie das Beschaffungsunternehmen als übergeordnetes Unternehmen aus.

Sie müssen Sicherheitsrechte für das Unternehmen auf der Header-Ebene haben, um die Aufgabe

Bestand einlagern

verwenden und die folgenden Dokumente anzeigen zu können:

Bestellauftrag

Eingang

Bedarfsanforderung

Rechnung

Einschränkungen

Sobald Bestellaufträge oder Bedarfsanforderungen für mehrere Unternehmen vorliegen, können Sie dieses Feature nicht mehr deaktivieren.

Sie können die Unternehmen in Auftragspositionen in Sourcing-Aufgaben oder nach Genehmigung des Bestellauftrags nicht mehr ändern. Sie können auch die Unternehmen in den Posten in folgenden resultierenden Dokumenten nicht ändern:

Eingänge

Retouren

Rechnungen

Sie können auch das Unternehmen in Aufträgen der Art „Auffüllung“ nicht ändern.

Sie müssen Sicherheitsrechte für das Unternehmen im Eingangs-Header haben, um die Aufgabe

Bestand einlagern

verwenden zu können:

In der Aufgabe

Beschaffungsdokumente vortragen

werden das Register

Salden

und die folgenden Felder leer angezeigt, wenn ein Unternehmen in der Dokumentposition eine andere Währung hat als das Unternehmen im Header:

In Rechnung gestellter Betrag

Gesamtbetrag

Gesamtauftragsbetrag

Mandanten-Setup

Wählen Sie in der Aufgabe

Mandanten-Setup bearbeiten - Financials

die Optionen Bedarfsanforderung
und Bestellauftrag
in der Werteliste

Mehrere Unternehmen zulassen

Sicherheit

Wenn Sie Dokumente für mehrere Unternehmen anzeigen und bearbeiten möchten, benötigen Sie Sicherheitsrechte für das Unternehmen im Header. Sie können zudem alle aufgelösten Journale anzeigen, aber Sie müssen Sicherheitsrechte für dieses Unternehmen haben, um dessen operatives Journal anzeigen zu können.

Sie können Genehmigungen basierend auf den Unternehmen auf Positionsebene weiterleiten, wenn Sie die folgenden Unterprozesse zu den Geschäftsprozessen „Bedarfsanforderung“ und „Bestellauftrag“ hinzufügen:

Bedarfsanforderung - Intercompany-Ereignis

Bestellauftrag - Intercompany-Ereignis

Für jedes Unternehmen in einem Dokument für mehrere Unternehmen zeigt Workday Positionen an, die von zugewiesenen Prüfern in Meine Aufgaben geprüft werden müssen.

Geschäftsprozesse

So leiten Sie Transaktionen zur Prüfung und Genehmigung basierend auf den Unternehmen in den Bedarfsanforderungspositionen weiter:

Konfigurieren Sie den Geschäftsprozess Bedarfsanforderungsereignis
und die entsprechende Sicherheitsrichtlinie im funktionalen Bereich „Procurement“.

Konfigurieren Sie den Geschäftsprozess Bedarfsanforderung - Intercompany-Ereignis
und die entsprechende Sicherheitsrichtlinie im funktionalen Bereich „Procurement“.

Fügen Sie den Aktionsschritt Bedarfsanforderung - Intercompany-Ereignis initiieren
zum Geschäftsprozess Bedarfsanforderungsereignis
hinzu.

So leiten Sie Transaktionen zur Prüfung und Genehmigung basierend auf den Unternehmen in den Bestellauftragspositionen weiter:

Konfigurieren Sie den Geschäftsprozess Bestellauftragsereignis
und die entsprechende Sicherheitsrichtlinie im funktionalen Bereich „Procurement“.

Konfigurieren Sie den Geschäftsprozess Bestellauftrag - Intercompany-Ereignis
und die entsprechende Sicherheitsrichtlinie im funktionalen Bereich „Procurement“.

Fügen Sie den Aktionsschritt Bestellauftrag - Intercompany-Ereignis initiieren
zum Geschäftsprozess Bestellauftragsereignis
hinzu.

Reporting

Sie können Workday-Berichte oder benutzerdefinierte Berichte für die folgenden Dokumente mit mehreren Unternehmen verwenden:

Änderungsauftrag

Bestellauftrag

Bedarfsanforderung

Lieferantenrechnung

Integrationen

Diese Webservices unterstützen Beschaffungsdokumente mit mehreren Unternehmen:

Get Purchase Orders

Get Purchase Order Change Orders

Get Receipts

Get Returns

Get Supplier Invoices

Submit Purchase Order

Submit Purchase Order Change Order

Submit Receipt

Submit Supplier Invoice

Beziehungen und Touchpoints

Features	Überlegungen
Eingänge erstellen	Wenn Sie Eingänge für mehrere Unternehmen anzeigen und bearbeiten möchten, müssen Sie Sicherheitsrechte für das Unternehmen im Header haben.
Bestand einlagern	Wenn Sie die Aufgabe Bestand einlagern verwenden möchten, müssen Sie Sicherheitsrechte für das Unternehmen im Eingangs-Header haben. Workday lagert Posten basierend auf den Unternehmen in den Eingangspositionen automatisch ein.
Bestand auffüllen	Workday gibt die Unternehmen in Dokumenten mit mehreren Unternehmen automatisch als schreibgeschützt vor. Bei Auffüllungstransaktionen gibt Workday das Unternehmen basierend auf dem Setup des Beschaffungsunternehmens in der Aufgabe Bestandslager verwalten vor. Bei Transaktionen der Vorratsauffüllung gibt Workday das Unternehmen in der Position basierend auf dem Setup des Quellunternehmens der Bedarfsanforderung in der Aufgabe Vorratsstandort verwalten vor.

Workday bietet ein Touchpoints Kit mit Ressourcen, die Ihnen helfen, die Konfigurationsbeziehungen in Ihrem Mandanten besser zu verstehen. Weitere Informationen zum Workday Touchpoints Kit finden Sie in der Workday Community.

Schritte: Beschaffung für mehrere Unternehmen einrichten

Geschäftsprozess „Bedarfsanforderung“ einrichten

Referenz: Mandanten-Setup bearbeiten - Financials