Überlegungen zum Setup: Bedarfsanforderungen
Dieses Thema kann als Entscheidungshilfe bei der Planung Ihrer Konfiguration und bei der Verwendung von Bedarfsanforderungen dienen. Darin wird erläutert:
- Warum sie eingerichtet werden sollten.
- Wie sie sich in Workday einfügen.
- Nachgelagerte Auswirkungen und produktübergreifende Interaktionen.
- Sicherheitsanforderungen und Geschäftsprozesskonfigurationen.
- Fragen und Einschränkungen, die vor der Implementierung zu berücksichtigen sind.
Ausführliche Konfigurationsdetails finden Sie in den detaillierten Anweisungen zur Aufgabe.
Worum es geht
Mit Bedarfsanforderungen können Mitarbeiter Waren, Services oder externe Mitarbeiter für sich selbst oder im Auftrag anderer Mitarbeiter anfordern.
Vorteile und Nutzen
Mit Bedarfsanforderungen in Workday haben Sie folgende Möglichkeiten:
- Sie verwalten den Informationsfluss, die Organisationsrichtlinien und die Geschäftsprozesse zur genauen Kontrolle und Überwachung der Unternehmensausgaben auf effiziente Weise.
- Sie können für die Benutzer einfache, shopping-ähnliche Online-Erlebnisse konfigurieren, anpassen und bereitstellen.
- Sie konfigurieren Bedarfsanforderungsarten und -vorlagen, um den Anforderungsprozess einfacher, schneller und leichter zu verwalten.
- Sie richten spezifische Lieferkettenprozesse für das Gesundheitswesen ein, sodass Sie für aufgebrauchte Konsignationsware bezahlen und gleichzeitig den Konsignationsbestand auffüllen können.
- Sie beschränken Sie den Einkauf von Waren und Services nach Sicherheitsgruppe.
Anwendungsfälle
- Passen Sie die segmentierte Sicherheit an, um den Zugriff auf Waren und Services auf Gruppen autorisierter Mitarbeiter zu beschränken.
- Richten Sie verschiedene Arten von Bedarfsanforderungen für verschiedene Zwecke ein. Beispiel: Bedarfsanforderungen der Art „Nur fakturieren“ , Bestand und Vorratsauffüllung.
- Verwenden Sie für häufig angeforderte Posten Bedarfsanforderungsvorlagen. Beispiel: Wichtige Posten, die neue Mitarbeiter für den Beginn ihrer Tätigkeit benötigen.
Fragestellungen
Fragen | Überlegungen |
|---|---|
Wie kontrollieren Sie, wer Zugriff auf Waren, Services und externe Mitarbeiter hat? | Mit der segmentierten Sicherheit haben Sie folgende Möglichkeiten:
Sie können einzelne Rollen als dedizierte Einkäufer einrichten. Beispiel: Erstellen Sie eine Einkäuferrolle für Kostenstellenmanager, die Waren, Services und externe Mitarbeiter für ihre Abteilungen anfordern können. Mithilfe von organisationsbasierten Rollen können Sie außerdem einschränken, welche operativen Transaktionsinformationen bestimmte Benutzer anzeigen und welche Berichte sie erstellen können. |
Wie möchten Sie bestimmen, was Benutzer anzeigen können und was nicht, wenn sie Bedarfsanforderungen übermitteln? | Basierend auf den Sicherheitskonfigurationen und Rollenzuweisungen können Sie festlegen, was den Benutzern in den Bedarfsanforderungen angezeigt wird. Beispiel: Aktivieren Sie Punchouts für Bedarfsanforderungen für IT-Manager, aber nicht für Kostenstellenmanager. |
Wie möchten Sie den Bedarfsanforderungsprozess organisieren und optimieren? | Sie können Bedarfsanforderungen nach verschiedenen Arten kategorisieren. Beispiel: Ordnen Sie eine Bedarfsanforderungsart einer Bestellauftragsart zu oder geben Sie an, dass eine Bedarfsanforderungsart nur für die Bestandsauffüllung bestimmt ist.
Sie können auch unterschiedliche Waren und Services gruppieren, um Bedarfsanforderungsvorlagen zu erstellen. Sie können Benutzer ihre Einkaufswagen aus verschiedenen Quellen befüllen lassen, z. B.:
|
Wie möchten Sie Bedarfsanforderungen der Art „Nur fakturieren“ verarbeiten? | Sie können Bedarfsanforderungen der Art „Nur fakturieren“ verwenden, um Gesundheitsprodukte nach der Verwendung zu bezahlen, um unvorhersehbare Lagerbestände zu vermeiden und um Produktdaten für Rückrufe oder den Ablauf von Produkten zu verfolgen.
Sie können Bedarfsanforderungsarten zu folgenden Zwecken konfigurieren:
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Möchten Sie Ihre Bedarfsanforderungsaufgaben anpassen? | Workday bietet umfassende Anpassungsmöglichkeiten für den Bedarfsanforderungsprozess, sodass Sie optionale Felder in Bedarfsanforderungsaufgaben und -berichten ausblenden oder erforderlich machen können.
Sie können ein oder mehrere benutzerdefinierte Objekte in Bedarfsanforderungen und Bedarfsanforderungspositionen definieren, die zusätzliche Informationen gemäß Ihren geschäftlichen Anforderungen erfassen. |
Wie möchten Sie die Benutzer bei der Navigation durch den Bedarfsanforderungsprozess unterstützen? | Sie haben folgende Möglichkeiten:
Wenn Sie keine Aktion durchführen, wird der vorhandene Hilfetext in den Bedarfsanforderungen nicht angezeigt. Anforderer können auch mit Workday Assistant, Workday for Slack und Workday for Microsoft Teams den Status von Bestellanforderungen sowie den Status und wichtige Details zu zugehörigen Lieferantenrechnungen prüfen. |
Wie konsolidiert man Bedarfsanforderungen in Bestellaufträgen? | Wenn Sie die Anzahl der Dokumente reduzieren möchten, die Einkäufer und Lieferanten verwalten müssen, können Sie Bedarfsanforderungen mit mehreren Lieferantenverträgen in einem Bestellauftrag konsolidieren.
Sie können Bedarfsanforderungen auch vorhandene Bestellaufträge als Bezugsquelle zuordnen. |
Welche zusätzlichen Kosten sollen von den Benutzern in Bedarfsanforderungen erfasst werden? | Mit den Beschaffungsoptionen des Unternehmens können Sie es Benutzern ermöglichen, die voraussichtliche Gesamtfrachtkosten und sonstige Kosten in Bedarfsanforderungsdokumenten anzugeben. |
Empfehlungen
- Fügen Sie das WorkletBedarfsanforderungenzu Ihrer Seite „Home” hinzu.
- Arbeiten Sie für Punchouts mit Ihren Anbietern zusammen, um die Ausgabenkategorien mit den UNSPSC-Servicecodes (United Products Standard Products and Services Codes) zu verknüpfen.
- Erinnern Sie die Benutzer daran, die Preise zu prüfen und zu aktualisieren, bevor sie Bedarfsanforderungen verwenden, die aus Vorlagen erstellt oder aus älteren Bedarfsanforderungen kopiert wurden.
- Richten Sie cXML-Standards für Bestellaufträge und Lieferantenrechnungen ein, damit Workday mit externen Lieferantensites kommunizieren kann.
Anforderungen
Keine Auswirkungen.
Einschränkungen
- Sie können keine Punchout-Posten in Vorlagen oder Anforderungskopien aufnehmen.
- Sie müssen Lieferantenpreisänderungen manuell aktualisieren, wenn Sie Vorlagen und Kopien von vorhandenen Bedarfsanforderungen erstellen.
- Sie können keine Positionssplits für Bedarfsanforderungen verwenden, die aus einer Lageranforderung stammen.
Mandanten-Setup
Sie können Ihren Mandanten folgendermaßen konfigurieren:
- Fügen Sie Behandlungsinformationen zu den Bedarfsanforderungen hinzu.
- Konsolidieren Sie Bedarfsanforderungen, die verschiedene Lieferantenverträge enthalten, in einem Bestellauftrag.
- Erstellen Sie Sourcing-Regeln für Bedarfsanforderungen.
- Unterstützen Sie Anhänge und Anhangkategorien in Bedarfsanforderungen.
- Ersetzen Sie Webposten durch verknüpfte Einkaufsposten beim automatischen Sourcing oder beim manuellen Sourcing von Bedarfsanforderungen durch Bestellaufträge.
Sicherheit
Konfigurieren Sie die folgenden Sicherheitsdomänen im funktionalen Bereich „Procurement“:
Domäne | Überlegungen |
|---|---|
Process: Requisition – Close
| Hiermit können Sie Bedarfsanforderungen und Bedarfsanforderungsvorlagen schließen. |
Process: Requisition - Create/Edit
| Hiermit können Sie Bedarfsanforderungen erstellen und bearbeiten. Sie können auch das Worklet „Bedarfsanforderungen“ öffnen, um Bedarfsanforderungen zu erstellen. |
Process: Requisition – View
| Ermöglicht das Anzeigen von Bedarfsanforderungen. |
Process: Shared Requisition Template
| Hiermit können Sie geteilte Bedarfsanforderungsvorlagen verarbeiten und zugehörige Berichte anzeigen. |
Self-Service: Requisition
| Ermöglicht Selfservice-Zugriff, um Bedarfsanforderungen zu verarbeiten und zugehörige Berichte anzuzeigen. Sie können auch das Worklet „Bedarfsanforderungen“ öffnen, um Bedarfsanforderungen zu erstellen und anzuzeigen. |
Self-Service: Requisition Template
| Ermöglicht Selfservice-Zugriff, um Bedarfsanforderungsvorlagen zu verarbeiten und zugehörige Berichte anzuzeigen. |
Process: Shared Requisition Template - View
| Ermöglicht Domänen-Sicherheitsberechtigungen, sowohl Selfservice- als auch geteilte Bedarfsanforderungsvorlagen und zugehöriges Reporting anzuzeigen.
Um die Sicherheit für geteilte Vorlagen zu verwalten, müssen Sie ein Opt-in für das Feature "Sicherheitsaktualisierungen für Bedarfsanforderungsvorlage aktivieren" setzen. |
Verwenden Sie die Domäne
Integration Build
im funktionalen Bereich „Integration“, damit Benutzer Bestellaufträge, die auf Bedarfsanforderungen basieren, an einen Lieferanten übermitteln können.Geschäftsprozesse
Geschäftsprozesse | Überlegungen |
|---|---|
Bedarfsanforderungsereignis
| Wird für die Genehmigung von Bedarfsanforderungen verwendet. Sie haben folgende Möglichkeiten:
Um Bedarfsanforderungen zu erstellen und zu übermitteln, müssen Sie auch den Initiierungsschritt Checkout (REST) im Geschäftsprozess aktivieren. |
Sourcing-Ereignis
| Konfigurieren Sie den Geschäftsprozess Sourcing-Ereignis , um das Sourcing von Waren, Services und externen Mitarbeitern zu steuern. |
Massenänderung von Mitarbeitern in Beschaffungsdokumenten
| Wird verwendet, um Änderungen des Anforderers von Bedarfsanforderungen und Änderungen des Einkäufers von Bestellaufträgen zur Genehmigung weiterzuleiten. |
Reporting
Bericht | Überlegungen |
|---|---|
Bedarfsanforderungen suchen
Meine Bedarfsanforderungen | Mit diesen Berichten haben Sie folgende Möglichkeiten:
Wenn Sie im Bericht Funktions-Opt-ins verwalten ein Opt-in für das Feature „Requisitions Experience Unification“ setzen, leiten wir Sie vom Bericht Meine Bedarfsanforderungen zum Worklet „Bedarfsanforderungen“ weiter, um einen optimierten Bedarfsanforderungsprozess zu ermöglichen. Siehe: Konzept: Worklet „Bedarfsanforderungen“. |
Worktag-Vorlagen für Bedarfsanforderungen
| Mit diesem Bericht können Sie Worktag-Vorlagen anzeigen und bearbeiten. |
Bedarfsanforderungsvorlagen
| Mit diesem Bericht können Sie:
|
Sie können die folgenden indizierten Berichtsdatenquellen verwenden, um benutzerdefinierte Berichte zu erstellen:
- Requisition Lines and Line Splits for Company
- Requisition Lines and Line Splits for Worker
Integrationen
Workday bietet folgende Arten von Integrationsvorlagen:
- Generische Vorlage für benutzerdefinierte Lieferanten
- Vorkonfigurierte Vorlagen für Lieferanten im Workday-Katalog
Konfigurieren Sie zusätzlich zum Integrations-Setup die folgenden Aufgaben für jeden Lieferanten:
- Lieferantenlinks verwalten
- Details zu externem Warenkorb verwalten
Beziehungen und Touchpoints
Die Bedarfsanforderungsfunktion hängt mit folgenden Bereichen in Workday zusammen:
Features | Überlegungen |
|---|---|
Bestand | Sie können den Request-to-Pay-Zyklus abschließen und folgende Aktionen ausführen:
|
Lieferantenkonten | Sie können Bestellaufträge erstellen und planen, Arbeitszeiten für externe Mitarbeiter protokollieren und Lieferantenrechnungen generieren. |
Lieferantenverträge | Sie können Zuschläge für Anfragen von erfolgreichen Lieferanten aktivieren und geplante Bestellaufträge einrichten und verarbeiten. |
Externe Lieferanten | Sie können Lieferanten einrichten und verwalten, um Waren, Services und externe Mitarbeiter über Ihre Bedarfsanforderungsprozesse zu beschaffen. |
Finanzbuchhaltung | Sie können Rückstellungen für Eingänge aus genehmigten, nicht in Rechnung gestellten Eingängen, Lieferantenrechnungen und nur als Fakturierung vorliegenden Bestellaufträgen für Waren und Services erstellen. |
Banking und Zahlungsabwicklung | Sie können Beschaffungskartentransaktionen verifizieren. |
Assets | Sie können Assets verfolgen, die Ihr Unternehmen über den Beschaffungsprozess anschafft. Sie haben folgende Möglichkeiten:
|
Workday bietet ein Touchpoints Kit mit Ressourcen, die Ihnen helfen, die Konfigurationsbeziehungen in Ihrem Mandanten besser zu verstehen. Weitere Informationen zum Workday Touchpoints Kit finden Sie in der Workday Community.