Überlegungen zum Setup: Vortrag aus Beschaffungsdokumenten
Dieses Thema kann als Entscheidungshilfe bei der Planung Ihrer Konfiguration und bei der Verwendung der Vortragsfunktion von Beschaffungsdokumenten dienen. Darin wird erläutert:
- Warum diese Integration eingerichtet werden sollte.
- Wie sie sich in Workday einfügt.
- Nachgelagerte Auswirkungen und produktübergreifende Interaktionen.
- Sicherheitsanforderungen und Geschäftsprozesskonfigurationen.
- Fragen und Einschränkungen, die vor der Implementierung zu berücksichtigen sind.
Ausführliche Konfigurationsdetails finden Sie in den detaillierten Anweisungen zur Aufgabe.
Worum es geht
Mit Workday können Sie Obligos und Verpflichtungen, die in Ihren Beschaffungsdokumenten verbleiben, in die nächste Hauptbuch-Periode oder das nächste Geschäftsjahr verschieben.
Vorteile und Nutzen
- Erhalten Sie eine genaue und aktuelle Buchhaltung.
- Verwalten Sie Obligos und Verpflichtungen flexibel für ein oder mehrere Unternehmen.
- Erfüllen Sie die Budgetanforderungen für eine bessere Ausgabenkontrolle.
Anwendungsfälle
Tragen Sie verbleibende Obligos und Verpflichtungen für folgende Elemente vor:
- Bestellaufträge, die Sie gar nicht oder teilweise in Rechnung gestellt haben
- Bedarfsanforderungen, für die Sie als Bezugsquelle weder einen Lieferanten noch den Bestand verwendet haben
- Lieferantenverträge mit offenen Salden
Fragestellungen
Fragen | Überlegungen |
|---|---|
Welche Beschaffungsdokumente möchten Sie vortragen? | Sie können Obligos und Verpflichtungen vortragen für:
Sie können eine Massenschließung in Beschaffungsdokumenten durchführen, wenn diese Obligos und Verpflichtungen enthalten, die Sie nicht vortragen möchten. |
Wie trennen Sie Ihre Transaktionen für die Buchhaltung? | Sie können ein Buch und einen Buchcode verwenden, um Vortragstransaktionen aus Beschaffungsdokumenten nach Buchhaltung und Reporting zu trennen.
Workday erstellt anschließend separate operative Journale und bucht die Auflösungen von Obligos und Verpflichtungen in:
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Welche Beschaffungsdokumente für mehrere Unternehmen möchten Sie vortragen? | Sie können Obligos und Verpflichtungen für Bestellaufträge und Bedarfsanforderungen vortragen, die mehrere Unternehmen enthalten. Um diese Dokumente vorzutragen, verwenden Sie das Unternehmen auf Header-Ebene und stellen Sie sicher, dass sowohl die vorherige als auch die nächste Hauptbuch-Periode oder das folgende Geschäftsjahr offen sind für:
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Empfehlungen
Um bei jeder Vortragstransaktion Duplikate zu vermeiden, müssen Sie Beschaffungsdokumente herausfiltern, die Sie bereits vorgetragen haben.
Um sicherzustellen, dass Obligos und Verpflichtungen Zeit für die Auflösung haben, sollten Sie den Vortrag besser einige Wochen nach dem Ende einer Hauptbuch-Periode oder eines Geschäftsjahres durchführen.
Um Ihren Arbeitsaufwand zu minimieren, sollten Sie Ihre Beschaffungsdokumente in dieser Reihenfolge verwalten:
- Führen Sie eine Massenschließung von Dokumenten durch, die keine zusätzlichen Aktivitäten haben.
- Tragen Sie verbleibende Obligos und Verpflichtungen vor.
- Schließen Sie die vorherige Hauptbuch-Periode oder das vorherige Geschäftsjahr.
Anforderungen
Stellen Sie Folgendes sicher:
- Die Hauptbuch-Periode oder das Geschäftsjahr, aus dem Sie vortragen, hat den StatusAbschluss in BearbeitungoderOffen.
- Hauptbuch-Perioden und Geschäftsjahre mit dem StatusAbschluss in Bearbeitunghaben eine offene Aktivitätsgruppe, die Vortragsaktivitäten für Obligos und Verpflichtungen umfasst.
Einschränkungen
Sie können in jede Vortragstransaktion bis zu 5.000 Beschaffungsdokumente aufnehmen, und jede Transaktion kann nur eine Dokumentart enthalten. Um die Anzahl der Dokumente in einer Transaktion zu reduzieren, filtern Sie die Dokumente heraus, die Sie bereits vorgetragen haben.
Mandanten-Setup
Keine Auswirkungen.
Sicherheit
Domänen | Überlegungen |
|---|---|
Process: Purchase Order im funktionalen Bereich „Procurement“ | Sie haben folgende Möglichkeiten:
|
Process: Requisition im funktionalen Bereich „Procurement“ | Sie haben folgende Möglichkeiten:
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Process: Supplier Contracts im funktionalen Bereich „Supplier Contracts“ | Sie haben folgende Möglichkeiten:
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Process: Year End im funktionalen Bereich „Common Financial Management“ | Sie haben folgende Möglichkeiten:
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Geschäftsprozesse
Geschäftsprozess | Überlegungen |
|---|---|
Massenschließung von Beschaffungsdokumenten
| Damit können Sie eine Massenschließung von Beschaffungsdokumenten durchführen, die Sie nicht vortragen möchten. |
Vortrag aus Beschaffungsdokumenten
| Sie haben folgende Möglichkeiten:
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Reporting
Berichte | Überlegungen |
|---|---|
Budgetsaldo - Bericht
| Zeigen Sie Obligo- und Verpflichtungssalden für Hauptbuch-Perioden und Geschäftsjahre an. |
Bestellaufträge suchen
Bedarfsanforderungen suchen Lieferantenverträge suchen | Zeigen Sie den Status von Beschaffungsdokumenten an und identifizieren Sie die Dokumente, die Sie vortragen möchten. |
Saldenbilanz
| Zeigen Sie Folgendes an:
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Vortrag aus Beschaffungsdokument anzeigen
| Zeigen Sie Folgendes an:
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Integrationen
Keine Auswirkungen.
Beziehungen und Touchpoints
Features | Überlegungen |
|---|---|
Buchhaltung | Wenn Sie Obligos und Verpflichtungen vortragen, geschieht Folgendes:
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Budgets | Wenn Sie Obligos und Verpflichtungen vortragen, verschiebt Workday sie aus der vorherigen Budgetperiode in die nächste. |