Überlegungen zum Setup: Obligobuchungen in der Beschaffung
Dieses Thema kann als Entscheidungshilfe bei der Planung Ihrer Konfiguration und bei der Verwendung von Obligobuchungen zur Verfolgung Ihrer Beschaffungsausgaben dienen. Darin wird erläutert:
- Warum diese Integration eingerichtet werden sollte.
- Wie sie sich in Workday einfügt.
- Nachgelagerte Auswirkungen und produktübergreifende Interaktionen.
- Sicherheitsanforderungen und Geschäftsprozesskonfigurationen.
- Fragen und Einschränkungen, die vor der Implementierung zu berücksichtigen sind.
Worum es geht
Mit Obligobuchungen werden Geldmittel für zukünftige Zahlungsverpflichtungen identifiziert und reserviert. Diese Buchungen sind mit Beschaffungsdokumenten wie Bedarfsanforderungen und Bestellaufträgen verknüpft.
Vorteile und Nutzen
Es gibt folgende Möglichkeiten:
- Die Kreditorenbuchhaltung kann Ausgaben kontrollieren und planen, bevor Sie sie autorisieren.
- Sie können einen einzelnen, wiederkehrenden Bestellauftrag problemlos verfolgen, sodass er nicht übersehen wird.
- Benutzer können Budgetbeschränkungen verifizieren, während sie Beschaffungstransaktionen prüfen und genehmigen.
Anwendungsfälle
- Tragen Sie verbleibende Obligos und Verpflichtungen in die nächste Hauptbuch-Periode für Bedarfsanforderungen, Bestellaufträge und Lieferantenverträge vor.
- Verfolgen Sie Journaleingaben für Bedarfsanforderungen, indem Sie Obligo-Hauptbücher aktivieren.
- Verfolgen Sie Journaleingaben für Bestellaufträge, indem Sie Hauptbücher für Verpflichtungen aktivieren.
- Erstellen Sie ein Ist-Hauptbuch, um Journaleingaben für Lieferantenrechnungen zu verfolgen.
- Planen Sie den Cashflow, indem Sie Verpflichtungen und Obligos verfolgen.
- Vergleichen Sie Beschaffungstransaktionen mit einem bestimmten Budget.
Fragestellungen
Fragen | Überlegungen |
|---|---|
Wie strukturieren Sie Ihr Unternehmensbudget? | In Workday sind Budgetstrukturen die Grundlage für Budgets. Die Struktur bestimmt Folgendes:
Die Struktur hat auch Auswirkungen darauf, wie oft Sie Beschaffungsdokumente vortragen. |
Wie verfolgen Sie die Buchung von Bedarfsanforderungen? | Workday empfiehlt, Obligo-Hauptbücher zu aktivieren, um Journaleingaben zu verfolgen. |
Wie werden Worktags von Ihrer Organisation verwendet? | Wenn Sie Worktags wie Geldmittel oder Fördermittel verwenden, ermöglichen Ausgleichs-Worktags eine bessere Verfolgung von Obligos und Verpflichtungen. |
Empfehlungen
Um sicherzustellen, dass Transaktionsdokumente weiterhin die Budgetbeschränkungen erfüllen, fügen Sie den Unterprozess und Aktionsschritt
Budget prüfen
nach dem Prüfungs- oder Genehmigungsschritt im Geschäftsprozess hinzu.Wenn Sie mehrere Male einen Vortrag für dieselbe Zeitperiode durchführen, verwenden Sie den Filter
Geschäftsjahr
, um Dokumente herauszufiltern, die Sie bereits vorgetragen haben.Um konsistente Daten zu gewährleisten, führen Sie die folgenden Aufgaben zum Jahresende in der folgenden Reihenfolge aus:
- Tragen Sie alle verbleibenden Obligos und Verpflichtungen vor.
- Führen Sie eine Massenschließung von Beschaffungsdokumenten durch.
- Schließen Sie die Hauptbuch-Periode.
Um Ihr Buchhaltungs-Setup zu bestätigen, überprüfen Sie den Worktag-Ausgleich für ein Unternehmen im Bericht
Konfiguration von Worktag-Ausgleich anzeigen
.Anforderungen
Richten Sie folgende Elemente ein:
- Kontengruppen
- Kontierungsregeln
- Journalquellen
- Hauptbuch-Kontoarten
- Hauptbuch-Perioden
Definieren Sie Konfigurationen für folgende Elemente:
- Hauptbuch-Jahre und -Perioden
- Hauptbuch-Kontoarten
- Kontengruppen
- Kontierungsregeln
Geben Sie in der Aufgabe
Buchcodes für Vortrag aus Beschaffungsdokumenten verwalten
einen Buchcode für das Unternehmen ein, für das Sie einen Vortrag durchführen möchten.Einschränkungen
Keine Auswirkungen.
Mandanten-Setup
Keine Auswirkungen.
Sicherheit
Domänen | Überlegungen |
|---|---|
Set Up: Ledger and Book im funktionalen Bereich „Common Financial Management“ | Damit können Sie Buchcodes für den Vortrag von Obligobuchungen aus der Beschaffung konfigurieren. |
Process: Year End im funktionalen Bereich „Common Financial Management“ | Damit können Sie den Unternehmen Buchcodes für den Vortrag aus Beschaffungsdokumenten zuweisen. |
Set Up: Journal Source im funktionalen Bereich „Common Financial Management“ | Damit können Sie Obligo- und Verpflichtungsjournalquellen mit operativen Transaktionen mappen. |
Set Up: Supplier Contracts
| Damit können Sie Lieferantenvertragsarten konfigurieren, mit denen Verpflichtungen erstellt werden. |
Geschäftsprozesse
Ändern Sie den Geschäftsprozess
Vortrag aus Beschaffungsdokument
, um den Workflow für den Vortrag von Beschaffungsdokumenten auf das nächste Geschäftsjahr zu definieren.Reporting
Keine Auswirkungen.
Integrationen
Keine Auswirkungen.
Beziehungen und Touchpoints
Features | Überlegungen |
|---|---|
Budgetprüfung | Wenn Sie Budgetprüfungen aktivieren, können Sie die Obligos und Verpflichtungen von Beschaffungstransaktionen mit einem bestimmten Budget vergleichen. |
Vortrag aus Beschaffungsdokumenten | In der Aufgabe Beschaffungsdokumente vortragen können Sie folgende Elemente vortragen:
|