Überlegungen zum Setup: Benutzerdefiniertes Reporting
Dieses Thema kann als Entscheidungshilfe bei der Planung Ihrer Konfiguration und Verwendung von benutzerdefinierten Berichten dienen. Darin wird Folgendes erläutert:
- Warum diese Integration eingerichtet werden sollte.
- Wie sie sich in Workday einfügt.
- Nachgelagerte Auswirkungen und produktübergreifende Interaktionen.
- Sicherheitsanforderungen und Geschäftsprozesskonfigurationen.
- Fragen und Einschränkungen, die vor der Implementierung zu berücksichtigen sind.
Ausführliche Konfigurationsdetails finden Sie in den detaillierten Anweisungen zur Aufgabe.
Worum es geht
Sie können benutzerdefinierte Berichte erstellen, um die Reporting- und Analyseanforderungen zu erfüllen, die für Ihre geschäftlichen Anforderungen spezifisch sind.
Wie mit Standardberichten haben Sie mit benutzerdefinierten Berichten folgende Möglichkeiten:
- Greifen Sie auf relevante Daten in Echtzeit zu.
- Ergreifen Sie direkt aus den Berichtsergebnissen Aktion für die Daten.
- Verwenden Sie konfigurierbare Sicherheit, um den Zugriff auf Reportingdaten zu beschränken.
Vorteile und Nutzen
Mit benutzerdefinierten Berichten haben Sie folgende Möglichkeiten:
- Erstellen Sie Berichte für Ihre spezifischen Geschäftsanforderungen.
- Aktivieren Sie einen Bericht als Worklet.
- Behalten Sie mehr Kontrolle über Ihre Berichte, da diese unverändert bleiben, wenn Workday Standardberichte aktualisiert.
- Planen Sie Berichte und Teilen die Ergebnisse mit verschiedenen Gruppen in verschiedenen Formaten.
- Übertragen Sie Daten in oder aus Workday , indem Sie Berichte als Webservices aktivieren.
- Übersetzen Sie einen Bericht in eine andere Sprache.
Anwendungsfälle
- Kopieren Sie einen vorhandenen Standardbericht und Ändern ihn für Ihr Unternehmen.
- Neuen benutzerdefinierter Bericht erstellen
- Erstellen oder Bearbeiten Dashboards, um mehrere zugehörige Berichte anzuzeigen.
- Extrahieren Sie Daten aus Workday mithilfe einer EIB (Enterprise Interface Builder)- Integration(Enterprise Interface Builder).
Fragestellungen
Fragen | Überlegungen |
|---|---|
Welcher Standardbericht kann verwendet werden, um die benötigten Ergebnisse bereitzustellen? | Sie können den Bericht Workday -Standardberichte ausführen, um die folgenden beiden Arten von Standardberichten von Workday anzuzeigen:
Wenn keiner der Standardberichte Ihren Anforderungen entspricht, können Sie einen vorhandenen Bericht kopieren und Bearbeiten oder einen benutzerdefinierter Bericht erstellen. |
Möchten Sie die Berichtsverwaltung an eine Rolle in Ihrer Organisation/ Mandant delegieren ? | Sie können einen Berichtsadministrator bestimmen, der alle Berichte in Ihrem Mandant verwaltet. |
Welche Datenquelle sollten Sie auswählen? | Auf welche Daten Sie in einem Bericht zugreifen können, hängt von der ausgewählten Berichtsdatenquelle ab. Jede Berichtsdatenquelle enthält Instanzen eines Geschäftsobjekt, das als primäres Geschäftsobjekt fungiert. Mehrere Berichtsdatenquellen können dasselbe primäres Geschäftsobjekt haben.
Wählen Sie ggf. eine Berichtsdatenquelle mit einem primäres Geschäftsobjekt aus, das die meisten der benötigten Felder enthält. Wählen Sie nach Möglichkeit eine indizierte Berichtsdatenquelle "" aus. Mit indizierten Berichtsdatenquellen kann Ihr Bericht schneller ausgeführt werden als mit Standard-Berichtsdatenquellen. Wenn Ihr Bericht ein Gültigkeitsdatum haben muss, verwenden Sie eine Standard Berichtsdatenquelle "". |
Wie können Sie mehrere Berichtsdatenquellen in einem Bericht verwenden? | Sie können Daten aus mehreren Berichtsdatenquellen in zusammengesetzten Berichten kombinieren. In zusammengesetzten Berichten greifen über die Berichtsdatenquellen von Unterberichten auf Daten zu. Sie können die folgenden Berichtsarten als Unterberichte referenzieren:
|
Wie können Felder eingeschlossen werden, die nicht in der Berichtsdatenquelle "" enthalten sind? | Sie können berechnete Felder erstellen, die vorhandene Daten in Workday verwenden, um folgende Aktionen auszuführen:
Sie können Geschäftsobjekten auch benutzerdefinierte Felder hinzufügen, wenn Sie ein benutzerdefiniertes Objekt erstellen. |
Müssen andere Benutzer Zugriff auf die Daten in diesem Bericht haben? | Wenn Benutzer Zugriff auf die richtigen Sicherheitsdomänen haben, können sie den Bericht ausführen und die Berichtsdefinition Bearbeiten .
Sie können Berichtsergebnisse auch als Tabelle oder PDF exportieren und die Datei mit anderen Benutzern Teilen . Tabellen und PDFs behalten keine Sicherheitsbeschränkungen bei. |
Möchten Sie Ihren Bericht als Service aktivieren? | Sie können erweiterte Berichte und Suchberichte als Webservices aktivieren, die den Zugriff auf Berichtsergebnisse über URLs ermöglichen. Sie können Webservices in folgenden Bereichen verwenden:
|
Müssen Berichte zu bestimmten Zeiten oder in regelmäßigen Intervallen ausgeführt werden? | Sie können planen, wann und wie oft Berichte ausgeführt werden. Geplante Berichte werden im Hintergrund ausgeführt und Sie können die Berichtsausgabe Download . |
Möchten Sie mehrere Berichte gleichzeitig ausführen? | Sie können Gruppen zugehöriger Berichte erstellen und so planen, dass sie gleichzeitig ausgeführt werden. Beispiel: Finanzberichte zum Jahresende.
Sie können Berichte auch als Burst festlegen, indem Sie eine Berichtsgruppe verwenden, um einen einzelnen Bericht mit verschiedenen Werteliste schnell hintereinander auszuführen. |
Wie sollen die Berichtsergebnisse angezeigt werden? | Sie können Berichtsergebnisse in einem Diagramm, einer Tabelle oder beiden anzeigen. Matrixberichte sind die beste Berichtsart für die Anzeige der meisten Diagrammarten.
Sie können Berichte auch als Worklets in einem Dashboard anzeigen, um Stakeholdern einen Überblick über wichtige Daten zu geben. Beispiele: Die von Workday bereitgestellten Dashboards „Vergütung“, „Zusatzleistungen“ und „Diversität“ . |
Wie organisieren und verwalten Sie alle Berichte in Ihrem Mandant? | Sie können Berichte mit einem Tag , um sie zu organisieren und die Suche nach ihnen zu erleichtern.
Workday empfiehlt, Ihre benutzerdefinierten Berichte regelmäßig zu prüfen und nicht verwendete Berichte zu Löschen . |
Empfehlungen
Verwenden Sie den Bericht
"Workday -Standardberichte"
, um nach vorhandenen Standardberichten zu suchen, die Ihren Anforderungen entsprechen könnten, bevor Sie einen neuen benutzerdefinierter Bericht erstellen.Erstellen Sie benutzerdefinierte Berichte in Implementierungs- oder Sandbox-Mandanten, bevor Sie diese zu Ihrem Mandant migrieren, und validieren Sie die Berichte dann, Fall diese Auswirkungen auf Alerts und andere Prozesse haben.
Berücksichtigen Sie vor der Migration von Berichten die nachgelagerten Auswirkungen auf bearbeitete Berichte in Mandanten auf niedrigerer Ebene, damit Sie keine potenziellen Probleme migrieren.
Für optimale Performance:
- Verwenden Sie indizierte Berichtsdatenquellen.
- Wählen Sie die kleinste Berichtsdatenquelle aus, die alle benötigten Geschäftsobjekt enthält.
- Anstatt einen eigenen Filter in der Berichtsdefinition zu erstellen, verwenden Sie nach Möglichkeit die schnelleren integrierten Berichtsdatenquelle Filter. Beispiel: Verwenden Sie den FilterMitarbeiter nach Rollein der BerichtsdatenquelleWorkers for HCM Reporting. Der Bericht„Datenquellen“enthält eine Spalte mit den Filtern der Berichtsdatenquelle .
- Wählen Sie eine Berichtsdatenquelle aus, die integrierte Wertelisten enthält, anstatt eigene Wertelisten zu erstellen. Der Bericht„Datenquellen“enthält eine Spalte, die angibt, ob eine Berichtsdatenquelle integrierte Wertelisten enthält.
- Erstellen Sie benutzerdefinierte Berichte mit Werteliste , wenn Sie den Bericht in Berichtsdatenquellen mit großen Datenmengen verwenden. Dadurch können Potenzial Auswirkungen auf die Mandant -Performance vermieden werden. Beispiel: Verwenden Sie für Berichte, die die BerichtsdatenquelleBusiness Process Transactionsverwenden, die folgenden erforderlich Wertelisten im Bericht, um die Berichts-Performance zu verbessern:Geschäftsprozesse,Transaktionsstatusund Datumsbereich (Initiierter DatumsbereichoderAbgeschlossener Datumsbereich).
- Begrenzen Sie die Anzahl der berechneten Felder in Ihrem Bericht.
Einschränkungen
Einschränkungen | Überlegungen |
|---|---|
Kopieren von Berichten | Ihr Bericht muss im Bericht Workday -Standardberichte die Art
Report Writer aufweisen. |
Dashboard-Verarbeitungszeit | Das Timeout für Dashboards wird nach 30 Sekunden beendet, sodass Berichte, die Sie als Worklets in Dashboards bereitstellen, innerhalb dieser Zeit abgeschlossen sein müssen. |
Filtern | Workday unterstützt keine Filterung für Felder, die abgeleitete Instanzen zurückgeben, z. B. berechnete Felder für das Lookup für das Datums Rollup . |
Fixierung von Spalten | Sie können Spalten nicht mithilfe der Option Grid-Einstellungen in der Tabelle -Symbolleiste fixieren :
|
Verarbeitungszeit des Berichts | Berichte haben unterschiedliche Verarbeitungszeit , je nachdem, wo Sie sie ausführen:
Nach 20 Sekunden können Sie den Bericht in Workday als Hintergrundprozess ausführen. Wenn die Berichtsverarbeitung 30 Minuten überschreitet, zeigt Workday einen Fehler an: . |
Sicherheit
Die folgenden Sicherheitsdomänen befinden sich im funktionaler Bereich„System“:
Domänen | Überlegungen |
|---|---|
Möglichkeit, nur temporäre Berichte zu erstellen
| Ermöglicht es Benutzern, nur temporäre Berichte zu erstellen. |
Custom Report Administration
| Ermöglicht es Ihnen, die folgenden Aktionen für benutzerdefinierte Berichte durchzuführen:
|
Custom Report Creation
| Hiermit können Sie benutzerdefinierte Berichte erstellen und Ändern . |
Datenübersetzung
| Ermöglicht die Übersetzung von benutzerdefinierten Berichten. |
Manage: All Custom Reports
| Ermöglicht es Ihnen, die folgenden Aktionen für benutzerdefinierte Berichte durchzuführen:
|
Berichtsdefinitionen teilen - Alle autorisierten Benutzer
| Ermöglicht das Teilen von Berichtsdefinitionen mit allen Benutzern, die zum Zugriff auf die Berichtsdatenquelle der Berichtsdefinition berechtigt sind. |
Berichtsdefinitionen teilen - Bestimmte Gruppen
| Ermöglicht das Teilen von Berichtsdefinitionen mit anderen Benutzern in einer Sicherheitsgruppe: . |
Berichtsdefinitionen teilen - Bestimmte Benutzer
| Ermöglicht es Ihnen, zu steuern, welche Benutzer Berichtsdefinitionen mit bestimmten, benannten Benutzern Teilen können. |
Report Tag Management
| Ermöglicht es Ihnen, Benutzern Zugriff zum Verwalten von Berichts-Tags zu gewähren. |
Geschäftsprozesse
Sie können einen benutzerdefinierter Bericht als Geschäftsprozessschritt ausführen, indem Sie einen Schritt der Art
Bericht
hinzufügen. Beispiel: Im GeschäftsprozessEinstellung
sendet Workday einen Bericht der untergeordneten Mitarbeiter an den Manager, einschließlich der Neueinstellung. Darüber hinaus können Sie die Datenaktualisierung automatisieren, indem Sie eine Prism- Aufgabe als Service zu einem Geschäftsprozess hinzufügen. Dadurch wird sichergestellt, dass die Prism-Daten, die in nachgelagerten Berichtsschritten verwendet werden, aktuell und genau sind, bevor der Bericht generiert wird. In Workday ist es nicht zulässig, Datenänderungsaufgaben als automatisierte Geschäftsprozess zu planen oder direkt auszuführen, wenn als Quelle ein direkter Datei- Hochladen verwendet wird. Sie können jedoch Datenänderungsaufgaben planen, die eine SFTP Kontakt; Verbindung als Quelle verwenden. Um zu verhindern, dass Geschäftsprozesse beim Ausführen von Datenänderungsaufgaben fehlschlagen, müssen Sie Folgendes sicherstellen:
- Der Benutzer oder delegieren hat die Berechtigung , auf die Datenänderungsaufgabe und alle zugehörigen Quellen zuzugreifen, z. B. Berichte oder SFTP-Sites.
- Die Konfiguration der Datenänderungsaufgabe bleibt gültig. Da sich Konfigurationen, einschließlich der zugrunde liegenden Datenquellen und Pipelines, im Laufe der Zeit ändern können, können ungültig Setups zu Fehlern bei der Ausführung führen.
Wenn der Geschäftsprozess ausgeführt wird, erzwingt Workday die Sicherheit, die mit dem Bericht verknüpft ist. Der Bericht zeigt nur die Informationen an, für die der Empfänger die Berechtigung hat.
Reporting
Mit folgenden von Workday bereitgestellten Berichten und Dashboards können Sie die Berichtsverwendung in Ihrem Mandant verfolgen:
- BerichtAlle benutzerdefinierten Berichte, die Hintergrundberichte sind: Zeigt alle benutzerdefinierten Berichte an, die in Ihrem Mandant als Hintergrundberichte aktiviert sind, Zugang zum Eigentümer, dem Bereich, in dem verwendet wurde usw.
- BerichtDashboard-Laufhistorie: Zeigt Dashboard Verwendungsstatistiken aus den letzten 6 Monaten an und enthält Details dazu, wer den Bericht zu welcher Zeit ausgeführt hat.
- BerichtDatenquellen: Zeigt folgende Details zur Berichtsdatenquelle an:
- Integrierte Wertelisten.
- Berichtsdatenquelle -Quellfilter
- Zulässige Sicherheitsgruppen.
- Primäres Geschäftsobjekt:
- Dashboard„Berichtsadministrator“: Zeigt Berichte und Aufgaben an, die Sie bei der Verwaltung der Berichte in Ihrem Mandant unterstützen.
- Bericht Berichtslaufhistorie: Zeigt an, wie oft ein Bericht ausgeführt wurde, mit Details dazu, wer den Bericht zu welcher Zeit ausgeführt hat.
- BerichtWorkday Standardberichte: Zeigt Berichte von Workday an.
Sie können basierend auf folgenden Berichtsdatenquellen benutzerdefinierte Berichte erstellen und Informationen verfolgen, z. B. Eigentümer und Zeitpunkt der letzten Aktualisierung:
- Alle benutzerdefinierten Berichte
- Alle Standardberichte
- Indizierte Dashboard-Laufhistorie
- Indexed Report Run History
Integrationen
Sie können benutzerdefinierte erweiterte Berichte und Suchberichte als Webservices aktivieren und in Integrationen zwischen Workday und externen Geschäftsservices verwenden.
Beziehungen und Touchpoints
Workday bietet ein Touchpoints Kit mit Ressourcen, die Ihnen helfen, die Konfigurationsbeziehungen in Ihrem Mandanten besser zu verstehen. Weitere Informationen zum Workday Touchpoints Kit finden Sie in der Workday Community.