Überlegungen zum Setup: Benutzerdefiniertes Reporting
Dieses Thema kann als Entscheidungshilfe bei der Planung Ihrer Konfiguration und Verwendung von benutzerdefinierten Berichten dienen. Darin wird Folgendes erläutert:
- Warum diese Integration eingerichtet werden sollte.
- Wie sie sich in Workday einfügt.
- Nachgelagerte Auswirkungen und produktübergreifende Interaktionen.
- Sicherheitsanforderungen und Geschäftsprozesskonfigurationen.
- Fragen und Einschränkungen, die vor der Implementierung zu berücksichtigen sind.
Ausführliche Konfigurationsdetails finden Sie in den detaillierten Anweisungen zur Aufgabe.
Worum es geht
Sie können benutzerdefinierte Berichte erstellen, um die spezifischen Reporting- und Analyseanforderungen Ihres Unternehmens zu erfüllen.
Wie bei Standardberichten haben Sie mit benutzerdefinierten Berichten folgende Möglichkeiten:
- Greifen Sie auf relevante Echtzeitdaten zu.
- Ergreifen Sie Aktionen für die Daten direkt aus den Berichtsergebnissen.
- Verwenden Sie konfigurierbare Sicherheit, um den Zugriff auf Reportingdaten zu beschränken.
Vorteile und Nutzen
Mit benutzerdefinierten Berichten haben Sie folgende Möglichkeiten:
- Erstellen Sie Berichte für Ihre spezifischen Geschäftsanforderungen.
- Aktivieren Sie einen Bericht als Worklet.
- Behalten Sie eine größere Kontrolle über Ihre Berichte, da diese unverändert bleiben, wenn Workday Standardberichte aktualisiert.
- Berichte planen und Ergebnisse in verschiedenen Formaten mit verschiedenen Gruppen teilen.
- Übertragen Sie Daten in oder aus Workday, indem Sie Berichte als Webservices aktivieren.
- Sie können einen Bericht in eine andere Sprache übersetzen.
Anwendungsfälle
- Kopieren Sie einen vorhandenen Standardbericht und ändern Sie ihn für Ihr Unternehmen.
- Erstellen Sie einen neuen benutzerdefinierten Bericht.
- Erstellen oder bearbeiten Sie Dashboards, um mehrere zugehörige Berichte anzuzeigen.
- Extrahieren Sie Daten aus Workday über eine EIB-Integration (Enterprise Interface Builder).
Fragestellungen
Fragen | Überlegungen |
|---|---|
Welchen Standardbericht können Sie verwenden, um die benötigten Ergebnisse bereitzustellen? | Sie können den Bericht Workday-Standardberichte ausführen, um diese beiden Arten von Workday-Standardberichten anzuzeigen:
Wenn keiner der Standardberichte Ihren Anforderungen entspricht, können Sie einen vorhandenen Bericht kopieren und bearbeiten oder einen benutzerdefinierten Bericht erstellen. |
Möchten Sie das Berichtsmanagement an eine Rolle in Ihrer Organisation/Mandanten delegieren? | Sie können einen Berichtsadministrator bestimmen, der alle Berichte in Ihrem Mandanten verwaltet. |
Welche Berichtsdatenquelle sollten Sie auswählen? | Die Daten, auf die Sie in einem Bericht zugreifen können, hängen von der ausgewählten Berichtsdatenquelle ab. Jede Berichtsdatenquelle enthält Instanzen eines Geschäftsobjekts, das als primäres Geschäftsobjekt dient. Mehrere Berichtsdatenquellen können dasselbe primäre Geschäftsobjekt haben.
Es könnte sinnvoll sein, eine Berichtsdatenquelle mit einem primären Geschäftsobjekt auszuwählen, das die meisten der von Ihnen benötigten Felder enthält. Wählen Sie nach Möglichkeit eine indizierte Berichtsdatenquelle. Mit indizierten Berichtsdatenquellen kann Ihr Bericht schneller als mit Standard-Berichtsdatenquellen ausgeführt werden. Wenn Ihr Bericht ein Gültigkeitsdatum haben muss, verwenden Sie eine Standard-Berichtsdatenquelle. |
Wie können Sie mehrere Berichtsdatenquellen in einem Bericht verwenden? | Sie können Daten aus mehreren Berichtsdatenquellen in zusammengesetzten Berichten kombinieren. Zusammengesetzte Berichte greifen über die Berichtsdatenquellen von Unterberichten auf Daten zu. Sie können folgende Berichtsarten als Unterberichte referenzieren:
|
Wie können Felder eingefügt werden, die nicht in der Berichtsdatenquelle enthalten sind? | Sie können berechnete Felder, die in Workday vorhandene Daten verwenden, für folgende Zwecke erstellen:
Sie können benutzerdefinierte Felder auch zu Geschäftsobjekten hinzufügen, wenn Sie ein benutzerdefiniertes Objekt erstellen. |
Benötigen andere Benutzer Zugriff auf die Daten in diesem Bericht? | Wenn Benutzer Zugriff auf die richtigen Sicherheitsdomänen haben, können sie den Bericht ausführen und die Berichtsdefinition bearbeiten.
Sie können Berichtsergebnisse auch als Tabelle oder PDF exportieren und die Datei mit anderen Benutzern teilen. Tabellen und PDFs behalten keine Sicherheitseinschränkungen bei. |
Möchten Sie Ihren Bericht als Webservice aktivieren? | Sie können erweiterte Berichte und Suchberichte als Webservices aktivieren, die den Zugriff auf Berichtsergebnisse über URLs ermöglichen. Sie können diese Webservices wie folgt verwenden:
|
Sollen Berichte zu bestimmten Zeiten oder in regelmäßigen Intervallen ausgeführt werden? | Sie können planen, wann und wie oft Berichte ausgeführt werden. Geplante Berichte werden im Hintergrund ausgeführt und Sie können die Berichtsausgabedateien herunterladen. |
Möchten Sie mehrere Berichte gleichzeitig ausführen? | Sie können Gruppen zusammengehöriger Berichte erstellen und deren gleichzeitige Ausführung planen. Beispiel: Jahresend-Finanzberichte.
Sie können Berichte auch splitten, indem Sie eine Berichtsgruppe verwenden, um einen einzelnen Bericht schnell hintereinander mit verschiedenen Listenwerten auszuführen. |
Wie sollen die Berichtsergebnisse angezeigt werden? | Sie können Berichtsergebnisse in einem Diagramm, einer Tabelle oder beiden anzeigen. Matrixberichte sind die beste Berichtsart, um die meisten Diagrammarten anzuzeigen.
Sie können Berichte auch als Worklets in einem Dashboard anzeigen, um Stakeholdern einen Überblick über wichtige Daten zu geben. Beispiele: Die von Workday bereitgestellten Dashboards „Vergütung und Zusatzleistungen“ und „Diversität“ . |
Wie organisieren und verwalten Sie alle Berichte in Ihrem Mandanten? | Sie können Berichte mit Tags versehen, um sie zu organisieren und die Suche zu erleichtern.
Workday empfiehlt, Ihre benutzerdefinierten Berichte regelmäßig zu prüfen und nicht verwendete Berichte zu löschen. |
Empfehlungen
Suchen Sie mithilfe des Berichts
Workday-Standardberichte
nach vorhandenen Standardberichten, die Ihren Anforderungen entsprechen könnten, bevor Sie einen neuen benutzerdefinierten Bericht erstellen.Erstellen Sie benutzerdefinierte Berichte in Implementierungs- oder Sandbox-Mandanten, bevor Sie diese zu Ihrem Produktionsmandanten migrieren, und validieren Sie dann die Berichte, falls nachgelagerte Auswirkungen auf Alerts und andere Prozesse auftreten.
Berücksichtigen Sie vor der Migration von Berichten die nachgelagerten Auswirkungen auf bearbeitete Berichte in Mandanten auf niedrigerer Ebene, damit Sie keine potenziellen Probleme migrieren.
Für optimale Performance:
- Verwenden Sie indizierte Berichtsdatenquellen.
- Wählen Sie die kleinste Berichtsdatenquelle aus, die alle benötigten Geschäftsobjektinstanzen enthält.
- Anstatt einen eigenen Filter in der Berichtsdefinition zu erstellen, verwenden Sie nach Möglichkeit die schnelleren integrierten RDS-Filter. Beispiel: Verwenden Sie den FilterWorkers by Rolein derBerichtsdatenquelle Workers for HCMReporting. Der Bericht „Datenquellen“enthält eine Spalte mit den RDS-Filtern.
- Wählen Sie eine Berichtsdatenquelle mit integrierten Wertelisten, anstatt eigene Wertelisten zu erstellen. Der Bericht„Datenquellen“enthält eine Spalte, die angibt, ob eine Berichtsdatenquelle integrierte Wertelisten enthält.
- Begrenzen Sie die Anzahl der berechneten Felder in Ihrem Bericht.
Einschränkungen
Einschränkungen | Überlegungen |
|---|---|
Kopieren von Berichten | Ihr Bericht muss im Bericht Workday-Standardberichte die Art
Report Writer enthalten. |
Dashboard-Verarbeitungszeit | Für Dashboards erfolgt nach 30 Sekunden das Timeout. Daher müssen Berichte, die Sie als Worklets in Dashboards bereitstellen, innerhalb dieser Zeit abgeschlossen sein. |
Filtern | Workday unterstützt keine Filter für Felder, die abgeleitete Instanzen zurückgeben, z. B. berechnete Felder für Lookup für Datums-Rollup. |
Spalten sperren | Sie können Spalten nicht mit der Option Grid-Einstellungen in der Tabellen-Symbolleiste fixieren:
|
Berichtsverarbeitungszeit | Berichte haben unterschiedliche Verarbeitungszeitlimits, je nachdem, wo Sie sie ausführen:
Nach 20 Sekunden können Sie in Workday die Ausführung des Berichts als Hintergrundprozess planen. Wenn die Berichtsverarbeitung 30 Minuten überschreitet, zeigt Workday einen Fehler an. |
Sicherheit
Folgende Sicherheitsdomänen befinden sich im funktionalen Bereich „System“:
Domänen | Überlegungen |
|---|---|
Möglichkeit, nur temporäre Berichte zu erstellen
| Ermöglicht es, Benutzer auf die Erstellung temporärer Berichte zu beschränken. |
Custom Report Administration
| Ermöglicht Ihnen, folgende Aktionen für benutzerdefinierte Berichte auszuführen:
|
Custom Report Creation
| Hiermit können Sie benutzerdefinierte Berichte erstellen und ändern. |
Datenübersetzung
| Hiermit können Sie benutzerdefinierte Berichte übersetzen. |
Manage: All Custom Reports
| Ermöglicht Ihnen, folgende Aktionen für benutzerdefinierte Berichte auszuführen:
|
Berichtsdefinitionen teilen - Alle autorisierten Benutzer
| Hiermit können Sie Berichtsdefinitionen mit allen Benutzern teilen, die zum Zugriff auf die Berichtsdatenquelle der Berichtsdefinition berechtigt sind. |
Berichtsdefinitionen teilen - Bestimmte Gruppen
| Hiermit können Sie Berichtsdefinitionen mit anderen Benutzern in einer Sicherheitsgruppe teilen. |
Berichtsdefinitionen teilen - Bestimmte Benutzer
| Ermöglicht es Ihnen, zu steuern, welche Benutzer Berichtsdefinitionen mit bestimmten, benannten Benutzern teilen können. |
Report Tag Management
| Ermöglicht es Benutzern, Benutzern Zugriff zum Verwalten von Berichts-Tags zu gewähren. |
Geschäftsprozesse
Sie können einen benutzerdefinierten Bericht als Geschäftsprozessschritt ausführen, indem Sie einen Schritt der Art
Berichtsart
hinzufügen. Beispiel: Im Geschäftsprozess Einstellung
sendet Workday einen Bericht der untergeordneten Mitarbeiter an den Manager, einschließlich der Neueinstellung.Wenn der Geschäftsprozess ausgeführt wird, erzwingt Workday die Sicherheit, die mit dem Bericht verknüpft ist. Der Bericht zeigt nur die Informationen an, auf die der Empfänger eine Zugriffsberechtigung hat.
Reporting
Sie können folgende von Workday bereitgestellte Berichte und Dashboards verwenden, um die Berichtsverwendung in Ihrem Mandanten zu verfolgen:
- BerichtAlle benutzerdefinierten Berichte, die Hintergrundberichte sind: Zeigt alle benutzerdefinierten Berichte an, die in Ihrem Mandanten nur als Hintergrundberichte aktiviert sind, zusätzlich zum Berichtseigentümer, dem Bereich, in dem sie verwendet werden usw.
- BerichtDashboard-Laufhistorie: Zeigt Statistiken zur Dashboard-Nutzung aus den letzten 6 Monaten an und enthält Details, z. B. wer den Bericht zu welcher Zeit ausgeführt hat.
- BerichtDatenquellen: Zeigt folgende RDS-Details an:
- Integrierte Wertelisten.
- RDS-Quellfilter
- Zulässige Sicherheitsgruppen.
- Primäres Geschäftsobjekt.
- Dashboard„Berichtsadministrator“: Zeigt Berichte und Aufgaben an, die Sie bei der Verwaltung der Berichte in Ihrem Mandanten unterstützen.
- Bericht Berichtslaufhistorie: Zeigt an, wie oft ein Bericht ausgeführt wurde, und enthält Details, z. B. wer den Bericht zu welchem Zeitpunkt ausgeführt hat.
- BerichtWorkday-Standardberichte: Zeigt von Workday bereitgestellte Berichte an.
Sie können benutzerdefinierte Berichte erstellen und Informationen verfolgen, z. B. Berichtseigentümer und Zeitpunkt der letzten Aktualisierung, basierend auf folgenden Berichtsdatenquellen:
- Alle benutzerdefinierten Berichte
- Alle Standardberichte
- Laufhistorie für indiziertes Dashboard
- Laufhistorie für indizierten Bericht
Integrationen
Sie können benutzerdefinierte erweiterte Berichte und Suchberichte als Webservices aktivieren und in Integrationen zwischen Workday und externen Geschäftsservices verwenden.
Beziehungen und Touchpoints
Workday bietet ein Touchpoints Kit mit Ressourcen, die Ihnen helfen, die Konfigurationsbeziehungen in Ihrem Mandanten besser zu verstehen. Weitere Informationen zum Workday Touchpoints Kit finden Sie in der Workday Community.