Schritte: Steuerformulare (USA) zum Jahresende einrichten, prüfen und drucken
- Lesen Sie die Überlegungen zum Setup für das Steuerreporting zum Jahresende in den USA.
- Konfigurieren Sie Feld 13 für Mitarbeiter, die den betrieblichen Rentenplan nicht gewählt haben (gilt nicht für Puerto Rico).
- Ordnen Sie Bezüge und Abzüge den Feldern im Steuerreportingformular für den Jahresabschluss zu. Sie sind für das Mapping der meisten Daten im Formular verantwortlich. Workday mappt einige Daten, die Sie jedoch dennoch verifizieren sollten.
Führen Sie mindestens eine Entgeltabrechnung aus, bevor Sie Steuerformulare für den Jahresabschluss erstellen. Wenn Sie die gesamte Entgeltabrechnung einschließlich aller Off-Cycle-Zahlungen abgeschlossen haben, können Sie die Jahresabschlussformulare erstellen, anzeigen und drucken. Wenn Sie die US-Entgeltabrechnung so einrichten, dass Mitarbeiter mit Auslandseinsätzen in den USA eingeschlossen werden, generiert Workday W-2-Formulare für diese Mitarbeiter.
Workday füllt Jahresabschlussformulare durch eine Kombination aus Mitarbeiterdaten und Entgeltkomponenten-Mapping aus. Workday mappt einige Daten im Jahresabschlussformular, aber Sie sind für das Mappen der restlichen Daten verantwortlich.
- (Optional) Blenden Sie die Kontrollnummer für Mitarbeiter aus.Öffnen Sie den relevanten Bericht und wählen Sie die Option :
- View W-2 Box Configuration(ab 2017).
- Konfiguration des Jahresendformulars für US-Territorium anzeigen(ab 2017 für Guam und die Amerikanische Jungferninseln bzw. ab 2018 für Puerto Rico).
Workday zeigt die Kontrollnummern nicht mehr in W-2-PDFs im Mitarbeiter-Selfservice (ESS) an. - Für Mitarbeiter in Puerto Rico öffnen Sie die AufgabeUS-Steuerreporting (State und Local) für Unternehmen bearbeiten, um Kontrollnummern für Steuerformulare zum Jahresende zu konfigurieren.Geben Sie auf dem Register„Jahresende“die Kontrollnummern ein.Sicherheit:Domäne Process: US Territory Year End Forms (Run)im funktionalen Bereich „USA Payroll“.Sie können die folgenden Webservices verwenden, um dem Formular W-2PR Kontrollnummern für Puerto Rico zuzuweisen:
- Get W-2PR Control Numbers (Webservice)
- Put W-2PR Control Numbers (Webservice)
Sie müssen die Aufgabe"Daten für Jahresabschlussformular für US-Territorium erstellen"ausführen, bevor Sie die Webservices zum Aktualisieren der Nummern für Puerto Rico-Kontrolle verwenden.Sicherheit:Domäne Process: US Territory Year End Forms (Reports)im funktionalen Bereich „USA Payroll“.Workday weist jedem W-2PR-Formular eine eindeutige Kontrollnummer zu, wenn Sie die AufgabeCreate US Territory Year End Form Dataausführen. - Prüfen Sie die Jahresenddaten für ein oder mehrere Unternehmen, um sicherzustellen, dass sie korrekt sind, bevor Sie Daten für einen Drucklauf erstellen. Öffnen Sie den relevanten Bericht:
- W-2-Audit für Unternehmen
- Company Audit für Jahresabschlussformular für US-Territorium
Prüfen Sie die zusammengefassten Steuerdaten zum Jahresende für ein oder mehrere Unternehmen.Wenn ein Drittanbieter Jahresendsteuer und Steuerformulare für Krankengeld bereitstellt, enthält der Bericht eine Zusammenfassung der Zahlungen und Steuern (gilt nicht für US-Territorien).Bestätigen Sie für Mitarbeiter in Puerto Rico den Bereich der Kontrollzahlen.Sicherheit: Folgende Domänen im funktionalen Bereich „USA Payroll“:- Process: Tax Filing/W2s (Reports) - USA
- Process: US Territory Year End Forms (Reports)
- Identifizieren Sie Mitarbeiter mit Fehlern im Jahresendformular vor einem Drucklauf:Öffnen Sie den relevanten Bericht:
- W-2-Fehler anzeigen
- Fehler in Formularen für Jahresabschluss (US-Territorium) anzeigen
Verwenden Sie bei Bedarf das FeldFehlerart, um den Bericht zu filtern und die Performance zu verbessern. Wenn Sie keine Fehlerarten auswählen, gibt Workday alle W-2-Fehler zurück (gilt nicht für US-Territorien).Sicherheit: Folgende Domänen im funktionalen Bereich „USA Payroll“:- Process: Tax Filing/W-2s (Reports) - USA Payroll
- Process: US Territory Year End Forms (Reports)
- Zeigen Sie vor einem Drucklauf eine Vorschau der Steuerdaten zum Jahresende für Mitarbeiter in einem oder mehreren Unternehmen an.Öffnen Sie den relevanten Bericht:
- W-2-Vorschau
- Vorschau des Jahresendformulars für US-Territorien
Sicherheit: Folgende Domänen im funktionalen Bereich „USA Payroll“:- Process: Tax Filing / W-2s (Reports) - USA
- Process: US Territory Year End Forms (Reports)
- Erstellen Sie Jahresabschlussformulardaten mithilfe der entsprechenden Aufgabe:
- W-2-Daten erstellen
- Daten für Jahresabschlussformular für US-Territorien erstellen
- Öffnen Sie für Mitarbeiter in Puerto Rico die AufgabeW-2PR/W-2CPR-Bestätigungsnummerzuweisen.Notieren Sie sich die Bestätigungsnummern, die Sie vom Finanzministerium von Puerto Rico erhalten.Sicherheit:Domäne Process: US Territory Year End Forms (Run)im funktionalen Bereich „USA Payroll“.
- Öffnen Sie den entsprechenden Bericht, um die Lohn- und Steuerbeträge der Mitarbeiter anzuzeigen, um sicherzustellen, dass sie korrekt sind:
- Daten aus W-2-Formularen anzeigen
- Daten aus Formulardaten für Jahresabschluss für US-Territorien anzeigen
Sicherheit: Folgende Domänen im funktionalen Bereich „USA Payroll“:- Process: Tax Filing/W-2s (Reports) - USA
- Process: US Territory Year End Forms (Reports)
- Berichte: Ergebnisse der Entgeltberechnung für Mitarbeiter (Jahresendformulare für US-Territorien)
- Erstellen Sie Jahresend-Steuerformulare in der entsprechenden Aufgabe:
- W-2-Formulare erstellen
- Jahresabschlussformulare für US-Territorien erstellen
Außer für US-Territorien, wenn ein Drittanbieter W-2-Formulare für Krankengeld bereitstellt, schließt Workday eine Zusammenfassung des Drittanbieter-Krankengelds ein.Sicherheit: Folgende Domänen im funktionalen Bereich „USA Payroll“:- Process: Tax Filing / W-2s (Reports) - USA
- Process: US Territory Year End Forms (Reports)
- (Optional) Wenn die extrahierten Lohn- und Steuerdaten Fehler enthalten, brechen Sie die Daten ab und korrigieren Sie alle Fehler. Öffnen Sie die relevante Aufgabe:
- W-2-Daten abbrechen
- Daten aus Formulardaten für Jahresabschluss (US-Territorium) abbrechen
Wenn Sie W-2C-Daten erstellt haben, können Sie W-2-Daten nicht abbrechen. Sie müssen zuerst die W-2C-Daten abbrechen.Sicherheit: Folgende Domänen im funktionalen Bereich „USA Payroll“:- Process: Tax Filing/W-2s (Run) - USA
- Process: US Territory Year End Forms (Lauf)
- Planen Sie, wann Workday W-2-Formular-PDFs auf Unternehmensebene generiert, um die Verarbeitungsbelastung für Ihren Mandanten zu Spitzenzeiten zu reduzieren. Nicht verfügbar für Korrekturformulare.Öffnen Sie die relevante Aufgabe:
- Vorabdruck von W-2 planen
- Vorabdruck von Steuerdokumenten für Jahresende für US-Territorium planen
Anforderungsnamewird in der SpalteAnforderungim BerichtProzessmonitorangezeigt.Sicherheit: DomäneProcess: W-2 Bulk Printim funktionalen Bereich „USA Payroll“.Workday zeigt in den Profilen der Mitarbeiter einen Link zur W-2-PDF-Datei an anstelle der SchaltflächeAnzeigen/Drucken. Mitarbeiter können erst dann auf diesen Link zugreifen, wenn Sie Steuerformulare zum Jahresende in ESS veröffentlicht haben.(Optional) Wenn ein Drittanbieter W-2-Formulare für Krankengeld bereitstellt, generiert diese Aufgabe auch eine Zusammenfassung des Drittanbieter-Krankengelds (gilt nicht für US-Territorien). - (Optional) Starten Sie eine Integration .Starten Sie eine vorkonfigurierte Steuermeldungsintegration, um jährliche Steuerdaten von Workday Payroll an Ihren Steuermeldeanbieter zu senden.Sicherheit: Integrationsberechtigungen„Get“und„Put“für folgende Domänen im funktionalen Bereich „USA Payroll“:
- Process: Tax Filing/W-2s (Reports (USA)
- Process: US Territory Year End Forms (Reports)
Bereiten Sie sich auf das nächste Jahr vor:
- Richten Sie Periodenkalender für die Entgeltabrechnung ein.
- Erstellen Sie neue Hauptbuch-Perioden und setzen Sie den Status aufOffen.