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Administrator Guide
Zuletzt aktualisiert: 2025-02-07
On-Demand-Ersatzzahlungen erstellen

On-Demand-Ersatzzahlungen erstellen

  • Lesen Sie die Überlegungen zum Setup von On-Demand-Zahlungen.
  • Definieren Sie auf dem Register
    Nicht aktiv (On-Cycle, On-Demand-Ersatzzahlungen)
     Ihrer Laufkategorie, welche Entgeltkomponenten für On-Demand-Ersatzzahlungen berechnet werden sollen.
  • (Optional) Konfigurieren Sie die dezentrale Verarbeitung für On-Demand-Zahlungen. Dieses Setup ermöglicht es Nicht-Payroll Administrators, letzte Zahlungen für ausgeschiedene Mitarbeiter am Austrittstag zu verarbeiten.
  • Sicherheit: Domäne
    Process: Off Cycle (On Demand)
     im funktionalen Bereich „Core Payroll“.
Die Informationen in diesem Thema gelten nur für folgende Länder der Entgeltabrechnung:
  • Australien
  • Kanada
  • Frankreich
  • Großbritannien
  • USA
Sie können die reguläre On-Cycle-Zahlung eines Mitarbeiters für Perioden oder Unterperioden ersetzen, die den Status "
In Bearbeitung"
 oder
"Noch nicht gestartet"
haben. Beispiele:
  • Für Payroll for Australien, Kanada, Großbritannien und die USA:
    • Um eine Austrittszahlung zu leisten, entweder in der aktuellen oder in der nächsten Abrechnungsperiode.
    • Um Mitarbeiter zu bezahlen, die keine regulären On-Cycle-Ergebnisse für die Abrechnungsperiode haben. Dieser Fall kann an nicht verarbeiteten Zeitnachweisen oder an Ergebnissen liegen, die Sie irrtümlich umgekehrt haben.
  • Um eine Austrittszahlung für die Entgeltabrechnung in Frankreich zu leisten.
Wenn Sie eine On-Demand-Ersatzzahlung für eine Abrechnungsperiode oder Unterperiode erstellen, schließt Workday den Mitarbeiter vom regulären On-Cycle-Lauf für diese Periode aus. Sie können eine On-Demand-Ersatzzahlung nur für eine Unterperiode erstellen, in der der Mitarbeiter für die Zahlung auswählbar ist.
Bevor Sie eine On-Demand-Ersatzzahlung für die nächste Periode erstellen, müssen Sie alle Ergebnisse der aktuellen und vorherigen Periode abschließen.
Ein Mitarbeiter kann jeweils nur eine Ersatzzahlung (manuell oder On-Demand) für eine Periode, Abrechnungsgruppe oder ein Unternehmen haben. Wenn die Abrechnungsperiode Unterperioden hat, kann ein Mitarbeiter mehrere Ersatzzahlungen pro Periode haben, aber nur eine pro Unterperiode.
Sie können einen Bruttoausgleich für eine On-Demand-Zahlung für einen Mitarbeiter erstellen.
Wenn Sie eine Berechnung der Entgeltrückrechnung für eine Einstellung für die Rückrechnung in einer Unterperiode durchführen, erstellt Workday für die Unterperiode ein Abrechnungsergebnis von 0. Daher können Sie für diese Unterperiode keine On-Demand-Ersatzzahlung ausführen.
Einige Off-Cycle-Zahlungsaufgaben verwenden Wertelistenempfehlungen für Machine Learning, damit Sie die Aufgaben einfacher erledigen können. Siehe Konzept: Empfehlungen für intelligente Wertelisten für Payroll.
  1. Öffnen Sie die Aufgabe
    On-Demand-Zahlung für Mitarbeiter ausführen
     .
  2. (Optional) Bei der Bearbeitung der Aufgabe sind folgende Informationen zu beachten:
    Option Bezeichnung
    Vorherige Periode
    Verarbeiten Sie eine Zahlung für eine zuvor abgeschlossene Periode.
    Nächste Periode
    Verarbeiten Sie eine Zahlung für die nächste Periode, während die aktuelle Periode noch in Bearbeitung ist. Schließen Sie zuerst aktuelle und vorherige Ergebnisse für den Mitarbeiter ab.
    Mitarbeiter
    Sie können die Aufgabe
    On-Demand-Zahlung für Mitarbeiter ausführen
     nicht verwenden, um eine Zahlung für sich selbst hinzuzufügen.
  3. Wählen Sie
    Ersatzzahlung erstellen aus
    .
  4. Bei der Bearbeitung der
    Zahlungsinformationen
     sind folgende Informationen zu beachten:
    Option Bezeichnung
    Batch-ID
    Wird angezeigt, wenn Sie Zahlungsinformationen mit dem EIB (Enterprise Interface Builder) importieren.
    Wird verwendet, um eine neue On-Demand-Zahlung mit einer zuvor importierten Batch-ID zu verknüpfen.
    Zahlungsdatum
    Bestimmt, welche Steuertabellen angewendet werden.
    Workday aktualisiert die Ergebnisse für die Kumulierung und den Entgeltsaldo in der Periode oder Unterperiode, die das Zahlungsdatum enthält.
    Priorität
    Legt die Verarbeitungsreihenfolge fest, wenn Sie mehrere On-Demand-Zahlungen für denselben Mitarbeiter, dieselbe Periode oder Unterperiode und dieselbe Abrechnungsgruppe eingeben. Geben Sie
    „1“
     ein, wenn der Mitarbeiter eine On-Demand-Zahlung erhält.
    Um die Priorität mehrerer On-Demand-Zahlungen für einen Mitarbeiter anzupassen, öffnen Sie die Aufgabe
    Priorität für Off-Cycle-Zahlungen verwalten
     .
  5. (Optional für Payroll for the US) Überschreiben Sie das Intervall für die Berechnung von Steuer- und Einbehaltsbeschlüssen, wenn ein Mitarbeiter deutlich mehr oder weniger Vergütung erhält, als normalerweise in einer Abrechnungsperiode oder Unterperiode erhalten wird.
    Wenn ein Mitarbeiter in einer wöchentlichen Abrechnungsgruppe eine On-Demand-Ersatzzahlung erhält, die 2 Wochen ungenutzten Urlaub umfasst.
    Option Bezeichnung
    Zahl
    Geben Sie die Anzahl der Abrechnungsperioden ein, auf die die Zahlung bei der Bestimmung der Steuern für die Zahlung verteilt werden soll.
    Sie können keine Überschreibungen für das Steuerintervall für Zahlungen definieren, die eine nicht reguläre Laufkategorie oder die US-Besteuerung für Entgeltzuschläge verwenden.
    Abrechnungsperioden
    Beispiel: Wenn Sie
    Anzahl
    :
    2
     und
    Abrechnungsperioden
    :
    Wöchentlich
    eingeben, besteuert Workday die Zahlung basierend auf zwei wöchentlichen Perioden.
    Alle Überschreibungen für das Steuerintervall, die Sie definieren, gelten für die gesamte On-Demand-Zahlung, auch wenn die Zahlung mehrere Entgeltkomponenten enthält. Wenn keine Überschreibung für das Besteuerungsintervall verfügbar ist, verwendet Workday das Intervall aus der Abrechnungsgruppe.
    Workday zeigt die
    Überschreibung für Steuerintervall
     im Abschnitt
    Zahlungsdetails
     des Berichts
    Ergebnisse der Entgeltabrechnung
     anzeigen an.
  6. (Optional) Wählen Sie eine
    Zahlungsart
     aus, die nicht mit den typischen Auszahlungsoptionen des Mitarbeiters übereinstimmt.
    Verfügbare Zahlungsarten sind:
    • Für die Laufkategorie der Abrechnungsgruppe.
    • Wie zulässig für Transaktionsüberschreibung in der Aufgabe
      Auszahlungsregeln verwalten
       .
  7. (Optional) Konfigurieren Sie Worktags.
  8. (Optional) Um verfügbare rückwirkende Zahlungen für einen Mitarbeiter einzuschließen, erweitern Sie den Abschnitt
    Rückrechnungsergebnisse
     und wählen Sie
    Rückrechnungsdifferenzen in Zahlung einschließen
    . Dieses Feld wird nur angezeigt, wenn Rückrechnungsdifferenzen vorhanden sind, die eingeschlossen werden können.
  9. (Optional) Aktivieren Sie das Kontrollkästchen
    Eingabe laden oder aktualisieren
     , um aktuelle Zahlungswerte im Abschnitt
    Eingabe
     durch für die Periode eingegebene Werte zu ersetzen. Verwenden Sie dazu die Aufgabe
    Eingabe für Entgeltabrechnung nach Mitarbeiter hinzufügen
     . Sie können die Eingabe dann ändern, löschen oder hinzufügen. Beispiel: Sie können eine Eingabe für Entgeltabrechnung laden, um zu prüfen, ob laufende Darlehenszahlungen oder andere Transaktionen vorhanden sind, die evaluiert werden müssen, bevor eine Zahlung ersetzt wird.
    Details der aktuellen Eingabe werden durch
    "Eingabe laden" oder "Eingabe aktualisieren"
     ersetzt. Um aktuelle Eingabedetails mit Berechnungswerten anzuhängen, verwenden Sie den Webservice
    Import Payroll Off-Cycle Payment
     .
  10. Bei der Eingabe von Zahlungswerten im
    Abschnitt
     Eingabe ist Folgendes zu beachten:
    Option Bezeichnung
    Startdatum
    Das Startdatum der Abrechnungsperiode oder -unterperiode.
    Besondere Eingabe
    Überschreibt Regeln für Bezüge oder Abzüge. Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um Werte für Bezüge und Abzüge einzugeben, die keine Eingabe für die Entgeltabrechnung zulassen, z. B.:
    • Gesetzliche Abzüge.
    • Pfändungsbeschlüsse (CAN, FRA, USA)
    • Gerichtliche Anordnungen (UK).
    Entgeltkomponente
    Für Ersatzzahlungen an aktive Mitarbeiter berechnet Workday dieselben Entgeltkomponenten wie im On-Cycle-Lauf. Wählen Sie nur Bezüge oder Abzüge aus, für die eines der folgenden Elemente erforderlich ist:
    • Wählen Sie die zu berechnenden Entgeltkomponenten zusätzlich zur Workday-Eingabe für Stunden, Einheiten oder andere Beträge, die in jeder Periode oder Unterperiode variieren.
    • Einen Überschreibungs- oder Anpassungsbetrag. Workday wendet diese Überschreibungswerte bei der Berechnung der Ergebnisse an.
    Für Ersatzzahlungen an nicht aktive Mitarbeiter berechnet Workday die Entgeltkomponenten, die auf dem Register
    Nicht aktiv (On-Cycle, On-Demand-Ersatzzahlungen)
     der Laufkategorie konfiguriert sind.
    Workday berechnet automatisch die gesetzlichen Steuern (Arbeitgeber und fest angestellten Mitarbeiter) und die Pfändungsbeschlussgebühren für On-Demand-Zahlungen. Wenn Sie einen Steuerbetrag eingeben, überschreibt und ersetzt Workday den berechneten Betrag.
    Stelle
    Gilt, wenn Ihr Workday-Mandant mehrere Tätigkeiten zulässt.
    Erforderlich für stellenbasierte Entgeltkomponenten. Wählen Sie aus Stellen, die am Zieldatum der Unterperiode aktiv sind.
    Workday schließt das Stellen-Worktag in die Journaleingabepositionen ein.
    Um stellenbasierte Löhne und Steuern für die Entgeltabrechnung in den USA, z. B. OASDI, anzupassen, nachdem ein Mitarbeiter seine Stelle geändert hat, müssen Sie die richtige Stelle auswählen.
    Unternehmen
    Gilt für mitarbeiterbasierte Abrechnungskomponenten, die als Teil einer Ersatzzahlung verarbeitet werden. Workday löst die Eingabe für die Entgeltabrechnung nur für das ausgewählte Unternehmen auf.
    Sie können jederzeit ein beliebiges Unternehmen auswählen, das mit dem Mitarbeiter verknüpft ist.
    Wenn Sie kein Unternehmen auswählen, berechnet Workday die Entgeltkomponente für jedes Unternehmen, das für den Mitarbeiter verarbeitet wird. Ausgenommen davon:
    • Abzüge für Pfändungsbeschlüsse (AUS, CAN, FRA, USA) Wenn Sie einen Abzug für den Pfändungsbeschluss ohne Auswahl des Unternehmens auswählen, berechnet Workday diesen nur für das Unternehmen, das mit dem Fallnummern-Worktag verknüpft ist.
    • Abzüge gerichtlicher Anordnung (UK). Wenn Sie einen Abzug für eine gerichtliche Anordnung ohne Auswahl des Unternehmens auswählen, berechnet Workday diesen nur für das Unternehmen, das mit dem Fallnummern-Worktag verknüpft ist.
    Workday verarbeitet keine Eingaben für die Entgeltabrechnung, wenn sich das
    Unternehmen
     von dem im Abschnitt
    Überschreibungs-Worktags
     angegebenen unterscheidet.
    Überschreibung/Anpassung
    Wählen Sie
    Überschreibung
     , um einen Betrag für die Entgeltkomponente oder zugehörige Berechnungen einzugeben, durch die der On-Cycle-Betrag ersetzt wird. Beispiel: Um 100 anstelle eines normalen Abzugs von 500 abzuziehen, geben Sie eine Überschreibung von 100 ein.
    Wählen Sie
    Anpassung
     , um einen positiven oder negativen Anpassungsbetrag einzugeben. Beispiel: Um einen regulären Betrag von 300 plus und einen zusätzlichen Betrag von 50 abzuziehen, geben Sie eine Anpassung von 50 ein.
    Unternehmen für Kostenzurechnung
    Verwenden Sie diese Option, um diesen Entgeltabrechnungsposten einem anderen Unternehmen als dem Standardunternehmen des Mitarbeiters zu belasten. Diese Spalte ist verfügbar, wenn Sie Intercompany-Buchungen in Ihrem Mandanten aktivieren.
    Währung
    Gilt nur, wenn die Währung von der Abrechnungsgruppenwährung abweicht.
    Eingabedetails - Art
    Die Art des Werts, z. B.
    Betrag
     oder eine zugehörige Berechnung.
    Geben Sie für gesetzliche Steuern nur Beträge ein, einschließlich:
    • Betrifft Löhne und steuerpflichtige Löhne für Payroll für Kanada, das Vereinigte Königreich und die USA
    • Bruttolöhne und steuerpflichtige Löhne für Payroll in Australien.
    Wenn Sie einen Steuerbetrag anpassen, empfiehlt Workday, dass Sie immer einen Wert (auch 0) für die betreffenden Löhne und für steuerpflichtige Löhne im Zusammenhang mit der Entgeltabrechnung für Kanada, das Vereinigte Königreich und die USA sowie für die Bruttolöhne und steuerpflichtigen Löhne im Zusammenhang mit steuerpflichtigen Löhnen eingeben Berechnungen für Payroll for Australia.
    Wählen Sie für Bezüge und freiwillige Abzüge für die Entgeltabrechnung für Australien, Kanada, das Vereinigte Königreich und die USA
    Betrag
     oder eine beliebige Berechnung für Entgeltkomponenten, die für die Eingabe konfiguriert ist. Beispiel: Wenn eine Entgeltkomponente definiert ist als
    Betrag = Satz x Stunden
    , können Sie
    Satz
    ,
    Stunden
    und
    Betrag
    auswählen.
    Beispiel für Entgeltabrechnung in Frankreich: Für eine Entgeltkomponente, die als
    Betrag = Satz x Stunden
    definiert ist, können Sie
    Satz
    ,
    Stunden
    und
    Betrag
    auswählen.
    Um gesetzliche Beiträge für die Entgeltabrechnung in Frankreich zu ändern, empfiehlt Workday, dass Sie eine Ersatzzahlung für Memoabzüge für gesetzliche Beiträge anstelle des Beitragsabzugs erstellen. Wenn Sie den Betrag der Berechnungen für Entgeltkomponenten für einen Memoabzug ersetzen, sind die Obergrenzen und die Bruttolöhne in allen zugehörigen Beitragsberechnungen konsistent. Beispiel: Um den Wert von AGIRC-ARRCO-Beiträgen zu ändern, erstellen Sie eine Ersatzzahlung für den Abzug
    Memo - Referenzwerte für AGIRC-ARRCO [FRA]
     und ersetzen Sie Beträge für Bruttolöhne und Obergrenzen.
    Damit Workday Steuern für Mitarbeiter mit mehreren Steuergebieten für die Entgeltabrechnung in den USA berechnen soll, geben Sie eine zugehörige Berechnung ein, z. B.
    Hours (unprorated)
    .
    Wählen Sie für einen Bruttoausgleichsbezug für die Entgeltabrechnung für Kanada, Frankreich, das Vereinigte Königreich und die USA
    Nettobetrag (für Bruttoausgleich)
     als Eingabe.
    Um unerwartete Ergebnisse für das Steuerreporting für die Entgeltabrechnung in den USA zu vermeiden, geben Sie keinen Wert für
    Bruttolohn
     ein, wenn das Zahlungsdatum vor dem 01.01.2013 liegt.
    Eingabedetails - Wert
    Betrag der Entgeltkomponente und, falls zutreffend, die Werte der zugehörigen Berechnungen, aus denen sich der Betrag zusammensetzt.
Workday berechnet eine Ersatzzahlung für den Mitarbeiter.
On-Cycle-Zahlungen mit dem
Status In Bearbeitung
 neu berechnen
Schließen Sie die On-Demand-Ersatzzahlung ab.