Überlegungen zum Setup: Manuelle Zahlungen

Administrator Guide

Dieses Thema kann als Entscheidungshilfe bei der Planung Ihrer Konfiguration und bei der Verwendung von manuellen Zahlungen dienen. Darin wird Folgendes erläutert:

Warum diese Integration eingerichtet werden sollte.

Wie sie sich in Workday einfügt.

Nachgelagerte Auswirkungen und produktübergreifende Interaktionen.

Sicherheitsanforderungen und Geschäftsprozesskonfigurationen.

Fragen und Einschränkungen, die vor der Implementierung zu berücksichtigen sind.

Ausführliche Konfigurationsdetails finden Sie in den detaillierten Anweisungen zur Aufgabe.

Worum es geht

Mit manuellen Zahlungen können Sie Zahlungen außerhalb von Workday Payroll erfassen. Manuelle Zahlungen können die reguläre Vergütung eines Mitarbeiters ersetzen oder zu dieser hinzufügen. Die Entgeltabrechnung für Irland unterstützt nur manuelle zusätzliche Zahlungen.

Vorteile und Nutzen

Sie können manuelle Zahlungen an Mitarbeiter jederzeit erfassen, auch in vorherigen Perioden.

Workday berechnet die gesetzlichen Arbeitgebersteuern für manuelle Zahlungen und aktualisiert die Buchungen und das Hauptbuch.

Anwendungsfälle

Sie können manuelle Zahlungen ausführen, um externe Zahlungen, wie Barzahlungen oder Schecks, für folgende Zwecke zu erfassen:

Erfassen Sie Zahlungen, die Mitarbeiter im Voraus ausgeben, um Abzüge für eine zukünftige Abwesenheit ohne Bezahlung zu decken.

Sie können einen Fehler aus der Entgeltabrechnung korrigieren.

Erfassen Sie Anpassungen im aktuellen oder vorherigen Jahr, um Steuerabweichungen zu beheben (AUS, CAN, FRA, UK, USA).

Die auszuüben von Aktienoptionen erfassen.

Erfassen Sie für „Entgeltabrechnung in den USA“ Drittanbieter-Krankengeld, wenn der Drittanbieter die Steuern des Mitarbeiters einbehält und die Verbindlichkeiten der Arbeitgebersteuern an Sie überträgt.

Passen Sie die steuerpflichtigen Lohnperioden von Mitarbeitern nach einem Aktienverkauf an.

Reduzieren Sie den Rückstandssaldo eines Mitarbeiters in Workday, wenn ein Mitarbeiter einen Abzug mithilfe eines persönlichen Schecks zahlt.

Reduzieren Sie den offenen Saldo der flexiblen Zahlungs- und Abzugsoption eines Mitarbeiters, wenn der Mitarbeiter den offenen Saldo ganz oder teilweise außerhalb der Entgeltabrechnung zurückzahlt.

Fragestellungen

Fragen	Überlegungen
Welches Volumen an manuellen Zahlungen verarbeitet Ihr Unternehmen?	Sie können Folgendes verwenden: Webservice Import Payroll Off-Cycle Payment zum Massenladen manueller Zahlungen. Spezielle Aufgabe zur Eingabe manueller Zahlungen mit geringem Volumen.
Welche Steuern oder Entgeltkomponenten möchten Sie für die manuellen Zahlungen berechnen?	Sie können auf dem Register Off-Cycle (On-Demand-Zusatzzahlungen, Manuell) Ihrer Laufkategorie konfigurieren, welche Entgeltkomponenten in manuellen Zahlungen verarbeitet werden sollen. Entgeltkomponenten werden basierend auf der Konfiguration der Laufkategorie aufgelöst, sodass Workday Beträge in folgenden Fällen berechnet: Die manuelle Zahlung hat Eingaben für die Berechnung, die die Entgeltkomponente verwendet. Beispiel: Sie konfigurieren eine Entgeltkomponente, um 10 % einer zugehörigen Berechnung für die Entgeltkomponente zu berechnen. Workday löst diese Komponente nur auf, wenn die zugehörige Berechnung für Entgeltkomponenten eine manuelle Zahlungseingabe enthält. Die Berechnung von Entgeltkomponenten kann auch aus der Entgeltkomponente in der Konfiguration der Laufkategorie stammen. Alle Beträge sind in der Entgeltkomponente enthalten. Beispiel: Sie konfigurieren eine Entgeltkomponente so, dass ein Pauschalbetrag von 100 berechnet wird.
Für welche Perioden möchten Sie manuelle Zahlungen ausführen?	Sie können eine manuelle Zahlung ausführen für: Eine Unterperiode, die nicht nach der nächsten zu verarbeitenden Periode liegt. Die Unterperiode hat entweder "In Bearbeitung" oder "Noch nicht gestartet" . Abschluss der vorherigen Periode bis zu 6 Jahren vor der aktuellen Periode. Um Zahlungen vor dem Gültigkeitsdatum Ihrer ersten Workday Payroll-Transaktionen zu erfassen, laden Sie diese als Entgeltabrechnungshistorie. Beispiele: Bonuslöhne, die von einem Unternehmen gezahlt werden, das Sie übernommen haben, Bezüge, die in das Reporting für das laufende Jahr einfließen, oder Entgeltsalden, die in Entgeltberechnungen verwendet werden. Die Entgeltabrechnung für Irland unterstützt keine Korrekturen oder Umkehrungen.
Wie sollen sich manuelle Zahlungen auf die Entgeltabrechnung des Mitarbeiters auswirken?	Sie können eine manuelle Zahlung ausführen, um: Ersetzen Sie die reguläre Vergütung eines Mitarbeiters und schließen Sie den Mitarbeiter für diese Periode von der regulären On-Cycle-Entgeltabrechnung aus. Fügen Sie sie zur regulären Vergütung eines Mitarbeiters für die Periode hinzu. Mitarbeiter können für eine Unterperiode mehrere zusätzliche Zahlungen erhalten. Um die reguläre Vergütung eines Mitarbeiters zu beeinflussen und den Mitarbeiter in Workday zu bezahlen, verwenden Sie Eingaben für die Entgeltabrechnung oder On-Demand-Zahlungen. Beispiel: Sie können Eingaben für die Entgeltabrechnung verwenden, um eine Rückerstattung für die Vergütung eines Mitarbeiters zu verarbeiten.
Möchten Sie verhindern, dass Payroll Administrators und Partners manuelle Zahlungen für sich selbst ausführen?	Aufgaben auf der Workday-Benutzeroberfläche verhindern automatisch, dass Benutzer Zahlungen für sich selbst hinzufügen oder bearbeiten. Benutzer können manuelle Zahlungen für sich selbst nur über einen Webservice ausführen. Um dies zu verhindern, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Payroll Web Services - Do Not Allow Add/Update for Worker as Self in der Aufgabe Mandanten-Setup bearbeiten - Payroll .

Empfehlungen

Führen Sie für Payroll for Australia manuelle Zahlungen anstelle von On-Demand-Zahlungen aus, um Steuerbeträge anzupassen, da Workday die Mitarbeitersteuern und Rentenfonds für On-Demand-Zahlungen berechnet.

Führen Sie für Payroll for Canada and the USA manuelle Zahlungen anstelle von On-Demand-Zahlungen aus, um Folgendes zu tun:

Passen Sie die Steuerbeträge an, da Workday die gesetzlichen Steuern für Arbeitgeber und Mitarbeiter für On-Demand-Zahlungen berechnet.

Erreichen Sie einen bestimmten Betrag in Jahresabschlussformularen für die Quellensteuer.

Führen Sie für Payroll for Ireland manuelle zusätzliche Zahlungen anstelle von On-Demand-Zusatzzahlungen aus, um Steuerbeträge anzupassen, da Workday die Steuern des Mitarbeiters für On-Demand-Zahlungen berechnet.

Für Payroll for UK:

Führen Sie On-Demand-Zahlungen anstelle von manuellen Zahlungen aus, um Zahlungsbeträge anzupassen, da Workday die gesetzlichen Steuern für Arbeitgeber und Mitarbeiter für On-Demand-Zahlungen berechnet und die Beträge an HMRC meldet.

Führen Sie manuelle Zahlungen anstelle von On-Demand-Zahlungen aus, wenn Sie Steuerbeträge anpassen müssen, da Workday die gesetzlichen Arbeitgeber- und Mitarbeitersteuern für manuelle Zahlungen nicht berechnet. Ziehen Sie in Betracht, manuelle Zahlungen für Abrechnungsperioden vor der vorherigen Abrechnungsperiode auszuführen, da Sie wahrscheinlich Steuerbeträge korrigieren müssen. Fügen Sie zugehörige Berechnungen für gesetzliche Steuern manuell hinzu.

Um Berechnungsfehler bei der Ausführung manueller Zahlungen für FLSA für die Entgeltabrechnung in den USA zu vermeiden, geben Sie Enddaten an, die der entsprechenden FLSA-Periode entsprechen.

Um das Abrechnungsperiodendatum zu ändern, das Sie für die manuelle Zahlung als Ziel festlegen möchten, brechen Sie die manuelle Zahlung ab und führen Sie eine andere aus.

Für die beste Performance beim Laden manueller Zahlungen in großen Mengen verwenden Sie den Webservice Import Payroll Off-Cycle Payment
.

Anforderungen

Prüfen Sie die Informationen zum Bankkonto, indem Sie Folgendes sicherstellen:

In der Aufgabe

Zahlungsarten verwalten

ist mindestens eine manuelle

Zahlungsweise

konfiguriert.

Die Bankkonten für Entgeltzahlungen haben eine manuell

zulässige Zahlungsart

Einschränkungen

Folgende Aktionen können Sie nicht ausführen:

Ersetzen Sie manuelle Zahlungswerte durch Eingaben für die Entgeltabrechnung, die Sie in der Aufgabe

Eingabe für Entgeltabrechnung nach Mitarbeiter

hinzufügen eingeben. Verwenden Sie stattdessen On-Demand-Zahlungen (AUS, CAN, FRA, UK, USA).

Wenn Sie abgeschlossene manuelle Zahlungen abbrechen, die Sie für vorherige Perioden ausgeführt haben

Berechnen Sie Mitarbeitersteuern oder Steuern für Entgeltzuschläge für manuelle Zahlungen in Workday. Verwenden Sie stattdessen On-Demand-Zahlungen.

Sie können:

Führen Sie manuelle Zahlungen für Perioden mit einer vorgetragenen Rückstellung aus, aber Workday erstellt keine Rückstellung.

Wickeln Sie positive manuelle Zahlungen ab, aber keine negativen.

Mandanten-Setup

Verwenden Sie die Aufgabe

Mandanten-Setup bearbeiten - Payroll

für folgende Zwecke:

Legen Sie das Buchungsdatum für Off-Cycle-Zahlungen entweder als Zahlungsdatum oder als Periodenenddatum fest.

Verhindern Sie, dass Benutzer einen Webservice verwenden, um manuelle Zahlungen für sich selbst zu erstellen.

Sicherheit

Konfigurieren Sie folgende Domänen im funktionalen Bereich „Core Payroll“:

Domänen	Überlegungen
Prozess: Off-Cycle	Benutzer können manuelle Zahlungen in Batches ausführen.
Prozess: Off-Cycle (Manuelle Zahlung)	Benutzer können manuelle Zahlungen ausführen.
Berichte: Ergebnisse der Entgeltberechnung für Abrechnungsgruppe (Ergebnisse)	Benutzer haben folgende Möglichkeiten: Passen Sie die Prioritäten für manuelle Zahlungen an. Zeigen Sie manuelle Zahlungen nach Abrechnungsgruppe und Periode an.

Geschäftsprozesse

Keine Auswirkungen.

Reporting

Sie können Folgendes verwenden:

Bericht

Off-Cycle-Eingaben für Entgeltberechnung für Gruppe von Mitarbeitern,

um manuelle Zahlungen nach Abrechnungsgruppe und Periode anzuzeigen. Sie können ihn für bestimmte Statusangaben, Batch-IDs oder beides ausführen.

Berichtsdatenquelle

Payroll Off-Cycle Payments for Group of Worker,

um einen benutzerdefinierten Bericht zu erstellen, der Informationen zur manuellen Zahlung enthält.

Integrationen

Sie können den Webservice Import Payroll Off-Cycle Payment
verwenden, um eine große Anzahl manueller Zahlungen zu laden. Anschließend haben Sie folgende Möglichkeiten:

Passen Sie die Priorität jeder Zahlung an.

Verarbeiten Sie die Zahlung mit der Aufgabe

Off-Cycle-Entgeltberechnung

ausführen.

Sie können den Webservice auch verwenden, um manuelle Zahlungen als Massenaktion als Umkehr anderer Off-Cycle-Zahlungen auszuführen.

Die Entgeltabrechnung für Irland unterstützt keine Umkehrungen.

Beziehungen und Touchpoints

Features	Überlegungen
Entgeltverarbeitung	Für einen Mitarbeiter in einer bestimmten Abrechnungsgruppe und -periode können Sie mehrere Zahlungsarten ausführen. Workday verarbeitet die Zahlungen in dieser Reihenfolge, um kumulierte Entgelte und Entgeltsalden zu aktualisieren: Manuell Umkehr On-Demand On-Cycle
Laufkategorie	Sie können auf dem Register Off-Cycle (On-Demand-Zusatzzahlungen, Manuell) Ihrer Laufkategorie konfigurieren, welche Entgeltkomponenten in manuellen Zahlungen verarbeitet werden sollen.
Zahlungsabwicklung	Wenn Sie manuelle Zahlungen ausführen, aktualisiert Workday die Buchungen und das Hauptbuch, auch wenn Sie die Zahlung selbst extern verarbeiten. Stellen Sie sicher, dass Sie genaue Bankkontoinformationen angeben.
Jahresendverarbeitung	Sie können manuelle Zahlungen ausführen, um die Löhne und Steuern der Mitarbeiter für eine vorherige Periode zu korrigieren. Wenn diese Zahlungen Auswirkungen auf Jahresabschlussformulare haben, schließen Sie alle manuellen Zahlungen ab, bevor Sie die Jahresabschlussdaten für Ihre Mitarbeiter finalisieren.

Workday bietet ein Touchpoints Kit mit Ressourcen, die Ihnen helfen, die Konfigurationsbeziehungen in Ihrem Mandanten besser zu verstehen. Weitere Informationen zum Workday Touchpoints Kit finden Sie in der Workday Community.

Überlegungen zum Setup: Eingabe für Entgeltabrechnung

Überlegungen zum Setup: On-Demand-Zahlungen

Schritte: Entgeltabrechnungshistorie vorbereiten und laden