Überlegungen zum Setup: On-Cycle-Entgeltverarbeitung
Dieses Thema kann als Entscheidungshilfe bei der Planung Ihrer Konfiguration und bei der Verwendung von On-Cycle-Entgeltverarbeitung dienen. Darin wird Folgendes erläutert:
- Warum diese Integration eingerichtet werden sollte.
- Wie sie sich in Workday einfügt.
- Nachgelagerte Auswirkungen und produktübergreifende Interaktionen.
- Sicherheitsanforderungen und Geschäftsprozesskonfigurationen.
- Fragen und Einschränkungen, die vor der Implementierung zu berücksichtigen sind.
Ausführliche Konfigurationsdetails finden Sie in den detaillierten Anweisungen zur Aufgabe.
Worum es geht
Mit der On-Cycle-Entgeltverarbeitung können Sie die Entgeltabrechnung für Ihre Mitarbeiter in einem regelmäßigen, wiederkehrenden Zyklus berechnen.
Vorteile und Nutzen
- Führen Sie die Entgeltabrechnung durch, wenn es Ihnen passt. Sie können die Entgeltabrechnung wie folgt verarbeiten:
- Manuell
- Zu geplanten Zeiten.
- Kontinuierlich im Hintergrund.
- Führen Sie die Entgeltabrechnung so oft wie nötig neu, um die Ergebnisse der Entgeltabrechnung zu aktualisieren.
- Abrechnungsergebnisse abbrechen oder umkehren.Die Entgeltabrechnung für Irland unterstützt keine Zahlungsrückbuchung.
- Nehmen Sie Korrekturen vor, ohne die Berechnung abbrechen zu müssen.
- Berechnen Sie die Entgeltabrechnung für alle Mitarbeiter, eine Teilmenge von Mitarbeitern oder einen einzelnen Mitarbeiter und sperren Sie die Vergütung eines Mitarbeiters.
- Maximieren Sie die Effizienz und Performance mit der Option für intelligente Berechnungen, die nur Mitarbeiter mit einem vergütungsrelevanten Ereignis seit der letzten Berechnung einschließt.
- Verbessern Sie die Genauigkeit durch die Verwendung des Features für fortlaufende Berechnungen, das die Entgeltabrechnung berechnet, wenn vergütungsrelevante Ereignisse auftreten.
Anwendungsfälle
- Öffnen Sie manuell oder automatisch eine neue Abrechnungsperiode für eine Abrechnungsgruppe, indem Sie eine vollständige Berechnung ausführen.
- Berechnen Sie die Entgeltabrechnung für einen Mitarbeiter neu, nachdem Sie eine Eingabe für die Entgeltabrechnung hinzugefügt oder andere Änderungen vorgenommen haben, die sich auf die Vergütung auswirken.
- Brechen Sie Abrechnungsergebnisse für alle Mitarbeiter ab, wenn Sie eine Konfigurationsänderung vornehmen müssen. Beispiel: Korrigieren Sie das Zahlungsdatum.
- Sperren Sie das Abrechnungsergebnis eines Mitarbeiters, um Zahlungen bei der Behebung von Problemen vorübergehend zu verhindern.
Fragestellungen
Frage | Überlegungen |
|---|---|
Möchten Sie die Ergebnisse der Entgeltabrechnung während der gesamten Abrechnungsperiode kontinuierlich aktualisieren? | Wenn ja, sollten Sie ggf. das Feature der fortlaufenden Entgeltberechnung aktivieren. Dieses Feature automatisiert Entgeltberechnungen und aktualisiert die Abrechnungsergebnisse kontinuierlich, wenn Ereignisse auftreten. Sie können die fortlaufende Berechnung anhalten, wenn Sie Audits zum Periodenende durchführen möchten. |
Wann möchten Sie die Entgeltabrechnung verarbeiten? | Die Verarbeitung der Entgeltabrechnung ist ein rechenintensiver Prozess, der sich auf die Performance anderer Tätigkeiten auswirken kann. Wenn Sie Entgeltberechnungen manuell initiieren, können Sie planen, dass der Job nach Stunden einmalig oder wiederkehrend ausgeführt wird. |
Welche anderen Zahlungen müssen Sie nach einem definierten Zeitplan zahlen? | Wenn Sie Zahlungen haben, die außerhalb des regulären Entgeltabrechnungszeitplans liegen, können Sie Off-Cycle-Zahlungen erstellen. Wenn die Zahlungen wiederkehrend erfolgen, können Sie separate, nicht reguläre Laufkategorien für wiederkehrende Zahlungen einrichten (z. B. Boni). |
Empfehlungen
Stellen Sie sicher, dass Sie Periodenkalender korrekt einrichten, bevor Sie Ihre erste Entgeltabrechnung ausführen. Sobald Sie die Verarbeitung der Live-Entgeltabrechnung starten, sind Änderungen schwieriger.
Führen Sie nicht mehrere Verarbeitungsaufgaben gleichzeitig für eine Abrechnungsgruppe aus. Das gleichzeitige Ausführen von Aufgaben in mehreren Browserregistern erhöht das Risiko der Datenbeschädigung. Beispiel: Brechen Sie nicht das Ergebnis der Entgeltabrechnung eines einzelnen Mitarbeiters ab, während eine Entgeltberechnung ausgeführt wird.
Bei der Berechnung der Entgeltabrechnung können Sie die Verarbeitungszeit reduzieren, indem Sie nur die Buchhaltung für die verarbeiteten Mitarbeiter aktualisieren. Wenn Sie zur Durchführung der Entgeltabrechnung bereit sind, empfiehlt Workday, die Buchhaltung für alle Mitarbeiter zu aktualisieren.
Um die Datengenauigkeit sicherzustellen, dürfen keine Aufgaben zur Entgeltverarbeitung abgebrochen werden. Wenn Sie eine Aufgabe versehentlich/irrtümlich starten, lassen Sie sie abgeschlossen. Dann:
- Verwenden Sie für berechnete Ergebnisse die Aufgabe"Abrechnungsabbruch ausführen", um die Abrechnungsergebnisse abzubrechen und den Status der Mitarbeiter auf"Noch nicht gestartet"zurückzusetzen.
- Verwenden Sie für abgeschlossene Ergebnisse die AufgabeAbrechnungsabschluss abbrechen,um alle Abrechnungsergebnisse wieder auf den StatusIn Bearbeitungzurückzusetzen.
Bevor Sie die reguläre Entgeltabrechnung für die Periode abschließen, müssen Sie Folgendes tun:
- Sie können alle von der Entgeltberechnung generierten Daten prüfen (Beispiele: Entgeltbuchungseingaben, Daten für regulatorisches Reporting). Korrigieren Sie ggf. alle Daten und führen Sie die Berechnung erneut aus.
- Berechnen und schließen Sie alle rückwirkenden Entgeltdifferenzen für die Abrechnungsgruppe ab. Dadurch werden die Rückrechnungsdifferenzen in die aktuelle Periode geladen und in das aktuelle Abrechnungsergebnis aufgenommen.
So führen Sie intelligente Berechnungen effizient aus:
- Führen Sie zu Beginn der Verarbeitungsperiode eine vollständige Berechnung aus.
- Führen Sie am Ende der Verarbeitungsperiode eine vollständige Berechnung aus, bevor Sieden Abrechnungsabschluss ausführen. Eine vollständige Berechnung erfasst alle Konfigurationsänderungen, die ein Gültigkeitsdatum innerhalb der verarbeiteten Periode haben.
- Planen Sie einen nächtlichen intelligenten Berechnungslauf, um alle Abrechnungsergebnisse mit einem Ereignis zu verarbeiten, das sich auf die Vergütung auswirkt.
- Warten Sie, bis eine Integration abgeschlossen ist, bevor Sie die intelligente Berechnung ausführen.
Anforderungen
Bevor Sie die Entgeltabrechnung für eine Abrechnungsperiode abschließen können, müssen Sie alle On-Demand-Zusatz- und Ersatzzahlungen abschließen.
Bevor Sie eine neue Abrechnungsperiode öffnen können, müssen Sie Folgendes tun:
- Schließen Sie alle Abrechnungsergebnisse für eine Abrechnungsgruppe ab.
- Korrigieren Sie alle Abrechnungsergebnisse, die den Status"Fehler"haben.
- Brechen Sie alle Abrechnungsergebnisse ab oder schließen Sie sie ab, dieden Status "Gesperrt"haben.
Einschränkungen
Die Features für intelligente Berechnung und fortlaufende Entgeltberechnung erkennen Ereignisse auf Mitarbeiterebene, wie z. B. eine Gehaltserhöhung oder eine Änderung der gewählten Zusatzleistungen. Sie erkennen keine Konfigurationsänderungen, wie z. B. Änderungen an einem Bezug, der für alle Mitarbeiter gilt, oder Änderungen an staatlichen Steuersätzen.
Mandanten-Setup
Um die fortlaufende Entgeltberechnung für alle regulären Laufkategorien zu aktivieren, verwenden Sie die Aufgabe
Mandanten-Setup bearbeiten - Payroll
. Sicherheit
Konfigurieren Sie folgende Domänen im funktionalen Bereich „Core Payroll“:
Domänen | Überlegungen |
|---|---|
Prozess: Batch-Berechnungen ausführen (Entgeltberechnung)
| Über diese Domäne gesicherte Benutzer können Entgeltberechnungen ausführen und planen. |
Prozess: Batch-Abbruch ausführen (Abrechnungsabbruch)
| Über diese Domäne gesicherte Benutzer können eine Entgeltberechnung für eine Abrechnungsgruppe oder Abrechnungslaufgruppe abbrechen. |
Prozess: Batch-Abschluss ausführen (Abrechnungsabschluss)
| Über diese Domäne gesicherte Benutzer können die Entgeltabrechnung für eine Periode durchführen. |
Prozess: Off-Cycle (Umkehr)
| Über diese Domäne gesicherte Benutzer können eine Zahlung an einen Mitarbeiter umkehren.
Die Entgeltabrechnung für Irland unterstützt keine Zahlungsrückbuchung. |
Prozess: Batch-Abbruch abgeschlossen ausführen
| Über diese Domäne gesicherte Benutzer können eine abgeschlossene On-Cycle-Entgeltabrechnung abbrechen. |
| Über diese Domäne gesicherte Benutzer können die zugehörige Aktion in den möglichen Aktionen für das Abrechnungsergebnis eines Mitarbeiters ausführen. |
Sie können eine uneingeschränkte Rolle einrichten, damit ein Payroll Administrator Daten für alle Abrechnungsgruppen in allen Ländern der Entgeltabrechnung anzeigen und ändern kann. Sie können eine eingeschränkte Rolle einrichten, die es Payroll Partners ermöglicht, Daten nur für bestimmte Abrechnungsgruppen anzuzeigen und zu ändern.
Geschäftsprozesse
Sie können den Geschäftsprozess
Abrechnungszyklusereignis
als To-do-Liste der erforderlichen Schritte in der Entgeltverarbeitung konfigurieren. Mithilfe dieses Geschäftsprozesses können Sie Aufgaben delegieren und die Verantwortlichkeit sicherstellen, wenn mehrere Benutzer verschiedene Schritte im Prozess ausführen. Reporting
Berichte oder Dashboards | Überlegungen |
|---|---|
Audit - Ergebnisse der Entgeltberechnung für eine Periode
| Hilft Ihnen, ungewöhnliche Abrechnungsergebnisse zu identifizieren und mögliche Fehler zu beheben. |
Ergebnisse der Entgeltberechnung für Gruppe von Mitarbeitern
| Suchen Sie Ergebnisse der Entgeltabrechnung für Mitarbeiter in einer Abrechnungsgruppe oder Abrechnungslaufgruppe. |
Command Center für Abrechnungszyklus
| Öffnen Sie allgemeine Aufgaben zur Verarbeitung der Entgeltabrechnung. |
Eingabe für Entgeltabrechnung nicht verarbeitet
| Suchen Sie Eingaben für Entgeltabrechnungen für eine Periode, die von der Entgeltberechnung nicht verarbeitet wurden. |
Verarbeitung für Entgeltberechnungen - Bericht
| Folgende Aktionen anzeigen und für Ergebnisse von On-Cycle-Entgeltabrechnungen durchführen:
Beispiel: Ein Mitarbeiter ist abwesend und kehrt mitten in der Abrechnungsperiode zurück, was zu mehreren Ergebnissen für On-Cycle-Abrechnungen führt. Wenn Sie für den Mitarbeiter, der mehrere Ergebnisse für On-Cycle-Abrechnungen hat, auf Halten klicken, haben alle Ergebnisse für On-Cycle-Abrechnungen den Status Gesperrt . |
Bericht für Verarbeitung von Positionen der Entgeltberechnung
| Zeigt Details zu einzelnen Ergebnispositionen der Entgeltabrechnung und ihren zugehörigen Berechnungen an. Sie können auch einen detaillierten Bericht zu den ausgewählten Ergebnispositionen der Entgeltabrechnung anzeigen, analysieren und erstellen. |
Entgeltabrechnung - Abrechnungsgruppe - Zusammenfassung
| Verwenden Sie diesen Bericht, um eine allgemeine Zusammenfassung der Mitarbeiter, Ergebnisse, Brutto- und Nettoentgelt basierend auf den von Ihnen ausgewählten Abrechnungsgruppendetails und Perioden anzuzeigen. Mithilfe der Drillto-Berichtslinks aus den Ergebnissen können Sie dann den Bericht Verarbeitung der Entgeltberechnung öffnen. |
Entgeltkomponente - Zusammenfassung
| Verwenden Sie diesen Bericht, um eine allgemeine Zusammenfassung der Mitarbeiter, Ergebnisse, Ergebnispositionen und des Ergebnispositionsbetrags für die Entgeltkomponenten basierend auf den von Ihnen ausgewählten Abrechnungsgruppendetails und Perioden anzuzeigen. Sie können dann die Drillto-Berichtslinks in den Ergebnispositionen verwenden, um den Bericht Verarbeitung von Positionen der Entgeltberechnung zu öffnen. |
Wenn Sie benutzerdefinierte Berichte erstellen, verwenden Sie Berichtsdatenquellen für eines der folgenden Geschäftsobjekte:
- Ergebnisse der Entgeltabrechnungfür Brutto- und Nettosummen.
- Ergebnispositionen der Entgeltabrechnungfür Details auf Entgeltkomponentenebene.
Für die optimale Performance empfiehlt Workday Folgendes:
- Verwenden Sie nach Möglichkeit indizierte Berichtsdatenquellen.
- Vermeiden Sie Berichtsdatenquellen im Geschäftsobjekt„Mitarbeiter“für das Reporting zu Entgeltabrechnungen.
Integrationen
Sie können Folgendes verwenden:
- WebservicePut Run Pay Calculation,um eine Entgeltberechnung zu starten.
- WebserviceGet Run Pay Calculation,um den Status einer Berechnung abzurufen.
Beziehungen und Touchpoints
Features | Überlegungen |
|---|---|
Abwesenheitssalden | Workday verwendet im Rahmen von Entgeltberechnungen häufig Abwesenheitssalden aus dem Abwesenheitsmanagement. Für eine optimale Performance bei der Berechnung der On-Cycle-Entgeltabrechnung empfiehlt Workday, die Speicherung von Abwesenheitssalden basierend auf Ihren geschäftlichen Anforderungen manuell zu planen. |
Entgeltbuchung | Workday generiert im Rahmen des Berechnungsprozesses automatisch Entgeltbuchungseingaben in Ihrem Hauptbuch. |