Überlegungen zum Setup: On-Demand-Zahlungen
Dieses Thema kann als Entscheidungshilfe bei der Planung Ihrer Konfiguration und bei der Verwendung von On-Demand-Zahlungen dienen. Darin wird Folgendes erläutert:
- Warum diese Integration eingerichtet werden sollte.
- Wie sie sich in Workday einfügt.
- Nachgelagerte Auswirkungen und produktübergreifende Interaktionen.
- Sicherheitsanforderungen und Geschäftsprozesskonfigurationen.
- Fragen und Einschränkungen, die vor der Implementierung zu berücksichtigen sind.
Ausführliche Konfigurationsdetails finden Sie in den detaillierten Anweisungen zur Aufgabe.
Worum es geht
Mit On-Demand-Zahlungen können Mitarbeiter über den Mitarbeiter-Selfservice (ESS) eine vorzeitige Zahlung für einen Teil des kumulierten Lohns für die Abrechnungsperiode beantragen. Für Mitarbeiter mit mehreren Tätigkeiten berechnet Workday den Lohn für Zusatztätigkeiten, die zur gleichen Abrechnungsgruppe und zum Unternehmen gehören wie ihre Haupttätigkeit.
Wenn ein Mitarbeiter einen Antrag übermittelt, initiiert Workday den Geschäftsprozess
On-Demand-Zahlung
, der die End-to-End-Entgeltverarbeitung umfasst. Workday unterstützt standardmäßig oder am selben Tag:
- Zahlungen per elektronische Überweisung (EFT) für Payroll for Canada. Wenn die On-Cycle-Entgeltabrechnung für die Periode ausgeführt wird, die On-Demand-Zahlungen umfasst, reduziert Workday den Nettolohn um die Summe der On-Demand-Zahlungen.
- ACH-Zahlungen (Automated Clearing House) für Payroll for the USA Wenn die On-Cycle-Entgeltabrechnung für die Periode mit On-Demand-Zahlungen ausgeführt wird, reduziert Workday die Brutto- und Nettolöhne um die Summe der On-Demand-Zahlungen.
Vorteile und Nutzen
- Reduzieren Sie die manuelle Verarbeitung, indem Sie automatisch einen Nettovorschuss berechnen und die Buchhaltung und das Hauptbuch für die Entgeltabrechnung in Kanada aktualisieren.
- Reduzieren Sie die manuelle Verarbeitung, indem Sie die gesetzlichen Steuern für Arbeitgeber und Mitarbeiter automatisch berechnen und die Buchhaltung und das Hauptbuch für die Entgeltabrechnung in den USA aktualisieren
- Fördern Sie die finanzielle Gesundheit der Mitarbeiter, indem sie ihnen die Flexibilität geben, ihren verdienten Lohn bei Bedarf auszugeben.
- Sie können dazu beitragen, Talente zu gewinnen und die Fluktuation zu reduzieren.
Anwendungsfälle
- Bezahlen Sie Mitarbeiter in unterschiedlichen Intervallen basierend auf ihren Merkmalen – z. B. Mitarbeiter mit Gehalt, Stundensatz, Tariflich oder Gig-Mitarbeiter.
- Unterstützen Sie Mitarbeiter in Notfällen in Zeiten der Not.
- Helfen Sie Mitarbeitern dabei, Kredite zu hohen Zinssätzen oder Überziehungsgebühren zu vermeiden.
Fragestellungen
Fragen | Überlegungen |
|---|---|
Welche Mitarbeiter sollen Zugriff auf das Feature haben? | Sie können regelbasierte Sicherheitsgruppen erstellen und diese auf die Geschäftsprozessrichtlinie für die initiierenden Aktionen anwenden. Beispiel: Sie können Regeln konfigurieren, um On-Demand-Zahlungen mit Pilotgruppen durchzuführen oder den Zugriff auf nicht steuerbefreite Mitarbeiter zu beschränken. |
Wie werden Zeiteingaben verwaltet? | Zur Berechnung des Betrags für On-Demand-Zahlungen, den Mitarbeiter beantragen können, verwendet Workday Folgendes:
|
Empfehlungen
Um die Genauigkeit des jährlichen Reportings zu gewährleisten, deaktivieren Sie On-Demand-Zahlungen für Abrechnungsperioden, die Kalenderjahre umfassen.
Anforderungen
Wenn Sie bei „Entgeltabrechnung für Kanada“ EFT-Zahlungen am selben Tag verwenden möchten, vergewissern Sie sich, dass die Bank oder der Outsourcing-Zahlungsanbieter Ihrer Organisation diese unterstützt.
Wenn Sie für „Entgeltabrechnung in den USA“ ACH-Zahlungen am selben Tag verwenden möchten, vergewissern Sie sich, dass die Bank oder der Outsourcing-Zahlungsanbieter Ihrer Organisation diese unterstützt.
Einschränkungen
Für Payroll for Canada übernimmt Workday durch die Verwendung seiner Software keine Garantie oder Zertifizierung für die Einhaltung von Bundes-, Landes- oder lokalen Vorschriften.
Für die Entgeltabrechnung in den USA garantiert oder zertifiziert Workday durch die Verwendung seiner Software nicht die Einhaltung von Bundes-, Landes- oder lokalen Vorschriften.
Wir bieten Tools, mit denen Ihre Einrichtung ihre Entgeltabrechnungsanforderungen erfüllen kann. Sie sind stets dafür verantwortlich, zu bestimmen, ob Workday-Features für Ihre Geschäftsanforderungen geeignet sind, und sicherzustellen, dass Sie Ihre regulatorischen Verpflichtungen einhalten.
Workday unterstützt keine On-Demand-Zahlungen für:
- Mitarbeiter unter Vertrag nehmen.
- Pfändungen
- Auslandseinsätze.
- Mehrere Steuergebiete.
- Zusätzliche Bezüge als Bonusbasisbezüge.
- Steuerabkommen.
- Nachlaufende Zahlungen
Wenn Sie einem Mitarbeiter mit Pfändungszugriff On-Demand-Zahlungen ermöglichen, kann dies dazu führen, dass die Pfändung dieses Mitarbeiters nicht korrekt berechnet wird.
Für Payroll for Canada wird in Gehaltsabrechnungen nicht die Anzahl der gearbeiteten Stunden für eine On-Demand-Zahlung angezeigt, da der Mitarbeiter eine vorzeitige Zahlung des verdienten Nettovorschusslohns erhält.
Bei der Entgeltabrechnung für die USA wird in Gehaltsabrechnungen nicht die Anzahl der gearbeiteten Stunden für eine On-Demand-Zahlung angezeigt, da der Mitarbeiter eine vorzeitige Zahlung in Form eines Pauschalbetrags für eine On-Demand-Zahlung erhält.
Mandanten-Setup
Keine Auswirkungen.
Sicherheit
Domäne | Beschreibung |
|---|---|
Domäne Report Execution im funktionalen Bereich „Tenant Non-Configurable“. | Benutzer können Beträge prüfen, die für Anträge für On-Demand-Zahlungen gezahlt und ausgeglichen wurden. |
Reports: Pay Calculation Results for Pay Group (Results) - USA im funktionalen Bereich „USA Payroll“ (USA). | Benutzer können Pfändungsbeschlüsse nach Mitarbeitern prüfen. |
Reports: Pay On-Demand im funktionalen Bereich „Core Payroll“. | Diese Domäne bietet Benutzern Zugriff auf Berichtsfelder und Datenquellen für On-Demand-Zahlungen. |
Self-Service: My Pay Dashboard im funktionalen Bereich „Core Payroll“. | Diese Domäne bietet Benutzern Zugriff auf das Dashboard "Abrechnung" über ESS. Jede Selfservice-Aufgabe erfordert entsprechenden Sicherheitszugriff. Beispiel: Um Gehaltsabrechnungen anzuzeigen und zu drucken, konfigurieren Sie die Domäne Self-Service: Payroll (My Payslips) im funktionalen Bereich „Core Payroll“. |
Self-Service: Pay On-Demand im funktionalen Bereich „Core Payroll“. | Ermöglicht es Mitarbeitern, mithilfe von ESS-Aufgaben On-Demand-Zahlungen zu beantragen. |
Set Up: Pay On-Demand im funktionalen Bereich „Core Payroll“. | Diese Domäne ermöglicht Benutzern das Konfigurieren von Aufgaben für On-Demand-Zahlungen. |
Set Up: Tenant Setup: Worklets im funktionalen Bereich „System“. | Ermöglicht Benutzern die Konfiguration von Dashboards. Für „Entgeltabrechnung in Kanada“ können Sie das Feature „On-Demand-Zahlung“ im Dashboard „Abrechnung“ öffnen, aber nicht über den Zusatzleistungs- und Vergütungs-Hub konfigurieren. |
Geschäftsprozesse
Sie können den Geschäftsprozess
On-Demand-Zahlung
so konfigurieren, dass Payroll Administrators oder Mitarbeiter Anträge zurücksetzen können, indem Sie Folgendes hinzufügen:
- Funktionen für den Geschäftsprozess können Sie abbrechen oder rückgängig machen.
- SicherheitsgruppeFest angestellter Mitarbeiter für sich selbstzu den Aktionen in der Geschäftsprozess-Sicherheitsrichtlinie.
Wenn Sie einen Antrag rückgängig machen, geschieht Folgendes:
- Bricht die Entgeltberechnung ab und entfernt das Abrechnungsergebnis, sodass Sie erneut anfordern können, was im Ergebnis berechnet wurde.
- Der Status anderer nicht abgeschlossener Abrechnungsergebnisse wird in"Neuberechnung erforderlich"geändert.
- Workday ignoriert den Antrag in der maximalen Anzahl von Anträgen, die Mitarbeiter übermitteln können.
Sie können einen bedingten Prüfschritt zum Geschäftsprozess
On-Demand-Zahlung
hinzufügen, um nicht unterstützte Anträge zu überwachen, z. B. Mitarbeiter mit Pfändungen.Reporting
Berichte oder Dashboards | Überlegungen |
|---|---|
Dashboard „Abrechnung“. | Wenn Sie die Funktion konfigurieren, können Mitarbeiter im Dashboard „ESS-Abrechnung“ On-Demand-Zahlungen beantragen. |
Bericht Gezahlte und ausgeglichene On-Demand-Zahlungsbeträge
| Vergleichen Sie die gezahlten Gesamtbeträge mit den durch die Vergütung der Mitarbeiter ausgeglichenen Gesamtbeträgen. Führen Sie einen Drilldown in jede Entgeltkomponente durch, um Details zum Ergebnis der Entgeltabrechnung, zum Unternehmen und zu den zugehörigen Worktags zu erhalten. |
Bericht Anzahl Anträge für On-Demand-Zahlungen
| Prüfen Sie die Anträge für On-Demand-Zahlungen nach Mitarbeitern, Transaktionsstatus und Beträgen. |
Bericht Regel für On-Demand-Zahlung anzeigen
| Prüfen Sie alle Regeln, die Sie für On-Demand-Zahlungen konfigurieren. |
Bericht Ergebnisse für Pfändungsbeschlüsse für Mitarbeiter (USA) | Prüfen Sie Pfändungsbeschlüsse nach Mitarbeitern, um festzulegen, welche Mitarbeiter nicht auf On-Demand-Zahlungsaufgaben zugreifen dürfen. |
Bericht Pfändungsbeschlüsse für Mitarbeiter (CAN) | Prüfen Sie Pfändungsbeschlüsse nach Mitarbeitern, um festzulegen, welche Mitarbeiter nicht auf On-Demand-Zahlungsaufgaben zugreifen dürfen. |
Sie können die folgenden Berichtsdatenquellen in benutzerdefinierten Berichten verwenden:
- Anträge für On-Demand-Zahlungen
- Ergebnisposition der Entgeltabrechnung
Integrationen
Sie können externe Zeitdaten verwenden, die Sie über die Eingabe für die Entgeltabrechnung laden. Workday empfiehlt, das Integrationsintervall zu prüfen und vorhandene Eingaben für die Entgeltabrechnung über die Batch-ID zu löschen, um Doppelzählungen von Stunden oder Beträgen zu vermeiden.
Beziehungen und Touchpoints
Touchpoints | Überlegungen |
|---|---|
Buchhaltung | Für Payroll for the US, wenn Sie On-Demand-Zahlungen konfigurieren als:
Wenn Sie bei Payroll for Canada On-Demand-Zahlungen als Vorschuss konfigurieren, wird der Nettobetrag zu einer Forderung. Sie können die Nettokostenzuweisung für die Standardkostenzuweisungen des Mitarbeiters belasten. Das zugehörige On-Cycle-Netto kehrt die Forderung um. |
Rückstände | Workday reduziert den verfügbaren Betrag, den Mitarbeiter in der aktuellen Periode beantragen können, wenn ausgeglichene Rückstände vorliegen. Um einen genauen verfügbaren Betrag zu gewährleisten, empfiehlt Workday, dass Sie Abzüge konfigurieren, die in Rückstand genommen werden, als auswählbare Abzüge für On-Demand-Zahlungen. |
Periodenkalender | Sie können vorhandene Periodenkalender für On-Demand-Zahlungen konfigurieren, um Folgendes zu definieren:
Sie können die Buchungen für Ihren On-Demand-Zahlungsbezug und Ihren Gegenbuchungsabzug entweder als direkte Aufwendungen oder als Entgeltvorschuss konfigurieren. |
Anteilige Berechnung | Workday berechnet die kumulierten Löhne anteilig basierend auf der anteiligen Berechnung, die für den Bezug oder den Abzug definiert wurde. |
Zeiterfassung | Sie können Zeitberechnungs-Tags mit Bezügen verknüpfen, sodass Sie genehmigte Zeitblöcke als Eingaben für die Zahlung von Mitarbeitern verwenden können. |
Workday Journeys | Sie können Informationen zu On-Demand-Zahlungen in eine Workday-Journey aufnehmen, um Mitarbeitern Orientierung in Bezug auf finanzielles Wellbeing zu geben. |
Workday bietet ein Touchpoints Kit mit Ressourcen, die Ihnen helfen, die Konfigurationsbeziehungen in Ihrem Mandanten besser zu verstehen. Weitere Informationen zum Workday Touchpoints Kit finden Sie in der Workday Community.