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Administrator Guide
Zuletzt aktualisiert: 2025-03-14
Konzept: Geschäftsprozessdetails anzeigen

Konzept: Geschäftsprozessdetails anzeigen

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die Details von Geschäftsprozessinstanzen, die aktuell in Bearbeitung sind, anzuzeigen. Workday verwendet die Begriffe „Geschäftsprozessinstanz“ und „Geschäftsprozessereignis“ synonym.
  • Zeigen Sie den
    Vollständigen Prozessdatensatz
     an, um Prozessdetails und Informationen zu den prozessbezogenen Instanzen zu erhalten.
  • Zeigen Sie die
    Geschäftsprozesstransaktionen an, die auf Aktionsberichte warten
     .
Wenn Sie Änderungsberechtigungen in der Domäne
Business Process Administration
 haben, können Sie alle Geschäftsprozessinstanzen in Workday anzeigen.

Vollständiger Prozessdatensatz

Der vollständige Datensatz für den Geschäftsprozess zeigt Informationen zu einer Instanz eines Geschäftsprozesses an. Sie können darauf zugreifen, indem Sie
Geschäftsprozess
Vollständigen Prozessdatensatz
 in den möglichen Aktionen für eine beliebige Geschäftsprozessinstanz auswählen.
Workday zeigt je nach Geschäftsprozess und Standarddefinitionen unterschiedliche Daten an. Viele der Datenpunkte bieten Menüs für mögliche Aktionen, mit denen Sie weitere Informationen erhalten oder mögliche Aktionen durchführen können.
Register
Beschreibung
Details
Stellt Informationen zu dieser Instanz des Geschäftsprozesses bereit und variiert für jeden Geschäftsprozess. Je nach Prozess werden einige Informationen möglicherweise erst angezeigt, wenn bestimmte Schritte abgeschlossen sind.
Prozess
Listet jeden Schritt im Prozess auf, wann er fällig ist, wann er abgeschlossen wurde und von wem. Sie können auf
Ausstehender Prozess
 klicken oder
Geschäftsprozess
Ausstehenden Prozess anzeigen in den möglichen Aktionen für das Geschäftsprozessereignis wählen,
 um alle verbleibenden Geschäftsprozessschritte für dieses Ereignis anzuzeigen.
Auf dem Register
Prozess
 wird die Spalte
Für
 angezeigt, wenn eine Person eine Aktion für ein Geschäftsprozessereignis durchführt, das ihr nicht zugewiesen ist.
Beispiel: Wenn ein zweiter Recruiter einen Kandidaten im Auftrag des ursprünglichen Recruiters in eine andere Recruiting-Phase verschiebt, zeigt Workday
Neu zugewiesen
 in der Spalte
Status
 und den Namen des ursprünglichen Recruiters in der Spalte
Für
 des Registers an. Wenn ein Administrator einen Kandidaten von einem Recruiter einem anderen neu zuweist, zeigt Workday in der Spalte
Status
 den Namen des ursprünglichen
Recruiters
 und in der
Spalte Für
 den Namen des ursprünglichen Recruiters an.
In der Spalte
Person (Bis zu 5)
 werden bis zu 5 Personen angezeigt, die auf eine Aktion warten. Workday listet die Namen zusammen mit ihrer Rolle in alphabetischer Reihenfolge auf.
In der Spalte
Alle Personen
 wird die Gesamtanzahl der auf eine Aktion wartenden Personen angezeigt. Sie können auf die Zahl klicken, um eine Liste aller Personen und Rollen anzuzeigen, auf die Sie warten. Wenn ein Schritt
  • abgeschlossen ist, wird in der Spalte
    Alle Personen
     eine 1 angezeigt.
  • Die Zuweisung ist aufgehoben. In der Spalte
    Alle Personen
     wird eine 0 angezeigt.
Wenn ein Schritt in einem Geschäftsprozess von einem Servicecenter-Mitarbeiter abgeschlossen wird, wird der Name des Servicecenters in der Spalte
Person (Bis zu 5)
 angezeigt. Wenn Sie über die Domäne
Manage: Service Center
 gesichert sind (z. B. Sicherheitsadministrator oder Servicecenter-Administrator), wird der Name des Servicecenter-Mitarbeiters in der Spalte
Servicecenter-Mitarbeiter
 angezeigt.
Auf dem Register
Prozess
 werden alle Kommentare angezeigt, falls vorhanden. Workday blendet Kommentare und Details nur für die Person aus, für die ein Ereignis gilt, wenn Sie folgende Kontrollkästchen in der Geschäftsprozess-Sicherheitsrichtlinie aktivieren:
  • Kommentare für Person ausblenden
  • Details für Person ausblenden
  • Prozesshistorie für Person ausblenden
Dies geschieht, wenn die Person ein Mitarbeiter oder ein Nicht-Mitarbeiter ist (z. B. ein Integrationsbenutzer oder -Implementierer).
Wenn dem Ereignisziel kein Mitarbeiter zugeordnet ist und Sie die Kontrollkästchen aktivieren, blendet Workday Kommentare und Geschäftsprozessdetails nicht für Nicht-Mitarbeiter aus, die Zugriff auf das Ereignis haben.
Wenn ein Mitarbeiter ein Ereignis initiiert und ein Schritt an den Mitarbeiter zurückgesendet wird, kann der Mitarbeiter den Kommentar zum Zurücksenden anzeigen. Dem Mitarbeiter werden keine Kommentare zu Genehmigungen oder Ablehnungen angezeigt.
Das Kontrollkästchen
Details für Person
 ausblenden überschreibt das Kontrollkästchen
Kommentare für Person ausblenden
 . Das heißt, wenn Sie nur das Kontrollkästchen
Details für Person ausblenden
 aktivieren, blendet Workday sowohl Kommentare als auch Details des Ereignisses aus.
Kommentare
Zeigt alle Kommentare an, die zum Prozess hinzugefügt wurden, wer sie hinzugefügt hat und wann.
Alle Ereignisse
Zeigt alle Ereignisse an, die im Zusammenhang mit dieser Instanz dieses Geschäftsprozesses stattgefunden haben. Ein Ereignis ist alles, was in Ihrem Unternehmen geschieht und das Workday verwaltet oder erfasst. Beispiel: Sie stellen jemanden ein, erstellen ein Konto oder ändern Entgeltabrechnungsdaten. Wenn Sie Benachrichtigungen für einen Geschäftsprozess aktivieren, zeigt Workday alle Benachrichtigungen, die Workday für diese Geschäftsprozessinstanz gesendet hat, im Grid
Alle Benachrichtigungen
 an.
Wenn Sie eine benutzerdefinierte Benachrichtigung mit einer Benachrichtigungsverzögerung konfigurieren, werden alle anstehenden Benachrichtigungen in einem Grid
Anstehende Benachrichtigungen
 angezeigt. Im Grid werden Informationen angezeigt, z. B.:
  • Verzögert bis
    . Wann das Senden der Benachrichtigung geplant ist.
  • Der
    Empfänger
  • Triggern bei Workflow-Schritt ""
    . Der verzögerte Geschäftsprozessschritt wird in der Spalte
    "Triggern bei Workflow-Schritt"
     angezeigt, wenn Sie folgende Benachrichtigungs-Trigger auswählen:
    Bei Einstieg
    ,
    Bei Ausstieg
    ,
    Bei Ad-hoc-Genehmigung
    und
    Bei Schritt mit geteilter Teilnahme
    .
  • Triggern bei Status
    .
Im Grid
Alle Benachrichtigungen
 geschieht Folgendes:
  • In der Spalte
    SMS-Nachricht
     können Sie Details zu benutzerdefinierten Benachrichtigungen zu Geschäftsprozessen anzeigen, die über den SMS-Messaging-Kanal gesendet wurden. Workday erstellt kein Benachrichtigungsereignis, wenn der Empfänger kein Opt-in für die Übermittlung seiner Mobiltelefonnummer gesetzt hat. Wenn dieselbe Benachrichtigung eine E-Mail und eine SMS enthält, erstellt Workday das Benachrichtigungsereignis mit ausgefüllter Spalte
    E-Mail-
     Text, aber die Spalte
    SMS-Nachricht
     ist leer.
  • Mit der Spalte
    Kanal gesendet am
     können Sie alle Kanäle für Benachrichtigungsübermittlungen prüfen, die benutzerdefinierte und Systembenachrichtigungen zu Geschäftsprozessen gesendet haben, die durch den Geschäftsprozess getriggert wurden. Meine Aufgaben wird nicht als Benachrichtigungsübermittlungskanal in der Spalte angezeigt. Beispiel: Sie können keine nicht informativen Benachrichtigungen anzeigen, die unter dem "Meine Aufgaben"-Symbol angezeigt werden.
  • In der Spalte
    Ausschlussgrund für Workflow-Benachrichtigung
     können Sie den Ausschlussgrund anzeigen, der im Recruiting-Geschäftsprozess konfiguriert wurde. Sie können eine benutzerdefinierte Benachrichtigung nur so konfigurieren, dass sie bei einem Ausschlussgrund für Recruiting-Geschäftsprozesse ausgelöst wird.
Alle Aktionen
Zeigt die Aktionen an, die im Rahmen dieses Geschäftsprozesses ausgeführt wurden. Wenn eine dieser Aktionen einen weiteren Geschäftsprozess ausgelöst hat, zeigt Workday alle Aktionen an, die im Rahmen dieser Geschäftsprozesse ausgeführt wurden. Das Register enthält die Ergebnisse, Daten und zugehörigen Informationen.
In der Spalte
Nach
 wird Folgendes angezeigt:
  • Wer den Schritt abgeschlossen hat Beispiel: Ein
    To-do
     -Schritt wurde von einem Manager abgeschlossen.
  • Wer soll eine Aktion für den Schritt durchführen. Beispiel: Ein
    Genehmigungsschritt
     wartet auf Aktion von/von HR Partner.
Wenn Sie einen Schritt neu zuweisen, werden das späteste Datum und die letzte Uhrzeit für den erfolgreichen Abschluss der Neuzuweisung in der Spalte
Ereignisdatensatz-Moment
 angezeigt.
Wenn Sie eine nicht zugewiesene Aufgabe neu zuweisen und der Business Process Administrator die Neuzuweisung genehmigt, aktualisieren wir den
Ereignisdatensatz-Moment,
 um wiederzugeben, wann die wartende Person einer Aktion für die Aufgabe zugewiesen wird.
Workday aktualisiert den
Ereignisdatensatz-Moment
 nicht, wenn für die Neuzuweisung Folgendes zutrifft:
  • Abgebrochen
    .
  • Abgelehnt
    .
  • Ausstehend
    .
Beispiel: Ihr Unternehmen verwendet ein Drittanbietersystem, um zu verfolgen, wann eine Geschäftsprozessaufgabe in Workday neu zugewiesen wird. Sie möchten Folgendes wissen:
  • Wann die Neuzuweisung erfolgte, mit letztem Zeitstempel (Datum und Uhrzeit).
  • Wer nun der Aufgabe zugewiesen ist, soll eine Aktion durchführen.
Damit Ihr Drittanbietersystem Neuzuweisungsänderungen in Echtzeit in Workday erfasst, ruft das Drittanbietersystem den letzten Zeitstempel der Neuzuweisungsänderung aus dem
Ereignisdatensatz - Moment
 des
Vollständigen Prozessdatensatzes
 in Workday ab.
Für Auditberichte können Sie Instanzen von Geschäftsprozessen taggen. Wenn eine Geschäftsprozessdefinition den Status "Fehler" hat, wird kein Audit-Trail-Eintrag erstellt. Wenn die Geschäftsprozessdefinition jedoch fehlerhaft ist und ein Ereignis erstellt wird, erstellt Workday einen Audit-Trail-Eintrag.
Dokumente
Zeigt alle hochgeladenen Dokumente an, unabhängig davon, ob die Dokumente unterzeichnet wurden und ob das Dokument weitergeleitet wurde. Wenn ein Dokument weitergeleitet wird, zeigt Workday folgende Informationen im Grid
Geprüfte Dokumente an
 :
  • Abgelehnt
  • Datum abgelehnt
  • Abgelehnt von
Workday zeigt das Register
Dokumente
 in folgenden Fällen an:
  • Die Geschäftsprozessdefinition enthält den Schritt
    Dokumente prüfen
     .
  • Es gibt ein Verteilungsereignis.

Delegation und Geschäftsprozessschritte ausschließen

Sie können den
Vollständigen Prozessdatensatz
 mit Prozessdetails und Informationen zu den prozessbezogenen Instanzen anzeigen, wenn Sie eine Aufgabe delegieren, die so konfiguriert ist, dass Geschäftsprozessschritte ausgeschlossen werden.
Wenn Sie eine Aufgabe über die mögliche Aktion delegieren, gilt Folgendes:
  • Auf dem Register
    Prozess
     wird der Stellvertreter in der Spalte
    Person
     angezeigt.
  • Auf dem Register
    Alle Aktionen
     wird der Stellvertreter in den Spalten
    Wartet
     und
    Ereignis
     angezeigt.
  • Auf dem Register
    Alle Aktionen
     wird die Spalte
    Von "Meine Aufgaben" ausgeschlossen
     nicht angezeigt.
Wenn Sie eine Aufgabe mithilfe der Aufgabe
Delegationseinstellungen verwalten
 delegieren und das
Kontrollkästchen Zugriff auf delegierte Aufgaben in "Meine Aufgaben"
 beibehalten aktiviert ist, geschieht Folgendes:
  • Auf dem Register
    Prozess
     wird der delegierende Mitarbeiter nicht in der Spalte
    Person
     angezeigt.
  • Auf dem Register
    Alle Aktionen
     wird der Stellvertreter in der
    Spalte
     Wartet angezeigt.
  • Auf dem Register
    Alle Aktionen
     werden sowohl der Stellvertreter als auch der delegierende Mitarbeiter in der Spalte
    Ereignis
     angezeigt.
  • Auf dem Register
    Alle Aktionen
     wird der delegierende Mitarbeiter in der Spalte
    Von „Meine Aufgaben“ ausgeschlossen
     angezeigt.
Wenn Sie eine Aufgabe mithilfe der Aufgabe
Delegationseinstellungen verwalten
 delegieren und das
Kontrollkästchen Zugriff auf delegierte Aufgaben in "Meine Aufgaben"
 beibehalten nicht aktiviert ist, geschieht Folgendes:
  • Auf dem Register
    Prozess
     wird der Stellvertreter in der Spalte
    Person
     angezeigt.
  • Auf dem Register
    Alle Aktionen
     wird der Stellvertreter in den Spalten
    Wartet
     und
    Ereignis
     angezeigt.
  • Auf dem Register
    Alle Aktionen
     wird die Spalte
    Von "Meine Aufgaben" ausgeschlossen
     nicht angezeigt.

Geschäftsprozesse, die auf Aktion warten

Folgende Berichte zeigen Geschäftsprozessinstanzen an, die auf eine Aktion warten:
  • Business Process Transactions Wartet auf Aktion
     : Zeigt alle Instanzen an, die auf eine Aktion warten.
  • Geschäftsprozesstransaktionen, die seit x Tagen auf Aktion warten
     : Sie können angeben, wie lange sie warten.
  • Geschäftsprozesstransaktionen der Art "Wartet auf Aktion"
     : Sie können angeben, welche Geschäftsprozesse angezeigt werden sollen.