Initiierende Aktionen für Geschäftsprozesse delegieren

Konfigurieren Sie Routing-Beschränkungen für Delegationen und die Benutzer, an die Aufgaben in Ihrem Mandanten delegiert werden können.

Aktivieren Sie die Geschäftsprozessdelegation in der Geschäftsprozess-Sicherheitsrichtlinie.

Konfigurieren Sie die Sicherheitsrichtlinie für den Geschäftsprozess Delegationsänderung beantragen
.

Sicherheit: Domäne Business Process Delegation
im funktionalen Bereich „System“.

Sie können die initiierende Aktion bestimmter Geschäftsprozesse delegieren. Der Stellvertreter kann ein beliebiger Benutzer sein, der Teil der Sicherheitsgruppen ist, die im Abschnitt

Wer kann den Geschäftsprozess starten der

Geschäftsprozess-Sicherheitsrichtlinie angegeben sind.

Die Delegation unterscheidet sich von der Neuzuweisung, da dem Benutzer, dem sie ursprünglich zugewiesen wurde, die Verantwortung (Eigentümerschaft) für die Aufgabe nicht genommen wird.

Öffnen Sie die Aufgabe

Delegationen verwalten

, indem Sie eine der folgenden Methoden verwenden:

Klicken Sie in „Meine Aufgaben“ auf

Delegationen verwalten

Öffnen Sie

Meine Delegationen

und klicken Sie auf

Delegationen verwalten

Geschäftsprozessadministratoren können den Bericht

Delegationseinstellungen verwalten öffnen und auf Delegationsänderung beantragen

klicken

, um im Auftrag eines Mitarbeiters zu delegieren.

Bei der Bearbeitung der Aufgabe sind folgende Informationen zu beachten:

Option	Beschreibung
Anfangsdatum/Enddatum	Geben Sie ein Startdatum und ein Enddatum an, wenn der Mandant so konfiguriert ist, dass ein Enddatum erforderlich ist. Beispiel: Die Delegation beginnt um 00:00:01 Uhr am Anfangsdatum und endet um 23:59:59 Uhr am Enddatum . Um einen einzelnen Tag zu delegieren, geben Sie Beginn Datum und Enddatum identisch ein. Die Delegation beginnt und endet gemäß der Zeitzone des Delegierenden. Beispiel: Wenn sich der Delegierende und der Stellvertreter beide in Mitteleuropa befinden, beginnt und endet die Delegation zu den angegebenen Zeiten in Mitteleuropa. Wenn sich der Delegierende jedoch in San Francisco und in Mitteleuropa befindet, beginnt die Delegation um 09:00:01 Uhr am Anfangsdatum und endet um 08:59:59 Uhr am Tag nach dem Enddatum in Mitteleuropa Europazeit.
Alternativen Standardstellvertreter verwenden	Das Kontrollkästchen Alternativen Standardstellvertreter verwenden ist nur sichtbar, wenn Sie das Kontrollkästchen Routing-Beschränkungen während Delegation anwenden in der Aufgabe Mandanten- Setup bearbeiten - Geschäftsprozesse aktivieren . (Optional) Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Alternative Standardvorgabe verwenden (standardmäßig aktiviert). Workday füllt das Feld Alternativer Stellvertreter mit dem primären Manager jedes Stellvertreters aus und fügt automatisch den primären Manager jedes neuen Stellvertreters hinzu, den Sie hinzufügen.
Alternativer Stellvertreter	Wenn das Kontrollkästchen Alternativen Standardstellvertreter verwenden nicht aktiviert ist, können Sie einen Wert aus dieser Werteliste angeben.

Wählen Sie mithilfe der

Werteliste In meinem Auftrag starten

den Geschäftsprozess aus, den der Stellvertreter in Ihrem Auftrag initiieren soll.

Unter Konzept: Initiierung von Geschäftsprozessen delegieren finden Sie die Geschäftsprozesse, für die Sie die initiierende Aktion delegieren können.

Bei der Bearbeitung der restlichen Aufgabe sind folgende Informationen zu beachten:

Option	Beschreibung
Meine Aufgaben in meinem Auftrag erledigen	Wählen Sie aus, ob Meine Aufgaben-Elemente delegiert werden sollen: Für alle Geschäftsprozesse Für einen bestimmten Geschäftsprozess Keine der Optionen (entfernt die Möglichkeit des Stellvertreters, Meine Aufgaben zu erledigen, behält aber die Möglichkeit bei, bestimmte Geschäftsprozesse im Auftrag des Mitarbeiters zu initiieren).
Zugriff auf delegierte Aufgaben in "Meine Aufgaben" beibehalten	(Optional) Deaktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn der Benutzer nicht wie gewohnt Benachrichtigungen erhalten und über seine eigenen Aufgaben auf die Aufgaben zugreifen soll. Wenn Sie das Kontrollkästchen aktivieren, um den Zugriff beizubehalten, kann entweder der Benutzer oder der Stellvertreter jede Aufgabe abschließen. Wenn Sie für eine neue Delegationskonfiguration die Option Für alle Geschäftsprozesse oder Für Geschäftsprozess auswählen, aktiviert Workday standardmäßig das Kontrollkästchen Zugriff auf delegierte Aufgaben in "Meine Aufgaben " beibehalten. Für vorhandene Delegationseinstellungen, für die das Kontrollkästchen Zugriff auf delegierte Aufgaben in "Meine Aufgaben beibehalten" nicht aktiviert ist, aktiviert Workday das Kontrollkästchen, wenn Sie die Zeile aktualisieren, um die Optionen Für alle Geschäftsprozesse oder Für Geschäftsprozess auszuwählen.
Delegationsregel	(Optional) Sie können eine Delegationsregel auf die Geschäftsprozesse anwenden, die Sie delegieren. Wenn Sie Für alle Geschäftsprozesse oder bestimmte Geschäftsprozesse auswählen, werden die konfigurierten Delegationsregeln, die für die Geschäftsprozesse gelten, in der Werteliste Delegationsregel angezeigt. Siehe Konzept: Delegationsregeln.
Anhänge	(Optional) Geschäftsprozessadministratoren können alle unterstützenden Dateien anhängen, z. B. eine E-Mail-Nachricht zur angeforderten Delegationsänderung, die als Teil des Geschäftsprozessereignisses aufgenommen werden soll. Sie können: Ziehen Sie Dateien per Drag-and-Drop in den Abschnitt Anhänge der Geschäftsprozess-Symbolleiste. Verwenden Sie das Symbol Anhänge , um eine oder mehrere Dateien auszuwählen, die an das Geschäftsprozessereignis angehängt werden sollen. Mitarbeiter können angehängte Dateien, die mit dem Ereignis verknüpft sind, in der Spalte Anhänge auf dem Register Delegationshistorie des Berichts Meine Delegationen anzeigen.

Um weitere Delegationen hinzuzufügen, fügen Sie eine Zeile zum Grid „Delegationen“ hinzu, indem Sie auf das Symbol „

“ klicken. Wiederholen Sie dann die Schritte 3 bis 10. Wenn Sie mit der Einrichtung Ihrer Delegationen fertig sind, klicken Sie auf

Übermitteln

Um eine Delegation zu stoppen, entfernen Sie die Zeile, die mit der Delegation verknüpft ist, aus dem Grid und klicken Sie dann auf

Übermitteln

Für Delegationen sind möglicherweise Prüfungen und Genehmigungen erforderlich. Dies hängt davon ab, wie Workday konfiguriert ist und welche Aufgaben Sie delegieren. Sowohl der Mitarbeiter als auch der Stellvertreter oder der alternative Stellvertreter erhalten Bestätigungsbenachrichtigungen, wenn die Delegationen wirksam werden.

Für die Dauer der Delegation erhält der Stellvertreter alle Aufgaben, die für zulässige Geschäftsprozesse an den ursprünglichen Mitarbeiter weitergeleitet worden wären, sowie alle zugehörigen Prozessbenachrichtigungen, einschließlich Alerts. Stellvertreter können auch eine Neuzuweisung für alle delegierten Aufgaben anfordern, aber sie können keine delegierten Aufgaben an einen anderen Mitarbeiter delegieren. Beispiel: Wenn ein Geschäftsprozess an den Schritt „Initiierung“
zurückgesendet wird und auf eine Aktion des Stellvertreters wartet, kann der Stellvertreter die Aufgabe „Initiierung“
in „Meine Aufgaben“ einem anderen Mitarbeiter neu zuweisen.

Wenn der Stellvertreter die Aufgabe ausführt, nachdem er das Konto gewechselt hat, um im Auftrag des Delegierenden zu agieren, weiß

Workday

, dass der aktuelle Benutzer als Stellvertreter fungiert, und für den Bereich dieser Aufgabe wird die Sicherheit für den ursprünglichen Eigentümer evaluiert. In der Delegationskonfiguration für die Art des Geschäftsprozesses sind möglicherweise zusätzliche Berechtigungen für die Delegation angegeben.

Wenn Sie die Erstellung eines Postens delegieren, hat Ihr Stellvertreter Zugriff auf die gesamte Historie dieses Postens. Beispiel: Wenn Sie die Erstellung von Spesenabrechnungen delegieren, kann Ihr Stellvertreter alle Ihre vorhandenen Spesenabrechnungen kopieren.

Sie können Ihre Delegationshistorie auf dem Register

Delegationshistorie

anzeigen, wenn Sie den Bericht

Meine Delegationen

öffnen.