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Administrator Guide
Zuletzt aktualisiert: 2025-02-21
Konzept: Im Auftrag eines anderen Benutzers handeln

Konzept: Im Auftrag eines anderen Benutzers handeln

Mit Workday können Sie delegierte Aufgaben problemlos verwalten und ausführen.

Delegierte Aufgaben anzeigen

Sie können Ihre delegierten Aufgaben wie folgt anzeigen:
  • Meine Aufgaben
    - Erweiterte Suche
     Wählen Sie
    An mich delegiert
     in der Werteliste Zuweisung.
  • Bericht
    Meine Delegationszuweisungen anzeigen
     .

Delegierte Aufgaben durchführen

Wenn Aufgaben an Sie delegiert werden, wechseln Sie das Konto, um die Aufgaben im Auftrag eines anderen Benutzers auszuführen. Workday zeigt die Option Konto wechseln in folgenden Bereichen an:
  • Das Menü wird angezeigt, wenn Sie auf Ihren Namen oder Ihr Foto im Bewerbungs-Header klicken.
  • Delegierte Elemente in "Meine Aufgaben".
Wenn Sie
Konto wechseln
 auswählen, wird eine Liste der Benutzer angezeigt, die Meine Aufgaben-Elemente oder initiierende Aktionen an Sie delegiert haben. Wählen Sie den Benutzer aus, für den Sie als Stellvertreter agieren möchten.
Wenn Sie eine Proxysitzung als ein Benutzer starten, an den Aufgaben delegiert sind, können Sie
"Konto wechseln"
nicht auswählen.
Nachdem Sie das Konto gewechselt haben, zeigt Workday Folgendes an:
  • Im Auftrag von
    , gefolgt vom Namen und Foto des delegierenden Mitarbeiters oben auf der Seite.
  • Das Delegations-Dashboard, das das Worklet
    Delegierte Aktionen
     enthält und über das Sie initiierende Aktionen für alle Geschäftsprozesse durchführen können, die Ihnen von dem Benutzer delegiert wurden, in dem Sie tätig sind.
  • Meine Aufgaben: Diese Option enthält (wenn aktiviert) nur die Meine Aufgaben-Elemente, die vom Benutzer, in dem Sie handeln, an Sie delegiert wurden und in dem Sie die Details anzeigen und die Aufgaben abschließen können.
Delegierte "Meine Aufgaben"-Elemente werden auch im "Meine Aufgaben"-Bereich für Ihr eigenes Workday-Konto angezeigt. Für die Titel der Aktionselemente wird
Im Auftrag von
angezeigt, gefolgt vom Namen des delegierenden Mitarbeiters, um anzugeben, dass es sich um delegierte Aufgaben handelt. Sie können die Details jedoch erst anzeigen oder die Aufgaben ausführen, wenn Sie das Konto gewechselt haben. Außerdem können Sie nicht die Details delegierter Aufgabenschritte anzeigen oder abschließen, wie z. B. im Geschäftsprozess Onboarding.
Um zurück zu Ihrem Workday-Konto zu wechseln, wählen Sie erneut
Konto wechseln
 und dann Ihren eigenen Namen.

Sicherheitsüberlegungen

Wenn ein Stellvertreter eine Aufgabe nach dem
Kontowechsel
 im Auftrag des delegierenden Mitarbeiters ausführt, weiß Workday, dass der Stellvertreter im Auftrag des delegierenden Mitarbeiters handelt, und evaluiert für den Bereich dieser Aufgabe die Sicherheit für den ursprünglichen Eigentümer. Stellen Sie sicher, dass die Delegationskonfiguration für die Geschäftsprozessart keine zusätzlichen Berechtigungen für die Delegation enthält.

Benachrichtigungen

Wenn Aufgaben an Sie delegiert werden, sendet Ihnen Workday eine Benachrichtigung
zur Aktualisierung der delegierten Aufgaben
 .
Sie erhalten diese Benachrichtigung möglicherweise nicht sofort, nachdem der delegierende Benutzer den Delegationsantrag in seinem Mandanten übermittelt hat. Je nachdem, wie Workday konfiguriert ist und welche Aufgaben Sie delegieren, kann der Antrag zunächst geprüft und genehmigt werden. Falls zutreffend, sendet Workday sowohl dem Mitarbeiter als auch entweder dem Stellvertreter oder dem alternativen Stellvertreter Bestätigungsbenachrichtigungen, wenn die Delegationen genehmigt wurden und wirksam werden.

Ausgeschlossene Aufgaben

Wenn Sie einen Aktions-, Genehmigungs- oder To-do-Schritt so konfigurieren, dass Meine Aufgaben-Benachrichtigungen ausgeschlossen werden, und Sie die Aufgabe delegieren, geschieht Folgendes:
  • Stellvertreter und delegierender Mitarbeiter können nicht über "Meine Aufgaben" auf die ausgeschlossene Aufgabe zugreifen.
  • Die Aufgabe wird nicht in "Meine Aufgaben" angezeigt, wenn der Stellvertreter sein Konto wechselt und als delegierender Mitarbeiter fungiert.
  • Der Stellvertreter kann den Bericht
    Geschäftsprozesstransaktionen, die auf Aktion von mir warten
     nicht als delegierender Mitarbeiter ausführen.
Workday empfiehlt, die Ausschlussfunktion nicht für Aufgaben zu konfigurieren, die häufig delegiert werden.