Überlegungen zum Setup: Delegation
Dieses Thema kann als Entscheidungshilfe bei der Planung Ihrer Konfiguration und bei der Verwendung von delegierenden Geschäftsprozessen dienen. Darin wird Folgendes erläutert:
- Warum diese Integration eingerichtet werden sollte.
- Wie sie sich in Workday einfügt.
- Nachgelagerte Auswirkungen und produktübergreifende Interaktionen.
- Sicherheitsanforderungen und Geschäftsprozesskonfigurationen.
- Fragen und Einschränkungen, die vor der Implementierung zu berücksichtigen sind.
Ausführliche Konfigurationsdetails finden Sie in den detaillierten Anweisungen zur Aufgabe.
Worum es geht
Durch Delegation können Benutzer einer anderen Person die Möglichkeit geben, in ihrem Auftrag Geschäftsprozesse zu initiieren oder Aktionen für ihre Meine Aufgaben-Elemente auszuführen. Benutzer können ein Start- und ein Enddatum für eine bestimmte Periode festlegen oder sie ad hoc delegieren.
Das Delegation unterscheidet sich von der Neuzuweisung einer Aufgabe. Durch die Neuzuweisung wird die Verantwortung für eine Aufgabe dauerhaft von einer Person zu einer anderen verschoben. Durch das Delegieren wird dem ursprünglichen Aufgabeneigentümer nicht die Verantwortung (Eigentümerschaft) für die Aufgabe zugewiesen, sondern der Benutzer kann Aufgaben im Auftrag des ursprünglichen Aufgabeneigentümers ausführen.
Vorteile und Nutzen
Durch die Delegation können Benutzer die Verantwortung für ihre Geschäftsprozesse je nach Mandantenkonfiguration mit Gleichrangigen, Untergeordneten und Übergeordneten teilen. Durch die Delegation werden Aufgaben nicht blockiert, wenn ein Benutzer nicht verfügbar ist.
Anwendungsfälle
- Geschäftsprozessaufgaben delegieren. (Meine Aufgaben in meinem Auftrag erledigen): Ein Manager im Urlaub kann Meine Aufgaben-Elemente, wie z. B. die Genehmigung von bezahlten Urlaubsanträgen, an seinen Manager delegieren, der dann alle eingehenden Urlaubsanforderungen genehmigen kann.
- Geschäftsprozessinitiierung delegieren. (In meinem Auftrag starten): Ein Benutzer auf einer Geschäftsreise kann eine Delegationsperiode festlegen, damit ein Stellvertreter Spesenabrechnungen in seinem Auftrag erstellt, während er nicht im Büro ist.
- Einzelne Aufgabe delegieren: Ein Benutzer kann einen Kollegen delegieren, der in seinem Namen eine bestimmte Spesenabrechnung genehmigt.
Fragestellungen
Fragen | Überlegungen |
|---|---|
An wen sollen Benutzer eine Aufgabe delegieren können? | Sie können die Werteliste Benutzer können Aufgaben delegieren an in der Aufgabe Mandanten-Setup bearbeiten - Geschäftsprozess konfigurieren, um festzulegen, an wen ein Benutzer eine Aufgabe delegieren kann. Das Kontrollkästchen "Enddatum erforderlich" gilt für "Meine Aufgaben"-Delegationen und nicht für die Delegation von Einzelaufgaben. |
Welche Meine Aufgaben-Elemente möchten Sie an jemand anderen delegieren? | Wenn Sie alle Geschäftsprozesse in der Aufgabe Delegationen verwalten delegieren, kann der Stellvertreter auf alle Meine Aufgaben-Elemente zugreifen, für die der delegierende Mitarbeiter in „Meine Aufgaben“ Aktionen durchführen kann. Sie möchten möglicherweise, dass ein Stellvertreter bestimmte Meine Aufgaben-Elemente anzeigen und darauf zugreifen kann. |
Möchten Sie, dass der delegierende Mitarbeiter einen Einblick in die von ihm delegierten Aufgaben behält? | Wenn Sie das Kontrollkästchen " Zugriff auf delegierte Aufgaben in "Meine Aufgaben" beibehalten" in der Aufgabe "Delegationen verwalten" aktivieren, werden die Aufgaben während der Delegationsperiode in "Meine Aufgaben" angezeigt. Wenn Sie eine neue Delegationskonfiguration hinzufügen oder eine vorhandene Konfiguration aktualisieren und die Optionen Für alle Geschäftsprozesse und Für Geschäftsprozess auswählen, aktiviert Workday automatisch das Kontrollkästchen Zugriff auf delegierte Aufgaben in "Meine Aufgaben" beibehalten. |
Möchten Sie die Delegation nur für bestimmte Geschäftsprozesse aktivieren? | Konfigurieren Sie ggf. die Sicherheitsrichtlinien für einzelne Geschäftsprozesse, die Sie zur Delegation aktivieren möchten, indem Sie im Abschnitt Richtlinienbeschränkungen das Kontrollkästchen Geschäftsprozessdelegation zulassen aktivieren. |
Möchten Sie, dass die Stellvertreter im Auftrag von Stellvertretern Berichte erstellen können? | Beachten Sie, dass Ihr Stellvertreter Zugriff auf Ihre gesamte Historie für dieses Element hat, wenn Sie das Erstellen eines Elements delegieren. Beispiel: Wenn Sie das Erstellen von Spesenabrechnungen delegieren, kann Ihr Stellvertreter alle Ihre vorhandenen Spesenabrechnungen kopieren. |
Möchten Sie Delegationskonfigurationen in großen Mengen erstellen, abrufen und aktualisieren? | Erwägen Sie die Verwendung der folgenden Webservices, um die Konfiguration der Delegation von Geschäftsprozessen zu optimieren und manuelle Eingaben zu eliminieren:
Die Webservices helfen Ihrem Unternehmen, Zeit zu sparen, Fehler zu reduzieren und die operative Effizienz zu verbessern, indem sie präzise und zielgerichtete Aktualisierungen von Mitarbeiterdelegationen ermöglichen. |
Empfehlungen
Workday empfiehlt, den Delegations-Workflow sorgfältig in einer Nicht-Produktionsumgebung zu testen, bevor Sie die Delegation in Ihrer Produktionsumgebung konfigurieren.
Dazu gehören:
- Einen SchrittPrüfungoderGenehmigungim GeschäftsprozessDelegationsänderung beantragen,wenn jemand Delegationen prüfen soll, bevor sie wirksam werden. Jedes Mal, wenn jemand eine Delegation für eine Periode konfiguriert, wird der GeschäftsprozessDelegationsänderung beantrageninitiiert.
- Einen SchrittGenehmigungim GeschäftsprozessAufgabe delegieren,wenn jemand einzelne Aufgabendelegationen prüfen soll, bevor sie wirksam werden. Jedes Mal, wenn ein Mitarbeiter eine einzelne Aufgabe aus seiner "Meine Aufgaben"-Domäne delegiert, wird der Geschäftsprozess"Aufgabe delegieren"initiiert.
Konfigurieren Sie das Ausschließen von Geschäftsprozessschritten aus der Meine Aufgaben-Funktion nicht für Aufgaben, die häufig delegiert werden.
Vermeiden Sie es, einem einzelnen Benutzer eine große Anzahl von Delegationen zuzuweisen, um Performance-Probleme zu vermeiden.
Anforderungen
In der Sicherheitsrichtlinie der Geschäftsprozesse, die Sie zur Delegation verfügbar machen möchten, müssen Sie Folgendes tun:
- Aktivieren Sie im AbschnittWer kann den Geschäftsprozess startenSicherheitsgruppen, um die initiierende Aktion an andere zu delegieren.
- Aktivieren Sie das KontrollkästchenGeschäftsprozessdelegation zulassen.
Das Ereignis, das Sie delegieren möchten, muss aktuell sein oder in der Zukunft liegen.
Einschränkungen
Stellvertreter haben möglicherweise nicht dieselben Sicherheitsberechtigungen für gesicherte Objekte wie der delegierende Mitarbeiter. Beispiele: Berichtsfelder und -aufgaben. Workday empfiehlt, den Delegations-Workflow sorgfältig in einer Nicht-Produktionsumgebung zu testen, bevor Sie die Delegation in Ihrer Produktionsumgebung konfigurieren.
Nicht alle Geschäftsprozesse ermöglichen eine Delegation. Wenn Sie einen To-do-Schritt delegieren und eine in einem
To-do-
Schritt eingebettete Aufgabe keine Delegation zulässt, wird die Aufgabe in "Meine Aufgaben" des Stellvertreters nicht als To-do angezeigt.Die Einstellungen für mandantendefinierte Delegationen gelten nur für Benutzer, die die Delegation im eigenen Auftrag beantragen. Wenn Sie rollenbasierten oder benutzerbasierten Sicherheitsgruppen die Möglichkeit geben, im Auftrag anderer Personen eine Delegation zu beantragen, gelten diese Einstellungen nicht.
Stellvertreter können eine Neuzuweisung für alle delegierten Aufgaben anfordern, aber sie können keine delegierten Aufgaben an andere Mitarbeiter delegieren.
Wenn Benutzer einzelne "Meine Aufgaben"-Elemente delegieren, können sie nicht festlegen, wann die Delegation beginnt und endet.
Workday verhindert, dass ein delegierter Geschäftsprozess auf bestimmte Workday-Funktionen zugreift, die eine Verbindung zu einem anderen Service erfordern, z. B.:
- Hintergrundkonversionen
- Drucken von Geschäftsformularen
- Integrationen (einschließlich Reports-as-a-Service, REST-API und Workday Studio)
- Geplante Berichte
- Zugriff auf Dokumente unter Meine Berichte
- Lösungen
Wenn ein Geschäftsprozessschritt
Aktion
, Genehmigung
oder To-do
so konfiguriert ist, dass er von "Meine Aufgaben" ausgeschlossen wird, und Sie die Aufgabe delegieren, wird die Aufgabe nicht in "Meine Aufgaben" des Stellvertreters oder des delegierenden Mitarbeiters angezeigt.Wenn Sie nicht auf eine delegierte Aufgabe zugreifen können, die ausgeschlossen wurde, geschieht Folgendes:
- Ein Business Process Administrator kann die Delegation aufheben, indem er die AufgabeDelegationseinstellung verwaltenöffnet.
- Der delegierende Mitarbeiter kann die Delegation durch Einzelaufgabendelegation aufheben.
Mandanten-Setup
Mit der Aufgabe
Mandanten-Setup bearbeiten - Geschäftsprozesse
haben Sie folgende Möglichkeiten:
- Enddatum für Delegation erforderlich machen. Das KontrollkästchenEnddatum erforderlichgilt nicht für die Delegation von Einzelaufgaben.
- Routing-Beschränkungen während der Delegation anwenden. Wenn Workday einen Geschäftsprozess aufgrund von Routing-Beschränkungen nicht an einen Stellvertreter weiterleitet, leitet Workday den Geschäftsprozess an einen alternativen Stellvertreter weiter. Alternative Stellvertreter können keinen Geschäftsprozess im Auftrag eines Stellvertreters initiieren. Wenn Sie das KontrollkästchenRouting-Beschränkungen während Delegation anwendenaktivieren und ein Stellvertreter einen Schritt genehmigt, betrachtet Workday den Stellvertreter als vorherigen Genehmiger. Die Möglichkeit, für einen Schritt Aktionen auszuführen, geht nicht mehr, wenn für einen vorherigen Genehmiger eine Routing-Beschränkung gilt, auch wenn es sich um einen Parallelschritt zum SchrittGenehmigunghandelt. Der Stellvertreter wird aufgrund der Routing-Beschränkung für den Schritt nicht berechtigt, den nächsten Schritt abzuschließen, und der Stellvertreter ist jetzt ein vorheriger Genehmiger.Wenn Sie Delegationseinstellungen mit einem alternativen Stellvertreter konfigurieren und das KontrollkästchenRouting-Beschränkungen während Delegation anwendendeaktivieren, zeigt Workday eine Bestätigungsseite an. Wenn Sie mit dem Deaktivieren des Kontrollkästchens fortfahren, entfernt Workday die alternativen Stellvertreter aus der Verwaltung der Delegationseinstellungen. Alternative Stellvertreter erhalten keine delegierten Elemente.Wenn Sie das KontrollkästchenRouting-Beschränkungen während Delegation anwendenaktivieren, ist das FeldAlternativer Stellvertreterim WebservicePut Business Process Delegationnicht erforderlich.
Sicherheit
Konfigurieren Sie die Domäne
Business Process Delegation
im funktionalen Bereich „System“.Geschäftsprozesse
Sie können die initiierende Aktion für einige Geschäftsprozesse delegieren.
Konfigurieren Sie die Sicherheitsrichtlinie für den Geschäftsprozess
Delegationsänderung beantragen (Standarddefinition)
. Wenn die Standarddefinition für diesen Geschäftsprozess in Ihrem Mandanten nicht vorhanden ist, müssen Sie ihn erstellen.Reporting
Berichte | Überlegungen |
|---|---|
Geschäftsprozesse für Delegation
| Zeigt eine Liste der Geschäftsprozesse an, die zur Delegation aktiviert sind. |
Nicht delegierte Geschäftsprozessaufgaben
| Aufgaben anzeigen, die Workday aufgrund von Routing-Beschränkungen nicht delegiert. |
Aktuelle Delegationen
| Zeigen Sie aktuelle und aktive Delegationen auf einen Blick für die von Ihnen angegebenen Organisationen an. Sie können auswählen, ob untergeordnete Organisationen und Manager in den Berichtsergebnissen enthalten sein sollen. Dieser Bericht zeigt Folgendes an:
Dieser Bericht enthält keine Delegationen, die abgelaufen sind. Sie können das Berichtsfeld Delegationszuweisungen in benutzerdefinierten Berichten verwenden, um alle aktuellen oder zukünftigen Delegationen anzuzeigen, die einem Mitarbeiter zugewiesen sind.Benutzer mit den Sicherheitsberechtigungen, z. B. Implementierer, können die Referenz-ID einer bestimmten Delegationsinstanz abrufen. Wählen Sie im Grid Aktuelle Delegationen in den möglichen Aktionen für die bestimmte Delegationsinstanz . |
Delegationseinstellungen verwalten
| Zeigen Sie aktuelle Delegationen und frühere Delegationen für einen Mitarbeiter an. Sie können auch anzeigen, für welche Geschäftsprozesse eine Delegation möglich ist.
Benutzer mit den Sicherheitsberechtigungen, z. B. Implementierer, können die Referenz-ID einer bestimmten Delegationsinstanz abrufen. Wählen Sie im Grid Aktuelle Delegationen in den möglichen Aktionen für die bestimmte Delegationsinstanz . |
Meine Delegationen
| Zeigen Sie abgeschlossene Aufgaben aus der Sicht des delegierenden Benutzers an.
Benutzer mit den Sicherheitsberechtigungen, z. B. Implementierer, können die Referenz-ID einer bestimmten Delegationsinstanz abrufen. Wählen Sie im Grid Aktuelle Delegationen in den möglichen Aktionen für die bestimmte Delegationsinstanz . |
Alle delegierten Aufgaben anzeigen
| Zeigt eine Liste der delegierten Aufgaben an, die Sie als Stellvertreter basierend auf dem ursprünglichen Zuweisungsdatum für den delegierenden Mitarbeiter ausführen können. |
Benachrichtigungen anzeigen und verwalten
| Zeigt eine Liste der Benachrichtigungen an, die während der Gültigkeit der Delegation gesendet wurden, für den delegierenden Mitarbeiter. |
Weitere Prozesse anzeigen
| Zeigt eine Liste der delegierten Geschäftsprozesse und die Personen an, die in Ihrem Auftrag Aktionen durchgeführt haben. |
Meine Delegationszuweisungen anzeigen
| Zeigen Sie alle Schritte zur Initiierung des Geschäftsprozesses an, die andere an Sie delegiert haben. |
Integrationen
Webservice | Überlegungen |
|---|---|
Geschäftsprozessdelegationen abrufen
| Sie können alle konfigurierten Delegationen abrufen. Dies umfasst aktive und zukünftige Delegationskonfigurationen. Standardmäßig werden keine abgelaufenen Delegationen angezeigt. Sie können sie jedoch einschließen, indem Sie das Kennzeichen Abgelaufene Delegationen einschließen im Abschnitt Antragskriterien aktivieren. Sie können auch die Delegationskonfiguration für bestimmte Geschäftsprozesse filtern, indem Sie die Geschäftsprozessarten im Abschnitt Anforderungskriterien angeben. |
Geschäftsprozessdelegation - Put
| Sie können eine Delegationskonfiguration erstellen oder aktualisieren. |
Beziehungen und Touchpoints
Workday bietet ein Touchpoints Kit mit Ressourcen, die Ihnen helfen, die Konfigurationsbeziehungen in Ihrem Mandanten besser zu verstehen. Weitere Informationen zum Workday Touchpoints Kit finden Sie in der Workday Community.