Zum Hauptinhalt wechseln
Dokumentation
Dokumentation
Administrator Guide
Zuletzt aktualisiert: 2025-05-16
Alert-Benachrichtigungen planen

Alert-Benachrichtigungen planen

Sicherheit: Domäne
Business Process Administration
 im funktionalen Bereich „System“.
Sie können Alert-Benachrichtigungen verwenden, um Empfänger daran zu erinnern, dass sie eine Aufgabe oder einen Geschäftsprozess haben, die auf eine Aktion warten. Alert-Benachrichtigungen zu Geschäftsprozessen beziehen sich auf einen gesamten Geschäftsprozess. Aufgaben-Alert-Benachrichtigungen beziehen sich auf Geschäftsprozessschritte, z. B.
Genehmigungs-
 oder
Aktionsschritte
 .
Sie können Benachrichtigungen basierend auf folgenden Kriterien senden:
  • Fälligkeitsdatum
  • Wenn Sie einen Geschäftsprozess initiieren oder einen Schritt zuweisen.
Sie können Folgendes senden:
  • Mehrere Benachrichtigungen für eine nicht abgeschlossene Aufgabe oder eine überfällige Aktion Beispiel: Senden Sie eine zweite Benachrichtigung, wenn die Aufgabe eine Woche überfällig ist.
  • Benachrichtigungen an andere Rollen als den ursprünglichen Empfänger, z. B. den Manager des Empfängers.
Da die Ausführung des Hintergrundprozesses für Alerts einige Zeit in Anspruch nehmen kann, empfiehlt Workday, dass Sie konfigurierbare Alerts verwenden, um Benachrichtigungen zu planen und zu senden.
Berücksichtigen Sie vor der Migration von Berichten die nachgelagerten Auswirkungen auf bearbeitete Berichte in Mandanten auf niedrigerer Ebene, damit Sie keine potenziellen Probleme migrieren. Workday empfiehlt, Berichte nach der Migration zu validieren und die nachgelagerten Auswirkungen auf Alerts und andere Prozesse zu berücksichtigen.
Ein Datenmigrationsfehler kann auftreten, wenn Sie mit dem Object Transporter oder einem Webservice Alerts migrieren, die einen benutzerdefinierten Bericht referenzieren. Dies kann vorkommen, wenn Sie einen benutzerdefinierten Bericht bearbeiten und eine Werteliste entfernen oder als
Nicht zur Laufzeit
abfragen konfigurieren. Wenn beim Migrieren von Alerts ein Fehler auftritt, korrigieren Sie die betroffenen Alerts, bevor Sie eine erneute Migration versuchen. Die Fehlermeldung für die Migration von Object Transporter enthält Details zur Behebung des Problems.
Bei Alerts mit dem Status
Abgelaufen
 oder
Ausgesetzt
können Sie den Alert bearbeiten und speichern, um Migrationsfehler zu beheben. Möglicherweise müssen Sie das zukünftige Enddatum des Alerts aktualisieren. Beispiel: Ein abgelaufener Alert hat als
Laufintervall
 die Option
Tägliche Wiederholung
. Im Abschnitt
Wiederholungszeitraum
 des Alerts aktualisieren Sie das
Enddatum
 in die Zukunft.
Wenn abgelaufene oder ausgesetzte Alerts aktiv werden, nachdem Sie sie bearbeitet und gespeichert haben, stellen Sie sicher, dass Sie den Alert auf
Ausgesetzt
 setzen, bevor Sie die Migration versuchen. Nachdem der Alert erfolgreich zum Zielmandanten migriert wurde, vergewissern Sie sich, dass sich der Alert noch im Status
Ausgesetzt
 befindet. Wenn die Alerts im Zielmandanten den Status
Aktiv
 haben, setzen Sie sie auf
Ausgesetzt
.
  1. Öffnen Sie eine der folgenden Aufgaben:
    • Alert-Benachrichtigungen zu Geschäftsprozessen planen
    • Alert-Benachrichtigungen zu Aufgaben planen
  2. Wählen Sie ein Laufintervall.
    Das Laufintervall steuert das
    Register
     Zeitplan, auf dem Sie konfigurieren können, wie oft der Empfänger neue Benachrichtigungen zu derselben ausstehenden Aufgabe oder demselben Geschäftsprozess erhält.
  3. Bei der Bearbeitung der Aufgabe sind folgende Informationen zu beachten:
    Option
    Beschreibung
    Verglichen mit
    Um die Datumsangaben für Ihre Aufgaben- oder Geschäftsprozess-Alert-Benachrichtigungen zu berechnen, verwenden Sie das Datum der ausgewählten Option
    Im Vergleich zu
     plus einem Tag für Benachrichtigungen nach dem Datum oder minus einem Tag für Benachrichtigungen vor dem Datum.
    Die Optionen
    Verglichen mit
     sind wie folgt:
    • Fällt vor oder nach einem Fälligkeitsdatum.
    • Liegt vor oder nach einem Gültigkeitsdatum.
    • Nach einem Initiierungsdatum.
    • Nach einem Zuweisungsdatum.
    • Keine der Optionen.
    Workday berechnet das Vergleichsdatum als Tag 0 und addiert oder subtrahiert diesen Tag entsprechend den von Ihnen ausgewählten Optionen. Beispiel: Sie richten eine Aufgaben-Alert-Benachrichtigung für 3 Tage vor dem Fälligkeitsdatum am 15. April ein. Das Datum der Alert-Benachrichtigung ist der 11. April, da der 15. April der Tag 0 ist und die Zählung am 14. April beginnt.
    Alert-Regeln
    Sie können eine Bedingungsregel auswählen, um zusätzliche Kontrolle darüber zu erhalten, wann Workday die Alert-Benachrichtigung sendet.
    Standardtext verwenden
    Wenn Sie dieses Kontrollkästchen deaktivieren, können Sie einen benutzerdefinierten Betreff und Nachrichtentext für die Alert-E-Mail schreiben.
    Zusätzliche Sicherheitsgruppen, die benachrichtigt werden sollen
    Wenn Sie Sicherheitsgruppen auswählen, sendet Workday eine separate E-Mail an die Mitglieder dieser Gruppen. Beispiel: Benachrichtigen Sie einen HR Partner oder Manager, wenn Workday eine Alert-Benachrichtigung an einen Mitarbeiter sendet.
    Gesendete Nachrichten verfolgen
    Wenn Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, speichert Workday einen Datensatz der Alert-Benachrichtigung, den Sie auf dem Register
    Nachrichten
     des Berichts
    Benachrichtigungen zu Hintergrundprozess anzeigen
     anzeigen können. Workday empfiehlt, diese Option sparsam zu verwenden, um die Datengenerierung zu reduzieren.
  4. Bei der Bearbeitung des Registers
    „Zeitplan“
     sind folgende Informationen zu beachten:
    Option
    Beschreibung
    Abhängigkeit
    Wird nur angezeigt, wenn Sie in der Werteliste
    Laufintervall
    die Option Mit Abhängigkeit
     wählen. Wählen Sie einen aktiven Alert aus, von dem dieser Benachrichtigungszeitplan abhängig ist. Der Zeitplan oder das Intervall der Alert-Benachrichtigung hängt von dem Alert ab, den Sie in dieser Werteliste
    Abhängigkeit
     auswählen. Beispiel: Sie möchten Alert-Benachrichtigungen für Entgeltabrechnungsaufgaben planen, die von den Geschäftsprozessen
    Einstellung
     und
    Austritt
     abhängig sind.
    Triggern bei Status
    Wird nur angezeigt, wenn Sie in der Werteliste
    Laufintervall
    die Option Mit Abhängigkeit
     wählen.
    Wählen Sie den Status der Abhängigkeit aus, der die Veröffentlichung der Alert-Benachrichtigung triggert, z. B. wann die Abhängigkeit abgeschlossen wurde oder fehlgeschlagen ist.
    Nachholverhalten
    Wird nur angezeigt, wenn Sie
    Benutzerdefinierte Wiederholung
     in der Werteliste
    Laufintervall
     wählen.
    Sie können auswählen, ob die Benachrichtigung erneut gesendet werden soll, nachdem Ihr Mandant aufgrund von Wartungsarbeiten vom Netz getrennt wurde. Wenn Sie Folgendes auswählen:
    • Keine
      : Workday sendet die Benachrichtigung außerhalb des aktuellen Zeitplans nicht erneut.
    • Einmalig ausführen
      , sendet Workday die Benachrichtigung einmal erneut, um den verpassten Zeitplan nachzuholen.
    Benutzerdefinierte Startzeit
    Wird nur angezeigt, wenn Sie
    Benutzerdefinierte Wiederholung
     in der Werteliste
    Laufintervall
     wählen.
    Sie können die Tageszeit auswählen, zu der die Alert-Benachrichtigung gesendet werden soll.
Wenn der Adressat keine E-Mail-Adresse hat, erhalten Sie eine E-Mail mit dem Hinweis, dass der Benachrichtigungsprozess mit Fehlern abgeschlossen wurde.