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Administrator Guide
Zuletzt aktualisiert: 2025-10-31
Benutzerdefinierte Benachrichtigungen erstellen

Benutzerdefinierte Benachrichtigungen erstellen

Wählen Sie eine Sprache und ein Gebietsschema für Ihren Mandanten aus.
Sicherheit: Folgende Domänen im funktionalen Bereich „System“:
  • Business Process Administration
  • Manage: Business Process Definitions
Sie können benutzerdefinierte Benachrichtigungen erstellen, die bei einem bestimmten Geschäftsprozessschritt oder bei einem bestimmten Status des Geschäftsprozesses als Ganzes ausgelöst werden. Sie können auch das Senden einer Benachrichtigung verzögern.
Für jede Geschäftsprozessdefinition können Sie für benutzerdefinierte Geschäftsprozessbenachrichtigungen so konfigurieren, dass in der Benachrichtigung eine andere „Von“-E-Mail-Adresse verwendet wird.
Für Auditberichte können Sie Instanzen von Geschäftsprozessen taggen. Mit diesem Prozess können Sie Änderungen an der Geschäftsprozesskonfiguration in Ihrem Mandanten verfolgen und in Berichten auswerten. Beispiel: Erstellen Sie benutzerdefinierte Benachrichtigungen für eine Geschäftsprozessdefinition. Im
Audit-Trail-Bericht (
) zeigt Workday möglicherweise mehr als einen Audit-Trail-Eintrag an, wenn Sie eine benutzerdefinierte Benachrichtigung hinzufügen, bearbeiten oder entfernen.
Die maximale Größe einer E-Mail-Benachrichtigung beträgt 20 MB. Wenn Sie diese Größe überschreiten, wird die Benachrichtigung nicht verarbeitet und es wird keine Fehlermeldung angezeigt.
  1. In den möglichen Aktionen für eine Geschäftsprozessdefinition wählen Sie
    GeschäftsprozessBenachrichtigung
    hinzufügen aus
    .
  2. Bei der Bearbeitung der Aufgabe sind folgende Informationen zu beachten:
    Option Bezeichnung
    E-Mail-Vorlage überschreiben
    Sie können jeder benutzerdefinierten Benachrichtigung nur eine E-Mail-Vorlage zuordnen. Verwenden Sie die Aufgabe
    "E-Mail-Vorlagen verwalten"
     , um festzulegen, welche E-Mail-Vorlage die
    Standardvorgabe
     ist und welche Vorlagen
    aktiv
    sind.
    Wenn Sie den Notification Designer verwenden, können Sie eine Benachrichtigungsvorlage erstellen und für die Benachrichtigungskategorie
    Benutzerdefinierter Geschäftsprozess
     aktivieren. Anschließend können Sie die Benachrichtigungsvorlage in der
    Werteliste E-Mail-Vorlage überschreiben
     auswählen. Benutzerdefinierte Benachrichtigungen werden mit der ausgewählten Notification Designer-Vorlage gesendet.
    Keinen Link für Benachrichtigungsdetails einschließen
    Wählen Sie diese Option aus, wenn die Benachrichtigungsempfänger keine Workday-Konten haben. Wenn Sie eine SMS-Benachrichtigung konfigurieren, fügt Workday den
    Link für Benachrichtigungsdetails
     nicht in die SMS-Nachricht ein, unabhängig davon, ob Sie das Kontrollkästchen aktivieren.
    Trigger
    Geben Sie an, ob die Benachrichtigung durch den Status des Geschäftsprozesses als Ganzes getriggert wird oder wann der Geschäftsprozess in den von Ihnen angegebenen Schritt eintritt oder ihn beendet.
    Nur für Recruiting-Geschäftsprozesse können Sie Benachrichtigungen konfigurieren, die basierend auf Ausschlussgründen ausgelöst werden, wenn Sie
    Nach Ausschluss
     und einen Grund auswählen. Beispiel: Ein Recruiter lehnt die Bewerbung eines Kandidaten ab. Eine benutzerdefinierte Benachrichtigung wird mit dem Ausschlussgrund an den Kandidaten gesendet.
    Wenn ein Schritt mit einer benutzerdefinierten Benachrichtigung konfiguriert ist und ein Benutzer den Schritt überspringt, ohne ihn abzuschließen, sendet Workday die Benachrichtigung und zeigt sie auf der Seite
    Benachrichtigungen
     an.
    Wenn es einen Unterprozess mit einer benutzerdefinierten Benachrichtigung gibt, die beim Beenden des
    Initiierungsschritts
     des Unterprozesses konfiguriert wird, wird die benutzerdefinierte Benachrichtigung erst nach Abschluss des Unterprozesses getriggert. Workday empfiehlt, die Benachrichtigung im Eingabeschritt des nächsten Schritts im Unterprozess zu konfigurieren.
    Wenn eine Geschäftsprozessdefinition einen Schritt mit geteilter Teilnahme enthält, können Sie mit
    Bei Schritt mit geteilter Teilnahme
    einen Benachrichtigungstrigger angeben. Wenn Sie diese Option auswählen, müssen Sie auch den
    Trigger bei Teilnehmerstatus
     für die Benachrichtigung auswählen.
    Routing-Modifikatoren werden in benutzerdefinierten Benachrichtigungen nicht berücksichtigt. Systembenachrichtigungen berücksichtigen jedoch das Routing auf Positionsebene.
    Bedingungen und Regeln
    Benachrichtigungs-Trigger umfassen die Trigger-Spezifikation sowie die von Ihnen angegebenen Regeln und Bedingungen. Beide Trigger müssen erfüllt sein, bevor Workday die Benachrichtigung sendet.
    Benachrichtigung verzögern
    Sie können das Senden einer benutzerdefinierten Benachrichtigung an Empfänger verzögern. Konfigurieren Sie im Abschnitt
    Benachrichtigung verzögern
     , worauf die Verzögerung basieren soll und wie lange gewartet werden soll, bevor die Benachrichtigung gesendet wird.
    Sie können eine Verzögerung basierend auf Folgendem konfigurieren:
    • Trigger-Moment
       Den Moment, in dem der Benachrichtigungs-Trigger ausgelöst wird. (Dieses ist im Abschnitt
      „Trigger“
       ausgewählt.) Beispiel:
      Bei Beendigung
       von Schritt
      c
      wird eine Benachrichtigung gesendet.
    • Feld. Ein Berichtsfeld. Beispiel: Angebotsdatum.
    Wählen Sie im Abschnitt
    Verzögerung
     von die Zeit für die Verzögerung in der Werteliste
    Berechnetes Datum
     . Eine Verzögerung von einem Tag tritt um Mitternacht des nächsten Tages ein.
    Wenn Sie keine Option aus der Werteliste
    Berechnetes Datum
     auswählen, tritt keine Benachrichtigungsverzögerung auf.
    Wenn Sie die Benachrichtigungsverzögerung auf einem Berichtsfeld basieren und dieses Feld leer ist, evaluiert Workday die Verzögerung und sendet die Benachrichtigung basierend auf dem aktuellen Datum. Beispiel: Sie konfigurieren eine benutzerdefinierte Benachrichtigung so, dass sie basierend auf einem Einstellungsdatum um 2 Tage verzögert wird. Workday triggert die Benachrichtigung am Montag, aber es gibt kein Einstellungsdatum. Daher wird die Benachrichtigung am Mittwoch gesendet.
    Wiederholen für
    Wählen Sie eine zugehörige Instanz aus, für die Sie separate Benachrichtigungen generieren möchten. In den Abschnitten
    E-Mail-Nachrichteninhalt
     und
    SMS-Nachrichteninhalt
     können Sie Text und Inhalt aus externen Feldern in die Benachrichtigung aufnehmen. Da es bei benutzerdefinierten Benachrichtigungen standardmäßig um das Ereignis geht, können Sie mit dem Feld
    Wiederholen
     für den Kontext externer Felder ändern, die in der Benachrichtigung konfiguriert sind, indem Sie das Ereignis verwenden und zugehörige Instanzen abrufen. Wenn Sie das Feld
    Wiederholen für
     nicht konfigurieren, bleibt der Kontext der externen Felder das Ereignis. Wenn Sie das Feld
    Wiederholen für
     konfigurieren und es eine Reihe von Instanzen für das externe Feld gibt, generiert Workday separate benutzerdefinierte Benachrichtigungen für jede Instanz dieses externen Felds.
    Beispiel: Sie wählen
    Abgeschlossene Workflow-Schritte
    im Feld Wiederholen
     für. Dadurch wird das Ereignis ausgeführt und es können mehrere Workflow-Schritte zurückgegeben werden. Workday generiert für jeden zurückgegebenen Schritt eine Benachrichtigung bzw. keine Benachrichtigung, wenn es keine zurückgegebenen Schritte gibt.
    Empfänger
    Wählen Sie aus, wer die Benachrichtigung zum benutzerdefinierten Geschäftsprozess erhält, indem Sie eine der folgenden Wertelisten konfigurieren:
    • Empfänger
      : Wählen Sie ein Berichtsfeld aus, dem die Empfänger zugeordnet sind. Wenn wir Benachrichtigungen senden und das Berichtsfeld nicht gültig ist, wird anstelle des Berichtsfeldwerts in der Benachrichtigung
      „nicht verfügbar“
       angezeigt. Beispiel: Der Empfänger hat keinen Sicherheitszugriff.
    • Gruppen
      : Wählen Sie die Sicherheitsrolle für das Ereignis aus.
    E-Mail-Option
    Sie können die Aufgabe
    Massenaktualisierung von E-Mail-Adressoptionen in Benachrichtigungen
     verwenden, um die
    E-Mail-Option
     für alle benutzerdefinierten Benachrichtigungen zu ändern, die für Geschäftsprozessarten definiert sind.
    Workday bietet 6 Optionen:
    • Standard
      : Wenn die Benachrichtigung auf Mitarbeiter basiert, verwendet Workday die geschäftliche E-Mail-Adresse des Mitarbeiters, falls verfügbar. Wenn keine geschäftliche E-Mail-Adresse konfiguriert ist, verwendet Workday die private E-Mail-Adresse des Mitarbeiters. Wenn die Benachrichtigung geschäftlich ist, verwendet Workday die geschäftliche E-Mail-Adresse.
    • Erst Bildungseinrichtung, dann Standard
       (nur für Geschäftsprozesse für Studenten verfügbar): Workday verwendet die E-Mail-Adresse der Bildungseinrichtung für den Empfänger. Wenn keine E-Mail-Adressen für Bildungseinrichtungen konfiguriert sind, verwendet Workday die Option
      Standardbenachrichtigung
       .
    • Erst Geschäftlich, dann Privat
      : Workday verwendet die geschäftliche E-Mail-Adresse des Empfängers, falls verfügbar. Wenn keine geschäftliche E-Mail-Adresse konfiguriert ist, verwendet Workday die private E-Mail-Adresse des Empfängers.
    • Nur privat
      : Workday verwendet die private E-Mail-Adresse des Empfängers.
    • Nur Bildungseinrichtung
       (nur für Geschäftsprozesse für Studenten verfügbar): Workday verwendet die E-Mail-Adresse der Bildungseinrichtung als Empfänger.
    • Nur geschäftlich
      : Workday verwendet die geschäftliche E-Mail-Adresse des Empfängers.
    Workday sendet keine benutzerdefinierten Benachrichtigungen zu Geschäftsprozessen an deaktivierte Konten. Beispiel: Ein ausgeschiedener Benutzer.
    Workday empfiehlt, die Option
    Nur geschäftlich
     auszuwählen, um zu vermeiden, dass E-Mails an private E-Mail-Adressen gesendet werden.
    E-Mail-Adressen
    Workday sendet die Benachrichtigung an die von Ihnen eingegebenen E-Mail-Adressen. Sie können mit der Aufgabe
    Mandanten-Setup bearbeiten - Benachrichtigungen
     die Konfiguration für E-Mail-Benachrichtigungen für benutzerdefinierte Geschäftsprozesse prüfen.
  3. (Optional) Konfigurieren Sie die E-Mail-Einstellungen für die Benachrichtigung im Abschnitt
    E-Mail-Einstellungen überschreiben
     .
    • Werteliste
      E-Mail-Konfiguration
       : Wählen Sie eine Überschreibung der Kunden-SMTP-Konfiguration für die benutzerdefinierte Benachrichtigung zum Geschäftsprozess aus. Workday zeigt die
      Von-Adresse an
       , die Sie dort als die Von-E-Mail-Adresse in der Benachrichtigung angeben. Workday zeigt die verfügbare Konfiguration von Customer SMTP in Ihrem Mandanten als Optionen in der Werteliste
      E-Mail-Konfiguration
       an. Wenn Sie keine andere Konfiguration des Kunden-SMTP in Ihrem Mandanten haben, zeigt Workday keine Werte in der Werteliste
      E-Mail-Konfiguration
       an. Wenn Sie keine Überschreibung für die E-Mail-Konfiguration auswählen, zeigt Workday die
      Von-Adresse
       an, die Sie in der Aufgabe Mandanten-Setup bearbeiten - Benachrichtigungen in der Aufgabe
      Mandanten-Setup bearbeiten - Benachrichtigungen
       angeben, als die Von-E-Mail-Adresse. Sie können die Aufgabe
      E-Mail-Konfiguration erstellen
       öffnen, um eine andere Kunden-SMTP-Konfiguration zu erstellen, die für eine benutzerdefinierte Benachrichtigung zu Geschäftsprozessen verwendet werden soll.
      Workday verwendet die Standard-SMTP-E-Mail-Konfiguration in der Aufgabe
      Mandanten-Setup bearbeiten - Benachrichtigungen
       , wenn die
      Von-Adresse
       in der Überschreibung für die Konfiguration des Kunden-SMTP fehlschlägt. Beispiel: Die E-Mail-Adresse ist falsch geschrieben.
    • Feld
      Antwort-an-E-Mail-Adresse
       : Geben Sie eine E-Mail-Adresse ein, an die der Empfänger antwortet. Workday sendet die Antwort an diese E-Mail-Adresse, wenn Benutzer auf eine Benachrichtigung antworten. Diese Adresse überschreibt die E-Mail-Adresse
      bei "Antworten an
       " in der SMTP-Konfiguration für Benachrichtigungen.
  4. (Optional) Konfigurieren Sie den Betreff und den Text der E-Mail im Abschnitt
    E-Mail-Nachrichteninhalt
     . In den Grids
    „Betreff“
     und
    „Text“
     können Sie folgende Optionen auswählen:
    • Text
      : Geben Sie Inhalt für die Betreffzeile oder den E-Mail-Text ein.
    • Externes Feld
      : Wählen Sie ein Berichtsfeld aus, das für den Betreff oder den Text der E-Mail verwendet werden soll. Ähnlich wie beim Erstellen eines Berichts können Sie Berichtsfelder in einer E-Mail verwenden, die bestimmte Informationen oder Daten für den Geschäftsprozess zurückgibt und die für den Empfänger spezifisch sind.
    In den Grids
    Betreff
     und
    Text
     können Sie eine Kombination aus Text- und Berichtsfeldern verwenden, um Ihre E-Mail-Benachrichtigung zu erstellen. Beispiel: Sie möchten nur dann eine E-Mail-Benachrichtigung an eine Person senden, wenn ihr Urlaubsantrag den Status
    Abgelehnt
     hat. Im Geschäftsprozess
    Urlaub beantragen
     konfigurieren Sie den
    E-Mail-Nachrichteninhalt
    . Fügen Sie im Grid
    Betreff
     Folgendes hinzu:
    • Zeile 1:
      Text
       und geben Sie
      Ihre
      ein.
    • Zeile 2:
      Externes Feld
       und das
      Berichtsfeld Geschäftsprozessart
       .
    • Zeile 3:
      Text
       und Geben Sie ""
      ein
      .
    • Zeile 4:
      Externes Feld
       und Berichtsfeld
      Status
       .
    Wählen Sie im Grid
    Text
    die Option Text
     und geben Sie
    Wenden Sie sich an Ihren Manager an
    .
    Wenn der Empfänger die benutzerdefinierte Benachrichtigung erhält, zeigt Workday die E-Mail an:
    • Betreff als:
      Ihr Urlaubsantrag wurde abgelehnt.
    • Text als:
      Wenden Sie sich an Ihren Manager.
    Sie können den Bericht
    Berichtsfelder
     öffnen, um Details zu einem Berichtsfeld anzuzeigen, z. B.:
    • Name des Geschäftsobjekts
    • Feldbeschreibung
    • Feldart.
  5. (Optional) Konfigurieren Sie SMS-Nachrichteninhalte, um benutzerdefinierte Benachrichtigungen zu Geschäftsprozessen über den Übermittlungskanal Workday Messaging zu senden.
    Abhängig von der Abonnementvereinbarung Ihrer Organisation müssen Sie möglicherweise zusätzliche Schritte ausführen, um dieses Feature zu aktivieren. Weitere Informationen finden Sie in diesem Community- Artikel.
    Wenn Sie eine Geschäftsprozessdefinition kopieren, die über eine Konfiguration für SMS-Nachrichteninhalte verfügt, kopiert Workday auch die Konfiguration der SMS-Nachrichten.
  6. (Optional) Fügen Sie der Benachrichtigung Anhänge hinzu.
    Sie können E-Mail-Anhänge nur in folgenden Fällen hinzufügen:
    • Sie wählen
      Anhänge innerhalb von E-Mails zulassen
      in der Geschäftsprozess-Sicherheitsrichtlinie.
    • E-Mail-Anhänge sind für den Mandanten aktiviert.
    Workday scannt E-Mail-Anhänge nicht auf Viren.
  7. (Optional) Klicken Sie auf
    Vorschau,
     um ein Beispiel der konfigurierten Benachrichtigung an Ihre Aufgaben zu senden.
    Die Beispielbenachrichtigung enthält Feldnamen, keine Werte. Workday sendet diese Benachrichtigung mithilfe der Routing-Regel für die Benachrichtigungsart
    Allgemeine Benachrichtigungen zu Geschäftsprozess
     , die Sie im Abschnitt
    Geschäftsprozess
     der Aufgabe
    Mandanten-Setup bearbeiten - Benachrichtigungen
     konfigurieren.
Wenn Sie eine Schrittart
Genehmigungskette
 verwenden und
Manager
 als
Sicherheitsgruppe
 für diesen Schritt auswählen, können Sie auch eine benutzerdefinierte Benachrichtigung für den Schritt erstellen. Workday empfiehlt,
Wartet
 auf als
Empfänger
 in der Benachrichtigungsdefinition auszuwählen. Wenn Sie
Manager
 als
Empfänger
auswählen, wird für jede Ebene der Genehmigungskette eine Benachrichtigung an den Manager eines Mitarbeiters gesendet. Wenn Sie
Personen mit wartender Person
 anstelle von
Manager
auswählen, erzwingen Sie, dass die Benachrichtigung in der Genehmigungskette nach oben verschoben wird.
Optional können Sie mit der Aufgabe
Inhalt von Systembenachrichtigungen zu Geschäftsprozessen konfigurieren
 den Betreff und die erste Zeile von Systembenachrichtigungen anpassen, die aus Geschäftsprozessen generiert werden. Sie können Benachrichtigungen, die aus einer "Zurücksenden"-Aktion resultieren, anders konfigurieren.
Um System- oder benutzerdefinierte Benachrichtigungen zu deaktivieren, öffnen Sie das Register
Benachrichtigungen
 in der Geschäftsprozessdefinition und klicken Sie auf:
  • Systembenachrichtigungen verwalten
    . Sie können Systembenachrichtigungen für Schritte in Unterprozessen deaktivieren, indem Sie die zugehörige Systembenachrichtigung für den Initiierungsschritt des Unterprozesses deaktivieren. Wenn Sie das Kontrollkästchen
    Deaktiviert
     aktivieren, sendet Workday die Benachrichtigung nicht über konfigurierte Benachrichtigungskanäle wie E-Mail. Die Benachrichtigung für die Aufgabe wird jedoch weiterhin generiert und an Workday My Tasks gesendet. Beispiel: Sie deaktivieren die Systembenachrichtigung für einen Schritt
    Genehmigung
     . Workday sendet keine E-Mail an den Genehmiger, aber der Genehmiger erhält die Aufgabe in seinen "Meine Aufgaben", die abgeschlossen werden muss.
  • Benutzerdefinierte Benachrichtigungen verwalten
    . Wenn Sie das Kontrollkästchen
    Deaktiviert
     aktivieren, sendet Workday die benutzerdefinierte Benachrichtigung nicht über konfigurierte Kanäle wie E-Mail oder SMS. Die Benachrichtigung wird auch nicht für das Läutensymbol angezeigt.
Um eine benutzerdefinierte Benachrichtigung auf dem Register
Benachrichtigungen
 einer Geschäftsprozessdefinition zu bearbeiten, wählen Sie
Geschäftsprozess
Benachrichtigung bearbeiten
 in den möglichen Aktionen für die benutzerdefinierte Benachrichtigung.