Konzept: Periodenkalender für Zeiterfassung
Was ist ein Zeitperiodenkalender?
Der Zeitperiodenkalender bestimmt in Kombination mit dem Zeitplan für die Abrechnungsperiode, wann Mitarbeiter eine Vergütung für die geleistete Arbeitszeit erhalten. Er definiert Folgendes:
- Die Daten, die für die Zeiteingabe geöffnet sind.Sie können Sperrdaten festlegen, um zu verhindern, dass Mitarbeiter während der Verarbeitung der Entgeltabrechnung Zeit eingeben.
- Welche Zeiteingaben (Datumsangaben) für eine Abrechnungsperiode geladen werden sollen.
Um die Zeit einzugeben, muss einem Mitarbeiter ein Zeitperiodenkalender zugewiesen sein.
Zeitperiodenkalender bestimmen nicht das Start- und Enddatum der Arbeitswoche eines Mitarbeiters. Standardmäßig beginnt die Arbeitswoche am Sonntag, es sei denn, im Arbeitszeitplan des Mitarbeiters ist ein anderes Startdatum angegeben.
Start- und Enddatum des Zeitraums müssen nicht mit dem Start- und Enddatum der Abrechnungsperiode übereinstimmen. Darüber hinaus können Sie mehrere Zeitperioden mit einer einzelnen Abrechnungsperiode mappen. Beispiel: Sie können mehrere wöchentliche Zeitperioden mit einer halbmonatlichen Abrechnungsperiode mappen.
Überlegungen zum Definieren von Periodenkalendern
Wie Sie Periodenkalender konfigurieren, hängt von Ihren Entgeltabrechnungspraktiken ab:
- Zeitperiode und Abrechnungsperiode stimmen überein.
- Wenn Sie Mitarbeiter für gearbeitete Zeit bezahlen, deren Datum von der Abrechnungsperiode abgedeckt ist, können Workday Payroll und Time Tracking denselben Periodenkalender verwenden. Dieses Szenario kann verwendet werden, um alle nachträglich gezahlten Zeiten zu zahlen, bei denen die Mitarbeiter mehrere Tage nach ihrer Tätigkeit bezahlt werden.Szenario:
- Die Abrechnungsperiode ist 01.01.2019 bis 14.01.2019.
- Das Zahlungsdatum ist 21.01.2019.
- Wenn Sie die Entgeltabrechnung vom 01.01.2019 bis zum 14.01.2019 ausführen, müssen Sie die gearbeitete Zeit für denselben Datumsbereich zahlen.
Lösung: Erstellen Sie einen Periodenkalender mit einerVerwendungvonEntgeltabrechnungundZeiterfassung.Als Best Practice empfiehlt sich Folgendes: Wenn wöchentliche Zeitperioden mit wöchentlichen Abrechnungsperioden übereinstimmen, erstellen Sie einen gemeinsamen Periodenkalender, der auch mit dem Arbeitszeitplan übereinstimmt. - Zeitperiode und Abrechnungsperiode stimmen nicht überein.
- Verwenden Sie diese Methode, wenn reguläre Zeit über die Entgeltabrechnung gezahlt wird und nicht reguläre Zeit mit Verzögerung aus der Zeiterfassung ermittelt wird. Sie können diese Methode verwenden, um reguläre und nicht reguläre Arbeitszeiten nachträglich zu zahlen.Wenn Sie Zeit mit einer Verzögerung zahlen, muss der für die Entgeltabrechnung zuständige Administrator die AufgabeBerechnung der Entgeltrückrechnung ausführenverwenden, bevor die Entgeltabrechnung in jeder Periode ausgeführt wird. Dadurch kann Workday Payroll Zeit für Tage außerhalb der aktuellen Abrechnungsperiode zahlen.Szenario:
- Die Abrechnungsperiode ist 16.11.2019 bis 30.11.2019.
- Das Zahlungsdatum ist 30.11.2019.
- Wenn Sie die Entgeltabrechnung für diese Periode ausführen, müssen Sie die gearbeitete Zeit vom 11.11.2019 bis zum 24.11.2019 (Zeitraum von 2 Wochen) bezahlen.
- Sie müssen wöchentliche Zeitperioden definieren, sodass Sie Zeitperioden am Ende jeder Woche sperren können, um die Zeiteingabe besser zu erzwingen.
Lösung:- Erstellen Sie einen Abrechnungsperiodenkalender mit derVerwendungEntgeltabrechnung.
- Erstellen Sie einen separaten Zeitperiodenkalender mit derVerwendungZeiterfassung.
- Verknüpfen Sie die Periodenkalender, indem Sie folgende Mappings erstellen:
- Sie mappen den Zeitperiodenkalender mit einem Abrechnungszeitraum.
- Sie mappen jede Zeitperiode mit der entsprechenden Abrechnungsperiode.Beispiel: Mappen Sie die Abrechnungsperioden 11.11.2019 bis 17.11.2019 und 18.11.2019 bis 24.11.2019 mit der Abrechnungsperiode 16.11.2019 bis 30.11.2019.
Wie werden Periodenkalender Mitarbeitern zugewiesen?
- Weisen Sie Mitarbeitern Zeitperiodenkalender zu, indem Sie Mitarbeiterselektionsregeln auswählen, wenn Sie Zeitperiodenkalender definieren.
- Weisen Sie Mitarbeitern Abrechnungsperiodenkalender zu, indem Sie Periodenkalender mit Abrechnungsgruppen verknüpfen.