Einstellungen für Formular I-9 verwalten
Sicherheit: Domäne
Set Up: Tenant Setup - HCM
im funktionalen Bereich „System“.Konfigurieren Sie, wie das elektronische Formular I-9 in Ihrem Workday-Mandanten angezeigt wird.
- Öffnen Sie die AufgabeEinstellungen für Formular I-9 verwalten.
- Bei der Bearbeitung der Aufgabe sind folgende Informationen zu beachten:
Option Bezeichnung Standard-HR-Mitarbeiterdaten in Abschnitt 1 von Formular I-9Füllt automatisch folgende Felder für Kontaktdaten und persönliche Daten in Abschnitt 1 aus, wenn die Daten im HR-Datensatz des Mitarbeiters in Workday vorhanden sind:- Name
- Adresse
- Geburtsdatum
- SSN
- Telefonnummer
- E-Mail-Adresse
Standarddaten aus Name und Titel des HR-Arbeitgebers in Formular I-9Füllt automatisch folgende Arbeitgeberfelder in den Abschnitten 2 und 3 aus, wenn die Daten im HR-Datensatz des Mitarbeiters in Workday vorhanden sind:- Abschnitt 2: Vorname, Nachname und Funktionsbezeichnung des Arbeitgebers oder Berechtigers.
- Abschnitt 3: Name des Arbeitgebers oder Berechtigers.
Überschreiben Sie das Geburtsdatum und die Sozialversicherungsnummer des Mitarbeiters mit Daten aus Formular I-9Füllt automatisch das Geburtsdatum und die Sozialversicherungsnummer aus dem EreignisFormular I-9ausfüllen im Profil eines Mitarbeiters aus.Beurteilen Sie die Auswirkungen der Aktivierung dieses Kontrollkästchens. Workday aktualisiert die Werte für die Sozialversicherungsnummer und das Geburtsdatum des Mitarbeiters automatisch, ohne Benachrichtigungen oder ohne Bestätigung.Elektronisches Formular I-9 - Abschnitt 2 - Unternehmensname und AdresseWenn Sie eine Option aus der Werteliste Standard fürUnternehmen und Adresseauswählen, füllt Workday diese Informationen automatisch in Abschnitt 2 aus.Wenn Sie Werte im GridUnternehmensnamen und Adresse auswählen aus Listekonfigurieren und eine Standardvorgabe auswählen, lädt Workday diese Informationen automatisch in Abschnitt 2.Remote-Formular I-9 - Abschnitt 2 - Unternehmensname und AdresseWenn Sie diesen Abschnitt nicht konfigurieren, füllt Workday automatisch die Unternehmensadresse des autorisierten Mitarbeiters in Abschnitt 2 aus.Bei Remote-Formularen I-9 bezieht sich der autorisierte Mitarbeiter auf den Benutzer oder die Rolle, die Sie im SchrittRemote-Formular I-9 verwaltenimGeschäftsprozess Formular I-9 ausfüllen konfiguriert haben.Formular I-9 - Interne AuditdatenSchließen Sie die FelderGrund für internen AuditundAbschlussdes internen Audits ein. Sie können diese Felder optional anzeigen, ausblenden oder als erforderlich festlegen.Zuweisung von Formular I-9 verwaltenErstellen Sie Gründe für die Zuweisung oder Nichtzuweisung eines Formulars I-9 zu einem Mitarbeiter, der bereits über eines in Workday verfügt.Prozess für Remote-Formular I-9 verwaltenWählen SieHR-Rollen aus und wählen Sieeinen autorisierten Mitarbeiter aus, damit HR-Rollen einen externen autorisierten Mitarbeiter bestimmen können, der Abschnitt 2 des Formulars I-9 ausfüllen kann.Standardmäßig können Mitarbeiter in Workday automatisch ihren eigenen externen autorisierten Mitarbeiter bestimmen.Beziehungen zu autorisierten Mitarbeitern für Remote-MitarbeiterKonfigurieren Sie Optionen, die Mitarbeiter als autorisierte Stellvertreter zum Ausfüllen von Formular I-9 auswählen können.Bestätigungstext für Remote-Formular I-9Erstellen Sie einen benutzerdefinierten Bestätigungstext, den ein autorisierter Mitarbeiter bestätigen muss, bevor er Abschnitt 2 des Formulars I-9 ausfüllen kann.Anweisungen zu Anhängen von Remote-Formular I-9Erstellen Sie benutzerdefinierte Anweisungen, die angezeigt werden, wenn ein berechtiger Mitarbeiter Dokumente an Abschnitt 2 des Formulars I-9 anhängen soll.Text für E-Mail-Benachrichtigung für Remote-Formular I-9Erstellen Sie benutzerdefinierten Text, der in der E-Mail angezeigt wird, die zum Ausfüllen von Abschnitt 2 des Formulars I-9 an einen autorisierten Mitarbeiter gesendet wird.Gründe für doppelte Fälle bei E-Verify verwaltenErstellen Sie Gründe für die Übermittlung von doppelten Fällen bei E-Verify.Dieses Feld ist nur für Kunden verfügbar, die E-Verify v30 aktiviert haben.Standard-Überfälliggrund für Formular I-9Konfigurieren Sie den Überfälligen Grund, der automatisch in die IntegrationsvorlageE-Verify - Employment Verificationgeladen wird, wenn Sie eine Massenübermittlung von Formularen I-9 an E-Verify durchführen.Erweitertes Routing für Geschäftsprozess "Formular I-9 revidieren"Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Felder fürerweitertes Routing beim Aktualisieren von Eingängen aus Formular I-9 erfassen,um die FelderOrganisationundUnternehmenzur Aufgabe Eingänge von Formular I-9 aktualisieren hinzuzufügen.Konfigurieren Sie diese Felder im GeschäftsprozessFormular I-9 ändern, um ein Formular I-9 korrekt an E-Verify weiterzuleiten. Wenn Sie zwei oder mehrE-Verify-Integrationen haben, können Sie mit dem Kontrollkästchen Formular I-9-Daten an die richtigeE-Verify-Integration senden.Anhangoptionen für Formular I-9Sie können die Formulare I-9 und Anhänge drucken. Wählen Sie:- Vor dem Drucken von Anhängen für Formular I-9 fragen
- Immer Anhänge für Formular I-9 drucken. Mit dieser Option können Sie auch Anhänge drucken, indem Sie auf das Drucksymbol klicken, während Sie das Formular I-9 eines Mitarbeiters anzeigen.
Sie können maximal 100 Dokumente des Formulars I-9 gleichzeitig drucken.Formular I-9 - Sprachoptionen in RegisteredGibt an, wie das elektronische Formular I-9 für Mitarbeiter in Registered angezeigt wird.Workday zeigt das Formular I-9 in der von Ihnen ausgewählten Sprache an, unabhängig von den Präferenzen des Mitarbeiters.Die Abschnitte 2 und 3, der BerichtView Form I-9 for Workerund die AufgabePrint Form I-9werden auch in der von Ihnen ausgewählten Sprache angezeigt.Wenn Sie es Mitarbeitern ermöglichen, ihre Sprache für das Formular I-9 auszuwählen, müssen Sie die Abschnitte 2 und 3 unabhängig von Ihrer Präferenz in der ausgewählten Sprache ausfüllen.