Abwesenheitstabellen erstellen
Lesen Sie die Überlegungen zum Setup von Abwesenheitstabellen.
Konfigurieren Sie Urlaubs-/Abwesenheitspläne und Urlaube. Sie können neue Pläne und Urlaube auch direkt aus der Aufgabe heraus konfigurieren. Für jeden gilt:
- Für jeden Urlaubs-/Abwesenheitsplan definieren Sie dieUrlaubs-/Abwesenheitsplansaldo - Untergrenzeauf dem RegisterBerechnung. Workday verwendet diesen Wert, um zu bestimmen, wann in eine andere Stufe gewechselt werden soll. Sie müssen diese Berechnung nicht für die letzte Stufe festlegen, wenn der verwendete Plan unbezahlten Urlaub umfasst.
- Für jeden Urlaub fügen Sie die ValidierungMaximal zulässiger unbezahlter Urlaubzum AbschnittDateneingabevalidierungenauf dem RegisterValidierungenhinzu. Diese Validierung hilft bei der Berechnung, wann zwischen den Stufen gewechselt werden muss.
Sicherheit: Domäne
Set Up: Time Off (Calculations - Absence Specific)
im funktionalen Bereich „Time Off and Leave“.Sie können eine Abwesenheitstabelle erstellen, um Urlaubsanträge zu verwalten, die sich über mehrere Urlaubs-/Abwesenheitspläne erstrecken. Sie erstellen eine Stufe für jede Kombination aus Urlaubs-/Abwesenheitsplan und Urlaub und weisen jeder Stufe der Tabelle eine Priorität zu. Workday evaluiert Selektionseinstellungen, Validierungen und Salden, um zu bestimmen, welche Stufe für den Urlaubsantrag verwendet werden soll.
Beispiel: Ihr US-amerikanisches Urlaubs- und Abwesenheitspaket beinhaltet einen Urlaubs-/Abwesenheitsplan sowohl für bewegliche Urlaubstage, „Floating Holiday“, als auch für „Vacation“. Die Mitarbeiter müssen ihre Urlaubstage für „Floating Holiday“ vor den Tagen für „Vacation“ nehmen. Als Absence Administrator erstellen Sie eine Abwesenheitstabelle mit 2 Stufen:
- Stufe 1: Urlaubs-/Abwesenheitsplan mit beweglichem Urlaub.
- Stufe 2: Urlaubs-/Abwesenheitsplan für „Vacation“.
- Öffnen Sie die AufgabeAbwesenheitstabelle erstellen.Workday empfiehlt, Workday stets so konfigurieren, dass Abwesenheitsereignisse automatisch identifiziert und korrigiert werden. Daher ist für alle neuen Abwesenheitstabellen, die Sie erstellen, das KontrollkästchenNeuevaluierung aktivierenstandardmäßig aktiviert.Neuevaluierung:Sie können das KontrollkästchenNeuevaluierung aktivierennicht deaktivieren, um die Neuevaluierung der Tabelle zu deaktivieren, wenn die Abwesenheitstabelle verwendet wird und für sie ein genehmigter, zurückgesendeter oder übermittelter Antrag vorliegt. Sie haben jedoch die Möglichkeit, sie zu aktivieren.
- Erfolgt als Reaktion auf den Abschluss von Geschäftsprozessereignissen wieAbwesenheitskalender,Urlaub beantragen,Urlaub korrigierenundZeit erfassenfür neue Urlaubseingaben oder Korrekturen.
- Erfolgt nicht bei der Eingabe oder Änderung von Urlaub, Anspruchsanpassungen oder Überschreibungen.
- (Optional) Aktivieren Sie das KontrollkästchenStelle bei Urlaubsantrag erforderlich, um Eingaben in der Abwesenheitstabelle auf stellenbasierte Urlaubs-/Abwesenheitspläne oder mitarbeiterbasierte Urlaube zu beschränken, die eine Stelle im Antrag erfordern. Workday aktualisiert die Wertelisten in den Stufen für die Abwesenheitstabelle und auf dem RegisterValidierungen, um die Werte einzuschränken, die Sie basierend auf dieser Option auswählen können. Sie können diese Option nur aktivieren oder deren Auswahl aufheben, wenn es keine genehmigten Einträge für die Abwesenheitstabelle gibt.
- Fügen Sie für jeden Urlaubs-/Abwesenheitsplan und jede eindeutige Urlaubskombination eine neue Stufe hinzu.Sie können beliebig viele Stufen erstellen. Je mehr Stufen vorhanden sind, desto mehr müssen verarbeitet werden, was sich auf die Performance auswirken kann.Bei der Bearbeitung jeder Stufe sind folgende Informationen zu beachten:
Option Bezeichnung PrioritätDie alphanumerische Eingabe muss für jede Stufe eindeutig sein.Urlaubs-/AbwesenheitsplanWählen Sie einen vorhandenen Plan aus oder erstellen Sie einen neuen. Für alle Pläne in der Tabelle muss Folgendes zutreffen:- Sie müssen dieselbe Zeiteinheit verwenden.
- Sie verfolgen Salden.
UrlaubeWählen Sie für jede Stufe einen eindeutigen Urlaub aus. Beispiel: Stufe 1 und Stufe 2 können denselben Urlaubs-/Abwesenheitsplan verwenden, der Urlaub selbst muss jedoch für jede Stufe unterschiedlich sein. Workday unterstützt keine unterbrochenen Urlaube.Menge pro Vorgang(Optional) Wird angezeigt, wenn Sie die Menge pro Vorgang für die Stufen der Abwesenheitstabelle in der AufgabeMandanten-Setup bearbeiten - HCMaktivieren.Wählen Sie eine Konstantwertberechnung für einen statischen Wert, oder erstellen Sie eine Berechnung, um der Stufe pro Abwesenheitsereignis eine Anzahl von Urlaubseinheiten zuzuweisen. Beispiel: Erstellen Sie eine bedingte Berechnung, die Urlaubseinheiten basierend auf den Ergebnissen von Wertevergleichsberechnungen zuweist. Sie können die folgenden Instanzwertberechnung verwenden:- Anzahl Abwesenheitsvorgänge, die in aktueller Saldoperiode starten
- Anzahl Abwesenheitsvorgänge, die in vorherigen 12 Monaten starten
- Anzahl Abwesenheitsvorgänge in aktueller Saldoperiode
- Geben Sie auf dem RegisterDetailsan, ob Mitarbeiter Urlaub für die Abwesenheitstabelle im Abwesenheitsmanagement, in der Zeiterfassung oder in beiden eingeben können. Wählen Sie eineEingabeoptionaus:
- Nur über Urlaubsantrag(über die AufgabeAbwesenheit beantragenoderAbwesenheit verwalten).
- Nur über Zeiterfassung(mit den AufgabenZeiterfassung nach Woche,Zeit für Mitarbeiter erfassen(Zeiteingabe für große Datenmengen) oderZeit erfassen(Mikrobearbeitung)).
- Über Zeiterfassung oder Urlaubsantrag
- (Optional) Aktivieren Sie die Kontrollkästchen, die je nach Wert für dieEingabeoptiongelten. Diese Tabelle gibt an, ob Sie jede dieser Optionen für tages- oder stundenbasierte Abwesenheitstabellen auswählen können.KontrollkästchenBeschreibungEingabeoptionTagesbasiertStundenbasiertZeigen Sie Start- und Endzeit anErmöglicht es Mitarbeitern, Start- und Endzeiten für Urlaubsanträge einzugeben.Nur über UrlaubsantragJaJaNur über ZeiterfassungNeinNeinÜber Zeiterfassung oder UrlaubsantragNeinNeinStart- und Endzeit erforderlichDamit es erforderlich ist, dass die Mitarbeiter bei Urlaubsanträgen Start- und Endzeiten eingeben müssen.Nur über UrlaubsantragJaJaNur über ZeiterfassungNeinNeinÜber Zeiterfassung oder UrlaubsantragNeinNeinMenge basierend auf Start- und Endzeit berechnenUm zu verhindern, dass Mitarbeiter die Anzahl der Stunden für die Menge pro Tag überschreiben. Diese Option stellt Folgendes sicher:
- Die pro Tag von Mitarbeitern angeforderte Zeitmenge entspricht der Dauer zwischen Startzeit und Endzeit.
- Workday ignoriert den Standard für Menge pro Tag.
Nur über UrlaubsantragNeinJaNur über ZeiterfassungNeinJaÜber Zeiterfassung oder UrlaubsantragNeinJaStart- und Endzeit aus Zeitplan vorgebenAutomatisches Ausfüllen der FelderStartzeitundEndzeitfür jeden Tag aus dem Zeitplan des Mitarbeiters. Workday verwendet entweder den veröffentlichten Zeitplan des Mitarbeiters aus Workday Scheduling, falls vorhanden, oder den zugewiesenen Arbeitszeitkalender des Mitarbeiters. Ist keines von beidem vorhanden, lässt Workday die Start- und Endzeiten leer.Nur über UrlaubsantragJaJaNur über ZeiterfassungNeinJaÜber Zeiterfassung oder UrlaubsantragNeinJaEndzeit aktivierenErmöglichen Sie es Mitarbeitern, Urlaub einzugeben, der an aufeinanderfolgenden Tagen beginnt und endet. Auf diese Weise kann Workday Urlaubsanträge, die Mitternacht überschreiten, als eine einzige Urlaubseingabe verarbeiten.Nur über UrlaubsantragJaJaNur über ZeiterfassungNeinJaÜber Zeiterfassung oder UrlaubsantragNeinJaSie müssen den Abwesenheitskalender einrichten, um die Start- und Endzeiten für Abwesenheitstabellen zu aktivieren. Siehe Überlegungen zum Setup: Abwesenheitskalender. - Fügen Sie auf dem RegisterValidierungeneine neue Zeile in der Tabelle für jede benötigte Validierung hinzu.Die Werte, die Sie eingeben, müssen mit der Zeiteinheit des Urlaubs-/Abwesenheitsplans auf jeder Stufe der Abwesenheitstabelle kompatibel sein.
Option Bezeichnung Maximum für aufeinanderfolgende TageGeben Sie die maximale Anzahl aufeinanderfolgender Urlaubstage an, die Mitarbeiter beantragen können. Beispiel: Sie geben „3“ ein, um zu verhindern, dass Mitarbeiter mehr als drei aufeinanderfolgende Urlaubstage beantragen.MinimumGeben Sie die minimale Urlaubszeit an, die Mitarbeiter für jede Urlaubseingabe beantragen können. Dies ist nicht die Summe der Urlaubseingaben pro Tag. Beispiel: Wählen Sie einen Konstantwert aus, z. B. 4 oder 0,5 Stunden, oder eine Berechnung, die unterschiedliche Werte für Voll- und Teilzeitmitarbeiter zurückgibt.MaximumGeben Sie die maximale Urlaubszeit an, die Mitarbeiter beantragen können.Beispiel: Wählen Sie einen Konstantwert aus, z. B. 8 Stunden oder 1 Tag, oder eine Berechnung, die unterschiedliche Grenzwerte basierend auf dem Arbeitszeitkalender eines Mitarbeiters, dem Feiertagskalender oder beiden zurückgibt.Sie können Grenzwerte dynamisch basierend auf der Anzahl der Stunden festlegen, für die der Mitarbeiter am Urlaubsdatum arbeiten soll. Beispiel: Montag, Dienstag, Mittwoch und Donnerstag: 8 Stunden; Freitag: 12 Stunden und an Feiertagen: 0 Stunden.Geben Sie an, ob das Maximum für jeweils Folgendes gilt:- Jeden Antrag (Einzelne Urlaubseingaben).
- Alle Urlaubseingaben für dasselbe Datum.
- Anträge für dasselbe Datum für die von Ihnen im FeldValidierungsgruppe für Urlaubausgewählten Urlaube.
SchritteGeben Sie die Schritte für die Eingabe von Urlaub an. Beispiel: Wählen Sie einen Konstantwert aus, z. B. 4 oder 0,5 Stunden, oder eine Berechnung, die unterschiedliche Werte für Voll- und Teilzeitmitarbeiter zurückgibt.Standardvalidierungstext ausblendenAktivieren Sie diese Option, um den Standardvalidierungstext bei der Eingabe eines Urlaubsantrags durch einen Mitarbeiter auszublenden, wenn Sie benutzerdefinierten Text für die Validierung definieren.Workday zeigt die Validierungen aus dem Snapshot mit dem Gültigkeitsdatum des Urlaubs-/Abwesenheitsplans an, wenn der Mitarbeiter seinen Urlaubsantrag eingegeben hat. Aktualisierungen in nachfolgenden Snapshots werden nicht angezeigt.
Mitarbeiter können die Abwesenheitstabelle in ihrem Abwesenheitsantrag auswählen, wenn sie für einen oder mehrere Urlaubs-/Abwesenheitspläne in der Tabelle auswählbar sind.
Im Unternehmen von Alice können Mitarbeiter bis zu 15 Tage Urlaub beantragen. Alice beantragt 10 Tage und wählt die Abwesenheitstabelle
Vacation
. Sie hat folgende Salden:
- Saldo von Stufe 1: 0 Tage.Die ValidierungMaximal zulässiger unbezahlter Urlaubfür den Urlaub der Stufe 1 ist auf 8 Tage festgelegt.
- Saldo von Stufe 2: 10 Tage.
Alice kann die Abwesenheitstabelle auswählen, da sie für beide Urlaubs-/Abwesenheitspläne in der Tabelle auswählbar ist. Workday verwendet 8 Tage aus dem Saldo der Stufe 1, da die Validierung zulässt, dass Alice 8 Tage unbezahlten Urlaub nehmen kann. Workday springt zu Stufe 2 und verwendet hier die letzten 2 Tage.
Prüfen Sie, ob ein Mitarbeiter für Urlaubs-/Abwesenheitspläne, Ansprüche oder Urlaube auswählbar ist.