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Zuletzt aktualisiert: 2023-09-08
Schritte: E-Mail-Belege für Spesen einrichten

Schritte: E-Mail-Belege für Spesen einrichten

Möglicherweise müssen Sie zusätzliche Schritte unternehmen, um dieses Feature basierend auf der Abonnementservicevereinbarung Ihrer Organisation zu aktivieren. Für Ihre Organisation gilt entweder die MSA- oder die universelle Hauptservicevereinbarung (UMSA). So bestimmen Sie die Abonnementservicevereinbarung Ihrer Organisation:
  1. Wählen Sie Ihren Profil-Avatar in der Workday Community aus.
  2. Wählen Sie
    Profil
     aus.
  3. Wählen Sie auf Ihrer Profilseite den Namen Ihrer Organisation aus. Dieser wird unter Ihrem Namen und neben Ihrer Tätigkeitsbezeichnung.
  4. Zeigen Sie den Wert Ihrer
    Vereinbarung für Abonnementservice
     an.
Wenn der Wert:
  • UMSA
     : Das Feature ist automatisch verfügbar. Sie können den Schritt
    "Innovation Services Feature and AI Data Postings for MSA Customers"
     aktivieren. Weitere Informationen zu Machine Learning-Datenbeiträgen finden Sie unter Konzept: Workday AI for Universal Main Subscription Agreement Customers .
  • MSA
     , müssen Sie dieses Feature über Innovation Services aktivieren. Verwenden Sie dazu den Schritt
    "Innovation Services Feature and AI Data Contributions for MSA Customers"
     .
Hinweis: UMSA-Kunden haben keine Innovation Services-Aufgaben und -Berichte in ihren Mandanten, da diese nur für MSA-Kunden gelten. UMSA-Kunden können alle Informationen zu Innovation Services ignorieren.
Sie können es Spesenzahlungsempfängern und ihren Stellvertretern ermöglichen, Spesenbelege per E-Mail als Anhang oder im Text der E-Mail an Workday zu senden. Workday erstellt dann Schnellspesen, die sie in ihre Spesenabrechnungen aufnehmen können.
  2. Wählen Sie Import aus E-
    Mail
     auf dem Register
    Available Services
     .
    Abhängig von der Abonnementvereinbarung Ihrer Organisation müssen Sie möglicherweise zusätzliche Schritte ausführen, um dieses Feature zu aktivieren. Weitere Informationen finden Sie in diesem Community- Artikel.
  3. Gewähren Sie Sicherheitsgruppen Berechtigungen für die Sicherheitsdomäne
    Set Up: Inbound Email
    im funktionalen Bereich „System“.
  5. Öffnen Sie die Aufgabe
    Mandanten-Setup bearbeiten - System
    .
    Aktivieren Sie im Abschnitt
    System-Setup
     das Kontrollkästchen
    Anhänge innerhalb von E-Mails zulassen
    .
    Sicherheit:
    Domäne Set Up: Tenant Setup - System
     im funktionalen Bereich „System“.
  6. So konfigurieren Sie Folgendes:
    1. Von Workday bereitgestellte Domäne: , siehe Einstellungen für Import aus E-Mail konfigurieren .
    2. Vom Kunden bereitgestellte Domäne finden Sie unter Schritte: Vom Kunden bereitgestellte Empfängerdomänen einrichten .
    Workday empfiehlt, eine von Workday bereitgestellte Domäne zu konfigurieren.
  7. (Optional) Wenn Sie eine vom Kunden bereitgestellte Domäne konfiguriert haben, öffnen Sie die Aufgabe
    Einstellungen für Import aus E-Mail konfigurieren
     .
    1. Wählen Sie die Benachrichtigung
      „Spesenbeleg“
       und verknüpfen Sie sie mit der Domäne. Beispiel: Geben Sie Belege@Spesen ein. Unternehmen als Domäne für die Benachrichtigung
      Spesenbeleg
       .
    2. Damit Spesenübermittler Spesenbelege senden können, lassen Sie die Liste
      Zulässige Absender
       leer
      Spesenübermittler müssen ihren Kontaktdaten in ihrem Workday-Profil eine E-Mail-Adresse hinzufügen.
Spesenzahlungsempfänger und ihre Stellvertreter können Spesenbelege per E-Mail senden.
Wenn eine E-Mail einen Beleg im Text der E-Mail und als Anhang enthält, erstellt Workday nur Schnellspesen für den angehängten Beleg. Wenn beim Erstellen von Schnellspesen ein Fehler auftritt, erhält der Spesenzahlungsempfänger eine Benachrichtigung.
Workday empfiehlt, für Anhänge folgende von OCR unterstützte Dateitypen zu senden: JPEG, JPG, PNG, WEBP, BMP, PDF, TIFF, TIF, GIF
Im
Spesen-Hub
 wird eine Karte angezeigt, die Ihre Benutzer darüber informiert, wie sie Spesenbelege übermitteln können. Sie können die E-Mail-Adresse angeben und Ihren Benutzern ermöglichen, die Informationen auf der Karte mit einer Textnachricht an ihr Telefon zu senden. Siehe Spesen-Hub-Karte anpassen .
Sie können den Bericht
Import von Spesenbelegen aus E-Mail nach Datumsbereich öffnen
 , um Probleme im Zusammenhang mit dem Import aus E-Mail zu beheben.
Spesenzahlungsempfänger können die Aufgabe
Meine Spesentransaktionen bearbeiten
 öffnen, um Schnellspesen zu löschen.