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Administrator Guide
Zuletzt aktualisiert: 2023-09-08
Schritte: E-Mail-Belege für Spesen einrichten

Schritte: E-Mail-Belege für Spesen einrichten

Sie können es Spesenzahlungsempfängern und ihren Stellvertretern ermöglichen, Spesenbelege per E-Mail als Anhang oder im Text der E-Mail an Workday zu senden. Workday erstellt dann Schnellspesen, die sie in ihre Spesenabrechnungen aufnehmen können.
  2. Wählen Sie Import aus E-
    Mail
     auf dem Register
    Available Services
     .
    Abhängig von der Abonnementvereinbarung Ihrer Organisation müssen Sie möglicherweise zusätzliche Schritte ausführen, um dieses Feature zu aktivieren. Weitere Informationen finden Sie in diesem Community- Artikel.
  3. Gewähren Sie Sicherheitsgruppen Berechtigungen für die Sicherheitsdomäne
    Set Up: Inbound Email
    im funktionalen Bereich „System“.
  5. Öffnen Sie die Aufgabe
    Mandanten-Setup bearbeiten - System
    .
    Aktivieren Sie im Abschnitt
    System-Setup
     das Kontrollkästchen
    Anhänge innerhalb von E-Mails zulassen
    .
    Sicherheit: Domäne
    Set Up: Tenant Setup - System
     im funktionalen Bereich „System“.
  6. So konfigurieren Sie:
    1. Eine von Workday bereitgestellte Empfängerdomäne finden Sie unter Einstellungen für Import aus E-Mail konfigurieren.
    2. Eine vom Kunden bereitgestellte Empfängerdomäne finden Sie unter Schritte: Vom Kunden bereitgestellte Empfängerdomänen einrichten.
    Workday empfiehlt, eine von Workday bereitgestellte Empfängerdomäne zu konfigurieren.
  7. (Optional) Wenn Sie eine vom Kunden bereitgestellte Empfängerdomäne konfiguriert haben, öffnen Sie die Aufgabe
    Einstellungen für Import aus E-Mail konfigurieren
    .
    1. Wählen Sie die Benachrichtigungsart
      Spesenbeleg
      aus und ordnen Sie sie Ihrer Empfängerdomäne zu. Beispiel: Geben Sie Receipts@spesen.unternehmen.com als Domäne für die Benachrichtigungsart
      Spesenbeleg
       ein.
    2. Damit Spesenübermittler Spesenbelege senden können, lassen Sie die Liste
      Zulässige Absender
       leer
      Spesenübermittler müssen ihren Kontaktdaten in ihrem Workday-Profil eine E-Mail-Adresse hinzufügen.
Spesenzahlungsempfänger und ihre Stellvertreter können Spesenbelege per E-Mail senden.
Wenn eine E-Mail einen Beleg im Text der E-Mail und als Anhang enthält, erstellt Workday nur Schnellspesen für den angehängten Beleg. Wenn beim Erstellen von Schnellspesen ein Fehler auftritt, erhält der Spesenzahlungsempfänger eine Benachrichtigung.
Workday empfiehlt das Senden der folgenden von OCR unterstützten Dateitypen für Anhänge: JPEG, JPG, PNG, WEBP, BMP, PDF, TIFF, TIF, GIF
Im
Spesen-Hub
 wird eine Karte angezeigt, die Ihre Benutzer darüber informiert, wie sie Spesenbelege übermitteln können. Sie können die E-Mail-Adresse angeben und Ihren Benutzern ermöglichen, die Informationen auf der Karte mit einer Textnachricht an ihre Telefone zu senden. Siehe Karte im Spesen-Hub benutzerdefiniertanpassen.
Sie können den Bericht
Import von Spesenbelegen aus E-Mail nach Datumsbereich öffnen
 , um Probleme im Zusammenhang mit dem Import aus E-Mail zu beheben.
Spesenzahlungsempfänger können die Aufgabe
Meine Spesentransaktionen bearbeiten
 öffnen, um Schnellspesen zu löschen.