Konzept: E-Mail-Belege für Spesen senden
Übermittelnde Spesen und ihre Stellvertreter können Spesenbelege per E-Mail an Workday senden, wodurch der Prozess zum Erstellen und Übermitteln von Spesenabrechnungen optimiert wird. Anstatt Belege herunterzuladen und manuell hochzuladen, können Spesenübermittelnde und ihre Stellvertreter Belege per E-Mail senden. In diesem Fall geschieht Folgendes:
- Erstellen Sie Schnellspesen mit Belegen als Anhänge.
- Konvertieren Sie HTML-Belege in PDF und hängen Sie sie an die Schnellspesen an.
Workday unterstützt Folgendes:
- Angehängte Belege
- Eingänge im E-Mail-Text (HTML)
Wenn eine E-Mail im E-Mail-Text einen Beleg und einen Anhang enthält, erstellt Workday nur eine Schnellspesen für den angehängten Beleg.
Wenn Sie sich für das Scannen von Belegen für Spesen entscheiden, füllt Workday in einer Schnellspesenliste die folgenden Felder aus:
- Betrag
- Währung
- Datum
- Händler
Spesenzahlungsempfänger - E-Mail-Adresse
Um E-Mail-Belege zu senden, müssen Spesenzahlungsempfänger Folgendes beachten:
- Die E-Mail-Adresse unter Workday-Kontaktdaten konfigurieren.Ein Spesenzahlungsempfänger kann mehr als eine E-Mail-Adresse unter seinen Kontaktdaten haben.
- Verwenden Sie die E-Mail-Adresse in ihren Workday-Kontaktdaten, um Belege an die spezifische Domäne zu senden.
Workday verwendet die E-Mail-Adresse, um den Beleg mit dem Spesenzahlungsempfänger abzugleichen, und erstellt dann die Schnellspesen.
Stellvertreter müssen die E-Mail-Adresse des Spesenzahlungsempfängers in das Feld CC einer E-Mail eingeben, um eine Schnellspesen in ihrem Auftrag zu erstellen. Workday verwendet die E-Mail-Adresse des Spesenzahlungsempfängers und die E-Mail-Adresse des Stellvertreters, um die Stellvertreter-Beziehung zu evaluieren und eine Schnellspesen für den Spesenzahlungsempfänger zu erstellen. Wenn keine Stellvertreterbeziehung besteht, erstellt Workday eine Schnellspesen mithilfe der E-Mail-Adresse des Stellvertreters.
Senden Sie Spesenbelege per E-Mail
Workday empfiehlt:
- Vermeiden Sie mehrere Vorwärtsgänge im E-Mail-Text (Beispiel: FWD: FWD:), um eine bessere OCR-Genauigkeit zu erzielen.
- Senden Sie Belege entweder als Anhänge oder im E-Mail-Text.
- Senden der folgenden von OCR unterstützten Dateitypen für Anhänge: JPEG, JPG, PNG, WEBP, BMP, PDF, TIFF, TIF, GIF.
Um Schnellspesen zu erstellen, müssen die Dateitypen die folgenden Größenanforderungen erfüllen:
Workday unterstützt diese Dateitypen nicht: CSS, CSV, ICS, MSG, PGP, PROPERTies, RPTDESIGN, SVG, TXT, WSDL, WXF, XML, XLS, XLSM, XLSX, XPD, XSL, XSLT, ZIP.
Dateityp | Größe |
|---|---|
PDF | Beliebige Größe |
PNG oder TIFF | Größer als 40 KB |
Andere Dateien | Größer als 20 KB |
Benachrichtigungen
Für Spesenzahlungsempfänger: Wenn beim Erstellen einer Schnellspesen Fehler auftreten, sendet Workday eine Aufgabe an den Spesenzahlungsempfänger Meine Aufgabe.
Für Stellvertreter gilt, dass Workday, wenn Workday keine Stellvertreterbeziehung herstellt, eine Schnellspesenaktion für den Stellvertreter erstellt. Der Stellvertreter erhält dann eine Aufgabe in "Meine Aufgaben".