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Administrator Guide
Zuletzt aktualisiert: 2025-06-13
Schritte: Scannen von Belegen für Spesen einrichten

Schritte: Scannen von Belegen für Spesen einrichten

Richten Sie Spesenposten und Spesenabrechnungen ein.
Möglicherweise müssen Sie zusätzliche Schritte unternehmen, um dieses Feature basierend auf der Abonnementservicevereinbarung Ihrer Organisation zu aktivieren. Für Ihre Organisation gilt entweder die MSA- oder die universelle Hauptservicevereinbarung (UMSA). So bestimmen Sie die Abonnementservicevereinbarung Ihrer Organisation:
  1. Wählen Sie Ihren Profil-Avatar in der Workday Community aus.
  2. Wählen Sie
    Profil
     aus.
  3. Wählen Sie auf Ihrer Profilseite den Namen Ihrer Organisation aus. Dieser wird unter Ihrem Namen und neben Ihrer Tätigkeitsbezeichnung.
  4. Zeigen Sie den Wert Ihrer
    Vereinbarung für Abonnementservice
     an.
Wenn der Wert:
  • UMSA
     : Das Feature ist automatisch verfügbar. Sie können den Schritt
    "Innovation Services Feature and AI Data Postings for MSA Customers"
     aktivieren. Weitere Informationen zu Machine Learning-Datenbeiträgen finden Sie unter Konzept: Workday AI for Universal Main Subscription Agreement Customers .
  • MSA
     , müssen Sie dieses Feature über Innovation Services aktivieren. Verwenden Sie dazu den Schritt
    "Innovation Services Feature and AI Data Contributions for MSA Customers"
     .
Hinweis: UMSA-Kunden haben keine Innovation Services-Aufgaben und -Berichte in ihren Mandanten, da diese nur für MSA-Kunden gelten. UMSA-Kunden können alle Informationen zu Innovation Services ignorieren.
Sie können Mitarbeitern ermöglichen, Belege über die Workday Mobile App zu scannen und automatisch Schnellspesen zu erstellen, die sie in ihre Spesenabrechnungen aufnehmen können.
Es gibt eine Warteperiode von 1 - 3 Tagen, bevor Transaktionen in Workday angezeigt werden, nachdem Sie die Karte verwendet haben.
  1. Wählen Sie
    Receipt Scanning for Expenses
     auf dem Register
    Available Services
     .
    Abhängig von der Abonnementvereinbarung Ihrer Organisation müssen Sie möglicherweise zusätzliche Schritte ausführen, um dieses Feature zu aktivieren. Weitere Informationen finden Sie in diesem Community- Artikel.
  2. Öffnen Sie die Aufgabe
    Mandanten-Setup bearbeiten - Machine Learning
     .
    Wählen Sie die Region aus, in der Workday Daten hostet, die zur Verbesserung und Personalisierung von Machine Learning und Analytics verwendet werden.
    Sicherheit:
    Domäne Set Up: Tenant Setup - Machine Learning
     im funktionalen Bereich „System“
  3. Gewähren Sie Sicherheitsgruppen Berechtigungen für die Domäne
    Self-Service: Receipt Scanning
     im funktionalen Bereich „Expenses“.
In der Workday Mobile App haben Sie folgende Möglichkeiten für das Scannen von Belegen:
  • Die Dateiformate PDF, GIF, TIFF, TIF, JPG, JPEG, PNG, BMP, WEBP und HTML mit einem Größenlimit von 30 MB.
  • Mehrere Sprachen ohne Einschränkungen für Länder oder Gebietsschemas. Beispiel: Französisch in Frankreich und Kanada.
Workday scannt den Beleg und erstellt eine Schnellspesenposition mit folgenden Details:
  • Betrag
  • Währung
  • Datum
  • Händler