Konzept: Prozessablauf für Spesenkartentransaktionen

Ihr Unternehmen lädt die Datei mit den Kreditkartentransaktionen vom Kreditkartenaussteller in Workday. Der Administrator prüft die Kreditkartentransaktionen aus der Datei und korrigiert Fehler. Wenn Sie American Express GL1205-Dateiformate verwenden, prüfen und korrigieren Administratoren auch die Daten der Spesenzahlungsempfänger aus Transaktionen der Karteninhaber-Auflistungsdatei.

Beim Erstellen von Spesenabrechnungen prüfen Mitarbeiter die Transaktionen, die über die Kreditkarten ihres Unternehmens geladen wurden, und wählen Transaktionen aus, die in ihren Bericht aufgenommen werden sollen. Mitarbeiter können Worktags auch mit Spesenabrechnungspositionen verknüpfen, einschließlich Kreditkartenpositionen. Wenn Sie das Firmenkartenkonto erstellen, können Sie Mitarbeitern erlauben, Kreditkartenausgaben manuell zu Spesenabrechnungen hinzuzufügen. Wenn Mitarbeiter Kreditkartenausgaben manuell hinzufügen, erfordert Workday für eine genaue Buchhaltung, dass die Fakturierungswährung mit den folgenden Währungen übereinstimmt:

Transaktionswährung.
Erstattungswährung der Spesenabrechnung.

Wenn Spesenabrechnungen vollständig sind, übermitteln Mitarbeiter diese zur Genehmigung. Wenn ein Prüfer eine Spesenabrechnung zur Überarbeitung an den Ersteller zurücksendet, muss der Mitarbeiter die Spesenabrechnung bearbeiten und erneut zur Genehmigung übermitteln.

Wenn sie genehmigt wird, begleicht der Abwicklungsspezialist die Spesenabrechnung, auch wenn der Erstattungsbetrag 0 ist. Dann werden erstattungsfähige Transaktionen durch die Spesenverbindlichkeit beim Spesenzahlungsempfänger beglichen, basierend auf der Zahlungsverantwortung, die auf dem Rechnungskonto für die Firmenkreditkarte festgelegt ist.

Workday bietet eine detaillierte Kontrolle über die kreditkartenbezogenen Daten und stellt sicher, dass nur autorisierte Benutzer auf folgende Daten zugreifen können:

Fakturierungskonten für Firmenkreditkarte
Kreditkarten.
Kreditkartentransaktionen.
Dateien.

Sie können Kreditkartentransaktionen wie folgt öffnen:

Uneingeschränkte Sicherheit.
Eine Rolle in einem Unternehmen, die mit dem Rechnungskonto für Kreditkarten verknüpft ist.
Eine Rolle in einem Unternehmen, die mit der Spesenabrechnung verknüpft ist, die die Transaktion enthält.
Eine Rolle in einem Unternehmen, die mit dem Spesenzahlungsempfänger verknüpft ist, dem Eigentümer der Transaktion.
Eine Rolle in einer Organisation, die mit Transaktionen der zentralen Reisekostenkarte verknüpft ist.

Sie können jedoch keine Details zu Kreditkartentransaktionen in der Aufgabe

Spesenabrechnung für Mitarbeiter erstellen

anzeigen, wenn Sie nicht über die entsprechenden Berechtigungen verfügen. Sie können weiterhin Kreditkartentransaktionen hinzufügen und Details in einer Spesenabrechnung anzeigen.