Ergebnisse der Budgetprüfung für Ausgabentransaktionen prüfen
Prüfen Sie die Ergebnisse der fehlgeschlagenen Budgetprüfung für eine Ausgabentransaktion und entscheiden Sie, wie Sie fortfahren möchten. Ihre Auswahl hängt davon ab, wie Sie die Budgetkontrolle konfiguriert haben:
- „Warnung“ bei fehlgeschlagener Budgetprüfung.
- „Kontrolle“ des Budgets und Verhinderung der Genehmigung einer Transaktion, bis sie die Budgetprüfung besteht.
Workday zeigt nur Transaktionspositionen an, bei denen die Budgetprüfung unter Meine Aufgaben fehlgeschlagen ist, und keine Transaktionspositionen, die alle
Budgetprüfregeln
für Bestanden oder Überspringen
erfüllt haben.Die Transaktion unter "Meine Aufgaben" kann den Budgets für mehrere Unternehmen und Planstrukturen unterliegen. Workday zeigt alle Budgets an, bei denen die Budgetprüfung für eine Transaktion fehlschlägt.
Der Schritt
Budget prüfen (Finanzen)
der Geschäftsprozesse für Beschaffung, Spesenabrechnung oder Ausgabenberechtigung führt die Budgetprüfung für Beschaffungs- und Ausgabenberechtigungstransaktionen durch, indem er:
- Obligobuchungen für die Transaktion berechnet.
- Nicht gebuchte Obligos mit den verschiedenen Budgets vergleicht, denen die Transaktion unterliegt. Bei Beschaffungstransaktionen vergleicht der Unterprozess auch diese nicht gebuchte Verpflichtung.
- Es ist kein ausreichendes Budget für die Transaktion vorhanden.
- Es liegt ein Journalfehler vor (z. B. Buchung von Buchungseingaben in eine ungeöffnete Hauptbuch-Periode).
- Öffnen Sie Meine Aufgaben, um die Budgetprüfung zu prüfen.
- Beim Prüfen der Budgetprüfung unter Meine Aufgaben sind folgende Informationen zu beachten:
Option Bezeichnung Überschreibung anfordernSendet eine Anforderung zum Überschreiben einer fehlgeschlagenen Budgetprüfung an einen autorisierten Genehmiger. Wenn ein autorisierter Genehmiger eine Überschreibung gewährt, zeigt Workday den StatusÜberschreibung gewährtneben dem Status der Budgetprüfung in der Transaktion für alle nachfolgenden Genehmiger an. Sobald eine Genehmigung erfolgt ist, wird die Transaktion zum nächsten Schritt im übergeordneten Geschäftsprozess verschoben.KontrollperiodenDie Perioden, gegen die Workday das Budget kontrolliert hat, die von Ihren Budgeteingabeperioden abweichen können. Beispiel: Sie können Budgetbeträge nach Monat eingeben, aber gegen den für ein Quartal oder eine Budgetdauer gruppierten gesamten Budgetbetrag kontrollieren. Eine Transaktion kann Auswirkungen auf mehrere Budgets haben, die unterschiedliche Kontrollperioden haben können.BudgetprüfoptionDie Budgetprüfoption, die dazu geführt hat, dass die Budgetprüfung für die Transaktion fehlgeschlagen ist.- Warnung: Sie können mit der Transaktionsgenehmigung fortfahren, ohne Korrekturmaßnahmen zur Behebung der Ausnahme ergreifen zu müssen.
- Kontrolle: Verhindert die Transaktionsgenehmigung, bis die Transaktion oder das Budget revidiert wurde, sodass die Transaktion die Budgetprüfung besteht.
Plan bis heuteWenn Sie die Budgetprüfoption für die Verwendung von kumulierten Kontrollperioden konfiguriert haben, bestimmt Workday den Budgetbetrag basierend auf der aktuellen Kontrollperiode und allen vorherigen Kontrollperioden.AnzeigenKlicken Sie für jedes Budget darauf, um den BerichtBudgetprüfausnahmenanzuzeigen.Der Bericht zeigt die Auswirkungen der Transaktion auf das Budget und den Betrag der Budgetüberschreitung an. Sie können einen Drilldown in den WertAktuelle Transaktiondurchführen, um den Grund für die Ausnahme zu finden.Wenn Sie den Bericht über die globale Suche nach Plänen oder Planhierarchien mit Unternehmenshierarchien öffnen, müssen Sie zur Auswahl Ihrer Transaktion die vollständige Transaktions-ID manuell in die WertelisteTransaktioneingeben.TransaktionenKlicken Sie auf dieses Register, um die Transaktionen anzuzeigen, für die diese Budgetprüfung fehlgeschlagen ist.Von hier aus können Sie einen Drilldown in die Transaktion durchführen, um den Betrag und die Worktags zu sehen, die mit jeder Position verknüpft sind. Für die Transaktion wird auch derStatus der Budgetprüfungangezeigt. - Wenn Sie berechtigt sind, Transaktionsjournale anzuzeigen, wählen Sie in den möglichen Aktionen für die Transaktion , um die Buchungsdetails zu öffnen.
- Bei der Prüfung der Buchungsdetails sind folgende Informationen zu beachten:
Option Bezeichnung Informationen zum operativen JournalPrüfen Sie dasBuchungsdatum, das bestimmt, in welche Journalperiode die Buchungseingaben für die Transaktion gebucht werden sollen, sowie dasHauptbuch(Obligo, Verpflichtung oder Ist).JournalpositionenPrüfen Sie die betroffenen Hauptbuch-Konten, Soll und Haben und Worktags. Sie können auch das Budgetdatum sehen, mit dem Sie die Budgetbeträge und Kontrollperioden bestimmen können, denen diese Transaktion unterliegt. - Nachdem Sie geprüft haben, warum die Budgetprüfung für die Transaktion fehlgeschlagen ist, führen Sie eine der folgenden Aktionen durch:
- Revidieren Sie das Budget.
- Wenn Sie die Budgetprüfung nach Budgetdatum durchführen, ändern Sie das Budgetdatum der Transaktion so, dass die Transaktion ganz oder teilweise in eine andere Kontrollperiode fällt.
- Korrigieren Sie den Journalfehler.
- Senden Sie die Transaktion zur Revision an den Anforderer zurück. Beispiel: Sie senden die Transaktion an den Anforderer zurück, weil dieser zu viel angefordert hat.
- Lehnen Sie die Anforderung ab.
- Fahren Sie trotzdem mit der Transaktionsgenehmigung fort. Sie können trotz fehlgeschlagener Budgetprüfung nur dann fortfahren, wenn Sie die Budgetprüfung alsWarnungkonfiguriert haben.
Beispiel: Wenn Sie mehrere Bestellaufträge in einer Gruppe übermittelt haben und nur einer der Bestellaufträge kein ausreichendes Budget hat, wird der BudgetprüfstatusFehlgeschlagen (Unzureichendes Budget)für die Gruppe angezeigt. Alle drei Bestellaufträge innerhalb der Gruppe haben den Status „Anstehend“. Brechen Sie die Bestellaufträge ab, nehmen Sie erforderliche Korrekturen vor und geben Sie die Bestellaufträge in zwei separaten Transaktionen neu aus. - Kehren Sie zu Meine Aufgaben zurück, um dieBudgetprüfungzu prüfen, und klicken Sie auf Übermitteln, um die Budgetprüfung für die Transaktion erneut auszuführen.
Sobald die Transaktion die Budgetprüfung besteht, wird der Geschäftsprozess für Beschaffung und Spesenabrechnung abgeschlossen und Workday bucht die Buchungseingabe für die genehmigte Transaktion:
- Bei Beschaffungstransaktionen bucht Workday Buchungseingaben in das Obligo-, Verpflichtungs- oder Ist-Hauptbuch.
- Bei Spesenabrechnungen und Ausgabenberechtigungen bucht Workday Buchungseingaben in das Obligo- und Ist-Hauptbuch.
- Bei allen Transaktionen und damit Transaktionen Budget reservieren können, bucht Workday Buchungseingaben in Journale mit dem Status „Reserviert“ im entsprechenden Hauptbuch, nachdem die anfängliche Budgetprüfung erfolgreich war. Workday bucht die Buchungseingaben nur dann so, wenn SieReservierte Journalpositionen einschließenin Ihrem Plan aktivieren.