Kontrolloptionen für Ausgabenpläne festlegen

Erstellen Sie Ihre Finanzpläne oder Zuwendungsantrags-, Zuwendungs- oder Projektbudgets.

Legen Sie Budgetkontrolloptionen für jeden Plan fest, für den Sie eine Budgetprüfung durchführen möchten. Diese Einstellungen steuern Folgendes:

Die Pläne oder Budgets, die für die Budgetprüfung aktiviert sind.

Den Schweregrad, mit dem das Budget kontrolliert werden soll.

Die Perioden, gegen die Sie das Budget kontrollieren.

Ob Plan- oder Budgetbeträge aus vorherigen Perioden kumuliert werden.

Workday unterstützt nur bis zu 50 Positionen für Budgetkontrolloptionen.

Öffnen Sie die Aufgabe

Budgetprüfoptionen bearbeiten

Bei der Bearbeitung des Registers

Finanzen

sind folgende Informationen zu beachten:

Option	Bezeichnung
Geschäftsjahr	Sie können für die Dauer eines Plans oder Budgets nur einen Satz von Budgetkontrolloptionen konfigurieren, wie durch die Struktur und das Geschäftsjahr definiert.
Budgetprüfung aktivieren	Wählen Sie diese Option, um die Budgetprüfung für Finanztransaktionen zu aktivieren, bei denen der Geschäftsprozess den Unterprozess Budget prüfen (Finanzen) als Schritt enthält.
Habentransaktionen als "Bestanden" zulassen	Aktivieren Sie diese Option, um Habentransaktionen, die das Budget erhöhen, automatisch zu bestehen, sofern Workday eine passende Planposition findet.
Reservierte Journalpositionen einschließen	Wählen Sie diese Option, um Journale mit dem Status Reserviert in Berechnungen des verfügbaren Saldos einzuschließen. Workday berücksichtigt auch reservierte Journalpositionen in der Spalte Aktuelle Ausgaben , wenn Sie Finanzpläne revidieren, für die Kontextabhängige Revisionen verwenden in der Planstruktur aktiviert ist. Beispiel: Sie haben zwei Bestellanforderungen, die Auswirkungen auf dasselbe Budget haben. Wenn dieses Kontrollkästchen aktiviert ist, übermitteln Sie die erste Bedarfsanforderung. Sobald die erste Bedarfsanforderung die Budgetprüfung besteht, macht Workday Folgendes: Setzt die Journale umgehend auf den Status Reserviert . Berücksichtigt diese reservierten Journale bei der Berechnung des verfügbaren Budgets für die zweite Bedarfsanforderung. Sie können dieses Kontrollkästchen aktivieren, auch wenn Sie Budgetprüfung aktivieren nicht aktivieren. Wenn Budgetprüfung aktivieren deaktiviert ist, können Sie reservierte Journale auch ohne Budgetprüfung bei Obligobuchungen berücksichtigen.
Budgetprüfoption	Wählen Sie den Schweregrad aus, mit dem das Budget kontrolliert werden soll. Beide Optionen warnen die verantwortliche Person vor den Auswirkungen einer Transaktion auf einen Plan oder ein Budget in folgenden Fällen: Es sind nicht ausreichend Geldmittel für die Transaktion vorhanden. Es stimmen keine Planpositionen mit den Journalpositionen in der Transaktion überein. Warnung : Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, damit der Prüfer mit der Transaktionsgenehmigung fortfahren kann, ohne Korrekturmaßnahmen zur Behebung der Ausnahme ergreifen zu müssen. Kontrolle : Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um eine Transaktionsgenehmigung zu verhindern, bis die Transaktion oder das Budget revidiert wurde, sodass die Transaktion die Budgetprüfung besteht.
Kumulierte Kontrollperioden	Aktivieren Sie dieses Kontrolkästchen, um den Betrag aus allen Kontrollperioden bis zum Budget- oder Buchungsdatum zu kumulieren. Nicht ausgegebenes Budget aus vorherigen Perioden wird in die nächste Periode vorgetragen und steht in dieser nächsten Periode zur Verfügung. Deaktivieren Sie dieses Kontrolkästchen, um die Transaktion nur gegen den Betrag für die Kontrollperiode zu prüfen, in die das Budget- oder Buchungsdatum der Transaktion fällt. Beispiel: Wenn eine zur Jahresmitte hin erstellte Bedarfsanforderung einem Budget unterliegt, prüft Workday die Transaktion gegen den kumulierten Budgetbetrag für die ersten 6 Monate.
Kontrolle nach Eingabeperioden	Geben Sie an, gegen welche Perioden das Budget kontrolliert werden soll. Sie können den Betrag nach anderen Perioden als Ihre Planeingabeperioden kontrollieren. Beispiel: Sie können Budgetbeträge nach Monat eingeben und gegen den für ein Quartal oder eine Budgetdauer gruppierten gesamten Budgetbetrag kontrollieren.
Hauptbuch-Arten für Budgetprüfung	Wählen Sie aus, welche Hauptbuch-Arten in die Budgetprüfung eingeschlossen werden sollen. Beispiel: Sie können nur Ihre Bestellaufträge (Verpflichtungen) in die Budgetprüfung einschließen und Ihre Bedarfsanforderungen (Obligos) ausschließen. Bei dieser Konfiguration berücksichtigt Workday automatisch folgende Elemente: Verpflichtungs- und Ist-Hauptbücher im Hintergrund, wenn Sie das Obligo-Hauptbuch auswählen. Ist-Hauptbücher im Hintergrund, wenn Sie das Verpflichtungs-Hauptbuch auswählen.
Überschreibung für Budgetprüfung zulassen	Wählen Sie diese Option, damit Prüfer bei der Budgetprüfung Genehmigungen für Budgetprüfausnahmen anfordern können. Wenn ein autorisierter Genehmiger eine Überschreibung gewährt, zeigt Workday den Status Überschreibung gewährt neben dem Status der Budgetprüfung in der Transaktion für alle nachfolgenden Genehmiger an. Sobald die Überschreibung genehmigt wurde, wird die Transaktion zum nächsten Schritt im übergeordneten Geschäftsprozess verschoben. Sie müssen zuerst Kontrolle als Budgetprüfoption auswählen.

(Optional) Bei der Bearbeitung des Registers

Position der Budgetkontrolloption

zur Erstellung von Budgetprüfregeln für bestimmte Kombinationen aus Hauptbuch-Konto und Dimensionen sind folgende Informationen zu beachten:

Option	Bezeichnung
Budgetprüfoption	Erfolgreich : Wählen Sie diese Option, um eine Regel zu erstellen, mit der eine Transaktion die Budgetprüfung auch dann besteht, wenn sie das Budget überschreitet. Überspringen : Wählen Sie diese Option, um eine Regel zu erstellen, mit der eine Transaktion die Budgetprüfung überspringen kann und der Status Nicht erforderlich angezeigt wird, auch wenn die Transaktion die Budgetprüfung sonst nicht bestanden hätte. Die gewählten Budgetprüfoptionen müssen sich von der Budgetprüfoption unterscheiden, die Sie auf dem Register Finanzen konfigurieren. Wenn für Ihre Transaktion keine Regeln im Grid gelten, verwendet Workday die Budgetprüfoption, die Sie auf dem Register Finanzen konfigurieren.
Toleranzprozentsatz Toleranzbetrag	Geben Sie einen Toleranzprozentsatz oder -betrag ein, damit die Budgetprüfung nur dann fehlschlägt, wenn die Transaktion den Toleranzbetrag über das Budget hinaus überschreitet.

Option

Bezeichnung

Budgetprüfoption

Erfolgreich
: Wählen Sie diese Option, um eine Regel zu erstellen, mit der eine Transaktion die Budgetprüfung auch dann besteht, wenn sie das Budget überschreitet.

Überspringen
: Wählen Sie diese Option, um eine Regel zu erstellen, mit der eine Transaktion die Budgetprüfung überspringen kann und der Status Nicht erforderlich
angezeigt wird, auch wenn die Transaktion die Budgetprüfung sonst nicht bestanden hätte.

Die gewählten Budgetprüfoptionen müssen sich von der Budgetprüfoption unterscheiden, die Sie auf dem Register

Finanzen

konfigurieren. Wenn für Ihre Transaktion keine Regeln im Grid gelten, verwendet Workday die Budgetprüfoption, die Sie auf dem Register

Finanzen

konfigurieren.

Toleranzprozentsatz

Toleranzbetrag

Geben Sie einen Toleranzprozentsatz oder -betrag ein, damit die Budgetprüfung nur dann fehlschlägt, wenn die Transaktion den Toleranzbetrag über das Budget hinaus überschreitet.

Sie können nur ein Worktag jeder Art pro Position der Budgetkontrolloption auswählen.

Workday verwendet diese Einstellungen, um das Verhalten des Geschäftsprozesses Budget prüfen (Finanzen)
festzulegen. Sie können Budget prüfen (Finanzen)
als Unterprozessschritt zu Finanzgeschäftsprozessen hinzufügen, um das Budget zu prüfen, bevor die Ausgabentransaktion genehmigt wird. Eine Liste der Geschäftsprozesse, die diesen Unterprozess aktivieren, finden Sie im Bericht

Optionen für Geschäftsprozesskonfiguration

Sie können mit dem Bericht

View Budgetary Control Options

die Konfiguration der Budgetprüfung für ein Unternehmen und eine Planstruktur prüfen.

Schritte: Pläne oder Budgets einrichten