Konzept: Lieferantenrechnungen

Verwenden Sie die

Workbench für Lieferantenrechnungen

, um Rechnungen zu erstellen, die Kaufereignisse erfassen und Verbindlichkeiten erstellen. Lieferantenrechnungen verwenden Daten, die Sie eingeben oder die aus Bestellaufträgen, Eingängen, Zeitnachweisen, Aufgabenprotokollen, Lieferantenverträgen oder Kundenrechnungen vorgegeben werden. Rechnungen spiegeln den Wareneingang oder die Bestätigung der erbrachten Services wider, es sei denn, Sie zahlen im Voraus. Mit Lieferantenrechnungen mit Abgrenzungspositionen können Sie Ausgaben in Buchungsperioden amortisieren, die vor den Perioden liegen, in denen Sie die Waren oder Services auf der Rechnung erhalten.

Sie können Lieferantenrechnungen auch wie folgt erstellen:

Manuell.
Durch Kopieren einer vorhandenen Lieferantenrechnung.

Verwalten Sie Lieferantenrechnungen, nachdem Sie sie zur Genehmigung übermittelt haben:

Option	Beschreibung
Abbrechen	Brechen Sie nicht gezahlte Rechnungen und Rechnungsanpassungen ab.
Ändern	Ändern Sie eine Rechnung oder Anpassung, nachdem Sie sie übermittelt haben, aber bevor sie gezahlt wird. Um Änderungen an Lieferantenrechnungen oder Anpassungen für eine geschlossene Hauptbuch-Periode zu verhindern, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Änderungen an operativen Transaktionen in geschlossenen Perioden nicht zulassen in der Aufgabe Details zur Unternehmensbuchhaltung bearbeiten . Sie können bestimmte Felder in nicht gezahlten genehmigten Lieferantenrechnungen ändern, ohne den Prozess für die erneute Genehmigung auszulösen, indem Sie folgende, über die Domäne Process: Supplier Invoice - Mass Action gesicherte Aufgaben verwenden: Genehmigte Rechnung ändern Massenänderung von genehmigten Lieferantenrechnungen Mit der Aufgabe Massenänderung von genehmigten Lieferantenrechnungen können Sie folgende Felder ändern: Fällig am Überschreibung für „Fällig an“ Standardzahlungsart Überschreibung für Zahlungsart Referenzart Handling-Code Bank-Routing-Code Gesperrt Lieferantendokument erhalten Lieferantenrechnungsnummer Externe Bestellauftragsnummer Art der gesetzlichen Rechnung Dokumentlink Memo
Korrigieren	Finance Administrators können eine Lieferantenrechnung korrigieren, nachdem sie übermittelt wurde. Sie können die Aufgabe Lieferantenrechnung korrigieren verwenden, um Details wie die Amortisationsart für Abgrenzungen in Rechnungen zu ändern. Um Korrekturen an Lieferantenrechnungen oder Rechnungsanpassungen für eine geschlossene Hauptbuch-Periode zu verhindern, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Änderungen an operativen Transaktionen in geschlossenen Perioden nicht zulassen in der Aufgabe Details zur Unternehmensbuchhaltung bearbeiten .
Prüfen	Leiten Sie die Lieferantenrechnung zur Prüfung weiter, indem Sie einen Prüfschritt zum Geschäftsprozess Lieferantenrechnungsereignis hinzufügen. Lassen Sie Änderungen an der Lieferantenrechnung während des Genehmigungsschritts zu.
Genehmigen	Leiten Sie die Lieferantenrechnung zur Genehmigung weiter, indem Sie einen Genehmigungsschritt zum Geschäftsprozess Lieferantenrechnungsereignis hinzufügen. Sie können Rechnungen genehmigen oder zurücksenden, ohne Änderungen an den Rechnungen vorzunehmen.
Überarbeiten	Die Option „Überarbeiten“ ist verfügbar, wenn Sie Lieferantenrechnungen während des Prüf- oder Genehmigungsschritts zurücksenden.
Sperren	Machen Sie die Rechnung für die Zahlung nicht verfügbar.
Rückgängig machen	Setzen Sie alle Workday-Daten in den Status vor der Erstellung der Rechnung zurück. „Rückgängig machen“ ist ein interner Prozess, den Sie nicht einrichten können. Sie können ihn jedoch auf dem Register „Prozesshistorie“ der Rechnung anzeigen, wenn der Geschäftsprozess „Lieferantenrechnungsereignis“ neu gestartet wird, nachdem Sie eine Rechnung geändert haben, die bereits in Bearbeitung war.

Sie können eine Rechnungsanpassung erstellen, um die Verbindlichkeit zu ändern. In der Regel verringern Sie die Verbindlichkeit, wobei es sich um eine Gutschriftanpassung handelt. Lieferanten geben häufig Gutschriften für Retouren, beschädigte Waren und Preisanpassungen aus. Sie können eine Rechnung auch anpassen, um die Verbindlichkeit zu erhöhen. Hierbei passen Sie die Belastung an.

Wenn Sie eine Lieferantenrechnungsanpassung aus einer Retoure an einen Lieferanten erstellen, geschieht in Workday Folgendes:

Workday erstellt die Allokationen zurück zum ursprünglichen Beschaffungsdokument.
Die Salden der in Rechnung zu stellenden und als Eingang zu erhaltenden Menge im Bestellauftrag oder im Vertrag werden aktualisiert.

Um eine Rechnung zu zahlen oder Ad-hoc-Zahlung zu leisten, verwenden Sie die Workday-Infrastruktur zur Zahlungsabwicklung.

Wenn Sie keine Rechnung des Lieferanten haben, erstellen Sie stattdessen eine Ad-hoc-Zahlung.

Bevor Sie den Zahlungsprozess starten, können Sie steuern, welche Zahlungen ausgeführt werden sollen:

Aufgabe oder Option	Beschreibung oder Voraussetzung
Für Zahlung sperren	Machen Sie eine Lieferantenrechnung oder Anpassung für die Zahlung nicht verfügbar. Verfügbar in den möglichen Aktionen für eine Rechnung.
Zahlung zulassen	Um Zahlungen für Rechnungen zu aktivieren, die zuvor für die Zahlung gesperrt wurden, heben Sie die Sperre auf. Verfügbar in den möglichen Aktionen für eine Rechnung.
Ad-hoc-Zahlung erstellen	Erstellen Sie einen Zahlungsposten für Ihren Lieferanten, wenn Sie keine Rechnung haben.

Um sicherzustellen, dass Sie das in Rechnung stellen können, was Sie in Auftrag gegeben oder erhaltenen haben, unterstützt Workday den Lieferantenabgleich. Sie können Abgleichbedingungsregeln konfigurieren, um einen Zwei- und Dreifachabgleich zu ermöglichen. Sie können auch Gründe für Abgleichausnahmen konfigurieren sowie Abgleichausnahmen und Abgleichüberschreibungen zur Genehmigung weiterleiten.

Zeigen Sie 1099-MISC-Zahlungen vor dem Drucken von Formularen mithilfe des Berichtes

1099 MISC Report

an und führen Sie einen Drilldown in die Spalte

Gesamtbetrag

durch. Richten Sie zunächst Folgendes ein:

1099-MISC-Kategorien.
Lieferanten als 1099-MISC-Lieferanten.

Unternehmen mit 250 oder mehr 1099-Lieferanten müssen eine elektronische Meldung an den IRS übermitteln. Mit der Aufgabe

Generate 1099 MISC Electronic Filing

wird eine elektronische Datei erstellt, um das IRS-Reporting auf die IRS-Site zu laden. Sie können Formulare für mehrere Unternehmen mit einem einzigen Transmitter übermitteln.

Um Daten für Ihre IRS-1096-Formulare vor dem Drucken anzuzeigen, erstellen Sie einen 1099-MISC-Drucklauf.

Sie können negative und Nullkosten-Lieferantenrechnungen aus Bestellaufträgen und Eingängen erstellen. Sie können jedoch keine Anpassungen für negative oder Nullkosten-Lieferantenrechnungen erstellen.

Beachten Sie, dass negative Rechnungen Folgendes nicht unterstützen:

Einbehalte, aber Sie können den Einbehalt in der ursprünglichen Lieferantenrechnung manuell anpassen.
Buchungen für Rechnungen, die Bestandsposten enthalten.

Sie können auch negative Lieferantenrechnungen generieren oder negative Raten übermitteln, wenn Sie Zeitpläne erstellen und Raten aus einem Lieferantenvertrag generieren.

Um zu verhindern, dass Benutzer negative oder Nullkosten-Lieferantenrechnungen erstellen, können Sie eine benutzerdefinierte Validierung zur Aufgabe

Lieferantenrechnung erstellen

hinzufügen.

Bei Workday-Transaktionen ist die operative Transaktion von der Buchhaltung getrennt. Sie können eine operative Transaktion auch dann durchführen, wenn die eingerichteten Konten fehlerhaft sind oder Workday keine offene Periode finden kann. Dieser Prozess ist für den operativen Benutzer transparent.

Wenn Sie also eine Lieferantenrechnung in einer geschlossenen Periode eingeben, sucht Workday nach einer offenen Periode für die Eingabe der Transaktion. Workday kann die Rechnung dennoch verarbeiten und die Zahlung vornehmen.

Wenn Workday keine offene Periode findet, wird ein Transaktionsbuchungsfehler generiert. Ein Buchhalter kann diese Fehler beheben, indem er eine Periode öffnet und die Aufgabe

Operative Journale mit Fehlern korrigieren

verwendet, um die Buchungen in einer offenen Periode erneut zu verarbeiten.