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Administrator Guide
Zuletzt aktualisiert: 2024-11-01
Import aus E-Mails für Lieferantenkonten konfigurieren

Import aus E-Mails für Lieferantenkonten konfigurieren

Konfigurieren Sie den Geschäftsprozess
Lieferantenrechnungsereignis
 und die entsprechende Sicherheitsrichtlinie im funktionalen Bereich „Supplier Accounts“.
Sie können den Import aus E-Mails verwenden, damit ein Workday-Mandant eingehende E-Mails von Lieferantenkonten in bestimmten Domänen empfangen kann. Wenn Sie den Import aus E-Mails aktivieren, scannt Workday E-Mails automatisch mithilfe von OCR (Optical Character Recognition) nach Rechnungen. Beispiel: Wenn ein autorisierter Lieferant eine E-Mail-Rechnung übermittelt, verarbeitet Workday den E-Mail-Inhalt automatisch als Lieferantenrechnungsanforderung.
  1. Wählen Sie auf dem Register
    Available Services
     in der Kategorie
    Cross Application Services
     den Service
    Import aus E-Mail
    , um ihn zu aktivieren.
    Abhängig von der Abonnementvereinbarung Ihrer Organisation müssen Sie möglicherweise zusätzliche Schritte ausführen, um dieses Feature zu aktivieren. Weitere Informationen finden Sie in diesem Community- Artikel.
  2. Öffnen Sie die Aufgabe
    Mandanten-Setup bearbeiten - Machine Learning
     .
    Wählen Sie die Region aus, in der Workday Daten hostet, die zur Verbesserung und Personalisierung von Machine Learning- und Analysefunktionen verwendet werden.
    Sicherheit: Domäne
    Set Up: Tenant Setup - Machine Learning
     im funktionalen Bereich „System“
  3. Öffnen Sie die Aufgabe
    Create Security Group
    .
    Erstellen Sie eine segmentbasierte Sicherheitsgruppe und wählen Sie die Lieferanten, Lieferantengruppen oder Lieferantenkategorien aus, die Sie in das Segment aufnehmen möchten. Die enthaltenen Werte können segmentübergreifend sein oder sich gegenseitig ausschließen. Workday empfiehlt, mit dem am wenigsten restriktiven Segment zu beginnen und mit dem restriktivsten zu enden.
    Sicherheit: Domäne
    Security Configuration
     im funktionalen Bereich „System“.
  4. Öffnen Sie den Bericht
    Domänen-Sicherheitsrichtlinien für funktionalen Bereich
    .
    Wählen Sie im funktionalen Bereich „System“ die Domäne
    Set Up: Inbound Email
     und klicken Sie auf
    Berechtigungen bearbeiten
     , um Ihrer segmentierten Sicherheitsgruppe Zugriff auf die Domäne zu gewähren.
    Sicherheit: Domäne
    Security Configuration
     oder
    Security Activation
     im funktionalen Bereich „System“.
  5. Öffnen Sie die Aufgabe
    Mandanten-Setup bearbeiten - System
    .
    Wählen Sie im Abschnitt
    System-Setup
    die Option Anhänge innerhalb von E-Mails zulassen
     , um sicherzustellen, dass beim Import aus E-Mails Anhänge in Ihrem Mandanten empfangen werden können.
    Sicherheit: Domäne
    Set Up: Tenant Setup - System
     im funktionalen Bereich „System“.
  6. Öffnen Sie die Aufgabe
    Empfängerdomäne für Import aus E-Mail erstellen
    .
    Erstellen Sie eine Empfängerdomäne für den Import aus E-Mails und konfigurieren Sie sie in Ihrer DNS-Anbieterkonfiguration.
    Option Bezeichnung
    Unterdomäne
    Geben Sie die Unterdomäne für die Domäne „Email Ingestion“ ein. Beispiel: Rechnungen
    Domäne
    Geben Sie die Domäne ein, die für „Import aus E-Mail“ verwendet werden soll. Beispiel: GMS.com
    Beispiel: Wenn Ihre Unterdomäne „Invoices“ und Ihre Domäne „GMS.com“ ist, lautet Ihre Empfängerdomäne für „Import aus E-Mail“ „Invoices.GMS.com“.
    Sicherheit: Domäne
    Set Up: Inbound Email
     im funktionalen Bereich „System“.
  7. Kopieren Sie die Werte für CNAMEs (Canonical Names) und MX (Mail Exchange) in den DNS-Host.
  8. Öffnen Sie die Aufgabe
    Empfängerdomäne für Import aus E-Mail verifizieren
    .
    1. Wählen Sie Ihre Empfängerdomäne aus der Werteliste
      Empfängerdomäne
      .
    2. Klicken Sie auf
      Aktualisieren
      , um sicherzustellen, dass die Werte in der Spalte
      Verifiziert
       des Grids
      DNS-Einträge
       in
      Ja
       geändert werden.
    Sicherheit: Domäne
    Set Up: Inbound Email
     im funktionalen Bereich „System“.
  9. Öffnen Sie die Aufgabe
    Einstellungen für Import aus E-Mail konfigurieren
    .
    Option Bezeichnung
    Benachrichtigungsart
    Wählen Sie die Benachrichtigungsart für Lieferantenrechnungen aus, mit der Sie die Empfängerdomäne verknüpfen möchten.
    Empfängerdomäne
    Wählen Sie die Empfängerdomäne aus, die mit der ausgewählten Benachrichtigungsart verwendet werden soll.
    Zulässige Absender
    (Optional) Fügen Sie eine Zeile für jede E-Mail-Adresse hinzu, von der die Empfängerdomäne eingehende E-Mails akzeptieren soll.
    Sicherheit: Domäne
    Set Up: Inbound Email
     im funktionalen Bereich „System“.
  10. Konfigurieren Sie im Arbeitsbereich das Register
    Import aus E-Mail
    .
Workday verarbeitet E-Mails für die Benachrichtigungsarten, die Sie in Ihrem Workday-Mandanten konfigurieren. Workday leitet alle E-Mail-Anhänge zum Scannen und Erstellen von Rechnungen an OCR weiter.
Wenn ein autorisierter Lieferant eine E-Mail-Rechnung übermittelt, verarbeitet Workday den E-Mail-Inhalt automatisch als Lieferantenrechnungsanforderung.
Wenn die E-Mails über Ihre Domäne übermittelt werden, können Sie den Bericht
Importe aus eingehenden E-Mails nach Datumsbereich
 öffnen, um Folgendes zu verfolgen:
  • Status von Systemereignissen, die durch eingehende E-Mails gestartet wurden.
  • Art der Anforderungen, die über die Domäne empfangen wurden.
  • Probleme, die dazu führen könnten, dass der Prozess fehlschlägt.
Wenn Sie ein Opt-out für den Innovation Service „Import aus E-Mail“ setzen, müssen Sie außerdem Folgendes ausführen:
  • Führen Sie die Aufgabe
    Einstellungen für Import aus E-Mail löschen
     aus.
  • Führen Sie die Aufgabe
    Empfängerdomäne für Import aus E-Mail löschen
     aus.
  • Arbeiten Sie mit Ihrem IT-Administrator zusammen, um die Informationen zu entfernen, die für „Import aus E-Mail“ aus Ihrer DNS-Konfiguration hinzugefügt wurden.