Konzept: Allokationen
In der Finanzbuchhaltung von Workday können Sie mithilfe von Allokationen Hauptbuch-Beträge, in der Regel Kosten, basierend auf einer vorkonfigurierten Definition von einer Organisation auf eine andere verteilen. Sie können die Kosten entweder innerhalb desselben Unternehmens oder unternehmensübergreifend allozieren, um Intercompany-Allokationen zu generieren. Wenn Sie Allokationen verarbeiten, berechnet Workday die Allokationsbeträge und verteilt sie auf die Ziele. Anschließend werden die operativen Journale erstellt, um die Allokationen im Hauptbuch zu erfassen.
Sie können Ihre Plandaten auch in Ihren Allokationen verwenden, um Monatsendjournale zu automatisieren. Alternativ können Sie auf einen Zielplan allozieren und Budgetrevisionen erstellen, um sicherzustellen, dass Ihre Plandaten Ihre Istdaten replizieren.
Beispiele:
- Ein Unternehmen verteilt Aufwendungen fürEinrichtungen(z. B. Gebäudeinstandhaltung und Mitarbeitergehälter) auf alle Kostenstellen, die den bereitgestellten Platz und die Services nutzen. Mithilfe einer Allokationsbasis-Methode für die Quadratmeterzahl (erstellt als Statistik) teilt jede Kostenstelle die Betriebsausgaben der Einrichtungen auf.
- Ein Unternehmen verteilt die IT-Kosten auf alle Kostenstellen, basierend auf dem Headcount in den Kostenstellen. Dazu gehören auch die durch eine Allokation erfassten Aufwendungen, wie z. B. Aufwendungen für Einrichtungen.
- Ein Unternehmen alloziert Marketingaufwendungen auf Regionen, basierend auf den Erträgen pro Region. Das Unternehmen alloziert Istzahlen und Pläne für ein konsistentes Reporting.
Allokations-Workflow
Das Diagramm veranschaulicht die Funktionsweise von Allokationen:
Als Buchhalter arbeiten Sie bei der Definition und Verarbeitung von Allokationen mit folgenden Elementen:
- Allokationsdefinitionen:Stellen Sie jeden Schritt einer Allokation dar und definieren Sie Folgendes:
- Welche Beträge werden alloziert?
- Wie werden diese Beträge alloziert?
- Wo sollen die Allokationsergebnisse gebucht werden?
- Allokationsgruppensatz:Eine Gruppierung von Allokationsdefinitionen und deren gegenseitige Abhängigkeiten, um Allokationsdefinitionen für die Verarbeitung zu organisieren.
- Testen:Nachdem Sie Allokationsdefinitionen und Gruppensätze definiert haben, können Sie diese testen, um sicherzustellen, dass sie die erwarteten Ergebnisse liefern.
- Allokationsläufe:Generieren Sie vorläufige Journale oder entwerfen Sie Budgetrevisionen für die Allokationen. Sie können den Allokationsprozess manuell ausführen oder Workday so planen, dass er an einem bestimmten Tag und zu einer bestimmten Zeit ausgeführt wird.
- Allokationsergebnisse:Die Ergebnisse der Allokationsverarbeitung untermauern die allozierten Beträge.
- Finalisierung:Der Prozess, bei dem die vorläufige Allokation finalisiert und das operative Journal gebucht oder die Budgetrevision zur Verfügung gestellt wird.
- Endgültige Genehmigung: Optionaler Geschäftsprozessschritt, um die endgültigen Allokationsergebnisse zu prüfen, bevor das Allokationsjournal gebucht oder die Budgetrevision zur Verfügung gestellt wird.
Wenn Sie Allokationen im Status
Vorläufig
belassen, werden die Transaktionen beim Abschluss von Perioden in Aufgaben für den Periodenabschluss angezeigt. Die Allokationen verbleiben im Status Vorläufig
, bis Sie weitere Aktionen durchführen.Allokation - Arbeitsbereich
Verwenden Sie den Bericht
Allokation - Arbeitsbereich
für Folgendes:
- Überwachen Sie Ihre Allokationen für eine Geschäftsperiode.
- Verfolgen Sie den Fortschritt bis zum Abschluss.
- Allokationen, die für die Finalisierung zur Verfügung stehen, können problemlos identifiziert werden.
Der Arbeitsbereich, in dem Informationen nach Unternehmen und Allokationsgruppensatz angeordnet sind, umfasst Folgendes:
- EineZusammenfassungder Allokationsverarbeitung, einschließlich:
- Auszuführende Allokationen: Die Gesamtzahl der Allokationen im Gruppensatz.
- Entwurf: Die Anzahl der Allokationen, die Sie gespeichert, aber noch nicht ausgeführt haben.
- Erfordert erneuten Lauf: Die Anzahl der abhängigen Allokationen, die Sie aufgrund einer Änderung der Allokation, von der sie abhängig sind, erneut ausführen müssen.
- Vorläufig: Die Anzahl der Allokationen, die Sie ausgeführt haben, die sich im Status „Vorläufig“ (noch nicht finalisiert) befinden.
- Fehler: Die Anzahl der Allokationen, die Sie nicht buchen können, weil die Allokationsergebnisse einen Fehler enthalten.
- Verarbeitungsausnahmen, um Probleme zu beheben.
- Eine Liste mitNicht finalisierten Allokationenmit einer Schaltfläche zum Finalisieren jeder Allokation.
- Allokationsdetailsfür jede Allokation in einem Gruppensatz, einschließlich der Angabe, ob die Allokation für Istzahlen oder einen Plan erfolgt.