Zuwendungsvorschläge erstellen
- Erstellen Sie einen Sponsor.
- Konfigurieren Sie den GeschäftsprozessZuwendungsantragsereignisund die entsprechende Sicherheitsrichtlinie im funktionalen Bereich „Grants Management“.
Sie können Zuwendungsanträge erstellen, um Folgendes zu erfassen und zu verfolgen:
- Details zum Sponsor und zu Sponsorzahlungen.
- Details zur vorgeschlagenen Finanzierung
- Zeitplan für Zuwendungsantrag
- Der Prozentsatz des Arbeitsaufwands des Projektpersonals.
- Für den Sponsor erforderliche Sonderkonditionen.
- Öffnen Sie die AufgabeZuwendungsantrag erstellen.
- Bei der Bearbeitung der Aufgabe sind folgende Informationen zu beachten:
Option Bezeichnung Unterzeichnet amDas Datum, an dem der Sponsor oder die Organisation den Vorschlag unterzeichnet. Sie können dieses Datum verwenden, um einen Alterungsbericht zu erstellen, der alle ausstehenden Vorschläge vom Unterzeichnungsdatum bis zum aktuellen Datum anzeigt.HauptsponsorWählen Sie bei Anträgen für weitergereichte Zuwendungen den Hauptsponsor aus, der die Finanzierungsquelle für die Zuwendung ist.Kostenanteil gesamtGeben Sie den Betrag ein, den der Sponsor vom Empfänger zur Kostenbeteiligung benötigt.Für Sponsor erforderlicher KostenanteilWählen Sie diese Option aus, wenn der Sponsor vom Empfänger eine Kostenbeteiligung an einem Teil der Vorschlagssumme benötigt.Vorgeschlagener ZeitplanWählen oder erstellen Sie einen Zuwendungskalender, der das Start- und Enddatum für die Geschäftsperiode festlegt, die für den Zuwendungsantrag gilt. - Auf dem RegisterVorschlagspositionensind folgende Informationen zu beachten:
Option Bezeichnung PositionsartWählen SieKostenerstattung, wenn Sie aufgrund der Zuwendung Ihrem Sponsor sofort eine Rechnung stellen müssen, wenn direkte Kosten anfallen sowie indirekte Kosten anfallen.Wählen SieFestbetrag, wenn die Zuwendung erfordert, dass Sie Ihrem Sponsor vorgegebene Beträge in Rechnung stellen müssen, unabhängig davon, wann Folgendes anfällt:- Direktkosten.
- Indirekte Kosten.
Workday empfiehlt die Verwendung vonKostenerstattungmit Raten anstelle vonVorauszahlung, um Vorauszahlungen von Ihrem Sponsor zu erhalten, bevor direkte Kosten sowie indirekte Kosten anfallen. Diese Option erstellt eine automatische Verfolgung Ihres Vorauszahlungssaldos.Sie können zwar Zuwendungsantragspositionen mit beliebigen Positionsarten erstellen, verwenden Sie aber nur gültige Positionsarten für das Unternehmen, wenn Sie planen, eine Zuwendung aus dem Zuwendungsantrag zu erstellen. Weitere Informationen zu gültigen Positionsarten finden Sie unter Konfigurationen für das Fördermittelmanagement einrichten.PrimaryWählen Sie eine Vorschlagsposition als primär aus.FördermittelIn Workday muss jede Antragsposition mit einem Antragsfördermittel-Worktag verknüpft werden.SatzvereinbarungWorkday benötigt eine Satzvereinbarung für die Fakturierung von Zuwendungspositionen für die Kostenerstattung. Wenn Sie in den Zuwendungspositionen für Kostenerstattung keine indirekten Kosten haben, können Sie eine Vereinbarung mit einem Nullprozentsatz erstellen.AusnahmeWählen Sie eine Ausnahme, um die Satz- oder Kostenbasisart aus der Satzvereinbarung zu überschreiben oder indirekte Kosten abzuwählen.Zusätzliche WorktagsGeben Sie an, wo der Ertrag realisiert werden soll, indem Sie mindestens ein Worktag auswählen, das in festen Positionen verwendet werden soll.PersonalGeben Sie Details zu den Personen ein, die die Arbeit ausführen, einschließlich:- Gesponserter Arbeitsaufwand, in Stunden oder als Prozentsatz.
- Arbeitsaufwand mit Kostenanteil, in Stunden oder als Prozentsatz.
- (Optional) Geben Sie auf dem RegisterSonderbedingungenbestimmte Bedingungen an, die Ihr Sponsor zur Finanzierung Ihres Projekts benötigt.
- (Optional) Allozieren Sie auf dem RegisterGutschriften für Zuwendungsantrageine Gutschrift auf eine oder mehrere Worktag-Arten.Beispiel: Institute können Antragsgutschriften auf verschiedene Kostenstellen allozieren, um zukünftige Entscheidungen bezüglich einer Neuallokation von indirekten Kosten oder der Zuweisung von Überschreitungen zu treffen.
Workday leitet den Antrag zur Prüfung und Genehmigung an den Geschäftsprozess
Zuwendungsantragsereignis
weiter.Nachdem Sie eine Zuwendung erhalten haben, können Sie einen Zuwendungsvertrag direkt aus dem Vorschlag erstellen. Workday überträgt Informationen aus dem Vorschlag in die entsprechenden Felder der Zuwendung.