Überlegungen zum Setup: Zuwendungsaufgaben
Dieses Thema kann als Entscheidungshilfe bei der Planung Ihrer Konfiguration und Verwendung von Zuwendungsaufgaben dienen. Darin wird Folgendes erläutert:
- Worum es geht.
- Wie sie sich in Workday einfügt.
- Nachgelagerte Auswirkungen und produktübergreifende Interaktionen.
- Sicherheitsanforderungen und Geschäftsprozesskonfigurationen.
- Fragen und Einschränkungen, die vor der Implementierung zu berücksichtigen sind.
Ausführliche Konfigurationsdetails finden Sie in den detaillierten Anweisungen zur Aufgabe.
Worum es geht
Zuwendungsaufgaben in Workday sind Aufgaben, die Sie bei der Verwaltung und Verwaltung Ihrer Zuwendungen unterstützen. Einige Beispiele für Zuwendungsaufgaben sind vorläufige oder endgültige Fortschrittsberichte, Finanzberichte und Erfindungsberichte.
Vorteile und Nutzen
Zuwendungsaufgaben:
- Ermöglicht es Ihnen, die Datumsangaben für jede Aufgabe relativ zum Zuwendungskalender oder zur Vertragsperiode festzulegen.
- Ermöglicht die Verwaltung aller mit einer Zuwendung verknüpften Zuwendungsaufgaben in einer Liste.
- Sie können als Meilensteine für die Fakturierung Ihres Sponsors oder als Abschlussaufgaben dienen.
- Erinnern Sie zugewiesene Personen durch Alert-Benachrichtigungen, wenn Aufgaben fast fällig oder überfällig sind.
- Über den Geschäftsprozess Zuwendungsaufgabenereignis werdenAufgabenautomatisch zur Prüfung und Genehmigung an die ausgewählten Rollen weitergeleitet.
Anwendungsfälle
- Im Rahmen Ihres Zuwendungsobligos müssen Sie für den Sponsor eine projektspezifische Aufgabe bereitstellen, bevor Sie ihn fakturieren. Sie erstellen die entsprechende Zuwendungsaufgabe in Workday und konfigurieren sie als Fakturierungsmeilenstein.
- Ihre Linienorganisation fordert Sie auf, zum Nachweis Ihrer Arbeit einen vierteljährlichen Fortschrittsbericht vorzulegen. Sie erstellen eine Zuwendungsaufgabe für den Fortschrittsbericht, die alle 3 Monate ausgeführt wird.
- Sie müssen einen endgültigen Finanzbericht auf Bundesebene erstellen, bevor Sie eine Zuwendung abschließen können. Sie erstellen eine Zuwendungsaufgabe für den endgültigen Finanzbericht und konfigurieren sie als Abschlussaufgabe.
Fragestellungen
Fragen | Überlegungen |
|---|---|
Haben Sie Zuwendungen mit demselben Sponsor und derselben Zuwendungsart oder demselben Zweck? | Zuwendungen mit demselben Sponsor, derselben Zuwendungsart und demselben Zweckcode haben häufig dieselbe Liste von Anforderungen, die erfüllt werden müssen. Sie können Vorlagen für Listen von Zuwendungsaufgaben erstellen, die aus Aufgaben bestehen, die für bestimmte Sponsoren, Zuwendungsarten und Zweckcodes erforderlich sind. Sie können die Vorlagen dann verwenden, um schnell Zuwendungsaufgabenlisten für Zuwendungen mit denselben Anforderungen zu erstellen. |
Wie lauten Ihre Reportinganforderungen? | Zuwendungsaufgaben können alle Aufgaben sein, die Sie für Ihren Sponsor oder Ihre Organisation ausführen müssen, um Ihre Zuwendung zu verwalten. Die folgenden allgemeinen Aufgabenarten, die Sie als Zuwendungsaufgaben konfigurieren können, sind:
Wenn Sie eine Zuwendungsaufgabe abschließen, können Sie Ihre Berichte zu Erfassungs- und Auditzwecken an die Aufgabe anhängen. |
Wann müssen Sie die einzelnen Anforderungen erfüllen? | Um das Start-, End- und Fälligkeitsdatum für Ihre Zuwendungsaufgabe festzulegen, können Sie die Zeitachse der Aufgabe relativ zu Folgendem angeben:
|
Wer ist für die Ausführung und Prüfung der einzelnen Aufgaben verantwortlich? | Sie können die Zuwendungsaufgabe einer Rolle in der Zuwendung, der Zuwendungsorganisation oder der Organisation der Zuwendungsposition zuweisen. Wenn Ihre Zuwendung Teil eines Fördermittels ist, können Sie sie auch einer Rolle im Fördermittel zuweisen.
Sie können Zuwendungsaufgaben an Prüfer und Genehmiger weiterleiten, indem Sie den Geschäftsprozess Zuwendungsaufgabenereignis konfigurieren . Sie können auch alle Genehmigungsanforderungen an einen einzelnen Mitarbeiter weiterleiten, indem Sie die Sicherheitsgruppe Award Contract Owner auswählen. |
Verwenden Sie Berichte als Fakturierungsmeilensteine oder Abschlussaufgaben? | Wenn Sie eine Aufgabe haben, die Sie erledigen müssen, bevor Sie dem Sponsor fakturieren, können Sie die Aufgabe als Fakturierungsmeilenstein definieren. Workday stellt sicher, dass die Fakturierungsraten erst fakturierbar sind, wenn die Aufgabe des Fakturierungsmeilensteins abgeschlossen ist. Beispiele für Fakturierungsmeilensteine sind:
Wenn Sie eine Aufgabe haben, die Sie erledigen müssen, bevor Sie eine Zuwendung abschließen, können Sie die Aufgabe als Abschlussaufgabe definieren. Am Ende der Zuwendungsdauer können Sie mithilfe von Workday-Berichten den Status der verbleibenden Abschlussaufgaben prüfen und sicherstellen, dass sie abgeschlossen sind. Beispiele für Abschlussaufgaben:
|
Empfehlungen
Workday empfiehlt Folgendes:
- Richten Sie Alerts für Ihre Zuwendungsaufgaben ein, um zugewiesene Personen zu benachrichtigen, wenn eine Aufgabe fällig ist.
- Erstellen Sie separate Vorlagen für Listen von Zuwendungsaufgaben für Abschluss- und Nicht-Ausgleichsaufgaben.
Anforderungen
Bevor Sie Ihre Listen für Zuwendungsaufgaben erstellen:
- Richten Sie eine Zuwendung mit einem konfigurierten Zuwendungskalender ein.
- Weisen Sie Mitarbeitern, die für die Ausführung der Zuwendungsaufgaben verantwortlich sind, Rollen zu.
Einschränkungen
Sie können nur zwei Vorlagen für Zuwendungsaufgaben verwenden, um die Liste der Zuwendungsaufgaben für eine Zuwendung zu erstellen, eine für Abschlussaufgaben und eine für Nicht-Ausgleichsaufgaben. Wenn Sie die Vorlage für eine Liste der Zuwendungsaufgaben ändern möchten, müssen Sie zuerst die mit der Vorlage hinzugefügten Zuwendungsaufgaben aus der Liste der Zuwendungsaufgaben entfernen.
Mandanten-Setup
Keine Auswirkungen.
Sicherheit
Domäne | Überlegungen |
|---|---|
Domäne Set Up: Grants Management im funktionalen Bereich „Grants Management“. |
|
Domäne Process: Award Tasks im funktionalen Bereich „Grants Management“. | Erstellen Sie die Liste der Zuwendungsaufgaben für Ihre Zuwendung. |
Geschäftsprozesse
Richten
Sie den Geschäftsprozess Zuwendungsaufgabenereignis so ein, dass jede Zuwendungsaufgabe zur Genehmigung an den entsprechenden Prüfer und an den Eigentümer des Zuwendungsvertrags weitergeleitet wird.Reporting
Berichte | Überlegungen |
|---|---|
Zuwendungsaufgaben, die in den nächsten 90 Tagen fällig sind
| Verwenden Sie diesen Bericht, um Zuwendungsaufgaben zu ermitteln, die in den nächsten 90 Tagen fällig sind. |
Zuwendungsaufgaben in den nächsten 90 Tagen fällig oder überfällig
| Verwenden Sie diesen Bericht, um Zuwendungsaufgaben zu ermitteln, die bald fällig oder überfällig sind. |
Status der Zuwendungsaufgabe
| Verwenden Sie diesen Bericht, um den Status von Zuwendungsaufgaben anzuzeigen und Aufgaben zu identifizieren, die nicht abgeschlossen sind. |
Zuwendungsaufgaben suchen
| Verwenden Sie diesen Bericht, um alle Zuwendungsaufgaben in einer Zuwendungsgruppe anzuzeigen. |
Aufgabenstatus für meine Zuwendungen
| Verwenden Sie diesen Bericht, um die Zuweisungen und Fälligkeitsdaten Ihrer Zuwendungsaufgaben anzuzeigen. |
Vorlage für Liste der Zuwendungsaufgaben anzeigen
| Verwenden Sie diesen Bericht, um die Details zu vorhandenen Vorlagen für Zuwendungsaufgabenlisten anzuzeigen. |
Integrationen
Webservices | Überlegungen |
|---|---|
Vorlagen für Liste der Zuwendungsaufgaben
| Wird verwendet, um eine oder alle Vorlagen für Zuwendungsaufgaben zu laden und abzurufen. Mit diesem Webservice können Sie eine Vorlage für die Liste der Zuwendungsaufgaben kopieren, bevor Sie sie in einen anderen Sponsor, eine andere Zuwendungsart oder einen anderen Zweck ändern. |
Rufen Sie den Status von Zuwendungsaufgaben ab
| Wird verwendet, um eine oder alle Zuwendungsaufgaben zu laden und abzurufen. |
Get Award Task Type Groups
| Wird verwendet, um die Gruppe von Zuwendungsaufgaben einer Zuwendungsaufgabenart zu laden und abzurufen. |
Zuwendungsaufgaben für Zuwendung bereitstellen
| Verwenden Sie diese Option, um eine Zuwendungsaufgabe für eine bestimmte Zuwendung zu erstellen oder zu aktualisieren. |
Rufen Sie Zuwendungsaufgaben ab
| Wird verwendet, um Zuwendungsaufgaben, die die Antragskriterien erfüllen, oder alle Zuwendungsaufgaben zu laden und abzurufen. |
Zuwendungsaufgabe Put
| Wird verwendet, um eine einzelne Zuwendungsaufgabe zu erstellen, zu aktualisieren oder zu löschen. |
Put Status der Zuwendungsaufgabe
| Wird verwendet, um den Status einer Zuwendungsaufgabe hinzuzufügen oder zu aktualisieren. Sie können diesen Bericht auch verwenden, um die Reihenfolge des Status einer Zuwendungsaufgabe zu ändern. |
Put Award Task Type Group
| Wird verwendet, um eine Gruppe von Zuwendungsaufgabenarten hinzuzufügen oder zu aktualisieren. |
Beziehungen und Touchpoints
Workday bietet ein Touchpoints Kit mit Ressourcen, die Ihnen helfen, die Konfigurationsbeziehungen in Ihrem Mandanten besser zu verstehen. Weitere Informationen zum Workday Touchpoints Kit finden Sie in der Workday Community.