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Zuletzt aktualisiert: 2025-03-14
Beispiel: Zuwendungen mit Positionen für Kostenerstattung erstellen

Beispiel: Zuwendungen mit Positionen für Kostenerstattung erstellen

Dieses Beispiel zeigt, wie Sie eine Zuwendung mit einer Position für die Kostenerstattung erstellen.
Sie sind Spezialist für Zuwendungsverträge an der Alma Maat (USA). Sie möchten in Workday eine Zuwendung in Workday basierend auf einem Zuwendungsvertrag über 145.000 USD erstellen, den Sie am 01.12.2021 von der National Science Fund erhalten haben.
Die Zuwendung gilt für das Fördermittel „
Innovationen in Biologische Imaging und Visualisierung
 “. Ihr Sponsor stimmt zu, dass Sie vom 01.01.2022 bis zum 31.12.2022 für Ausgaben auf dem Campus zahlen müssen:
  • Ausgaben für Direktzuwendungen von bis zu 100.000 USD
  • Indirekte Kosten (F&A) von bis zu 45 % des direkten Ausgabenbetrags
Sie möchten eine Zuwendung mit einer primären Finanzierungsposition erstellen, die Ihnen folgende Möglichkeiten bietet:
  • Erfassen Sie nur Ausgabentransaktionen mit Budgetdaten, die zwischen dem 01.01.2022 und dem 31.12.2022 liegen.
  • Fakturieren Sie dem Sponsor erstattungsfähige Ausgabentransaktionen.
  • Berechnen Sie die F&A-Kosten basierend auf der F&A-Satzvereinbarung für
    Modifizierte Direktkosten gesamt
     .
  • Richten Sie Geldmittel, Fördermittel und Sponsoren ein.
  • Richten Sie den Standort und Namen der F&A-Kostensatzdefinition, die Kostensatzart und die F&A-Satzvereinbarung ein.
  • Konfigurieren Sie den Geschäftsprozess
    Zuwendungsereignis
     und die entsprechende Sicherheitsrichtlinie im funktionalen Bereich „Grants Management“.
  1. Öffnen Sie die Aufgabe
    Zuwendung erstellen
     .
  2. Geben Sie auf dem Register
    Übersicht
     die folgenden Werte ein:
    Option Bezeichnung
    Unternehmen
    Alma Mater University (USA)
    Name
    Imaging Innovations Award
    Zuschlagsdatum
    12/01/2021
    Sponsor
    National Science Fund
    Rechnung-an-Sponsor
    National Science Fund
    Zuwendungswährung
    USD
    Direktkosten für Sponsor
    100,000.00
    Indirekte Kosten für Sponsor
    45,000
    Autorisierter Betrag
    145,000
    Zuwendungskalender
    Wählen Sie Zuwendungskalender
    erstellen
     und geben Sie folgende Werte ein:
    • Name des Zuwendungskalenders:
      Imaging Innovations
    • Buchungsintervallgruppe für Zuwendungskalender:
      Jährlich
    Klicken Sie auf
    OK
    .
    Geben Sie im Grid
    Geschäftsperioden
     die Daten für die Periode ein:
    • Startdatum:
      01.01.2022
    • Enddatum:
      31.12.2022
    Klicken Sie auf
    OK
    .
  3. Wählen
     Sie das Register Zuwendungspositionen und klicken Sie auf
    Hinzufügen
     , um eine neue Zuwendungsposition hinzuzufügen und die folgenden Werte einzugeben:
    Option Bezeichnung
    Positionsart
    Kostenerstattung
    Fördermittel
    Innovationen in Biologische Bildverarbeitung und Visualisierung
    Positionsbetrag
    145,000.00
    Ertragskategorie
    Fördermittel
    Satzvereinbarung
    Modifizierte Direktkosten gesamt
    Kostensatzart
    On Campus Research
    Ertragsallokationsprofil
    Organisationsebene
    Von
    01.01.2022
    Bis
    12/31/2022
    Kostenstelle
    4260 Entwicklung der Forschung
    Geldmittel
    02 Sponsored Programs Fund
  4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen
    Primär
     .
  5. Klicken Sie auf
    Übermitteln
    .
Workday erstellt die neue Zuwendung mit einer Zuwendungsposition für die Kostenerstattung.
Erstellen und genehmigen Sie einen Fakturierungszeitplan für die neue Zuwendung.