Überlegungen zum Setup: Grants Management
Dieses Thema kann als Entscheidungshilfe bei der Planung Ihrer Konfiguration und bei der Verwendung von Workday Grants Management dienen. Darin wird Folgendes erläutert:
- Warum diese Integration eingerichtet werden sollte.
- Wie sie sich in Workday einfügt.
- Nachgelagerte Auswirkungen und produktübergreifende Interaktionen.
- Sicherheitsanforderungen und Geschäftsprozesskonfigurationen.
- Fragen und Einschränkungen, die vor der Implementierung zu berücksichtigen sind.
Ausführliche Konfigurationsdetails finden Sie in den detaillierten Anweisungen zur Aufgabe.
Worum es geht
Workday Grants Management bietet eine umfassende Plattform, mit der Sie die verschiedenen Komponenten einer Zuwendung konfigurieren und verwalten können, darunter:
- Zuwendungsfakturierung.
- Zuwendungsverträge
- Zuwendungsanträge.
- Bestätigung des Arbeitsaufwands
- Indirekte Kosten (Indirekte Kosten) oder indirekte Kosten.
- Ertragsrealisierung.
- Sponsorinformationen
Vorteile und Nutzen
- Berechnen Sie die F&A-Kosten, die mit Ihren Zuwendungsausgaben verbunden sind.
- Zertifizieren Sie die Aktivitäten von Mitarbeitern mit Echtzeitdaten aus Workday Payroll und HCM.
- Sorgen Sie für die Einhaltung Ihrer Zuwendungsverträge.
- Verwenden Sie Daten aus Workday Financials und anderen Ausgabenquellen, um genaue Konten Ihrer Ausgaben für Zuwendungslimits zu erhalten.
Anwendungsfälle
- Stellen Sie Ihren Sponsoren die direkten und indirekten Kosten Ihrer Zuwendungen in Rechnung.
- Legen Sie Fakturierungslimits, Gehaltsdeckel und Ausgabenbeschränkungen für Zuwendungen fest.
- Mappen Sie interne Ausgabenkategorien mit Sponsorenausgabenkategorien.
- Überschreiben Sie F&A-Kostensätze oder wählen Sie sie ab, wenn Sie F&A-Sätze mit Ihren Sponsoren neu verhandeln.
- Informieren Sie sich über Aufgaben und Berichte außerhalb von Workday, die Sie ausführen müssen, um Ihre Zuwendungen zu verwalten.
- Erstellen Sie Berichte zur Bestätigung des Arbeitsaufwands für Sponsoren der US-Regierung.
- Verfolgen Sie mehrere Fördermittel, Datumsangaben für Zuwendungspositionen und Empfänger für Ihre Zuwendungen.
Fragestellungen
Frage | Überlegung |
|---|---|
Wird die Zuwendung für Sie als Sponsor oder auf Kostenteilung finanziert? | Sie können eine Geldmittelart erstellen, um anzugeben, wo für Geldmittel Folgendes gilt:
In Workday können Sie Zuwendungsverträge entweder mit gesponserten Geldmitteln oder mit Kostenteilungsmitteln erstellen, aber Sie können den Sponsoren nur Zuwendungen mit gesponserten Geldmitteln in Rechnung stellen. |
Wie möchten Sie F&A oder indirekte Kosten für Ihre Ausgaben für Zuwendungen berechnen? | Workday berechnet die F&A-Kosten für jede Ausgabe automatisch auf der Grundlage der F&A-Details, die Sie für Kostenerstattungen und Festbetrag-Zuwendungspositionen konfigurieren. |
Definieren Ihre Sponsoren Kostenkategorien anders als Ihre Organisation? | Sie können das Objektklassen-Mapping verwenden, um Kostenkategorien in Ihrer Organisation mit von Sponsoren definierten Kostenkategorien zu mappen. Workday verwendet Objektklassen für folgende Zwecke:
Beispiel: Ihr Sponsor stimmt zu, Ihnen Ausgaben für Zuwendungen in der Kostenkategorie Laborausstattung und Verbrauchsgüter zu erstatten. Ihr Unternehmen verwendet nicht dieselbe Kostenkategorie, sondern mithilfe von Laborausstattung und Laborbedarf , um dieselben Ausgaben zu erfassen. Sie erstellen eine Objektklasse und mappen Sie die Ausgabenkategorien Laborausstattung und Laborbedarf mit der Objektklasse. Wenn Sie Laborgeräte oder -bedarf kaufen, fügt Workday den Ausgabentransaktionen das Worktag der Objektklasse bei, damit Sie die Ausgaben fakturieren und dem Sponsor melden können. |
Müssen Sie die Arbeit Ihrer Mitarbeiter zertifizieren? | Wenn Sie staatliche Fördermittel von staatlichen Sponsoren in den USA erhalten, können Sie mit Workday Berichte zur Bestätigung des Arbeitsaufwands generieren, um die Arbeitsaufwand Ihrer Mitarbeiter zu zertifizieren. Sie können die Berichte zur Bestätigung des Arbeitsaufwands zur Prüfung und Genehmigung an Abteilungs- oder Fördermittelmanager weiterleiten.
Wenn Sie die Kostenzurechnung und Allokation für die Entgeltabrechnung planen möchten, bevor Sie die Aktivitäten der Mitarbeiter zertifizieren, können Sie eine Vorschau der Berichte zur Bestätigung des Arbeitsaufwands mit einer vorläufigen Bestätigung des Arbeitsaufwands anzeigen. |
Empfehlungen
- Konfigurieren Sie die zugehörigen Worktags für Fördermittel, Programm oder Kostenstelle.
- Um F&A-Kosten getrennt von den ursprünglichen Ausgabentransaktionen zu verfolgen und zu erfassen, konfigurieren Sie Ihre Verarbeitungsregeln für Zuwendungskosten, sodass F&A-Ausgabenkategorien und Objektklassen überschrieben werden.
Anforderungen
- Konfigurieren Sie Ihr Unternehmen so, dass Sie Zuwendungen erstellen und Verarbeitungsregeln für Zuwendungskosten für das Unternehmen einrichten können.
- Um die Bestätigung des Arbeitsaufwands zu verwenden, konfigurieren Sie Ihre Mitarbeiterdaten in HCM und stellen Sie sicher, dass Ihre Daten in Workday Payroll aktuell sind.
Einschränkungen
Keine Auswirkungen.
Mandanten-Setup
- Erstellen Sie eine Sequenz-ID, mit der Workday neuen Zuwendungen, Zuwendungsanträgen, Fördermitteln und Sponsoren eine Sequenznummer zuweisen kann.
- Verwenden Sie die Aufgabe Mandanten-Setup bearbeiten - Financials, um die Sequenz-IDs als Sequenz-ID der Geschäftsdokumente für Zuwendungsverträge, Zuwendungsanträge, Fördermittel, Antragsfördermittel und Sponsoren zu mappen.
Sicherheit
Konfigurieren Sie folgende Sicherheitsdomänen im funktionalen Bereich „Grants Management“:
Domänen | Überlegungen |
|---|---|
Verwalten: Fördermittel
| Ermöglicht die Konfiguration und Verwaltung von Fördermitteln und Fördermittelhierarchien. |
Prozess: Zuwendung
| Ermöglicht die Konfiguration und Verwaltung von Zuwendungsanhängen, der Zuwendungsfakturierung und Zuwendungsaufgaben. |
Process: Billing
| Ermöglicht die Konfiguration und Verwaltung der Zuwendungsfakturierung, einschließlich Fakturierungszeitplänen und Rechnungen. |
Set Up: Effort Certification
| Ermöglicht die Konfiguration und Verwaltung von Berichten zur Bestätigung des Arbeitsaufwands. |
Setup: Geldmittel
| Ermöglicht die Konfiguration und Verwaltung von Geldmitteln. |
Set Up: Grants Management
| Ermöglicht die Konfiguration und Verwaltung von Zuwendungen, F&A-Konfigurationen und dem Objektklassen-Mapping. |
Setup: Sponsor
| Ermöglicht die Konfiguration und Verwaltung von Sponsoren. |
Geschäftsprozesse
Geschäftsprozesse | Überlegungen |
|---|---|
Zuwendungsrevisionsereignis
| Sie haben folgende Möglichkeiten:
|
Zuwendungsbudget-Hub - Ereignis
| Ermöglicht die Übermittlung eines Zuwendungsbudgetplans zur Prüfung.
Kann ein Unterprozess des Geschäftsprozesses Zuwendungsereignis sein. |
Zuwendungskorrekturereignis
| Ermöglicht die Korrektur einer Zuwendung. |
Zuwendungsereignis
| Hiermit können Sie eine Zuwendung erstellen und zur Genehmigung weiterleiten.
Sie können auch Unterprozesse hinzufügen, um Folgendes zu erstellen:
|
Zuwendungsantragsereignis
| Ermöglicht das Weiterleiten eines Zuwendungsantrags zur Prüfung und Genehmigung. |
Zuwendungsaufgabenereignis
| Ermöglicht das Weiterleiten einer Zuwendungsaufgabe zur Prüfung und Genehmigung. |
Ereignis für Bestätigung des Arbeitsaufwands
| Ermöglicht es Ihnen, Berichte zur Bestätigung des Arbeitsaufwands zur Zertifizierung und administrativen Prüfung an Mitarbeiter und Manager weiterzuleiten.
Sie können auch einen Unterprozess hinzufügen, um Anpassungen für die Entgeltbuchung zu erstellen, wenn Sie während des Zertifizierungsprozesses Änderungen an den Arbeitsaufwand der Mitarbeiter vornehmen. |
Akkreditiv-Inanspruchnahme-Ereignis
| Sie haben folgende Möglichkeiten:
|
Zuwendungskosten erneut verarbeiten
| Ermöglicht es Ihnen, die neu berechneten Zuwendungskosten zur Genehmigung weiterzuleiten. |
Reporting
Berichte oder Dashboards | Überlegungen |
|---|---|
Discovery Board
| Bietet eine visuelle Analyse Ihrer Zuwendungen, zuwendungsbezogenen Ausgaben oder der Bestätigung des Arbeitsaufwands.
Sie können die folgenden Berichtsdatenquellen in Ihrem Discovery Board verwenden:
|
Bestätigung des Arbeitsaufwands - Arbeitsbereich
| Ermöglicht es Ihnen, alle Berichte zur Bestätigung des Arbeitsaufwands, auf die Sie Zugriff haben, anzuzeigen und zu verwalten. |
Bericht Zuwendungen suchen | Ermöglicht die Anzeige von Zuwendungsinformationen nach Unternehmen und Gültigkeitsdatum.
Sie können eine Facettensuche in den zurückgegebenen Zeilen durchführen. |
Meine Zuwendungen - Dashboard
| Ein von Workday bereitgestellter Arbeitsbereich, den Sie mit Worklets konfigurieren können, um Berichte zu den Zuwendungen in Ihrer Organisation zu erstellen. |
Integrationen
Webservices | Überlegungen |
|---|---|
Zuwendung korrigieren
| Aktualisiert eine Zuwendung, ohne die vorherige Version zu speichern. |
Rufen Sie Zuwendungen ab
| Ruft die neuesten Versionen von Zuwendungen ab. |
Geldmittel abrufen
Put Geldmittel | Ruft Geldmittel ab, erstellt oder aktualisiert sie. |
Get Grants
Put Grant | Ruft Fördermittel ab, erstellt oder aktualisiert sie. |
Sponsoren abrufen
Put Sponsor | Ruft Sponsorinformationen ab, erstellt oder aktualisiert sie. |
Zuschlag übermitteln
| Erstellt eine neue Zuwendung. |
Zuwendungsrevision übermitteln
| Aktualisiert eine Zuwendung und behält eine Kopie der vorherigen Version. |
Beziehungen und Touchpoints
Features | Überlegungen |
|---|---|
Banking und Zahlungsabwicklung | Sie können Zuwendungsausgaben in den folgenden Ausgabenbereichen erst nach der Zahlungsabwicklung der Transaktionen fakturieren:
|
Revision der | Sie können Ihre Zuwendungsbudgets und Zuwendungsantragsbudgets mit Workday-Budgets planen. |
Customer Accounts | Sie können Forderungen an Sponsoren mithilfe von Kundenkonten verwalten. |
Finanzbuchhaltung | Workday bucht die Journale für F&A-Kosten und Ertragsrealisierung auf die Hauptbuch-Konten, die Sie in der Kontierungsregel konfigurieren. |
HCM Core | Richten Sie Mitarbeiterdaten in HCM Core ein, bevor Sie die Aktivitäten der Mitarbeiter zertifizieren. |
Entgeltabrechnung | Bei der Bestätigung des Arbeitsaufwands verwendet Workday Entgeltabrechnungsjournale, um zu bestätigen, dass die Mitarbeitervergütungen ihrem Arbeitsaufwand entsprechen.
Wenn ein Prüfer eine Änderung an einer Bestätigung des Arbeitsaufwands vornimmt, können Sie eine Anpassung der Entgeltbuchung initiieren, die die Änderung widerspiegelt. |
Spesen
Inventory Procurement Lieferantenkonten | Sie können Ausgaben aus diesen und anderen funktionalen Bereichen in Workday mit Zuwendungen verknüpfen und diese den Sponsoren in Rechnung stellen. |
Student-Finanzen | Sie können die Studentenfinanzhilfe als Zuwendungen zur Erstattung anrechnen. Beispiel: Ein Student erhält über Ihre Organisation finanzielle Unterstützung von einem Stipendium der National Science Fund. Sie können das Stipendium mit der von der National Science Fund gesponserten Zuwendung belasten. |
Zeit | Sie können einen Arbeitsaufwand nach Arbeitsstunden zertifizieren. |
Workday bietet ein Touchpoints Kit mit Ressourcen, die Ihnen helfen, die Konfigurationsbeziehungen in Ihrem Mandanten besser zu verstehen. Weitere Informationen zum Workday Touchpoints Kit finden Sie in der Workday Community.