Überlegungen zum Setup: Bestätigung des Arbeitsaufwands

Administrator Guide

Dieses Thema kann als Entscheidungshilfe bei der Planung Ihrer Konfiguration und Verwendung der Bestätigung des Arbeitsaufwands dienen. Darin wird Folgendes erläutert:

Warum diese Integration eingerichtet werden sollte.

Wie sie sich in Workday einfügt.

Nachgelagerte Auswirkungen und produktübergreifende Interaktionen.

Sicherheitsanforderungen und Geschäftsprozesskonfigurationen.

Fragen und Einschränkungen, die vor der Implementierung zu berücksichtigen sind.

Ausführliche Konfigurationsdetails finden Sie in den detaillierten Anweisungen zur Aufgabe.

Worum es geht

Government Sponsors in den USA benötigen eine Bestätigung der Empfänger von staatlichen Fördermitteln für die Dauer ihrer Fördermittel. Dadurch wird sichergestellt, dass Sponsoren nur für den Aufwand im Zusammenhang mit den Fördermitteln zahlen und Empfänger ihr Engagement für die Fördermittel einhalten.

Mit der Bestätigung des Arbeitsaufwands in Workday können Sie Berichte zur Bestätigung des Arbeitsaufwands basierend auf Entgeltabrechnungsinformationen generieren und weiterleiten.

Vorteile und Nutzen

Die Bestätigung des Arbeitsaufwands in Workday unterstützt Sie:

Reduzieren Sie die manuelle Verarbeitung, indem Sie stets über aktuelle Entgeltabrechnungs- und Linienorganisationsinformationen für eine Mitarbeiter- und Arbeitsaufwandsperiode verfügen.

Stellen Sie sicher, dass die Kostenallokation für die Entgeltabrechnung eines Mitarbeiters die tatsächlich für ein Projekt aufgewendete Zeit widerspiegelt.

Stellen Sie Ihren Sponsoren den korrekten Mitarbeitervergütungsbetrag für die geleistete Arbeit in Rechnung.

Verwalten Sie einen Audit-Trail mit Kommentaren zur Prüfung und Genehmigung, Befragungsantworten zu Arbeitsaufwandsänderungen und Bestätigungsvermerken für jeden Arbeitsaufwand.

Anwendungsfälle

Ermöglichen Sie es Ermittlern, ihre eigenen Aktivitäten und die ihrer Assistenten zu zertifizieren.

Ermöglichen Sie es Grant Administrators, zweimal jährlich Hunderte von Arbeitsaufwandzertifizierungen zu prüfen und zu genehmigen.

Ermöglichen Sie es Payroll Administrators, Anpassungen für die Entgeltbuchung vorzunehmen, wenn sich der Arbeitsaufwand eines Mitarbeiters gegenüber der ursprünglichen Allokation ändert.

Ermöglichen Sie es den Managern für die Bestätigung des Arbeitsaufwands, einen Arbeitsaufwand erneut zu zertifizieren, da sich die Entgeltabrechnung des Mitarbeiters seit der letzten Zertifizierung des Arbeitsaufwands geändert hat.

Ermöglichen Sie es Abteilungsadministratoren, Mitarbeiter in ihrer Abteilung zu unterstützen, die ihre Aktivitäten prüfen und zertifizieren müssen.

Fragestellungen

Frage	Überlegungen
Wann müssen Sie die Aktivitäten Ihrer Mitarbeiter zertifizieren?	Mit Workday können Sie basierend auf Ihren Zuwendungs- oder Sponsorenanforderungen einen Datumsbereich für die Bestätigung Ihres Arbeitsaufwands angeben. Sie können einen Bericht zur Bestätigung des Arbeitsaufwands erstellen, sobald Sie die Entgeltabrechnung des Mitarbeiters für den Datumsbereich abgeschlossen haben.
Welche Mitarbeiterbemühungen müssen Sie zertifizieren?	Sie können die Bestätigung des Arbeitsaufwands entweder für einen einzelnen Mitarbeiter nach Name oder für eine Gruppe von Mitarbeitern basierend auf folgenden Kriterien ausführen: Worktags in der Entgeltabrechnung für die Aufwandsperiode. Die Entgeltkomponentengruppe der Entgeltabrechnung von Mitarbeitern. Tätigkeitsprofil oder andere Bedingungsregeln.
Wer soll den Bericht zur Bestätigung des Arbeitsaufwands prüfen können?	Wenn Sie den Geschäftsprozess Workday Bestätigung des Arbeitsaufwands konfigurieren, können Sie die Schritte zur Prüfung, Zertifizierung und Genehmigung bestimmten Sicherheitsgruppen in einer Organisation zuweisen. Sie können die Art der Bestätigung des Arbeitsaufwands weiter konfigurieren, um die Prüf- und Genehmigungsschritte an bestimmte Organisationen weiterzuleiten, z. B.: Die Organisationszuweisungen oder Stammabteilungen der Hauptstellen der Mitarbeiter. Die Kosten werden auf die Aufwandspositionen verteilt, denen Sie den Aufwand zurechnen. Die Kostenstellen in den Aufwandspositionen, die Fördermittel-Worktags enthalten. Für ausgeschiedene Mitarbeiter können Sie den Geschäftsprozess so konfigurieren, dass die Prüf- und Genehmigungsschritte an Rollen in den letzten Linienorganisationen oder Kostenstellen der Mitarbeiter weitergeleitet werden.
Möchten Sie eine Vorschau der Ergebnisse für die Bestätigung des Arbeitsaufwands anzeigen, bevor Sie die Zertifizierung des Arbeitsaufwands initiieren?	Mit dem vorläufigen Bericht zur Bestätigung des Arbeitsaufwands können Sie die Ergebnisse der Bestätigung Ihres Arbeitsaufwands vorab validieren und sich auf Änderungen der Kostenzurechnung für die Entgeltabrechnung vorbereiten, bevor Sie die Zertifizierung des Arbeitsaufwands ausführen. Sie können damit unerwartete Ereignisse ausschließen und die Budgetierung für Entgeltausgaben durchführen, bevor die Bestätigung des Arbeitsaufwands initiiert wird. Sie können den vorläufigen Bericht zur Bestätigung des Arbeitsaufwands für Istzahlen oder Verpflichtungen der Entgeltabrechnung ausführen.
Müssen Sie Anpassungen für die Entgeltbuchung vornehmen, wenn sich die Bestätigung des Arbeitsaufwands ändert?	Sie können den Geschäftsprozess Workday Effort Certification so konfigurieren, dass eine Anpassung für die Entgeltbuchung initiiert wird, nachdem ein Prüfer oder Zertifizierer eine Arbeitsaufwandsallokation geändert hat.
Wie möchten Sie mit veralteten Bestätigungen des Arbeitsaufwands umgehen?	Wenn es zu einer Änderung der Entgeltabrechnung kommt, nachdem Sie den Arbeitsaufwand eines Mitarbeiters für dieselbe Abrechnungsperiode zertifiziert haben, ist die Bestätigung des Arbeitsaufwands möglicherweise veraltet. Mit Workday können Sie veraltete Arbeitsaufwandzertifizierungen erkennen und rezertifizieren. Wenn Sie eine Bestätigung des Arbeitsaufwands rezertifizieren, geschieht Folgendes: Bricht die ursprüngliche Bestätigung des Arbeitsaufwands ab. Erstellt an seiner Stelle eine neue Bestätigung des Arbeitsaufwands. Verknüpft die ursprüngliche und die neue Bestätigung des Arbeitsaufwands.
Müssen Sie mehrere Bestätigungen des Arbeitsaufwands prüfen oder im Auftrag anderer zertifizieren?	Workday stellt Sicherheitsdomänen bereit, mit denen Benutzer verschiedene Aufgaben für Bestätigungen des Arbeitsaufwands ausführen können. Sie können Sicherheitsgruppenzugriff auf folgende Domänen gewähren, je nachdem, ob ein Benutzer Folgendes benötigt: Hat Anzeigezugriff auf Arbeitsaufwandszertifizierungen. Um individuelle Bestätigungen des Arbeitsaufwands zu prüfen, zu zertifizieren oder zu genehmigen. Sie möchten mehrere Bestätigungen des Arbeitsaufwands durch Massenübermittlung gleichzeitig prüfen, zertifizieren oder genehmigen.
Möchten Sie den Text für die Bestätigung des Arbeitsaufwands anpassen?	Sie können die Bestätigungsvermerk anpassen, dem Ihre Mitarbeiter zustimmen, wenn sie ihre Aktivitäten bestätigen. Sie können auch die Befragungsfragen erstellen, die Prüfer beantworten, wenn sie eine Bestätigung des Arbeitsaufwands ändern. Workday speichert Bestätigungsvermerke und Antworten auf Befragungsfragen zu Auditzwecken im Bericht zur Bestätigung des Arbeitsaufwands.
Wie möchten Sie die Ihnen zugewiesenen Bestätigungen des Arbeitsaufwands verwalten?	Workday bietet einen Arbeitsbereich, in dem Sie Arbeitsaufwandszertifizierungen außerhalb von "Meine Aufgaben" verwalten können. Sie können: Zeigen Sie alle Bestätigungen des Arbeitsaufwands an, auf die Sie Zugriff haben. Führen Sie Aktionen für Bestätigungen des Arbeitsaufwands durch, die in der Arbeitswarteschlange auf Ihre Aktionen warten. Die Bestätigung des Arbeitsaufwands im Auftrag anderer zertifizieren. Sortieren, filtern und suchen Sie nach Bestätigungen des Arbeitsaufwands.
Wie möchten Sie die Bestätigung des Arbeitsaufwands anzeigen?	Workday zeigt die Bestätigung des Arbeitsaufwands in einer Composite View an, die Sie für folgende Zwecke konfigurieren können: Betten Sie einen benutzerdefinierten Bericht in ein Aggregations-Register ein. Sie können Register ausblenden, anzeigen oder neu anordnen. Gruppieren oder Zwischensumme nach bestimmten Geschäftsobjekten Zeigen Sie Worktags an, die mit einem Aufwand verknüpft sind. Zeigen Sie Vergütungsbeträge zusätzlich zu Prozentsätzen an.
Möchten Sie Anhänge zu Ihrem Bericht zur Bestätigung des Arbeitsaufwands hinzufügen?	Sie können einem Bericht zur Bestätigung des Arbeitsaufwands Anhänge hinzufügen: Nehmen Sie während des Prüf- oder Zertifizierungsschritts im Geschäftsprozess eine Änderung an der Bestätigung des Arbeitsaufwands vor. Fügen Sie einen Anhang zur Bestätigung des Arbeitsaufwands hinzu, nachdem Sie den Bericht zur Bestätigung des Arbeitsaufwands zertifiziert und genehmigt haben.
Wie stellen Sie Ihren Sponsoren Berichte zur Bestätigung des Arbeitsaufwands bereit?	Wenn Sie Berichte zur Bestätigung des Arbeitsaufwands für Ihren Sponsor bereitstellen müssen, können Sie die Berichte mit Workday drucken oder in Excel-Tabellen exportieren.

Empfehlungen

Workday empfiehlt Folgendes:

Konfigurieren Sie die Worktag-Verwendung für Dimension
für Bestätigung des Arbeitsaufwands, um alle in Kostenallokation für Entgeltabrechnung verwendeten Worktag
-Arten einzuschließen.

Verwenden Sie vollständige Worktags in der Art der Bestätigung des Arbeitsaufwands, um Entgeltabrechnungs-Worktags in den Positionen für die Bestätigung des Arbeitsaufwands beizubehalten.

Wenn Sie eine Bestätigung des Arbeitsaufwands ausführen, wählen Sie die in der Entgeltbuchung verwendete Unternehmensstruktur aus, damit Workday die Bestätigung des Arbeitsaufwands dem richtigen Unternehmen in der Entgeltabrechnung zuordnen kann.

Zertifizieren Sie Bestätigungen des Arbeitsaufwands mit demselben Sicherheitszugriff erneut wie der Benutzer, der die ursprünglichen Bestätigungen des Arbeitsaufwands initiiert hat, um sicherzustellen, dass Workday nur die gültigen Änderungen in der Entgeltabrechnung erkennt.

Anforderungen

Um die Bestätigung des Arbeitsaufwands auszuführen, müssen Sie:

Sie haben die Entgeltabrechnung des Mitarbeiters für die Aufwandsperiode abgeschlossen.

Sie haben nicht die gleiche Bestätigung des Arbeitsaufwands für dieselbe Art der Bestätigung des Arbeitsaufwands, denselben Mitarbeiter und denselben Datumsbereich ausgeführt.

Sie dürfen nicht gleichzeitig eine andere Bestätigung des Arbeitsaufwands mit derselben Art der Bestätigung des Arbeitsaufwands, demselben Mitarbeiter und demselben sich überschneidenden Datumsbereich ausführen.

Einschränkungen

Sie können den Prozess zur Bestätigung des Arbeitsaufwands nicht initiieren oder einen Arbeitsaufwand erneut zertifizieren, während die Entgeltbuchung für die Arbeitsaufwandsperiode in Bearbeitung ist. Warten Sie, bis Sie die Entgeltabrechnung abgeschlossen haben, bevor Sie Ihre Bestätigungen für den Arbeitsaufwand initiieren oder erneut zertifizieren.

Wenn Sie einige Einstellungen in der Art der Bestätigung des Arbeitsaufwands ändern, müssen Sie zuerst alle nicht abgebrochenen Bestätigungen des Arbeitsaufwands dieser Art abbrechen.

Sie können die Kriterien, die Workday bei der Rezertifizierung verwendet, nicht festlegen, um eine Bestätigung des Arbeitsaufwands als möglicherweise veraltet zu markieren.

Aufgrund einer aktuellen Einschränkung in Workday
werden die Bedingungen für die Schrittvalidierung nicht im Geschäftsprozess Bestätigung des Arbeitsaufwands angezeigt.

Mandanten-Setup

Sie können die Aufgabe

Mandanten-Setup bearbeiten - Payroll öffnen

, um die Entgeltbuchung für folgende Elemente zu aktivieren:

Gehalt über der Deckelung.

Alternative Kostenzurechnung für Beginn und Ende von Fördermitteln für Zuwendungen.

Intercompany-Buchungen

Um Ihre Bestätigungspositionen für den Arbeitsaufwand nach Fördermittel und Programm zu gruppieren, müssen Sie Ihre Kostenallokationen für die Entgeltabrechnung mit den Worktags Fördermittel und Programm taggen können. Öffnen Sie die Aufgabe Verwendung von

Worktags verwalten

und fügen Sie die Worktag
-Arten Fördermittel und Programm
zum Tag-fähigen Objekt

Kostenallokation

für Entgeltabrechnung hinzu.

Sicherheit

Konfigurieren Sie folgende Domänen im funktionalen Bereich „Core Payroll“:

Domäne	Überlegungen
Set Up: Effort Certification	Bietet Zugriff auf Aufgaben, Berichte und Daten im Zusammenhang mit der Konfiguration der Bestätigung des Arbeitsaufwands. Ermöglicht den Abbruch einer vorhandenen Bestätigung des Arbeitsaufwands für ein Unternehmen und eine Art der Bestätigung des Arbeitsaufwands.
Process: Effort Certification	Bietet Zugriff auf Aufgaben und Berichten zur Bestätigung des Arbeitsaufwands. Beschränkt auf benutzerbasierte Gruppen und rollenbasierte Gruppen für Unternehmen oder Unternehmenshierarchie.
Reports: Effort Certification	Bietet Zugriff auf Berichte zur Bestätigung des Arbeitsaufwands. Beschränkt auf benutzerbasierte Gruppen und rollenbasierte Gruppen für Unternehmen oder Unternehmenshierarchie.
Reports: Manager (Bestätigung des Arbeitsaufwands)	Bietet Zugriff auf die Bestätigung des Arbeitsaufwands nach Organisation, hauptsächlich für Organisationsmanager.
View: Bestätigung des Arbeitsaufwands	Bietet Benutzern Zugriff, damit sie die Bestätigungen des Arbeitsaufwands anzeigen können, in denen sie eine Rolle haben.
Worker Data: Effort Certification	Bietet Zugriff auf Berichte zur Bestätigung des Arbeitsaufwands, die auf Zuweisungen von Mitarbeiterorganisationen basieren, die mit der Hauptstelle verknüpft sind. Workday stellt diese Domäne im Modus Ausgesetzt bereit. Aktivieren Sie die Domänen-Sicherheitsrichtlinie, bevor Sie sie verwenden.
Manage: Effort Certification Work Area	Bietet schreibgeschützten Zugriff auf Bestätigungen des Arbeitsaufwands in der Arbeitsbereichsübersicht. Workday stellt diese Domäne im Modus Ausgesetzt bereit. Aktivieren Sie die Domänen-Sicherheitsrichtlinie, bevor Sie sie verwenden.
Process: Work Queue für Bestätigung des Arbeitsaufwands	Bietet Zugriff auf den Geschäftsprozess Bestätigung des Arbeitsaufwands aus der Arbeitsbereichswarteschlange. Workday stellt diese Domäne im Modus Ausgesetzt bereit. Aktivieren Sie die Domänen-Sicherheitsrichtlinie, bevor Sie sie verwenden.
Process: Mass Submit Effort Certification	Bietet Zugriff auf die Massenübermittlungsaktionen in der Warteschlange für den Arbeitsbereich. Workday stellt diese Domäne im Modus Ausgesetzt bereit. Aktivieren Sie die Domänen-Sicherheitsrichtlinie, bevor Sie sie verwenden.
Prozess: Vorläufige Bestätigung des Arbeitsaufwands	Bietet Zugriff auf Aufgaben, Berichte und Daten im Zusammenhang mit: Vorläufige Bestätigung des Arbeitsaufwands. Vorläufige Bestätigung des Arbeitsaufwands bei Rezertifizierung.
Mitarbeiterdaten: Stelle und Mitarbeiter-Worktag	Persistieren von Worktags für Namen und Stelle des Mitarbeiters aus der Entgeltabrechnung in Positionen für die Bestätigung des Arbeitsaufwands. Sicherheit für diese Domäne ist für Folgendes erforderlich: Stellen Sie sicher, dass Workday bei der erneuten Zertifizierung eines Arbeitsaufwands keine falschen Differenzen aufgrund fehlender Worktags erfasst. Wenn Sie eine Änderung an einem Arbeitsaufwand vornehmen, initiiert Workday Anpassungen für die Entgeltbuchung mit dem korrekten vorgeschlagenen Betrag.

Geschäftsprozesse

Geschäftsprozess	Überlegungen
Bestätigung des Arbeitsaufwands	Konfigurieren Sie diesen Geschäftsprozess, um die Prüfungs-, Zertifizierungs- und Genehmigungsschritte den entsprechenden Sicherheitsgruppen in Ihrer Organisation zuzuweisen. Sie können außerdem bestimmen, an welche der folgenden Organisationen die Prüf- und Genehmigungsschritte weitergeleitet werden, indem Sie die Art der Bestätigung des Arbeitsaufwands konfigurieren: Organisationszuweisungen der Hauptstelle des Mitarbeiters. Organisationen, denen Sie den Aufwand in Rechnung stellen.
Anpassungen für Entgeltbuchung für Bestätigung des Arbeitsaufwands erstellen	Um Anpassungen für die Entgeltbuchung nach einer Änderung des Arbeitsaufwands zu initiieren, fügen Sie diesen Unterprozess zum Geschäftsprozess Bestätigung des Arbeitsaufwands nach dem Schritt Abschluss hinzu.

Geschäftsprozess

Überlegungen

Bestätigung des Arbeitsaufwands

Konfigurieren Sie diesen Geschäftsprozess, um die Prüfungs-, Zertifizierungs- und Genehmigungsschritte den entsprechenden Sicherheitsgruppen in Ihrer Organisation zuzuweisen. Sie können außerdem bestimmen, an welche der folgenden Organisationen die Prüf- und Genehmigungsschritte weitergeleitet werden, indem Sie die Art der Bestätigung des Arbeitsaufwands konfigurieren:

Organisationszuweisungen der Hauptstelle des Mitarbeiters.

Organisationen, denen Sie den Aufwand in Rechnung stellen.

Anpassungen für Entgeltbuchung für Bestätigung des Arbeitsaufwands erstellen

Um Anpassungen für die Entgeltbuchung
nach einer Änderung des Arbeitsaufwands zu initiieren, fügen Sie diesen Unterprozess zum Geschäftsprozess Bestätigung des Arbeitsaufwands nach dem Schritt Abschluss hinzu.

Reporting

Um die verfügbaren Berichte für Workday Effort Certification
anzuzeigen, öffnen Sie den Bericht Workday-Standardberichte
und wählen Sie die Berichtskategorie Bestätigung des Arbeitsaufwands.

Workday zeigt die Berichte zur Bestätigung des Arbeitsaufwands und zu vorläufigen Berichten in Composite Views an. Sie können die Composite Views so konfigurieren, dass ein benutzerdefinierter Bericht eingebettet wird, ausgewählte Register angezeigt oder ausgeblendet werden und die Register nach Bedarf sortiert werden.

Integrationen

Webservice	Überlegungen
Codes für Änderungsgrund für Bestätigung des Arbeitsaufwands	Wird verwendet, um Grundcodes zu erstellen, zu aktualisieren oder abzurufen, die die Änderungen beschreiben, die Prüfer an Bestätigungen des Arbeitsaufwands vornehmen.
Arten von Bestätigungen des Arbeitsaufwands	Wird verwendet, um Arten von Arbeitsaufwand zu erstellen, zu aktualisieren oder abzurufen.
Texte für Bestätigung des Arbeitsaufwands	Wird verwendet, um die Bestätigungsvermerke zu erstellen, zu aktualisieren oder abzurufen, mit denen Mitarbeiter ihre Aktivitäten bestätigen.

Beziehungen und Touchpoints

Touchpoint	Überlegungen
Finanzbuchhaltung	Für die Bestätigung des Arbeitsaufwands werden Worktags für die Finanzbuchhaltung in den Arbeitsaufwandspositionen verwendet. Die Finanzbuchhaltung stellt auch das Fördermittel-Worktag in der Kostenallokation für die Entgeltabrechnung bereit und im Zeitnachweis, das Workday zur Allokation des Arbeitsaufwands verwendet.
HCM	Stellt mitarbeiter- und tätigkeitsbezogene Daten für die Bestätigung des Arbeitsaufwands bereit, z. B.: Name, Status und Tätigkeitsprofil des Mitarbeiters. Die Organisationszuweisungen der Haupttätigkeitsstelle des Mitarbeiters.
Entgeltabrechnung	Wenn ein Prüfer für die Bestätigung des Arbeitsaufwands eine Änderung vornimmt, die sich auf die Entgeltabrechnung auswirkt, müssen Sie Buchungsanpassungen in der Entgeltabrechnung vornehmen, um die Änderung widerzuspiegeln. Die Entgeltabrechnung bietet außerdem folgende Möglichkeiten: Istzahlen und Verpflichtungen der Entgeltabrechnung für Berichte zur Bestätigung des Arbeitsaufwands und zur vorläufigen Bestätigung des Arbeitsaufwands. Entgeltkomponentengruppe, die die Mitarbeiterpopulation in einer Art der Bestätigung des Arbeitsaufwands bestimmt.
Zeiterfassung	Die Bestätigung des Arbeitsaufwands erhält die stundenbasierte Zertifizierung aus der Zeiterfassung.

Workday bietet ein Touchpoints Kit mit Ressourcen, die Ihnen helfen, die Konfigurationsbeziehungen in Ihrem Mandanten besser zu verstehen. Weitere Informationen zum Workday Touchpoints Kit finden Sie in der Workday Community.

Konzept: Bestätigung des Arbeitsaufwands für Entgeltabrechnung

Konzept: Bestätigung des Arbeitsaufwands - Arbeitsbereich

Schritte: Bestätigung des Arbeitsaufwands verwalten

Referenz: Reporting zur Bestätigung des Arbeitsaufwands