概念︰已鎖定、封存和隱藏的版本
當您需要鎖定版本並凍結資料時，可以從版本設定的存取控制區段中選取不同的選項︰
- 已鎖定的版本核取方塊︰鎖定所有使用者的資料，使使用者無法在工作表中或透過匯入進行變更。但是，對模型或實際值資料所做的變更，仍會影響已鎖定版本中的資料。
- 封存版本核取方塊︰是否會執行已鎖定版本的所有動作，而且會透過儲存值來凍結資料，以降低對模型的變更對資料造成影響的可能性。
- 存取控制使用者提示︰依據使用者類型提供不同的鎖定層級。例如，您可以鎖定資料，但仍可讓使用者留下附註。
- 鎖定前置月份︰為所有使用者鎖定版本過去的時段，其限制與已鎖定的版本相同。
- 隱藏版本︰使使用者無法檢視該版本。
有些例外情況可讓使用者變更已鎖定版本中的資料並查看隱藏的版本。
已鎖定的版本
您可以鎖定版本，以盡量減少在工作表中或透過匯入方式對版本資料所做的更動。
已鎖定的版本仍會顯示在以下位置︰
- 儀表板
- 報告
- 工作表
- 您無法變更工作表中的資料。
- 視鎖定選項而定，您或許可以匯入資料。
- 當維度值已與資料相關聯時，您無法在版本中將維度值設為無法使用。
- 您可以匯出資料。
- 所有計算科目都會使用唯讀的覆寫公式來鎖定計算值，除非您為科目選取停用版本特定公式設定核取方塊。
- 版本下拉清單中的版本名稱旁會顯示鎖定圖示。
某些特定版本一律包含鎖定的資料，因為這些資料是來自其他版本。當您的團隊更新計入版本時，資料就會變更。
版本 | 防止資料變更 |
|---|---|
虛擬版本 | 鎖定來源版本。 |
根實際值和父系子版本 | 鎖定分葉層級子版本。 |
已鎖定的計畫的實際值套疊部分 | 在實際值版本中，在 往前鎖定時段 (月)，直到 中選取「完成日當月」。
|
封存版本
封存版本選項可讓您在完成計畫後，更完全地凍結版本中的分葉層級資料。分葉層級是任何層級、科目或自訂維度上非匯總的資料。此設定會在版本中儲存值，以確保科目不會因為未來發生的一切照常活動而重新計算或變更。
封存版本選項取代了計算公式值設定，並改善了其功能。對於已在使用的版本，我們會維護舊設定。
由於封存版本的流程可能會對模型的效能造成負擔，因此我們建議您避免在 Adaptive Planning 中的使用率高或需要快速回應時間時進行封存。如果封存流程的完成時間超過 30 秒，則流程會在 Planning Center 中顯示「長時間執行的流程」報告。您可以從此頁面取消流程。請參閱「」 監控和取消長時間執行的流程。
封存版本會將資料儲存為不再是動態資料，以確保資料完整性。如此一來，您就可以在不變更已封存版本中的值的情況下變更模型。
封存版本中儲存的值 | 不會變更封存資料的變更 |
|---|---|
計算科目值 | 對於參照匯總值的公式，您可以變更階層結構，而不會影響這些科目類型的計算值︰
|
根據工作表中輸入的公式計算儲存格 | 對於參照實際值套疊資料的公式，您可以重述實際值資料，而不會影響計算。 我們會在封存版本中儲存結果值，而不是公式。 |
共用公式 | 對於參照以下內容的共用公式︰
|
模型工作表中的值和攤分查詢 | 您可以更新工作表中的查詢，而不會影響已封存版本中的值。 |
來源連結科目值 | 您可以變更、新增、移除連結，或變更連結篩選條件和套用的維度，而不會影響目標科目中的值。 在封存版本中，我們不會顯示來源連結科目的拆分。您仍然可以使用來源科目建立報告，以存取拆分。 |
實際值套疊值 | 您可以︰
此外，最終計畫報告不會因實際值重述而變更。 |
我們建議您在封存版本之前，先使用「建模」區域中的公式驗證，找出並更正版本中的公式錯誤。對於有錯誤的公式，我們會在封存版本中將值儲存為零或空白，這可能會導致版本封存時發生差異。封存版本後，我們會在版本設定中提供「檢視錯誤」連結。您可以按一下此連結，下載試算表，其中包含依科目和層級列出的公式錯誤清單。如果沒有錯誤，則試算表為空白。如果您要更正錯誤，可以先停用「封存版本」選項並更正錯誤，然後再重新封存版本。
停用「封存版本」選項可以︰
- 變更資料，因為整個版本的公式都會重新計算。
- 永久刪除在結構變更 (例如工作表可用性變更) 之前儲存的資料。
鎖定並封存例外
某些資料元素在已鎖定和已封存版本中仍是動態的。這些動態元素可能會變更資料，或使資料看似已變更。與已鎖定版本相比，已封存版本的例外較少，因為 2 個選項的用途不同。最好使用鎖定版本來防止最終使用者透過資料輸入或資料匯入來變更資料。封存最適合用來凍結資料，以便管理者可變更模型或重述實際值，而不會影響歷史版本中的資料。
封存版本例外
這些結構變更仍可能導致已封存版本的分葉資料變更。
- 重新載入行事歷結構會刪除計畫版本，包括已封存的版本。
- 在分葉科目下新增科目會將資料從先前的分葉科目移到新建立的分葉科目。
- 若從版本或工作表中移除層級可用性，系統會隱藏工作表、報告、儀表板和公式中的相關聯資料。您可以重新新增層級以顯示資料。
- 從 Cube 工作表移除維度可用性會隱藏工作表、報告、儀表板和公式中的相關聯資料。您可以將維度值新增回工作表以顯示資料。
- 從模型工作表中移除維度可用性，並根據您的規格變更資料，其中可能包括永久刪除。將維度值新增回工作表，不會擷取資料。
- 刪除科目、層級或自訂維度值會跨版本刪除相關資料。
- 刪除 Cube 或模型工作表 (這也會刪除科目) 會刪除所有版本的資料。
- 將科目從「定期」變更為「累計」會在版本間變更值。
- 變更自訂、總分類帳、Cube 和模型科目中的這些科目設定會變更版本間的資料︰
- 顯示為︰(數字, 貨幣, 百分比)。
- 餘額類型 (貸項、借項)
- 匯總類型
- 匯率類型
- 在具有拆分資料的模型工作表或標準工作表上，將總分類帳或自訂科目變更為連結的科目，將會清除封存版本中的該拆分資料。
這些元素在封存版本中仍是動態的，我們不會儲存其值︰
- 指標科目
- 系統科目，例如用於銷除、分配、少數股權和 CTA 的系統科目。
- 匯總科目、層級和維度階層內的值重新排列階層時，匯總值會變更，但在已封存版本中，任何以參照匯總的計算為依據的值都會保持不變。
已鎖定的版本例外
除了針對已封存版本列出的所有內容外，以下結構變更仍可能變更已鎖定版本中的資料 (不會影響已封存版本)︰
- 在自訂、總分類帳、Cube 和模型科目中變更以下科目設定︰
- 選取停用版本特定公式設定核取方塊可防止在您鎖定版本時鎖定公式。科目公式的任何變更都會變更版本間的資料，包括已鎖定的版本。
- 將帳戶類型變更為「連結」，或從「連結」變更為「累計」或「定期」。
- 變更或新增更多連結來源科目
- 將維度或維度篩選條件新增或變更至連結。
- 新增或移除實際值套疊。此動作也會變更參照具有實際值套疊的儲存格的公式計算。
- 將標籤變更為層級和科目會變更屬性內容和維度的匯總，進而影響參照這些匯總的計算。
- 變更工作表定義︰
- 新增和重新命名工作表
- 變更工作表上的科目、層級或自訂維度值
- 變更未指定版本的 Cube 限制
- 新增、移動、重設父系或重新命名這些模型元素可能會影響資料，包括參照匯總的計算︰
- 科目
- 屬性內容和屬性內容值
- 維度和維度值
- 層級
這些動作也會變更已鎖定版本中的資料︰
- 正在更新計畫公式參照的實際值資料。如要避免發生這類變更，您可以鎖定實際值版本的前置月份。
- 對 Cube 和模型工作表使用「清除資料」選項會移除版本中的所有資料，包括已鎖定的版本。
隱藏版本
隱藏版本會使團隊或部分團隊成員無法檢視該版本。
隱藏版本時，您將無法在以下位置檢視資料︰
- 儀表板
- 報告
- 工作表
您不能從以下位置選取版本︰
- 圖表和報告的「元素」分頁
- 主工具列中的「版本」提示
此外，當您隱藏實際值版本時，對於彙總至這些實際值版本的子版本和日記帳分錄版本，Adaptive Planning 會忽略
存取控制
。隱藏例外
- 當您使用隱藏的實際值版本做為實際值套疊時，則資料會顯示在計畫版本中。任何有權檢視計畫版本的人都可以檢視套疊的實際值資料。
- 隱藏版本的名稱仍會顯示在以下區域中︰
- 建模︰維度值的檢視依存關係，以及 Cube 工作表摘要中的檢視容量。
- 整合︰資料載入器。