Skip to main content
Documentatie
Documentatie
Adaptive Planning
Laatst bijgewerkt: 2025-05-09
Concept: vergrendelde, gearchiveerde en verborgen versies

Concept: vergrendelde, gearchiveerde en verborgen versies

Wanneer u een versie moet vergrendelen en de gegevens moet blokkeren, kunt u kiezen uit verschillende opties die beschikbaar zijn in de sectie Toegangsbeheer van de versie-instellingen:
  • Selectievakje Vergrendelde versie: vergrendelt de gegevens voor alle gebruikers, zodat gebruikers deze niet in bladen of via imports kunnen wijzigen. Wijzigingen in het model of in werkelijke waarden kunnen echter nog steeds van invloed zijn op gegevens in de vergrendelde versie.
  • Selectievakje Versie archiveren: doet alles wat Vergrendelde versies doen, plus het bevriest gegevens door de waarden op te slaan, zodat wijzigingen in het model minder waarschijnlijk van invloed zijn op de gegevens.
  • Gebruikersprompts voor toegangsbeheer: biedt verschillende vergrendelingsniveaus per gebruikerstype. Voorbeeld: u kunt de gegevens vergrendelen, maar gebruikers nog steeds toestaan om opmerkingen achter te laten.
  • Voorloopmaanden vergrendelen: vergrendelt eerdere perioden van versies voor alle gebruikers met dezelfde beperking als vergrendelde versies.
  • Versies verbergen: hiermee wordt de versie niet zichtbaar voor gebruikers.
Er zijn uitzonderingen waarmee gebruikers gegevens in vergrendelde versies kunnen wijzigen en verborgen versies kunnen zien.

Vergrendelde versies

U kunt versies vergrendelen om wijzigingen in de versiegegevens in bladen of via imports te minimaliseren.
Vergrendelde versies blijven zichtbaar in:
  • Dashboards.
  • Rapporten.
  • Bladen.
Wanneer u versies vergrendelt, geldt het volgende:
  • U kunt de gegevens in de bladen niet wijzigen.
  • Afhankelijk van uw vergrendelingsoptie kunt u mogelijk gegevens importeren.
  • U kunt dimensiewaarden niet onbeschikbaar maken in de versie wanneer de waarde al aan gegevens is gekoppeld.
  • U kunt gegevens exporteren.
  • Alle berekende rekeningen krijgen overschrijvingsformules die alleen-lezen zijn om de berekende waarden te vergrendelen, tenzij u het selectievakje Versiespecifieke formule-instelling uitschakelen voor de rekening hebt ingeschakeld.
  • Er staan vergrendelingspictogrammen naast de versienaam in de vervolgkeuzelijsten voor versies.
Bepaalde versies hebben altijd vergrendelde gegevens, omdat de gegevens uit andere versies komen. Gegevens veranderen wanneer uw team de bijdragende versies bijwerkt.
Versie
Gegevenswijzigingen voorkomen
Virtuele versies
Vergrendel de bronversies.
Hoofdversie met werkelijke waarden en bovenliggende subversies
Vergrendel de subversies op het laagste niveau.
Gedeelte Overlay met werkelijke waarden van een vergrendeld plan
Selecteer in de versie met werkelijke waarden de optie
Voltooiingsmaand
 voor
Eerdere maand vergrendelen t/m
.

Gearchiveerde versies

Met de optie Versie archiveren kunt u de gegevens op het laagste niveau in uw versies vollediger bevriezen zodra u plannen hebt voltooid. Op het laagste niveau zijn gegevens die geen totalisatie zijn, op een niveau, rekening of aangepaste dimensie. Met de instelling worden de waarden in de versie opgeslagen om ervoor te zorgen dat rekeningen niet opnieuw worden berekend of gewijzigd als gevolg van normale activiteiten die in de toekomst plaatsvinden.
De optie Versie archiveren vervangt en verbetert de functionaliteit van de instelling Formulewaarden berekenen. We behouden de oude instelling voor versies die deze al gebruiken.
Omdat het archiveringsproces van een versie de prestaties van het model kan belasten, raden we u aan archivering te vermijden in tijden van hoog gebruik of tijden waarin u snelle reactietijden nodig hebt in Adaptive Planning. Wanneer het archiveringsproces langer dan 30 seconden in beslag neemt, wordt het rapport Langlopende processen weergegeven in het Planningscentrum. U kunt het proces vanaf deze pagina annuleren. Zie Langlopende processen bewaken en annuleren.
Het archiveren van versies zorgt voor de gegevensintegriteit door gegevens op te slaan zodat deze niet langer dynamisch zijn. Zo kunt u wijzigingen in het model aanbrengen zonder de waarden in de gearchiveerde versie te wijzigen.
Waarden opgeslagen in gearchiveerde versies
Wijzigingen die geen invloed hebben op gearchiveerde gegevens
Berekende rekeningwaarden
Voor formules die verwijzen naar totalisatiewaarden, kunt u de hiërarchiestructuren wijzigen zonder de berekende waarden van de volgende rekeningtypen te beïnvloeden:
  • Grootboek
  • Aangepast
  • Berekend gemodelleerd
  • Berekende kubus
Celberekeningen op basis van formules die in bladen zijn ingevoerd
Voor formules die verwijzen naar overlaygegevens met werkelijke waarden, kunt u de gegevens van de werkelijke waarden opnieuw berekenen zonder dat dit gevolgen heeft voor de berekeningen.
De resulterende waarden, niet de formules, worden opgeslagen in de gearchiveerde versies.
Gedeelde formules
Voor gedeelde formules die verwijzen naar:
  • Overlaygegevens met werkelijke waarden kunt u de gegevens van de werkelijke waarden opnieuw berekenen zonder dat dit gevolgen heeft voor de berekeningen.
  • Met totalisaties kunt u de hiërarchiestructuren wijzigen zonder de berekende waarden te beïnvloeden.
Waarde- en spreidingsopzoektabellen in gemodelleerde bladen
U kunt de opzoekfuncties in het blad bijwerken zonder de waarden in de gearchiveerde versie te beïnvloeden.
Waarden gekoppelde rekeningen
U kunt koppelingsfilters en toegepaste dimensies wijzigen, toevoegen of verwijderen, zonder dat dit gevolgen heeft voor de waarde in de doelrekeningen.
In gearchiveerde versies worden de splitsingen van gekoppelde rekeningen niet weergegeven. U hebt nog steeds toegang tot de splitsingen door een rapport samen te stellen met de bronrekening.
Overlaywaarden werkelijke waarden
U kunt:
  • Importeer bijgewerkte werkelijke waarden zonder de overlay met werkelijke waarden in de gearchiveerde planversie te beïnvloeden.
  • Rapporteer over de werkelijke waarden zoals deze waren op het moment dat u de planversie hebt gearchiveerd.
De definitieve planrapporten worden ook niet gewijzigd als gevolg van aanpassingen van werkelijke waarden.
We raden u aan Formulevalidatie in het gebied Modellering te gebruiken om formulefouten in versies te zoeken en te corrigeren voordat u ze archiveert. Voor formules met fouten slaan we de waarden op als nullen of lege cellen in gearchiveerde versies, wat kan resulteren in een verschil bij het archiveren van de versie. We bieden een koppeling Fouten weergeven in de versie-instellingen nadat u versies hebt gearchiveerd. U kunt op de koppeling klikken om een spreadsheet te downloaden met een lijst met formulefouten op rekening en niveau. Als er geen fouten zijn, is de spreadsheet leeg. Als u de fouten wilt corrigeren, kunt u de optie Versie archiveren uitschakelen en de fouten corrigeren voordat u de versie opnieuw archiveert.
Als u de optie Archiefversie uitschakelt, kan het volgende:
  • Wijzig de gegevens omdat formules in de versie opnieuw worden berekend.
  • Gegevens permanent verwijderen die zijn opgeslagen vóór structurele wijzigingen, zoals wijzigingen in de beschikbaarheid van bladen.

Uitzonderingen vergrendelen en archiveren

Sommige gegevenselementen blijven dynamisch in vergrendelde en gearchiveerde versies. Deze dynamische elementen kunnen de gegevens wijzigen of ervoor zorgen dat de gegevens lijken te veranderen. Gearchiveerde versies hebben minder uitzonderingen dan vergrendelde versies, omdat de bedoeling van de twee opties anders is. Het vergrendelen van een versie kan het beste worden gebruikt om te voorkomen dat eindgebruikers de gegevens wijzigen via gegevensinvoer of gegevensimport. Archivering kan het beste worden gebruikt om de gegevens te bevriezen, zodat beheerders wijzigingen in het model kunnen aanbrengen of werkelijke waarden opnieuw kunnen berekenen zonder dat dit gevolgen heeft voor gegevens in historische versies.
Uitzonderingen gearchiveerde versies
Deze structurele wijzigingen kunnen nog steeds leiden tot wijzigingen in de gegevens op het laagste niveau van gearchiveerde versies.
  • Als u de kalenderstructuur opnieuw laadt, worden planversies verwijderd, inclusief gearchiveerde versies.
  • Als u een rekening toevoegt onder een rekening op het laagste niveau, worden de gegevens van de vorige rekening op het laagste niveau verplaatst naar de nieuw gemaakte rekening op het laagste niveau.
  • Als u de niveaubeschikbaarheid uit versies of bladen verwijdert, worden de gekoppelde gegevens in bladen, rapporten, dashboards en formules verborgen. U kunt het niveau weer toevoegen om de gegevens weer te geven.
  • Als u de beschikbaarheid van dimensies uit kubusbladen verwijdert, worden de gekoppelde gegevens in bladen, rapporten, dashboards en formules verborgen. U kunt de dimensiewaarde weer aan het blad toevoegen om de gegevens weer te geven.
  • Als u de beschikbaarheid van dimensies uit gemodelleerde bladen verwijdert, wijzigt u de gegevens volgens uw specificatie, wat permanente verwijdering kan omvatten. Als u de dimensiewaarde weer aan het blad toevoegt, worden de gegevens niet opgehaald.
  • Als u rekeningen, niveaus of aangepaste dimensiewaarden verwijdert, worden de gerelateerde gegevens in verschillende versies verwijderd.
  • Als u kubus- of gemodelleerde bladen verwijdert, waarmee ook de rekeningen worden verwijderd, worden gegevens in alle versies verwijderd.
  • Als u een rekening wijzigt van Periodiek in Cumulatief, wordt de waarde in verschillende versies gewijzigd.
  • Als u deze rekeninginstellingen wijzigt in aangepaste rekeningen, grootboekrekeningen, kubusrekeningen en gemodelleerde rekeningen, worden de gegevens in verschillende versies gewijzigd:
    • Weergeven als: (getal, valuta, percentage).
    • Saldotype (credit, debet).
    • Totalisatietype.
    • Wisselkoerstype.
  • Als u een GB-rekening of aangepaste rekening wijzigt in een gekoppelde rekening op gemodelleerde of standaardbladen met gesplitste gegevens, worden die gesplitste gegevens in de gearchiveerde versie gewist.
Deze elementen blijven dynamisch in gearchiveerde versies en de waarden worden niet opgeslagen:
  • Metriekrekeningen
  • Systeemrekeningen, zoals rekeningen voor eliminaties, toewijzingen, minderheidsbelangen en CTA.
  • Totalisatiewaarden binnen rekeningen, niveaus en dimensiehiërarchieën. De totalisatiewaarden veranderen wanneer u hiërarchieën opnieuw rangschikt, maar waarden die zijn gebaseerd op berekeningen die naar totalisaties verwijzen, blijven ongewijzigd in gearchiveerde versies.
Uitzonderingen vergrendelde versies
Naast alles wat is beschreven voor gearchiveerde versies, kunnen deze structurele wijzigingen nog steeds gegevens in vergrendelde versies wijzigen (ze hebben geen invloed op gearchiveerde versies):
  • Deze rekeninginstellingen wijzigen in aangepaste rekeningen, grootboekrekeningen, kubusrekeningen en gemodelleerde rekeningen:
    • Als u het selectievakje Versiespecifieke formule-instelling uitschakelen inschakelt, wordt de formule niet vergrendeld wanneer u de versie vergrendelt. Wijzigingen in rekeningformules wijzigen de gegevens in verschillende versies, inclusief vergrendelde versies.
    • Het rekeningtype wijzigen in Koppeling of van Koppelen in Cumulatief of Periodiek.
    • Bronrekeningen voor koppelingen wijzigen of meer toevoegen.
    • Dimensies of dimensiefilters aan koppelingen toevoegen of wijzigen.
    • Overlay met werkelijke waarden toevoegen of verwijderen. Met deze actie worden ook formuleberekeningen gewijzigd die verwijzen naar de cellen met een overlay met werkelijke waarden.
  • Als u tags in niveaus en rekeningen wijzigt, worden de totalisaties van de kenmerken en dimensies gewijzigd, wat van invloed is op berekeningen die naar deze totalisaties verwijzen.
  • De bladdefinitie wijzigen:
    • Bladen toevoegen en hernoemen.
    • De rekeningen, niveaus of aangepaste dimensiewaarden op een blad wijzigen.
    • De kubusbeperkingen wijzigen die de versie niet specificeren.
  • Als u deze modelelementen toevoegt, verplaatst, bovenliggend maakt of de naam ervan wijzigt, kan dit van invloed zijn op de gegevens, inclusief berekeningen die verwijzen naar totalisaties:
    • Rekeningen.
    • Kenmerken en kenmerkwaarden.
    • Dimensies en dimensiewaarden.
    • Niveaus.
Met deze acties worden ook gegevens in vergrendelde versies gewijzigd:
  • Werkelijke waarden bijwerken die verwijzen naar planformules. Om deze wijzigingen te voorkomen, kunt u de eerdere maanden van de versie met de werkelijke waarden vergrendelen.
  • Als u de optie Gegevens wissen gebruikt voor kubus- en gemodelleerde bladen, worden alle gegevens in versies verwijderd, inclusief vergrendelde versies.

Verborgen versies

Verberg versies om te voorkomen dat uw team, of een deel van uw team, de versie kan zien.
Wanneer u versies verbergt, kunt u de gegevens niet bekijken in:
  • Dashboards.
  • Rapporten.
  • Bladen.
U kunt de versie niet selecteren vanuit:
  • Elemententabbladen van diagrammen en rapporten.
  • Versieprompt in de hoofdwerkbalk.
Wanneer u versies met werkelijke waarden verbergt, negeert Adaptive Planning bovendien het
toegangsbeheer
 voor de subversies en journaalpostversies die ernaar worden getotaliseerd.

Uitzonderingen verbergen

  • Wanneer u verborgen versies met werkelijke waarden als overlay met werkelijke waarden gebruikt, zijn de gegevens zichtbaar in de planversie. Iedereen die de planversie kan bekijken, kan de overlappende gegevens van de werkelijke waarden bekijken.
  • De naam van verborgen versies is nog steeds zichtbaar in gebieden van:
    • Modellering
      :
      Afhankelijkheden weergeven
       voor dimensiewaarden en
      Capaciteit weergeven
       in samenvattingen van kubusbladen.
    • Integratie
      : gegevensladers.