Concepto: datos activos en libros de trabajo

Cuando añade datos de informe a un libro de trabajo y elige mantener el libro de trabajo sincronizado con los datos del informe original, a esos datos se les llama "datos activos". También puede añadir datos de informe a un libro de trabajo sin mantenerlos sincronizados; en ese caso los llamamos datos estáticos.

Opción	Descripción
Datos activos	Los datos insertados en el libro de trabajo mantienen una conexión con el informe de Workday, lo que proporciona actualizaciones unidireccionales del informe al libro de trabajo. (Esta configuración no permite escribir datos del libro de trabajo en el informe). No puede editar manualmente los datos activos insertados en el libro de trabajo.
Valores estáticos	Los datos insertados en el libro de trabajo no mantienen una conexión con el informe original. Los datos son una instantánea de los datos del informe, en el momento en que los inserta. Puede editar los datos insertados en el libro de trabajo. El número máximo de celdas que Workday Worksheets puede insertar como valores estáticos es de 5 millones (5 000 000).

Tablas de datos activos y referencias estructuradas

Las áreas de datos activos de los libros de trabajo de Workday Worksheets son similares a las tablas de Excel. Cuando Workday Worksheets crea un área de datos activos, le asigna un nombre de tabla. No obstante, puede cambiarle el nombre a la tabla si así lo desea. Por medio de una sintaxis especial, puede crear referencias a los datos de un área de datos activos utilizando el nombre de la tabla y la columna. Dichas referencias se denominan referencias estructuradas
, y el rango de celdas se actualiza automáticamente cada vez que se actualizan los datos activos. Para obtener más detalles sobre las referencias estructuradas, consulte Concepto: referencias estructuradas en libros de trabajo.

Columnas de fórmula y columnas de notas en datos activos

Para trabajar con columnas de fórmula, siga estos pasos:

Si desea añadir una nueva columna de fórmula sin utilizar el asistente para datos, haga clic con el botón derecho del ratón en la cabecera de cualquier columna de datos activos para añadir una nueva columna de fórmula a la derecha o a la izquierda. Al añadir una columna de fórmula siguiendo este método, se actualizan los datos activos.

Para añadir una nueva columna de fórmula sin utilizar el asistente para datos, escriba la fórmula en la segunda fila de una columna adyacente al área de datos activos y pulse Intro. Workday Worksheets añade la fórmula automáticamente al área de datos activos y la aplica a todas las filas del área de datos activos, sin actualizar los datos activos (si no desea añadir la fórmula a los datos activos como columna de fórmula, omita una columna).

Escriba una fórmula en la celda que está justo debajo de la cabecera y pulse Intro: Workday Worksheets aplicará la fórmula a todas las filas del área de datos activos.

Haga doble clic en la celda de la cabecera de la columna para editar su nombre.

Para trabajar con columnas de notas en el área de datos activos, siga estos pasos:

Para ver esta opción en el menú, debe haber definido ya una columna de clave (campo) mediante el asistente para datos. Una clave
identifica de forma exclusiva los datos de cada fila. La columna de clave que seleccione debe contener valores exclusivos como, por ejemplo, los IDs de empleado. El valor no debe cambiar con el tiempo y debe estar presente solo en una fila
de los datos. Workday Worksheets utiliza la clave para cotejar filas de notas con filas de datos activos. Procure que la clave sea única; de lo contrario, las notas se perderán.

Escriba las notas que desee en cada celda. Para pegar texto en una celda, primero debe hacer doble clic en ella.

Haga doble clic en la celda de la cabecera de la columna para editar su nombre.

Puede hacer clic con el botón derecho en la cabecera de cualquier columna de datos activos para añadir una nueva columna de notas a la derecha o a la izquierda. Al añadir una columna de notas siguiendo este método, se actualizan los datos activos.

Tenga en cuenta que, durante una actualización de datos activos, Workday Worksheets no conserva el formato de las columnas de notas.

Si se añaden filas durante una actualización de datos activos, Workday Worksheets conserva la alineación de las notas con las filas correspondientes. Si se eliminan filas durante una actualización de datos activos (por ejemplo, si elimina una lista de valores), se eliminarán todas las notas relacionadas con la lista de valores eliminada, pero los datos se guardarán en Workday. Si vuelve a añadir la lista de valores más adelante, Workday Worksheets volverá a mostrar las notas en las filas correspondientes.

Si escribe una nota en la segunda fila de una columna adyacente al área de datos activos y pulsa Intro, Workday Worksheets añadirá automáticamente una columna de notas al área de datos activos sin actualizar los datos activos (si no desea añadir una columna como columna de nota, omítala).

Filtrado

Si tiene un filtro activo en datos activos y actualiza los datos, Workday Worksheets vuelve a aplicar automáticamente los criterios de filtro al área de datos activos.

Ordenación

Puede ordenar las áreas de datos activos y las áreas de entrada en un libro de trabajo. Opcionalmente, la ordenación puede incluir columnas contiguas en el libro de trabajo que estén fuera del área de datos activos o del área de entrada. Por defecto, si su hoja de libro de trabajo contiene datos activos y selecciona

Ordenación avanzada

en el menú

Datos

, Worksheets selecciona solo el área de datos activos para la ordenación. Si desea incluir columnas adicionales en la ordenación, resalte todo el rango que desea ordenar antes de seleccionar

Ordenación avanzada

Al actualizar datos activos de un libro de trabajo, Workday Worksheets conserva el criterio de ordenación definido en la opción

Ordenar por

del asistente para datos, pero no conserva la ordenación estándar en el libro de trabajo (mediante

Datos

Ordenar

Formato

En la página

Seleccionar columnas

del asistente para datos, puede utilizar el menú

Column Options

para definir el formato de las columnas de los datos activos (si estos proceden de un informe avanzado). Si define el formato aquí, Workday Worksheets conservará el formato de los datos cuando se actualicen los datos activos. No se puede cambiar el formato de los datos de las columnas de notas.

Le recomendamos que no cambie ningún parámetro de fuente/estilo (como, por ejemplo, la negrita) en los datos activos del libro de trabajo. Al actualizar los datos activos, Workday Worksheets restablece el formato de fuente/estilo. Si desea cambiar la apariencia de los datos activos, puede utilizar la función ARRAYAREA en una otra hoja para insertar los datos del área de datos activos y darle así a esas filas y columnas el formato que desee.

Títulos de columna de grupo

Si la definición del informe original contiene títulos de columna de grupo, estos valores se convierten en títulos de columna en el libro de trabajo. Si desea cambiar los títulos de columna más adelante, puede utilizar la fórmula SELECT para copiar los datos en otra hoja y asignar nombres nuevos a las columnas.

Aquí tiene un ejemplo de fórmula que copia los datos de la Hoja1 en la hoja actual y asigna los nuevos nombres de columna ID y Nombre:

=SELECT("SELECT `~Employee~ ID` `ID`, `Employee Name` `Nombre` from ? ",ARRAYAREA(Sheet1!A1))

Aunque este ejemplo está relacionado con títulos de columna de grupo, puede utilizarlo para cambiar cualquier título de columna de datos activos.