Preguntas frecuentes: colaboración y seguridad en Workday Worksheets

¿Cómo pruebo mi configuración de seguridad para las hojas de cálculo?: Para ver qué datos se muestran en los libros de trabajo, le recomendamos que inicie sesión como varios usuarios con distintas configuraciones de seguridad. A continuación, utilice el Asistente para datos para insertar datos de informe en libros de trabajo y compartirlos entre los usuarios.

Workday Worksheets admite proxy. Ahora bien, tenga en cuenta que en el workflow de una aplicación como HCM, en el que la aplicación crea el libro de trabajo (no Drive), podría no admitirse el uso de proxy. Workday Worksheets admite libros de trabajo creados o editados como usuario proxy (o cualquier otro tipo de usuario que no sea trabajador) en un entorno de cliente y, a continuación, migrados como archivo WXF a otro entorno de cliente.
¿Hay algún parámetro de configuración global que permita a algunos usuarios ver libros y a otros modificarlos?: No. La configuración de uso compartido de libro de trabajo es para libros de trabajo individuales. Los parámetros de consulta y modificación del grupo de seguridad que asigna al configurar inicialmente las hojas de cálculo no están relacionados con los permisos de visualización y edición.
¿Puedo compartir un libro de trabajo de Workday con cualquier persona de Workday aunque no pueda acceder a los datos originales?: Sí, si tienen acceso a la aplicación Worksheets (están en el dominio de seguridad Worksheets
).

Los usuarios con los que comparte el libro de trabajo pueden ver inicialmente cualquier dato no oculto incluido en el libro de trabajo, incluidos los datos de Workday. Todos los usuarios con los que comparte pueden ver los mismos datos que usted ve en el libro de trabajo. Esta funcionalidad existe porque Worksheets está pensada como una herramienta de colaboración en la que un grupo de usuarios resuelve problemas empresariales basándose en el mismo conjunto de datos. Sin embargo, si el libro de trabajo compartido se basa en datos activos, la actualización del libro de trabajo afecta a lo que pueden ver otros usuarios:
En cuanto un usuario actualiza los datos activos en el libro de trabajo, solo ve los datos a los que tiene acceso. Además, todos los demás usuarios ven los datos activos en función de la seguridad asociada al usuario que actualizó los datos.
Siempre que un usuario realiza la acción Actualizar todos los datos activos, o siempre que se produce una actualización de datos activos programada, se actualizan todos los datos activos del libro de trabajo. Los datos activos vuelven a ser visibles para otros usuarios, en función de la seguridad asociada al usuario que actualizó los datos o que configuró la programación.
Si un usuario tiene permiso para actualizar datos activos, pero no tiene acceso a uno o más de los campos de origen de datos, se produce un error cuando intenta actualizar.

Si comparte un libro de trabajo que contenga datos activos con un usuario y este hace una copia del libro de trabajo, en cuanto actualice los datos activos del libro de trabajo, solo verá los datos a los que tiene acceso.

Para garantizar que un libro de trabajo siempre muestre únicamente los datos a los que un usuario tiene acceso, puede crear una plantilla de libro de trabajo y luego distribuirla entre los usuarios.
¿Puedo ocultar contenido en un libro de trabajo para evitar que alguien lo vea en cualquier situación?: No. Ocultar contenido es útil para reducir las distracciones en el libro de trabajo, por ejemplo, ocultar una hoja cuando utiliza sus datos para realizar cálculos en otras hojas. Sin embargo, ocultar contenido no es un mecanismo de seguridad. Los usuarios con el permiso Puede consultar para un libro de trabajo pueden usar referencias externas para mostrar y usar el contenido oculto. Además, pueden copiar el libro de trabajo y mostrar cualquier contenido, si ha activado la opción
Los comentadores y lectores pueden copiar, descargar e imprimir
.
¿Cuáles son los bordes de celda coloreados en el libro de trabajo?: Los bordes de celdas de colores se denominan indicadores de presencia. Cuando los usuarios ven o editan un libro de trabajo simultáneamente, Worksheets asigna diferentes colores a los usuarios. Workday Worksheets resalta las celdas con ese color cuando los usuarios interactúan con ellas. Los avatares de usuario también se muestran para cualquier usuario que se encuentre actualmente en el libro de trabajo.
Cuando inserto datos de informe de Workday en un libro de trabajo, ¿el libro de trabajo se comparte automáticamente con las personas con las que lo he compartido?: No, solo usted tiene acceso al libro de trabajo y contiene los datos a los que tiene acceso desde el informe.