Conceito: Privacidade de Dados da Peakon
O Peakon foi criado com a conformidade de privacidade e a privacidade desde o design em mente, e estamos animados para ajudar nossos clientes a entender como estamos abordando isso.
Dados processados em Peakon
Os dados processados no Workday Peakon Employee Voice podem ser classificados em três categorias;
- Informações fornecidas pelos funcionários.
- Informações de funcionários enviadas ao Peakon pelos empregadores.
- Informações que a Peakon coleta quando os funcionários usam a plataforma.
Os funcionários fornecem informações por meio de pesquisas que respondem. Os empregadores fornecem informações sobre seus funcionários, como tempo de serviço, departamento, cargo, local etc., além de informações básicas de contato, como endereço de e-mail do funcionário para onde a pesquisa será enviada.
A Peakon coleta automaticamente determinadas informações quando a plataforma é usada para fins de administração de sistemas e para garantir que o acesso correto seja concedido aos usuários com base nos direitos de acesso definidos pelo administrador da conta.
Como a Peakon processa os dados
As informações que os funcionários inserem no Peakon são agregadas com informações de outros funcionários e comparadas com dados de respostas anteriores ou futuras de funcionários e/ou referências do setor. Essas informações agregadas fornecem aos gerentes visões sobre os níveis de engajamento dos funcionários e seus sentimentos em relação à vida profissional. Todas as respostas da pesquisa são totalmente opcionais e as perguntas podem ser ignoradas. Normalmente, informações identificáveis não são disponibilizadas a uma organização empregadora, a menos que a organização tenha:
- Habilitou e configurou a API de exportação de dados. Consulte Conceito: Configurando a API de Exportação de Dados.
- Solicitou a revelação de identidade.
A Peakon também pode entrar em contato com os usuários para obter feedback sobre como melhorar o produto, bem como informar nossos usuários sobre novos recursos, versões do produto ou ofertas de serviços. Também usamos esses dados para lidar com dúvidas, preocupações e reclamações.
Retenção de dados
O período padrão de retenção de dados da Peakon é de 5 anos.
Caso uma organização pare de usar o Peakon, os dados serão excluídos ou desidentificados em até 6 meses após o término do período de serviço. Não armazenaremos dados pessoais por mais tempo do que o razoavelmente necessário para usá-los de acordo com nosso acordo contratual com o cliente ou com nossos direitos e obrigações legais.
O período mínimo de retenção de dados é de 3 anos.
Direitos do Titular dos Dados
Além disso, a Workday oferece suporte aos clientes no cumprimento dos direitos do titular dos dados pessoais processados por meio da plataforma:
- O Workday apoia os direitos dos funcionários de acessar ou apagar dados pessoais da plataforma Peakon. O cliente pode abrir um caso especificando os detalhes da solicitação de acesso ou exclusão de dados.
- O Workday apoia o direito do funcionário de atualizar seus dados por meio da interface do usuário, por meio das pesquisas e do processo de redefinição de pesquisas.
Os funcionários também podem cancelar a assinatura dos e-mails da Peakon clicando na opção de cancelamento no e-mail. Isso fará com que os funcionários não recebam notificações por e-mail da Peakon.
Hospedagem de dados e subprocessadores
A plataforma Peakon é hospedada no Espaço Econômico Europeu (“EEE”) e nos EUA, onde os dados dos funcionários e as respostas das pesquisas são armazenados e processados com medidas técnicas e organizacionais para garantir um armazenamento seguro e protegido, com sua instância Peakon hospedada nos EUA ou no EEE. Você pode confirmar onde sua instância do Peakon está hospedada com seu gerente de sucesso do cliente.
Alguns recursos do Peakon podem exigir que algumas das informações que coletamos dos usuários sejam transferidas, processadas ou armazenadas em um destino fora do EEE e/ou dos EUA. Detalhes completos sobre o uso de subprocessadores podem ser encontrados na Lista de Subprocessadores do Workday. Podemos transferir dados pessoais para esses subprocessadores para fornecer nossos serviços por meio da plataforma.
Proteção de Dados
Medidas técnicas e organizacionais apropriadas estão em vigor para mitigar a perda, destruição, alteração, divulgação ou acesso acidental, não autorizado ou ilegal aos Dados Pessoais.
As medidas implementadas pela Peakon incluem:
- Criptografia de dados pessoais.
- Acordos de backup e recuperação de desastres.
- A capacidade de garantir confidencialidade, integridade, disponibilidade e resiliência contínuas da infraestrutura e do ambiente de TI.
- Testes e avaliações regulares da eficácia de tais medidas.
Revelação de identidade
Em certas circunstâncias, um cliente pode receber comentários que criem uma preocupação e pode considerar apropriado determinar a identidade de um funcionário. Exemplo: Um funcionário indicando intenção de automutilação ou de ferir terceiros, ou indicação de comportamentos criminosos ou fraudulentos no local de trabalho.
Nessas situações, a Workday recomenda que o gerente relevante interaja com o funcionário por meio do recurso de resposta a comentários, pedindo que ele participe de uma discussão mais aprofundada para abordar o problema mencionado no comentário. No entanto, se os clientes decidirem que precisam identificar o comentarista para investigar e resolver a situação de forma eficaz, eles podem solicitar uma Revelação de Identidade por meio de um caso de cliente.
Para atender a essa solicitação, o Workday exigirá detalhes e informações específicas para identificar o comentário, como o URL exato do comentário e a data de envio. Após o fornecimento, o Workday obterá a identidade do indivíduo que enviou o comentário e a compartilhará com o Contato de Suporte Nomeado do cliente por meio de uma plataforma de mensagens segura. A plataforma segura protege os dados relacionados à identidade por meio de criptografia e destrói e exclui automaticamente os dados após 10 dias.
O Workday está disponível para facilitar o processo de revelação de identidade e agirá de acordo com as instruções do cliente; a decisão de revelar a identidade do comentarista permanece com o cliente o tempo todo.
Contato
Se você tiver alguma dúvida sobre este artigo, entre em contato com o Suporte do Workday.