Concepto: Recibir preguntas basadas en reglas
Contexto
Las preguntas basadas en reglas garantizan que se formulen las preguntas correctas en el momento adecuado y que sean relevantes para el empleado. El momento en que se realizan estas preguntas depende de las rondas de encuestas semanales, que evalúan y aplican estas reglas a toda su plantilla de empleados.
Para garantizar la puntualidad y la relevancia, los empleados reciben preguntas basadas en reglas dentro de los 6 días posteriores a ser elegibles. El período de gracia garantiza que se les incluya en la ronda de la encuesta que comienza después de que cumplan los requisitos, y solo en una única ronda. El período de gracia es fijo y no se puede modificar.
Escenarios de incorporación
Empleado | Configuración de la encuesta | Aplicación de preguntas y reglas | Resultados | Próxima ronda de encuestas |
|---|---|---|---|---|
Emma se incorporó a la compañía Kinetar el 4 de marzo. | Encuesta semanal todos los lunes con todas las preguntas de incorporación activas. Fechas de inicio de las rondas cada semana: 1, 8, 15 y 22 de marzo. | Orientación y alineación. Incorporación de conductores solicitada 2 semanas después de comenzar . | Emma no recibe las preguntas durante las primeras 3 semanas. Emma cumple los criterios para recibir las preguntas en la semana 3, sin embargo, estamos a mitad de la ronda de la encuesta, por lo que no la recibe. | Semana 4 (Fecha de inicio de la ronda: 22): El período de gracia de 7 días se activa la semana anterior cuando ella se volvió elegible (18) y le permite recibir las preguntas. Emma lleva 18 días en la empresa, cumpliendo así la regla de las 2 semanas. Emma también solo recibe las preguntas de Orientación y Alineación , ya que están adaptadas a su experiencia. |
Tom se incorporó a la empresa Kinetar el 16 de marzo, y su fecha de inicio se retrotrajo al 1 de marzo. | Calendario de encuestas semanales: todos los lunes. Fechas de la ronda de encuestas cada semana: 1, 8, 15 y 22. | Preguntas de orientación e integración con la regla establecida de 2 semanas después del inicio . | Durante las primeras 3 semanas, Tom no recibe las preguntas. | Semana 4 (Fecha de inicio de la ronda: 22): Tom no recibirá preguntas de Orientación y Alineación ya que ha perdido el período de gracia para las reglas y ya no cumple con los criterios de las reglas. |
Escenarios de salida
Empleado | Configuración de la encuesta | Aplicación de preguntas y reglas | Resultados | Próxima ronda de encuestas |
|---|---|---|---|---|
Ana abandona Kinetar y su fecha de separación está fijada para el 26 de marzo. | Calendario de encuestas semanales: todos los lunes. Fechas de inicio de las rondas de encuestas: 1, 8, 15 y 22 de marzo. | Todas las preguntas de salida con la regla establecida en 2 semanas antes de la separación. | Ana no recibirá preguntas durante las dos primeras semanas de marzo. El día 12 cumple los requisitos para la regla, pero estamos a mitad de la ronda de la encuesta, así que no pasa nada. Comienza el período de gracia. | Semana 3 (Fecha de inicio de la ronda: 15): Ana está a 11 días de la separación, cumpliendo la regla de las 2 semanas. En esta ronda, ella recibe las preguntas de salida. |
Elisa dejó la empresa Kinetar el 10 de junio. | Está activa una encuesta semanal sobre la opción de salida, programada para realizarse todos los lunes con preguntas específicas sobre la salida. Fechas de inicio de las rondas cada semana: 3, 10, 17 y 24 de junio. Las reglas de las preguntas de salida están configuradas para activarse 2 semanas después de la fecha de separación. La dirección de correo electrónico personal de Elisa está disponible a través de la sincronización del sistema de información de recursos humanos (HRIS). | Todas las preguntas de salida. Está previsto que la encuesta de salida se envíe el 24 de junio (2 semanas después de la partida de Elisa). Sin embargo, la fecha de activación (24) no coincide con la ronda de encuesta actual que comienza el 17. Debido a esto, Elisa no recibe la encuesta durante la ronda del 17 de junio. En cambio, el sistema aplica el período de gracia, manteniendo la elegibilidad para la siguiente ronda (la 24). | En la ronda de encuestas que comienza el 24 de junio, Elisa recibe las preguntas de salida en su dirección de correo electrónico personal. La encuesta se centra únicamente en el conjunto de preguntas sobre la salida, garantizando que las preguntas sean relevantes para su experiencia de salida. | Elisa no será incluida en futuras rondas. |
Louis deja la empresa Kinetar y su fecha de separación está fijada para el 20 de julio. | Encuesta semanal de salida todos los lunes con preguntas únicamente sobre la salida del paciente. Fechas de inicio de las rondas: 8, 15, 22 y 29 de julio. Reglas para la pregunta de salida: 2 semanas antes de la separación y 3 días después de la separación. Se ha facilitado la dirección de correo electrónico personal de Louis. | El 6 de julio, Louis cumple los requisitos para la regla de “2 semanas antes”. Semana 2 (Fecha de inicio de la ronda: 8): Louis se une a esta ronda y recibe las preguntas de salida antes de irse. Semana 4 (Fecha de inicio de la ronda: 29): Louis clasifica el 23 por la regla de “3 días después”, pero es a mitad de ronda, así que no pasa nada. Se le añade a la siguiente ronda y recibe las preguntas de salida posteriores a la separación. | Louis recibe preguntas diferentes tanto antes como después de irse, lo que garantiza la cobertura en ambos momentos. | Louis no participará en las próximas rondas. |
James presenta su renuncia el viernes 12 de septiembre. Su gerente ingresa la fecha de separación el lunes 15 de septiembre. Su último día está fijado para el 26 de septiembre. | Encuesta semanal todos los lunes con preguntas de salida únicamente. Fechas de inicio de las rondas: 1, 8, 15 y 22 de septiembre. Regla establecida: 2 semanas antes de la separación. | Debido a que el gerente retrasa el ingreso de la fecha de separación, el sistema reconoce la elegibilidad de James recién el día 15. Para entonces, le faltan 11 días para irse, por lo que ya no cumple con la regla de las 2 semanas. | James no recibe una encuesta de salida antes de marcharse. | James no será incluido en las próximas rondas. |
Recomendación
Las encuestas de salida que se realizan 2 semanas antes de la separación a menudo no incluyen a los empleados estadounidenses porque los períodos de preaviso suelen ser más cortos. Incluso cuando el preaviso es de 2 semanas, los gerentes pueden ingresar la fecha de finalización tarde en Workday, lo que aún puede excluir a los empleados de la encuesta.
Para garantizar la cobertura:
- Establecer reglas tanto para antes como para después de la separación. Esto garantiza que usted obtenga comentarios incluso si los empleados se marchan rápidamente o no alcanzan a dejarlos en la ventana previa a la salida.
- Sincroniza periódicamente los datos de los empleados. La sincronización diaria que actualiza los datos de finalización futuros se ejecuta una vez al día alrededor de las 4 am CET, por lo que la sincronización frecuente reduce el riesgo de perder respuestas.