Concepto: Notificaciones por correo electrónico de resumen
Fondo
El correo electrónico de resumen es un resumen del panel de control que los líderes reciben por correo electrónico.
Existen varias notificaciones que activan el envío de correos electrónicos de resumen. Las organizaciones pueden seleccionar si sus líderes deben recibir el correo electrónico resumen de forma automática (activada por notificaciones de vencimiento) o si prefieren retrasar el envío del correo electrónico resumen hasta el final de la ronda de la encuesta.
Los correos electrónicos de resumen contienen resúmenes de varios paneles de control para usuarios que gestionan más de un área en Peakon. Como máximo, cada gestor que cumpla los requisitos recibirá un correo electrónico resumen al día.
Requisitos previos
Todos los líderes con acceso al panel de control pueden recibir correos electrónicos de resumen si cumplen las 3 condiciones:
- El líder tiene los permisos necesarios para acceder a su panel de control en el momento del envío del correo electrónico resumen.
- Su panel de control cumple con los umbrales de visibilidad de datos de la organización.
- Su panel de control muestra notificaciones pendientes, si has seleccionado la opciónAutomática.
No es posible desactivar el correo electrónico de resumen, sin embargo, puede utilizar los permisos de acceso para controlar quién lo recibe. Ejemplo: Desactivar los grupos de control de acceso de los usuarios que no deben recibir un correo electrónico resumen.
Estos son los permisos necesarios para recibir correos electrónicos de resumen:
- Estadísticas de acceso.
- Acceder a los comentarios [...] (Ejemplo: Acceder a los comentarios del controlador).
- Acceda a los comentarios en tiempo real (cuando utilice la frecuencia de resumenautomático).
Los gerentes no tienen que participar en la encuesta para recibir correos electrónicos con el resumen. El objetivo del correo electrónico resumen es notificar a los gerentes sobre las actualizaciones en los paneles de control que administran.
Ejemplo: Si realiza una encuesta piloto con empleados específicos, los gerentes de esos empleados pueden recibir un correo electrónico resumen si su panel de control se recalcula como resultado de la encuesta piloto. Consulte las condiciones que desencadenan un recálculo del panel de control en Concepto: Fortalezas y áreas de enfoque.
Hora de envío
La hora de envío de los correos electrónicos de resumen es a las 06:00 UTC.
Peakon realiza una segunda comprobación a las 14:00 UTC para recoger cualquier correo electrónico de resumen pendiente. Ejemplo: Hubo problemas de envío con el primer lote.
Peakon también puede enviar correos electrónicos de resumen entre rondas de encuestas, si hay una actualización del área de enfoque en el panel de control. Ejemplo: Un alto directivo te ha asignado un área de enfoque.
Contenido del correo electrónico
El correo electrónico de resumen contiene varios componentes y el contenido del correo electrónico recibido depende del tipo de notificación, la configuración de la encuesta y los permisos de acceso del administrador.
Aunque existen múltiples variaciones del correo electrónico de resumen, estos siempre contienen una instantánea de las notificaciones pendientes, un enlace al panel de control y enlaces a la documentación de soporte pertinente. Además, los correos electrónicos de resumen pueden contener la puntuación principal de cada conjunto de preguntas, métricas de participación y microcursos sugeridos, cuando corresponda.
Estas notificaciones generan correos electrónicos de resumen:
- Nuevos comentarios.
- Peakon ha identificado una nueva fortaleza o área de enfoque.
- Peakon ha eliminado un área de enfoque recomendada.
- Alguien ha aceptado o establecido manualmente una nueva área de enfoque.
- Alguien ha descartado un área de enfoque recomendada.
- Alguien ha eliminado un área de enfoque.
- Peakon ha identificado un nuevo segmento destacado.
- El nivel de participación o la puntuación eNPS ha aumentado o disminuido desde la ronda anterior.
- La presentación de PowerPoint ahora incluye datos de su última encuesta.
- Peakon ha detectado un comentario potencialmente delicado.
- Alguien ha configurado una acción en tu panel de control.
Si administra varios segmentos, el correo electrónico de resumen que reciba contendrá una sección para cada panel que administre, siempre que cumplan con los umbrales de visibilidad de su organización.
No es posible obtener una vista previa ni personalizar el contenido de los correos electrónicos de resumen.
Los correos electrónicos de resumen respetan los permisos de control de acceso de cada administrador para evitar que reciban notificaciones de resumen que no requieren ninguna acción.
Ejemplo: Si los gerentes de su organización no tienen acceso a los comentarios y ha configurado los correos electrónicos de resumen en
Automático
, es probable que los gerentes no reciban muchos (o ningún) correo electrónico de resumen durante la ronda. Esto se debe a que la notificación de nuevo comentario es el desencadenante más frecuente del resumen durante las rondas de encuestas. Los managers recibirán un resumen al final de la ronda, pero este no incluirá una sección de comentarios.Configuración
Dentro de cada programa de encuesta, puede configurar la frecuencia del correo electrónico de resumen en automática o al final de la ronda de la encuesta. Ver Establecer la frecuencia del correo electrónico de resumen Para obtener instrucciones.
Opción | Descripción |
|---|---|
Automático | Envía un correo electrónico diario con un resumen a los gerentes que superen el umbral de visibilidad, si sus paneles de control tienen notificaciones pendientes. |
Final de la ronda | Envía un correo electrónico resumen a los gerentes que superen el umbral de visibilidad al final de la ronda de la encuesta. Si se produce una actualización en las áreas de enfoque durante la ronda de la encuesta (por ejemplo: un líder sénior acepta o rechaza un área de enfoque en nombre de un gerente), el gerente de segmento recibirá un correo electrónico resumen el siguiente día hábil. |
También puedes cambiar la frecuencia de los correos electrónicos de resumen durante la ronda de la encuesta y los cambios tendrán efecto inmediato. Ejemplo: Si activa los correos electrónicos de resumen automáticos, los gerentes elegibles comenzarán a recibirlos a partir del día siguiente, si tienen notificaciones pendientes. Si cambia al resumen de fin de ronda, los resúmenes diarios se detendrán.
Si desactiva el envío de correos electrónicos en una programación de encuestas (por ejemplo, para una encuesta en quiosco), no se desactiva el envío de correos electrónicos de resumen.
Los destinatarios pueden gestionar sus suscripciones por correo electrónico individualmente y darse de baja de los resúmenes de correo si así lo desean. Darse de baja del correo electrónico de resumen no afecta a los demás correos electrónicos. Los destinatarios pueden volver a suscribirse configurando sus ajustes de notificación en su cuenta de Peakon.
Limitaciones
- No es posible obtener una vista previa de los correos electrónicos de resumen en la interfaz de usuario de Peakon. Los correos electrónicos de resumen varían para cada usuario, dependiendo del tipo de notificación, la configuración de la encuesta y los permisos de acceso.
- No es posible cambiar el remitente del correo electrónico, el asunto ni el contenido de los correos electrónicos de resumen.
- No es posible reenviar correos electrónicos de resumen ni activar manualmente el envío de un correo electrónico de resumen. Si desactiva el acceso de administrador durante y después de la encuesta, no será posible volver a activar las notificaciones por correo electrónico de resumen cuando active su acceso posteriormente. Como solución alternativa, puede notificar de forma masiva a los gerentes con una invitación al panel de control a través del grupo de control de acceso. Los gerentes podrán acceder a la información que habría estado en el resumen entrando en su panel de control y en la pestaña de notificaciones.
- No es posible volver a suscribir a los administradores para que gestionen los correos electrónicos en su nombre.
- Si un empleado envía un comentario pero luego reinicia su encuesta, este comentario ya no se mostrará en los paneles de control. Sin embargo, si el empleado completó esta acción después de que su gerente ya hubiera recibido el resumen diario, un fragmento del comentario puede aparecer en ese correo electrónico y, por lo tanto, ser visible para el gerente.