Konzept: Empfangen regelbasierter Fragen
Kontext
Regelbasierte Fragen gewährleisten, dass die richtigen Fragen zur richtigen Zeit gestellt werden und für den Mitarbeiter relevant sind. Der Zeitpunkt dieser Fragen hängt von wöchentlichen Umfragerunden ab, in denen diese Regeln auf die gesamte Belegschaft angewendet und ausgewertet werden.
Um Aktualität und Relevanz zu gewährleisten, erhalten die Mitarbeiter innerhalb von 6 Tagen nach Erfüllung der Teilnahmeberechtigung regelbasierte Fragen. Die Nachfrist stellt sicher, dass sie an der Umfragerunde teilnehmen, die beginnt, nachdem sie die Teilnahmeberechtigung erlangt haben, und zwar nur an einer einzigen Runde. Die Kulanzfrist ist festgelegt und kann nicht geändert werden.
Onboarding-Szenarien
Mitarbeiter:in | Vermessungskonfiguration | Frage und Regelanwendung | Ergebnis | Nächste Umfragerunde |
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Emma trat am 4. März der Kinetar Company bei. | Wöchentlicher Umfrageplan, der jeden Montag stattfindet und alle Onboarding-Fragen enthält. Die Starttermine der einzelnen Runden sind jeweils der 1., 8., 15. und 22. März. | Orientierung und Einarbeitung : Die Fahrer werden 2 Wochen nach Arbeitsbeginn befragt. | Emma erhält die Fragen in den ersten 3 Wochen nicht. Emma erfüllt die Kriterien, um die Fragen in Woche 3 zu erhalten. Da die Umfrage jedoch mitten in der laufende Umfragerunde ist, erhält sie die Umfrage nicht. | Woche 4 (Rundenstart: 22.): Die 7-tägige Nachfrist beginnt in der Vorwoche, als sie teilnahmeberechtigt wurde (18.), und ermöglicht es ihr, die Fragen zu erhalten. Emma ist seit 18 Tagen im Unternehmen und erfüllt damit die 2-Wochen-Regel. Emma erhält außerdem nur die Orientierungs- und Einstufungsfragen , da diese auf ihre Vorerfahrung zugeschnitten sind. |
Tom trat am 16. März in die Kinetar Company ein, sein Arbeitsbeginn wurde jedoch auf den 1. März zurückdatiert. | Wöchentlicher Umfrageplan, der jeden Montag gilt. Umfragerunden: Termine pro Woche: 1., 8., 15. und 22. | Orientierungs- und Einarbeitungsfragen , wobei die Regel auf 2 Wochen nach dem Start festgelegt ist. | In den ersten 3 Wochen erhält Tom keine Fragen. | Woche 4 (Rundenstart: 22.): Tom erhält keine Orientierungs- und Ausrichtungsfragen, da er die Nachfrist für die Regeln verpasst hat und die Regelkriterien nicht mehr erfüllt. |
Ausstiegsszenarien
Mitarbeiter:in | Vermessungskonfiguration | Frage und Regelanwendung | Ergebnis | Nächste Umfragerunde |
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Ana verlässt Kinetar, der Trennungstermin ist der 26. März. | Wöchentlicher Umfrageplan, der jeden Montag gilt. Starttermine der Umfragerunden: 1., 8., 15. und 22. März. | Alle Abschlussfragen werden gemäß der Regel 2 Wochen vor der Trennung beantwortet. | Ana erhält in den ersten zwei Märzwochen keine Fragen. Am 12. erfüllt sie die Voraussetzungen für die Regel, aber da die Umfrage gerade mitten in einer Runde stattfindet, passiert nichts. Die Schonfrist beginnt. | Woche 3 (Rundenbeginn: 15.): Ana ist noch 11 Tage bis zur Trennung und erfüllt damit die 2-Wochen-Regel. In dieser Runde erhält sie die Ausscheidungsfragen. |
Elisa verließ die Kinetar Company am 10. Juni. | Ein wöchentlicher Umfrageplan für die linke Seite ist aktiv und wird jeden Montag durchgeführt, wobei nur Fragen zur Beendigung der Umfrage gestellt werden. Die Runden starten jeweils am 3., 10., 17. und 24. Juni. Die Regeln für die Austrittsfragen sind so konfiguriert, dass sie 2 Wochen nach dem Trennungsdatum ausgelöst werden. Elisas private E-Mail-Adresse ist über die HRIS-Synchronisierung verfügbar. | Alle Abschlussfragen. Die Austrittsbefragung soll am 24. Juni versendet werden (2 Wochen nach Elisas Abreise). Der Auslösetermin (24.) stimmt jedoch nicht mit der aktuellen Umfragerunde überein, die am 17. beginnt. Aus diesem Grund erhält Elisa die Umfrage in der Runde vom 17. Juni nicht. Stattdessen wird die Nachfrist angewendet, wodurch die Teilnahmeberechtigung in die nächste Runde (24.) übertragen wird. | In der Umfragerunde, die am 24. Juni beginnt, erhält Elisa die Abschlussfragen an ihre private E-Mail-Adresse. Die Umfrage konzentriert sich ausschließlich auf den Fragenkatalog zum Thema Austritt, um sicherzustellen, dass die Fragen für ihre Austrittserfahrung relevant sind. | Elisa wird in zukünftigen Runden nicht mehr berücksichtigt. |
Louis verlässt die Kinetar Company, sein Ausscheiden erfolgt zum 20. Juli. | Wöchentliche Umfrage zur Wählergunst findet jeden Montag statt und enthält ausschließlich Fragen zum Wähleraustritt. Starttermine der Runden: 8., 15., 22. und 29. Juli. Regeln für die Abschlussfrage: 2 Wochen vor der Trennung und 3 Tage nach der Trennung. Louis' private E-Mail-Adresse wurde angegeben. | Am 6. Juli erfüllt Louis die Voraussetzungen für die „2-Wochen-vorher“-Regel. Woche 2 (Rundenstart: 8.): Louis wird in diese Runde aufgenommen und erhält vor seinem Ausscheiden die Austrittsfragen. Woche 4 (Rundenstart: 29.): Louis qualifiziert sich am 23. gemäß der „3 Tage später“-Regel, aber da die Runde mitten in der Runde ist, passiert nichts. Er wird in die darauffolgende Runde aufgenommen und erhält die nach der Trennung gestellten Austrittsfragen. | Louis erhält sowohl vor als auch nach seiner Abreise unterschiedliche Fragen, um eine umfassende Berichterstattung zu beiden Zeitpunkten zu gewährleisten. | Louis wird in den zukünftigen Runden nicht mehr berücksichtigt. |
James kündigt am Freitag, den 12. September. Sein Manager trägt den Trennungstermin am Montag, den 15. September, ein. Sein letzter Arbeitstag ist der 26. September. | Wöchentlicher Umfrageplan, jeweils montags, mit ausschließlich Abschlussfragen. Starttermine der Runden: 1., 8., 15. und 22. September. Die Regel sieht eine Frist von 2 Wochen vor der Trennung vor. | Da der Manager die Eingabe des Trennungsdatums verzögert, erkennt das System James' Anspruchsberechtigung erst am 15. an. Zu diesem Zeitpunkt sind es noch 11 Tage bis zu seiner Abreise, sodass er die 2-Wochen-Regel nicht mehr erfüllt. | James erhält vor seinem Ausscheiden keine Austrittsbefragung. | James wird in zukünftigen Runden nicht mehr berücksichtigt. |
Empfehlung
Austrittsbefragungen, die 2 Wochen vor dem Ausscheiden durchgeführt werden, erreichen US-amerikanische Arbeitnehmer oft nicht, da die Kündigungsfristen in der Regel kürzer sind. Selbst bei einer Kündigungsfrist von 2 Wochen kann es vorkommen, dass Manager das Kündigungsdatum erst spät in Workday eingeben, wodurch Mitarbeiter weiterhin von der Umfrage ausgeschlossen werden können.
Um eine umfassende Abdeckung zu gewährleisten:
- Legen Sie Regeln sowohl für die Zeit vor als auch nach der Trennung fest. So wird sichergestellt, dass Sie Feedback auch dann erfassen, wenn Mitarbeiter das Unternehmen schnell wieder verlassen oder das Zeitfenster vor dem Austritt verpassen.
- Mitarbeiterdaten regelmäßig synchronisieren. Die tägliche Synchronisierung, die die zukünftigen Kündigungsdaten aktualisiert, läuft einmal täglich gegen 4 Uhr MEZ, sodass die häufige Synchronisierung das Risiko verringert, Antworten zu verpassen.