Concept : paramètres du Workflow
Lorsque vous accédez aux workflows dans Générateur de workflows dans l'onglet
Workflow
, vous pouvez utiliser l'onglet Paramètres
pour configurer les éléments suivants :Emplacement des archives
- Destination: sélectionnez un dossier dans le responsable des contrats pour stocker le document exécuté.
- Sous-dossier: définissez un système pour générer ou localiser le sous-dossier approprié pour stocker le document exécuté. Vous pouvez utiliser des métadonnées pour personnaliser les noms de dossier en saisissant # pour accéder aux métadonnées disponibles.
- Format de nom: définit un système de dénomination pour générer un nom de fichier pour le document exécuté. Vous pouvez également utiliser des métadonnées pour la personnalisation en saisissant # pour accéder aux métadonnées disponibles. Une fois que vous avez finalisé le billet et déplacé le document dans le référentiel de contrats, appliquez ce format de nom.
Outil de suivi de la durée du cycle
La fonctionnalité de suivi de la durée du cycle permet aux utilisateurs de définir et de suivre quelle partie est responsable d'un billet de workflow. Vous pouvez cocher la case Activer
le suivi de la durée du cycle
afin que le workflow affiche ou masque le suivi de la durée du cycle dans le formulaire de saisie lorsque les utilisateurs créent un billet de workflow.Avec la fonctionnalité de suivi de la durée du cycle, les utilisateurs peuvent :
- Définissez la partie interne ou externe responsable lors de la création d'un billet, du téléchargement d'une nouvelle version de document de workflow ou du partage d'un document de workflow.
- Affichez la partie responsable dans l'ongletBillets de Workflowou sur la page de détail du billet .
- Suivez l'historique des parties responsables et modifiez les heures de début et de fin dans l'ongletBilletsou sur la page de détail du billet .
- Analyser des données dans les tableaux de bordBillets ouvertsetBillets terminés.
Mappage de champs de données
Pour conserver les réponses spécifiques des questions du formulaire lorsque vous déplacez un document vers le référentiel des contrats, vous pouvez mapper les champs du formulaire de saisie aux champs personnalisés du référentiel.
Pour mapper les entrées du champ personnalisé aux champs du référentiel de documents, sélectionnez le champ approprié dans le processus de workflow et associez-le à un champ du référentiel de documents existant. Les options de mappage disponibles dépendent des types de champ correspondants.
Exemple :
les champs de date du référentiel de contrats sont disponibles sous forme d'options de mappage uniquement pour les champs de date du workflow.Notifications
Vous pouvez configurer des notifications pour envoyer des alertes à des personnes ou des groupes une fois le workflow terminé. Dans la section
Notifications
, vous pouvez indiquer des destinataires et inclure un message personnalisé dans la notification.Autorisations
Vous pouvez configurer des autorisations pour contrôler les personnes autorisées à afficher et à accéder aux billets. Consulter Concept : visibilité et autorisations du Workflow
Conventions de dénomination des billets
Lorsque vous créez ou modifiez un workflow, vous pouvez utiliser le nom du système
(Nom du Workflow + Autres parties contractantes + Date de création du billet)
ou définir un format de nom personnalisé pour chaque billet généré par le workflow.Pour spécifier un format de nom, désactivez l'option
Conserver le nom par défaut du système
et définissez les règles pour les noms de billet .Les formats de nom incluent :
- Texte fixe (texte restant le même sur tous les billets)
- Marqueurs dynamiques (représentés par le symbole #) qui alimentent les données des billet . Nous prenons en charge les marqueurs dynamiques suivants :
- Type de papier
- Service demandeur
- Nom du demandeur
- Date de création du billet
Les noms ou les champs du Workflow incluent les éléments suivants :
- Utilisateur
- Service
- Date
- Texte (sur une seule ligne)
- Liste déroulante (sélection unique)