Référence : notifications de graphique de tickets de Workflow
La Gestion des contrats et l'intelligence des documents envoient des notifications par e-mail pendant le processus de workflow aux :
- Crée une responsabilité.
- Favorise l'engagement.
- Informe les personnes.
- Vous ne pouvez pas personnaliser les notifications de workflow par e-mail ; Cela inclut le contenu, le moment et les destinataires.
- Gestion des contrats et Document Intelligence n'envoient pas d'e-mails si l'utilisateur qui fait avancer la page est également le destinataire.
Le tableau suivant présente les spécificités de chaque notification par e-mail en phase
Révision
.Action de lancement | Destinataire | Objet de l'e-mail | Message |
|---|---|---|---|
Le demandeur fait passer le billet de Modifier à Réviser . | Coordinateur de révision | Nouvelle affectation | Le document est passé de Modifier à Réviser . |
Vous êtes le prochain évaluateur ou le coordinateur d'évaluation vous a réaffecté l'étape actuelle. | Réviseur | Vous avez été affecté comme évaluateur. | Vous avez été affecté comme évaluateur. |
Les utilisateurs créent une nouvelle version en téléchargeant un nouveau document ou en modifiant les informations du formulaire. | Coordinateur de révision | [Username] a créé une nouvelle version. | [Username] a créé une nouvelle version. |
Le coordinateur de révision réaffecte une étape d'approbation à un nouvel utilisateur. | Le coordinateur de révision affecte une étape d'approbation | [Coordinateur] ou [Administrateur] vous a retiré en tant qu'évaluateur. | [Coordinateur] ou [Administrateur] vous a retiré en tant qu'évaluateur. |
Le coordinateur de révision marque un élément comme approuvé. | Coordinateur de révision | [Username] a approuvé un élément. | [Username] a terminé l'élément suivant.
Phase de révision : [Nom de la phase] / Critères de révision : [Nom du critère] |
Le coordinateur de révision marque un élément comme rejeté. | Coordinateur de révision | [Username] a rejeté un élément. | [Username] a rejeté l'élément suivant.
Phase de révision : [Nom de la phase] / Critères de révision : [Nom du critère] Remarque : [Contenu de la remarque] |
Tous les éléments sont approuvés et le billet est prêt à passer à la phase de signature . | Coordinateur de révision | En attente de confirmation | Le document a terminé la phase Révision et attend la confirmation. |
Ce tableau présente les caractéristiques de chaque notification par e-mail en phase
de signature
.Action de lancement | Destinataire | Objet de l'e-mail | Message |
|---|---|---|---|
Le coordinateur de révision fait passer le billet de Réviser à Signer . | Demandeur du billet | Le document est passé de Réviser à Signer . | Le document est passé de Réviser à Signer . |
Le coordinateur de révision fait passer le billet de Réviser à Signer . | Coordinateur de signatures | Vous avez été affecté en tant que coordinateur de signatures. | Vous avez été affecté en tant que coordinateur de signatures. |
Un signataire complète le document via la signature électronique. | Coordinateur de signatures | [Nom du signataire] a signé le document. | [Nom du signataire] a signé le document. |
Un signataire refuse de signer le document. | Coordinateur de signatures | [Nom du signataire] a refusé de signer le document. | [Nom du signataire] a refusé de signer le document |
Toutes les signatures ont été recueillies et le billet est en attente de son passage à la phase Finalisation . | Coordinateur de signatures | En attente de confirmation. | Tous les signataires ont signé l'[Nom du billet de Workflow ]. |
Le tableau suivant présente les spécificités de chaque notification par e-mail en phase
Finalisation
.Action de lancement | Destinataire | Objet de l'e-mail | Message |
|---|---|---|---|
Le coordinateur de signature fait passer le billet de Signer à Finaliser . | Demandeur du billet | Le document est passé de Signer à Finaliser . | Le document est passé de Signer à Finaliser . |
Le coordinateur de signature fait passer le billet de Signer à Finaliser . | Coordinateur de finalisation | Vous avez été affecté en tant que coordinateur de listes de vérification. | Vous avez été affecté en tant que coordinateur de listes de vérification. |
Vous êtes le prochain finaliseur ou le coordinateur de finalisation vous a réaffecté l'étape actuelle. | Finaliseur | Vous avez été affecté comme finaliseur. | Vous avez été affecté comme finaliseur. |
Le coordinateur de finalisation réaffecte une étape de finalisation à un nouvel utilisateur. | L'utilisateur précédemment affecté à l'étape. | [Coordinateur] ou [Administrateur] vous a retiré en tant que finaliseur. | [Coordinateur] ou [Administrateur] vous a retiré en tant que finaliseur. |
Le coordinateur de finalisation approuve ou refuse l'élément. | Coordinateur de finalisation | [Username] a marqué éléments comme terminés. | [Username] a marqué l'élément suivant comme terminé.
Finaliser les critères : [Nom du critère] |
Tous les éléments sont marqués comme terminés et le billet est prêt pour archivage. | Coordinateur de finalisation | En attente de confirmation. | Le document a terminé la phase Finalisation et attend la confirmation. |
Le coordinateur de finalisation fait passer le billet de Finalisation à Terminé en cliquant sur Marquer comme terminé . | Demandeur du billet | Le document est passé de Finaliser à Terminé . | Le document est passé de Finaliser à Terminé . |
Le tableau suivant présente les données spécifiques de chaque notification par e-mail dans toutes les phases.
Action de lancement | Destinataire | Objet de l'e-mail | Message |
|---|---|---|---|
L'utilisateur vous mentionne dans les commentaires | Utilisateur mentionné | [Username] vous a mentionné dans un commentaire. | [Username] vous a mentionné dans un commentaire.
[Contenu des commentaires] |
L'utilisateur vous ajoute en tant que participant | Utilisateur ajouté | Nom du billet | Vous avez été ajouté comme participant. |