Cuestiones relativas a la configuración: Inteligencia de contratos
Este tema puede servir de ayuda para tomar decisiones a la hora de planificar la configuración y el uso de Workday Inteligencia de contratos. Explica lo siguiente:
- Por qué configurarlo.
- Cómo encaja en el resto de Workday.
- Impactos posteriores e interacciones entre productos.
- Requisitos de seguridad y configuraciones de proceso de gestión
- Preguntas y limitaciones que se deben tener en cuenta antes de la implementación.
Consulte las instrucciones detalladas de la tarea para obtener todos los detalles de configuración.
Qué es
Inteligencia de contratos ofrece un repositorio de documentos unificado e inteligente para obtener visibilidad de los acuerdos de su organización. Unifica y analiza documentos almacenados en diferentes sistemas de gestión de archivos mediante IA.
Beneficios empresariales
- Consiga una visibilidad total de todos sus documentos para identificar y gestionar de forma proactiva los riesgos financieros, legales y operativos.
- Ponga de relieve y actúe en puntos de datos clave como fechas de renovación, oportunidades de ingresos y cláusulas de indemnización para impulsar resultados empresariales favorables y respaldar el cumplimiento normativo.
- Simplifique el acceso a insights interactivos para mejorar la colaboración entre los equipos jurídico y empresarial.
- Sincronice automáticamente documentos y puntos de datos entre repositorios, lo que elimina las revisiones manuales, que consumen mucho tiempo y son propensas a errores.
- Proporcione acceso de autoservicio a insights de datos de contratos para todos los equipos que lo necesiten.
Casos de uso
- Sincronice contratos y puntos de datos de unidades compartidas, repositorios en la nube, como Box o SharePoint, y soluciones empresariales, como Salesforce, para mantener un repositorio de documentos centralizado y con capacidad de búsqueda.
- Configure notificaciones de correo electrónico automatizadas para la gestión de contratos, las revisiones y las asignaciones en función de los datos de los documentos, como las próximas fechas de vencimiento y las cláusulas de indemnización, para asegurarse de no incumplir ningún plazo crítico.
- Extraiga automáticamente una lista de cláusulas y campos de datos estándar distribuidos por Workday, o cree modelos de IA personalizados para realizar un seguimiento de cualquier término de interés a medida que evolucionen sus necesidades.
- Convierta escaneados de baja calidad en datos estructurados en los que se puedan realizar búsquedas mediante la tecnología de Reconocimiento óptico de caracteres (OCR) .
- Utilice la funciónAsk AIpara hacer preguntas en un lenguaje sencillo y natural y recibir respuestas claras, vinculadas a documentos de origen para su verificación inmediata.
Preguntas para tener en cuenta
Pregunta | Contraprestación |
|---|---|
¿Qué proveedores de almacenamiento en la nube se utilizan actualmente para el almacenamiento por contrato? | Debe identificar y consolidar sus documentos antes de la implementación. Puede cargar documentos directamente o mediante integraciones de sistemas cloud compatibles para su sincronización. Inteligencia de contratos admite sistemas en la nube como Box, Dropbox, Google Drive, OneDrive y SharePoint. Necesita una cuenta de almacenamiento con uno de los proveedores admitidos para integrar y Sincronización documentos. Cada proveedor tiene requisitos de permisos específicos que debe evaluar. Ver Referencia: requisitos del proveedor de almacenamiento |
¿Qué formatos de documento puede analizar Inteligencia de contratos ? | Podemos realizar análisis de Reconocimiento óptico de caracteres (OCR) en los siguientes formatos de archivo:
Puede seguir cargando otros formatos de archivo, pero no están sujetos al análisis de OCR. |
¿Tiene previsto aprovechar la IA para capturar datos de contratos muy específicos o únicos? | Los campos y las cláusulas de IA estándar capturan datos comunes, pero la IA personalizada le permite convertir sus preguntas en modelos de IA para extraer y categorizar puntos de datos únicos en todos los acuerdos. |
¿Cómo puede preparar los documentos de origen para la ingesta de IA? | Inteligencia de contratos no puede procesar ni omitir los parámetros de seguridad de los archivos protegidos con contraseña. Puede establecer un proceso de ingesta que requiera la eliminación de las medidas de seguridad de los documentos, como la protección con contraseña, antes de cargar archivos en la plataforma para el análisis de IA. |
¿Cómo debe gestionar los documentos que no están en inglés? |
Inteligencia de contratos no proporciona una versión traducida al inglés del documento que no está en inglés. |
Recomendaciones
- A la hora de entrenar modelos de IA personalizados paracláusulas, siga las mejores prácticas, como etiquetar tantas variaciones conocidas de una cláusula como sea posible, utilizar frases completas como ejemplos y entrenar un solo modelo por tipo de cláusula para mejorar la precisión.
- Para cargas masivas que superen los 100 archivos en una sola transacción, utilice la herramienta de Sincronización de autoservicio en lugar de cargar manualmente. Ver Configurar la sincronización de documentos con EviSync
- Aproveche los modelosde IA estándaro cree modelos de campo deIA personalizadospara obtener datos rápidos y estructurados que pueda visualizar, generar informes y conectar a otros sistemas. Para obtener insights y respuestas rápidas a las preguntas diarias sobre uno o varios contratos, utiliceAsk AI.
Requisitos
- Para integrar y Sincronización documentos desde un sistema en la nube, necesita una cuenta de almacenamiento en la nube con uno de los proveedores de sistemas en la nube admitidos.
- Su proveedor de identidad (IdP) debe admitir SAML 2.0 para configurar el Inicio de sesión único (SSO).
Limitaciones
- Cuando carga documentos en el campo de archivo adjunto de un registro de repositorio existente, Workday los clasifica automáticamente como documentos acreditativos. Inteligencia de contratos no ejecuta análisis de IA en estos archivos y se excluyen de su recuento de documentos facturables.
- Se puede acceder a Inteligencia de contratos en dispositivos móviles, pero aún no está optimizado para ellos.
- Para que la ingesta sea correcta, los documentos no deben superar las 1000 páginas ni los 500 MB de tamaño de archivo.
Definición de entorno de cliente
Sin efecto
Seguridad
Opción | Consideraciones |
|---|---|
Almacenamiento y copia de seguridad de datos | Nuestra base de datos está alojada en Amazon Web Services. Realizamos una copia de seguridad de los datos almacenados en el entorno de cliente del cliente. |
Medidas de seguridad | Workday Inteligencia de contratos cuenta con la certificación SOC 2 de tipo II, realiza pruebas de penetración periódicas, ejecuta un programa mundial de recompensas por errores y mantiene un plan de recuperación ante desastres actualizado. |
Control de acceso | Los clientes pueden crear y gestionar los privilegios de acceso de los usuarios, incluidos los administradores y los usuarios de solo lectura. Los administradores pueden gestionar el acceso de usuarios individuales a documentos y carpetas específicos. |
Dependencia
Informe o tablero de control | Descripción |
|---|---|
Documentos | Muestra el volumen del documento y los metadatos relacionados. |
Vencimientos | Muestra las próximas fechas de vencimiento, los tipos de renovación y los periodos de preaviso. Puede personalizar el rango de fechas y aplicar filtros adicionales. |
Integraciones
Integración | Consideraciones |
|---|---|
Soluciones de almacenamiento de terceros | Inteligencia de contratos puede trabajar con archivos almacenados en varias ubicaciones diferentes al mismo tiempo. Sincroniza documentos y puntos de datos de proveedores de almacenamiento en la nube compatibles, como Box , Dropbox , Google Drive , OneDrive y SharePoint . |
Salesforce Connector | Los documentos se transfieren de Salesforce Sales Cloud a Gestión de contratos y Document Intelligence para la extracción de datos con tecnología de IA. A continuación, la información extraída se vuelve a sincronizar con Salesforce, lo que le permite funcionar como un centro de operaciones para gestionar, buscar y generar informes sobre los datos de contratos. |
Conexiones y puntos de contacto
Contract Lifecycle Management (CLM)
permite la creación de contratos. Esta área de producto simplifica todo el proceso de Prefirma consolidando los pasos de recepción, revisión, revisión y recopilación de firmas en un solo lugar.Workday ofrece un kit de puntos de contacto con recursos para ayudarle a comprender las relaciones de configuración en su entorno de cliente. Obtenga más información sobre Workday Touchpoints Kit en Workday Community.