FAQ: Vertragsintelligenz (CI) in Vertragsmanagement und Dokumentintelligenz

Kann ich eine Klausel aus einem Dokument entfernen?: Ja.
Öffnen Sie das Dokument in Vertragsmanagement und Document Intelligence.
Klicken Sie im Abschnitt
Vertragszusammenfassung
auf dem Register
Inhalt
auf
Anzeigen
, um die Klausel im Dokument hervorzuheben.
Klicken Sie auf das Stiftsymbol und wählen Sie
Klausel entfernen
.
Was bedeutet „Automatische Synchronisierung“ in der Spalte „Zuletzt geändert“ auf dem Register „Versionen“ , wenn die Details eines Dokuments angezeigt werden?: Automatische Synchronisierung
kann bedeuten, dass das Dokument über einen Speicheranbieter synchronisiert oder per E-Mail-Intake hochgeladen wurde.
Kann ich in meinem Arbeitsbereich eine Liste der Dokumente anzeigen, bei denen die Verarbeitung der optische Zeichenerkennung (OCR) fehlgeschlagen ist?: Sie können die folgenden Filtereinstellungen in
Suche
,
Alerts
und
Dashboards
verwenden, um eine Liste der Dokumente anzuzeigen, bei denen die OCR-Verarbeitung möglicherweise fehlgeschlagen ist:

Filter
Wert

Hochgeladen am

Umfang Ihres Berichts.

Textqualität

Ist leer.

Dateityp

Entspricht PDF oder einem der Dateiformate, die Vertragsmanagement und Document Intelligence verarbeiten (TIFF, PDF, DOCX und DOC).

Statt Ad-hoc
-Suchberichte
auszuführen, können Sie
Alerts
und
Dashboards
für eine kontinuierliche Verfolgung verwenden. Wenn Sie über eine Liste mit Dokument-IDs verfügen, können Sie auf jedes einzelne Dokument zugreifen, bei dem die OCR fehlgeschlagen ist, und eine erneute Verarbeitung versuchen, indem Sie
erneut auf Dokument verarbeiten
klicken.
Einige ältere Dokumente haben möglicherweise eine leere
Textqualität
und werden daher in die gefilterte Liste aufgenommen.
Warum sind einige Ordner in meinem beschränkten Ordner für einen Power User ohne zugewiesene Abteilung sichtbar?: Wenn ein Benutzer zu einem Ordner navigiert, für den er eine Zugriffsberechtigung hat, der sich aber in einem beschränkten Ordner befindet, ist der gesamte Pfad aus dem Root-Ordner für ihn sichtbar. Dazu gehören auch beschränkte Ordner. Der Benutzer kann jedoch die Liste der Dokumente in den beschränkten Ordnern nicht anzeigen oder anzeigen.
Unterstützen Vertragsmanagement und Dokumentenintelligenz kennwortgeschützte Dateien?: Vertragsmanagement und Dokumentenintelligenz können keine kennwortgeschützten Dateien verarbeiten oder ihre Sicherheitseinstellungen umgehen.
Ist das Feld "Status" eines Dokuments ein Standard-KI-Feld?: Das Feld
„Status“
eines Dokuments interagiert nicht mit unserer KI. Alle Dokumente haben automatisch den Anfangsstatus Unbekannt
, aber Sie können dieses Feld auch manuell auf den Status Aktiv
oder Inaktiv
setzen.
Das Feld
Status
hat keine Auswirkungen auf die Fakturierung.
Gibt es Grenzwerte für Massenaktionen?: Für Performance-Zwecke gibt es maximale Dateilimits, wenn bestimmte Massenaktionen ausgeführt werden. Wenn Sie eine Aktion versuchen, die diese Grenzwerte überschreitet, warnen Vertragsmanagement und Document Intelligence Sie, dass die Aktion nicht abgeschlossen werden kann. Folgende Grenzwerte gelten sowohl für die Bereiche
Dokumente
als auch für
Suchbereiche
:

Aktion
Dokumentbeschränkung

Verschieben
2.000

Bearbeiten
10.000

Kopieren
500

Löschen
500

Wir beschränken die Anzahl der Dateien, die Sie in einer Transaktion manuell hochladen können, auf 500. Wir empfehlen jedoch, nicht mehr als 100 Dateien gleichzeitig hochzuladen. Um mehr als 100 Dateien in einer Transaktion hochzuladen, verwenden Sie stattdessen unser Synchronisierung . SeeDokumentsynchronisierung mit EviSync einrichten für weitere Informationen.
Warum ist die Schaltfläche Anzeigen für eine Klausel im Panel „Vertragszusammenfassung“ nicht verfügbar?: Die Schaltfläche
Anzeigen
ist nicht verfügbar, da der Dokumenttext, den wir derzeit verwenden, um Klauseln durch unsere KI zu erkennen, nicht mit dem Text in der PDF übereinstimmt. Die Klausel ist jedoch weiterhin unter
Dokumente
>
Wichtige Klauseln
sichtbar. Um die Performance zu optimieren, empfiehlt Workday die Verwendung von unformatiertem, einspaltigem Text anstelle von Elementen und Formatierungen wie Tabellen, Formularen, sich überschneidendem Text, ungewöhnlichen Zeilenumbrüchen und Spalten.
Können Vertragsmanagement und Dokumentenintelligenz interne Parteiennamen standardisieren?: Kunden können eine Liste mit internen Parteiennamen bereitstellen, die sie beim Hochladen aus Verträgen extrahieren möchten. Diese Liste wird von Workday verwaltet.
Warum wird das Feld Anstehendes Ablaufdatum in einigen Dokumenten ausgefüllt und in anderen nicht?: "Befristetes Ablaufdatum"
ist ein dynamisches Feld, das bei aktiven Verträgen abhängig vom nächsten Ablaufdatum eines Dokuments ausgefüllt wird. Wenn das nächste Ablaufdatum in der Zukunft liegt, wird dieses Datum in das Feld
Anstehendes Ablaufdatum
geladen. Wenn es kein anstehendes Ablaufdatum mehr gibt (das letzte Ablaufdatum liegt in der Vergangenheit), wird das Datum entfernt und das Feld
Voraussichtliches Ablaufdatum
leer bleibt.
Warum wird für das Feld „Ausgeführt “ der Wert „Ja“ festgelegt, wenn nur eine Signatur vorhanden ist?: Das Feld
Ausgeführt
wird auf Ja
gesetzt, wenn das Dokument mindestens eine manuelle oder eSignatur enthält. Dieses Feld gibt nicht an, ob ein Dokument vollständig ausgeführt wurde oder nicht, da die Anzahl der erwarteten Unterschriften für ein Dokument variiert.
Unterstützt der E-Mail-Intake ZIP-Dateien?: Diese Funktion unterstützt keine ZIP-Dateien.
Wenn ich ein Feld "Gegenparteien" bearbeite, warum wird es dann unter "Interne Parteien" gespeichert?: Die Werte
für Interne Partei
werden anhand der Liste der von Ihnen angegebenen internen Parteiennamen bestimmt und von Workday verwaltet. Wenn ein Parteiname mit einem Namen in der Liste übereinstimmt oder einen Namen enthält, wird dieser Parteiname in das Feld
Interne Partei
geladen. Beispiel: Ihre interne Parteienliste enthält den Namen Acme
, sodass Vertragsmanagement und Document Intelligence Acme LLC
und Acme International Inc.
im Feld
Interne Partei
auflisten. Daher kann der Name der Partei unter
Interne Partei
verschoben werden, wenn Sie versuchen, eine Gegenpartei zu bearbeiten und zu speichern.
Kann ein Benutzer eine Suchabfrage erstellen und speichern, die für andere Benutzer verfügbar ist?: Sie können eine gespeicherte Suche erstellen, indem Sie auf
Suche
>
Filter hinzufügen
klicken. Klicken Sie
auf Suche speichern,
nachdem Sie die Suchkriterien konfiguriert haben, und geben Sie die Benutzer an, die über die Option
Wer kann diese Suche anzeigen und verwenden, auf die Suchabfrage zugreifen?
Feld „“.
Wenn ich bestimmte Dokumente zum Export auswähle, sind dies dann die einzigen Elemente, die exportiert werden?: Wenn Sie Dokumente aus einer Suchabfrage in die Suchkonsole exportieren, werden alle Dokumente exportiert. Dies ist auch dann der Fall, wenn Sie bestimmte Dokumente ausgewählt haben.
Wie berechnen Vertragsmanagement und Document Intelligence das Datenfeld „Text Quality“ ?: Das Feld
Textqualität
gilt nur für Text in englischer Sprache und analysiert den Prozentsatz der Wörter, die zu einem englischen Wörterbuch gehören, um die Textqualität zu bestimmen. Anschließend wird dieser Prozentsatz verwendet, um einen von drei Werten für die Textqualität zuzuweisen:
Niedrig
Mittel
Hoch

Beispiel: Ein ungenaues Dokument erhält normalerweise den Score Niedrig
.
Wie gehen die OCR-Funktionen von Vertragsmanagement und Document Intelligence mit zwei- oder mehrspaltigen Vereinbarungen um?: Wir unterstützen mehrspaltige Dokumente im DOCX- und PDF-Format. Die KI zeigt Textspalten linear an und analysiert sie. In Vertragsmanagement und Dokumentenintelligenz werden die Textspalten in der Vorschau nicht angezeigt.
Lesen die KI für Vertragsmanagement und Dokumentenintelligenz Informationen aus Dokumenten, die als Anhänge enthalten sind?: Anhänge gelten als zusätzliche Dokumente und werden von der KI nicht gescannt.
Wie gehen Vertragsmanagement und Dokumentenintelligenz mit schlecht gescannten oder und verschwimmenden Dokumenten um? Kann ich benachrichtigt werden, wenn ein unleserliches Dokument gefunden wird?: Wenn ein Dokument die Textqualitätsbewertung Niedrig
erhält, müssen Sie es prüfen und möglicherweise Datenfelder manuell eingeben.

So suchen Sie nach Dokumenten mit geringer Textqualität:
Öffnen Sie
Suche
.
Klicken Sie auf
Filter hinzufügen
.
Wählen Sie den Filter
Textqualität
und klicken Sie auf
Hinzufügen
.
Legen Sie die Suchkriterien so fest, dass sie gleich
Niedrig
sind.

So erhalten Sie Benachrichtigungen, wenn ein Dokumentscan von geringer Qualität in das Vertragsmanagement und in Document Intelligence hochgeladen wird:
Öffnen Sie
Suche
>
Alerts
.
Klicken Sie auf die Schaltfläche
+ Alert hinzufügen
.
Füllen Sie die Alert-Felder aus und geben Sie an, ob der Alert auf bestimmte Ordner angewendet werden soll.
Klicken Sie auf
Filter hinzufügen
.
Wählen Sie
Textqualität
aus und geben Sie an, dass sie dem Wert
Niedrig
entsprechen soll.
Fügen Sie die relevanten Benutzer hinzu, die die Alerts erhalten sollen.
Können Vertragsmanagement und Dokumentenintelligenz Alerts an den in einem Feld aufgeführten Vertragseigentümer senden?: Wenn der Vertragseigentümer in einem Benutzerfeld aufgeführt ist und ein registrierter Benutzer für Vertragsmanagement und Dokumentenintelligenz ist, kann er Alerts erhalten. Richten Sie die Filterkriterien ein, um das Feld
Eigentümer
für diesen bestimmten Benutzer zu prüfen und dann den Benutzernamen in die Alert-Empfänger einzugeben.
Wie funktioniert das KI-Tool und was macht es?: Das KI-Tool scannt Ihre Dokumente und extrahiert wichtige Informationen. Er extrahiert automatisch eine Liste der von Workday bereitgestellten Standarddatenfelder und -klauseln aus jedem Vertrag. Sie können das System auch trainieren, um zusätzliche Klauseln in allen Ihren Dokumenten zu suchen. Weitere Informationen finden Sie unter:
Referenz: Standard-AI-Felder und -Klauseln
Klauseln verwalten
Klauseln erstellen
Können Sie die Anzahl der Dokumente anzeigen, die in das System hochgeladen werden?: Sie können die Gesamtanzahl der hochgeladenen Dokumente ermitteln, indem Sie Folgendes tun:
Öffnen Sie die
Suchkonsole
.
Führen Sie eine leere Suche aus.
Exportieren Sie Ihre Ergebnisse.

Der Wert
Dokumente gesamt
im Fenster
„Exporteinstellungen“
zeigt die Gesamtanzahl der eindeutigen Dokumente in Vertragsmanagement und Dokumentintelligenz an.
Kann ich eigene Klauseln für Vertragsmanagement und Dokumentenintelligenz hinzufügen, um sie zu identifizieren?: Sie können Klauselarten hinzufügen und neue Klauseln identifizieren. Weitere Informationen finden Sie unter Klauseln verwalten
Identifizieren Vertragsmanagement und Dokumentenintelligenz automatisch doppelte Dokumente?: Wenn Sie eine Datei hochladen, analysieren Vertragsmanagement und Document Intelligence diese und vergleichen sie automatisch mit vorhandenen Dateien auf der Plattform. Wenn Duplikate identifiziert werden, werden die Dateien automatisch miteinander verknüpft.
Wenn zwei Dateien nur geringfügige Differenzen aufweisen, identifizieren Vertragsmanagement und Document Intelligence diese dann automatisch als Duplikate?: Vertragsmanagement und Dokumentenintelligenz identifizieren Duplikate nur dann, wenn sie genau identisch sind. Um Duplikate zu verifizieren, verwendet Workday einen Hash-Algorithmus, um die Bitgröße zwischen Dokumenten zu vergleichen. Dies ist darauf zurückzuführen, dass Verträge oft sehr ähnliche Formulierungen verwenden und sich manchmal nur in einem bestimmten Wort unterscheiden.
Vertragsmanagement und Dokumentintelligenz referenzieren bei der Ermittlung von Duplikaten keine Dateinamen und analysieren nur die Dateiinhalte. Auch bei identischen Dateinamen werden die Dateien nur dann als Duplikate angesehen, wenn die Dateiinhalte exakt identisch sind.
Was ist der Unterschied zwischen dem Stummschalten und dem Inaktivieren eines Alerts?: Wenn Sie einen Alert stummschalten, werden Benachrichtigungen nur für Sie gestoppt. Wenn Sie einen Alert inaktivieren, wird er für alle Empfänger gestoppt.
Wenn ein Benutzer ein doppeltes Dokument zur Plattform hinzufügt, wird es dann zu Fakturierungszwecken in der Dokumentanzahl berücksichtigt?: Für die Fakturierung werden nur eindeutige Dokumente berücksichtigt.
Wie lange dauert es, bis ein per E-Mail gesendetes Dokument in Vertragsmanagement und Document Intelligence angezeigt wird?: In der Regel dauert es maximal 10 Minuten, bis per E-Mail gesendete Dokumente in Vertragsmanagement und Document Intelligence angezeigt werden. Weitere Informationen finden Sie unterIntake aus E-Mail einrichten .
Wenn ich eine neue Version eines Dokuments hochladen, erkennen Vertragsmanagement und Document Intelligence die Änderungen und aktualisieren die entsprechenden Datenfelder?: Unsere KI erkennt neue Informationen (einschließlich Gültigkeitsdaten), wenn Sie eine neue Version eines vorhandenen Dokuments hochladen. Wenn Sie jedoch ein KI-Feld zuvor manuell aktualisiert haben, überschreibt die KI die manuelle Bearbeitung nicht mit neuen Informationen. Weitere Informationen zu Dokumentversionen finden Sie unterDokumentversionen verwalten .
Meine Organisation verwendet mehrere verschiedene Speicheranbieter, um unsere Verträge zu speichern. Können Vertragsmanagement und Document Intelligence diese trotzdem analysieren?: Vertragsmanagement und Document Intelligence können mit Dateien arbeiten, die gleichzeitig an mehreren verschiedenen Standorten gespeichert sind. Vertragsmanagement und Document Intelligence können von einem unterstützten Cloud-Speicheranbieter Synchronisierung werden und alle Ihre Dokumente analysieren, unabhängig davon, wo sie gespeichert sind (z. B. Box, SharePoint und OneDrive). Weitere Informationen zu unserem Synchronisierung finden Sie unterDokumentsynchronisierung mit EviSync einrichten .
Können Vertragsmanagement und Document Intelligence in vorhandene Dokumentspeicherlösungen integriert werden?: Vertragsmanagement und Document Intelligence lassen sich in viele der gängigsten Softwarelösungen integrieren. Weitere Informationen zu Integrationen für die Dokumentspeicherung finden Sie unter Vertragsmanagement - Übersicht .
Wie schnell analysieren Vertragsmanagement und Document Intelligence Verträge?: Die Dauer für die Analyse eines Dokuments ist unterschiedlich. Workday kann jedoch Metadaten in Sekundenschnelle analysieren und aus Verträgen extrahieren. Nach dem Hochladen von Verträgen auf die Plattform sind die Daten in der Regel innerhalb weniger Minuten abrufbar.
Welche Dokumentformate können Vertragsmanagement und Document Intelligence analysieren?: Wir können OCR-Analysen für folgende Dateiformate durchführen:

DOCX
DOC
JPG
PDF (einschließlich gescannter PDFs)
PNG
TIFF

Sie können weiterhin andere Dateiformate hochladen, diese werden jedoch keiner OCR-Analyse unterzogen.

Filter	Wert
Hochgeladen am	Umfang Ihres Berichts.
Textqualität	Ist leer.
Dateityp	Entspricht PDF oder einem der Dateiformate, die Vertragsmanagement und Document Intelligence verarbeiten (TIFF, PDF, DOCX und DOC).

Aktion	Dokumentbeschränkung
Verschieben	2.000
Bearbeiten	10.000
Kopieren	500
Löschen	500