開立獎助學金贊助單位合約的新發票
- 請在「獎助學金」功能區中配置「獎助學金贊助單位發票事件」業務流程和安全原則。
- 安全性︰「管理︰獎助學金贊助單位合約發票」網域 (位於「Student Financials」功能區中)。
您可以使用獎助學金贊助單位發票來記錄計費事件，並根據獎助學金贊助單位合約的條款為贊助單位建立應收帳款會計資料。您可以為下列項目開立獎助學金發票︰
- 向贊助單位計費的學雜費。
- 獎助學金合約內的特定合約明細。
- 調整先前計費。
Workday 會使用獎助學金贊助單位發票產生會計日記帳，並將其過帳至您在科目過帳規則中配置的分類帳科目。
- 存取「尋找獎助學金贊助單位合約」報告。
- 按一下獎助學金贊助單位合約，然後按一下新建發票。
- 完成任務︰
選項 說明 付款聯絡人Workday 會顯示贊助單位基本資料中的聯絡人。如果您未定義贊助單位的預設付款聯絡人，Workday 會將此欄位保留空白。這些聯絡人會收到獎助學金贊助單位發票電子郵件。付款地址請選取您要用於獎助學金贊助單位發票的地址。提示僅包含與所選贊助單位相關聯的地址。發票類型您可以使用「編輯獎助學金贊助單位發票版面配置規則」任務來配置要在此提示中選取的發票類型。發票日期Workday 會使用此日期將發票過帳到第一個未結分類帳期間。 - 在「合約明細」網格中，選取您要開立發票的每一項明細對應的核取方塊。選取的每個明細都會產生個別的發票。
- 按一下「確定」。
當您提交發票時，Workday 會起始「
獎助學金贊助單位發票事件」
業務流程。在此流程完成且發票獲得核准後，Workday 會將狀態變更為「已核准」
並建立會計分錄。 發票草稿的狀態仍為
「進行中」
、 「已核准」
或「已取消」
。標準客戶帳戶驗證不適應徵獎助學金贊助單位發票，因此不相關的「財務」驗證規則不會中斷贊助單位的自動計費。- 從發票的相關動作功能表新增「附註」、「取消」、「管理附件」、「列印獎助學金贊助單位發票」或「編輯已核准的發票」任務，即可修改發票。
- 請存取「建立合併的獎助學金贊助單位發票」任務，將單一贊助單位的多張發票分組為 1 個文件。
- 存取「檢視獎助學金贊助單位合約」報告以查看連結的發票。您也可以存取這些報告，以追踪和監控獎助學金贊助單位發票︰
- 尋找獎助學金贊助單位發票，檢視個別發票詳細資料，包括付款狀態、到期日和相關的讚助單位資訊。
- 尋找獎助學金贊助單位合併發票，追踪我們已分組到單一合併文件中的發票。
- 尋找需要重新計費的獎助學金贊助單位合約明細，找出因合約金額變更而需要調整或重新開立發票的合約明細。
- 尋找獎助學金贊助單位發票列印執行群組，監控發票批次的發送和整批列印狀態。
- 將發票列印或以電子郵件寄給贊助單位。
- 將贊助單位付款登載至新的學生贊助單位發票。
- 在為贊助單位開立發票後，從學生贊助單位合約的相關動作功能表選取以更正發票金額。請參閱「同步發票和合約明細」。
- 從合約的相關動作功能表選取以調整明細金額。