概念︰獎助學金出勤計畫
即使在學生報名課程之前，您也可以使用獎助學金出勤計畫來預估學生的預期出勤率。它們可協助您決定在下列情況下要使用哪些資訊︰
- 正在計算出勤成本。
- 包裝學生獎項
- 執行其他獎助學金流程
Workday 會從主要就讀學程 (POS) 及其學業和獎助學金政策，取得學生的獎助學金出勤計畫資訊。如果學生有多個學術記錄，Workday 會使用學生報告記錄的主要 POS。
獎助學金期間記錄
Workday 會將出勤計畫上的列稱為獎助學金期間記錄 (FAPR)。FAPR 包含 Workday 用來處理學術期間的獎助學金的獎助學金資料，例如︰
- 載入狀態
- 班級常設詳細資料
- 獎助學金學年類型
學生的多個 FAPR 不能包含相同的日期。 範例︰當兩個期間都包含 8 月 1 日時，學生不能有夏季學期和夏季學期的 FAPR。
建立獎助學金出勤計畫
Workday 會自動為下列項目建立獎助學金出勤計畫︰
- 申請人申報就讀學程時。
- 學生入學就讀學程時。
如果學生沒有出勤計畫，Workday 會在每晚作業協調流程期間執行
「重新整理出勤計畫」
作業時，為學生建立一個出勤計畫。 Workday 會使用學生的預計開始日期來建立出勤計畫，並在滿足下列條件時，將學術期間新增至出勤計畫︰
- 截至學期間的標准開始日期，該學生的主要 POS 狀態為下列其中 1 種狀態︰
- 進行中
- 特殊休假
- 待完成
- 擇一執行：
- 學期間在預計完成日期之前或包含預計完成日期。
- 學生在該學期間有註冊、贊助合約、放棄或 ISIR 交易。
- 對於註冊，Workday 包含已取消課程且狀態為「未註冊」的註冊。
- 對於 ISIR 交易，Workday 會將與 ISIR 交易相關聯的獎助學金獎勵年度中的所有學術期間相加。範例︰學生有一項 2022-2023 獎助學金資助年度的 ISIR 交易，該年度由 4 個學年組成。Workday 包含學生出勤計畫中的所有 4 個學術期間。
如果學生有未來日期的報告記錄變更，Workday 也會為該記錄建立學術期間。範例︰某學生預計於 2020 年春季在同一機構完成本科學業 POS，並於 2020 年秋季開始其研究生 POS。Workday 會為下列項目建立學術期間︰
- 至 2020 年春季的本科學業期間
- 2020 年秋季開始的研究生學術期間
正在重新整理獎助學金出勤計畫
當註冊、就讀學程或其他事件的變更可能影響學生的獎助學金時，Workday 會標示其出勤計畫，以便在每晚作業協調流程期間執行
「重新整理出勤計畫」
作業時重新整理。Workday 會將作業與其他每晚的流程協調一致，以確保下游流程具有最準確和最新的出勤計畫資訊。您也可以選擇在每晚作業協調流程之外，透過以下報告為個別學生執行
「重新整理出勤計畫」
作業︰
- 執行學生獎助學金流程 - 依申請人
- 執行學生金融服務流程 - 依學生
請參閱「」 參照︰執行學生財務流程報告。
根據重新整理的原因，Workday 可能會重新整理整個出勤計畫，或僅重新整理其中的一部分︰
重新整理原因 | 出勤計畫更新 |
|---|---|
學生的主要 POS、POS 狀態或報告記錄變更。 | Workday 會重新整理整個出勤計畫。
Workday 也會更新使用者的安全權限，以確保只有具有對應學術單位和學術層級的人員才能存取學生的獎助學金記錄、獎助學金期間記錄和獎助學金資料。 如果學生的報告記錄在學術期間中期發生變更，而您重新整理他們的出勤計畫，則可存取其獎助學金資訊的人員所做的任何變更，都會在下一個學術期間開始時生效。Workday 建議︰
|
學生有註冊、評分、內部表達或轉學分事件。 | Workday 重新整理︰
|
您匯入 ISIR、建立學生贊助單位合約或為學生記錄棄權，而發生交易的學期間不在出勤計畫中。 | Workday 會將學術期間新增至出勤計畫。 |
截至學期間的標准開始日期，該學生的主要 POS 狀態為下列其中 1 種狀態︰
並且︰
| Workday 會將學術期間新增至出勤計畫。 |
學生的預計完成日期會向後移動。 | Workday 會停用出勤計畫中的學術期間，除非︰
|
學生的主要 POS 會在不同學術行事歷中發生變更。 | Workday 會停用舊行事歷上與新行事歷上學術期間重疊的學術期間。 |
學生的學業記錄狀態會變成非作用中。 | Workday 會停用晚於學生停用日期的學術期間。 |
如果 FAPR 因重新整理出勤計畫而變成非作用中，且您想了解原因，請建立自訂報告以顯示學生可停用狀態︰
可停用狀態 | 原因 |
|---|---|
行事歷變更 | 該學生已切換至不同學術行事歷下的就讀學程。 |
非作用中 | 學生的學業記錄狀態變為非作用中 |
入學 | 申請人入學就讀學程。 |
期間完成 | 已在學生的學程項目記錄中指定的學術期間完成日期到期。 |
就讀學程變更 | 學生的就讀學程有變更。 |
重新包裝 | 該學生的獎助學金方案結果不再準確，因此建立了新的獎助學金方案。範例︰當學生的資助資格變更時。 |
Workday 系統 | 由於轉換，該獎助學金期間記錄已停用。 |
就讀學程和行事歷變更
當學生變更就讀學程，而新舊 POS 的行事歷不一致時，舊 POS 的學期間結束日期與新 POS 的學期間開始日期之間可能會有落差。為適應此差距，Workday 會延長 FAPR 上原始 POS 的學期間結束日期。
範例︰學生目前的 POS 使用包含季度的行事歷。春季學季學術期間於 5 月 30 日結束。他們將夏季的 POS 變更為使用包含學期的行事歷。夏季學期學術期間從 6 月 5 日開始。為了在時間上填補空白，Workday 會在原始 POS 的 FAPR 上延長春季學季學術期間的結束日期。
Workday 不支援學術期間內重疊的學術期間或行事歷變更。這些情況可能會導致學生的出勤計畫產生非預期的結果。