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上次更新時間 ：2024-10-04
匯入資料

匯入資料

請提交客戶關懷個案 以啟用
資料匯入器
。
您可以在 Workday Strategic Sourcing (WSS) 中建立新的合約、專案或供應商，並使用
資料匯入器
來更新 WSS 中的現有資料。您也可以上傳您和您的供應商使用的商品代碼。
Workday 建議您在沙箱環境中測試資料匯入，因為您無法在 WSS 中整批刪除資料。
  1. 選取
    瀏覽
    資料匯入器
    ︰。
  2. 根據您要匯入的資料類型，下載範本︰
    • 商品代碼
    • 合約
    • 自訂選項
    • 專案
    • 供應商
  3. 輸入您的資料並將其儲存在下載的範本中。完成此步驟時，請參考以下說明︰
    選項 說明
    資料字典分頁
    科目中的詳細資料設定配置，可在填寫分頁時做為參考。
    商品代碼範本
    在您新增要匯入的資料時，每一列代表新記錄或對現有記錄的更新。
    如果您同時有 Workday 和 Strategic Sourcing，Workday 建議您在 Workday 中配置商品代碼，並使用 EIB 匯出清單。然後，您可以將商品代碼轉移至資料匯入器範本，以將其上傳至 WSS。
    合約範本
    在您新增要匯入的資料時，每一列代表新記錄或對現有記錄的更新。此範本包含以下項目的其他分頁︰
    • 里程碑
    • 相關人員
    • 供應商
    您也可以在階層中匯入合約。請參閱「」 匯入具有合約階層的合約。
    自訂選項範本
    可匯入 Strategic Sourcing 的自訂欄位會列在範本
    「自訂選項」
     分頁的
    「欄位名稱」
     欄中。目前選項會列在各自的欄位名稱旁邊。若要新增自訂欄位選項，請在新列中新增欄位名稱和新選項。將每個新選項新增至新列。
    在
    動作
     欄中輸入
    「新增
     或
    刪除
     至選項」。您無法刪除目前在 Strategic Sourcing 中使用的選項。
    在您嘗試匯入自訂欄位的選項之前，公司設定中必須有自訂欄位。欄位名稱區分大小寫，且應與 Strategic Sourcing 中使用的名稱相符。
    專案範本
    在您新增要匯入的資料時，每一列代表新記錄或對現有記錄的更新。此範本包含以下項目的其他分頁︰
    • 里程碑
    • 儲蓄
    • 相關人員
    • 供應商
    當您新增或更新儲蓄資料時，儲蓄金額會依明細新增。您無法使用
    資料匯入器
    變更現有的儲蓄資料。
    供應商範本
    在您新增要匯入的資料時，每一列代表新記錄或對現有記錄的更新。
    啟用標準到職表單後，系統會顯示更多分頁。「
    國家/地區
     與
    區域
     」分頁可做為以下分頁的資料字典︰
    • 電話
    • 銀行帳戶
    • 稅務識別碼
    只有在您未與 Workday 整合時，才需要填入分頁。您可以使用供應商連接器，將此資訊從 Workday 填入 Strategic Sourcing。
    • 刪除欄時，會發生驗證錯誤。如果沒有可提供的值，您可以將欄保留空白。
    • 匯入資料以進行更新時，上傳的試算表中任何保留空白的欄位都不會刪除現有的資料。
    • 新建記錄時，請將
      合約 ID
       或
      專案 ID
       欄保留空白。
    • 當您為多重選取欄位輸入資料時，請使用分號分隔多個值。
    • 我們建議每筆記錄都使用唯一的合約和專案名稱。合約和專案名稱重複時不會進行驗證。
  4. (選用) 若要新增附件至合約和專案記錄，請在範本中記錄列的
    「附件」
     欄中新增檔案或資料夾的名稱。執行此任務時，請參考以下資訊︰
    選項 說明
    單一附件檔案
    您可以透過 2 種方式準備單一附件︰
    • 將檔案名稱和副檔名新增至
      「附件」
       欄。範例︰filename1234.pdf。
    • 將單一檔案放入資料夾，並將資料夾名稱新增至
      附件
       欄。
    多個附件檔案
    將所有檔案放入資料夾，並將資料夾名稱新增至
    附件
     欄中。
    附件
     欄中的名稱必須與您要匯入的檔案或資料夾名稱完全相符。每個要上傳的項目名稱不可重複。每個檔案或資料夾的大小只能為 5GB。每條記錄只能上傳 1 個檔案或資料夾。
  5. 若要將資料上傳至 WSS，請按一下
    開始新的匯入
    。完成上傳後，請考慮︰
    選項 說明
    上傳類型
    當您更新現有資料時，WSS 會要求提供主要資料索引鍵以供編輯。使用 WSS 中的系統 ID 做為主要索引鍵。
    上傳自訂選項時，請選取
    新增資料
    。
    資料類型
    選取您要匯入的資料類型。
  6. 若要驗證您的資料，請按一下
    繼續前往資料編輯器
    。
  7. 按一下
    開始驗證
     ，先驗證 WSS 中的所有資料，然後再上傳匯入資料。
  8. 如果驗證不包含錯誤，WSS 會在頁面上顯示
    「資料有效」
     勾號。
    • WSS 在資料表格中以紅色醒目提示有偵測到錯誤的列。捲動各欄以查看特定錯誤。當您按一下欄的紅色儲存格時，會出現一個視窗，顯示發生的錯誤。
    • 若要解決錯誤，您可以直接編輯 Excel 檔案，或按一下
      「更新資料」
       以匯出 Excel 檔案。此匯出作業會在每個包含資料的分頁中，列出
      「驗證錯誤」
       欄中的錯誤。
  9. (選用) 若要在匯入流程中將文件附加至合約和專案記錄，請按一下
    上傳附件
    。
    1. 將所有個別附件和附件資料夾新增至單一 ZIP 檔案。檔案大小不可超過 5 GB。
    2. 選取要上傳的 ZIP 檔案。
    3. 上傳後，按一下
      開始驗證
       以驗證附件。
    某些程序會使用專有演算法來建立可能與 Strategic Sourcing 不相容的 ZIP 檔案，例如使用 Microsoft Windows Explorer 建立的 ZIP 檔案。Strategic Sourcing 支援使用以下常用工具建立的 ZIP 檔案，包括但不限於︰
    • 7-Zip (免費且開放原始碼)
    • PeaZip (免費且開放原始碼)
    • WinRAR
    • WinZip
    • Bandizip
    • MacOS 訪達
  10. (選用) 解決驗證錯誤後，按一下
    更新資料
    。
    1. 按一下
      上傳修訂的資料
      。
    2. 按一下
      開始驗證
       ，找出任何持續存在的錯誤。
  11. 驗證完成後，按一下
    開始匯入資料
    。然後按一下
    開始匯入
    。
    • Workday 建議對一部分資料執行匯入測試，以確保資料匯入 WSS 後正確反映。
    • 如果您離開該頁面或關閉瀏覽器分頁，匯入流程會繼續執行。
    • 您無法彙入任何有驗證錯誤的列。匯入在
      資料匯入器
      中顯示為
      「匯入失敗」
      ，但 WSS 仍會匯入任何有效的列。
  12. (選用) 若要在 WSS 匯入時檢閱資料，請選取
    瀏覽
    報告
     並檢視資料集。執行匯入作業時，新記錄會顯示在
    表格
     視覺效果中。