步驟︰為供應商合約建立供應商發票時間表和分期
- 建立並核准供應商合約。
- 如果使用發票類型，請依國家/地區設定發票類型。
- 配置「供應商合約發票時間表事件」業務流程和安全原則。
- 安全性︰設定流程︰「供應商合約 - 供應商發票」網域。
您可以建立供應商合約時間表並設定分期，藉此產生排定的供應商發票。您也可以為供應商合約定義多個時間表，並在每個時間表中包含不同的明細。
- 請存取「為供應商合約建立供應商發票時間表」任務，並選取該時間表的供應商合約。
- 完成任務時，請參考以下說明︰選項說明時間表暫停使用勾選此項可暫停處理髮票。「暫停時間表」核取方塊不適用於租賃合約。方法請為租賃資產合約以外的合約，選取下列其中一種合約分期方法︰
- 「自訂」可自訂您自己的分期。
- 定義的分期
- 選取此項可指定「第一期」和「最後一期」分期金額。
- 從時間表中的時間表總額中減去第一期和最後一期的金額。
- 將此時間表包含的合約明細總計餘額除以剩餘分期。請在「一般」欄位中輸入該金額。
- 平均攤分。
對於租賃資產合約，Workday 會自動為融資租賃類型選取「攤銷」，並為「營業租賃」類型選取平均攤分。發佈依據選取「數量」或「金額」以指定分配合約明細的方式。對於租賃合約，您只能按金額分配合約明細。對於供應商發票，您可以依數量或金額分配。頻率請選取產生分期的頻率。若為租賃合約，Workday 會自動填入您在供應商合約標頭的「付款頻率」欄位中輸入的值。時間表開始日期請選取開始產生分期的日期。對於租賃合約，Workday 會使用您在供應商合約標頭的「開始日期」和「結束日期」欄位中輸入的日期。請輸入分期數，或選取「結束日期」以指定分期的完成日期。日期選項請選取「定義的日期」或「當月中的日」來決定第一個分期的日期。當您為包含多個合約明細的時間表選取「合約明細開始日期」時，Workday 會使用這些合約明細中最早的開始日期。當您為包含多份收料單的時間表選取「收料日期」時，Workday 會使用最早的收料日期。自動重新產生分期選取此項可在供應商合約修訂核准後，自動重新產生未用於供應商發票交易的分期。您無法產生租賃合約的修訂。自動提交時間表選取此選項可自動提交時間表和重新產生的分期。若未選取此選項，在供應商合約修訂核准後，時間表會保持「草稿」狀態。付款條件如果您在合約標頭中指定了付款條件，合約標頭會自動填入此欄位。您可以覆寫此值。您可以使用「維護付款條件」任務來設定付款條件。分開付款選取此項可在結算執行期間分別支付發票時間表。在供應商付款明細或預設收款連結方中選取「一律分開付款」核取方塊，即可在供應商的所有發票上填入此核取方塊。預付選取「先支付供應商發票再攤銷費用」，然後選取「預付款攤銷類型」。法定發票類型如果您使用發票類型來分類供應商發票以符合政府要求，請選取發票類型。自動送交審核選取後，系統會在排定的時間自動提交供應商發票以供核准。若您未選取自動提交以供核准，發票會保持草稿狀態，且在建立後不會自動提交至業務流程。選取合約明細請選取合約明細，將其新增至時間表。對於租賃合約，Workday 會自動選取所有合約明細，以確保本金和利息正確無誤。 - 按一下儲存並繼續，開啟「檢視供應商發票時間表」報告。檢閱排程，然後按一下提交。若要修改時間表或分期 (租賃合約除外)，請從供應商時間表相關動作中選取「變更」。
- 若要根據已排定的分期手動開立發票，請存取「為供應商合約分期開立供應商發票」任務，並選取與時間表相同的供應商合約。從分期建立的發票會連結至供應商合約。剩餘餘額和已消耗總計會顯示在供應商合約標頭的支出交易分析中。
- 若要為供應商合約的已排定分期開立發票，請存取「從合約分期開立供應商發票時間表」任務，然後選取執行頻率。完成任務時，請參考以下說明︰選項說明要傳回執行日期前幾天內的分期輸入在任務執行日期前幾天要退回合約分期。輸入 0 可對所有早於任務執行日期的分期日期傳回。排定日期幾天前 (行事曆天數)輸入要在分期排定日期前幾天天數產生文件。指派足夠的時間讓核准者檢閱文件。依據條件預覽分期選取此項可檢閱符合所選條件的分期。在「時間表」分頁中，填寫「按日重複執行條件」和「重複執行範圍」欄位。
- 當您為租賃合約產生分期時，Workday 會建立本息時間表。Workday 會在「供應商發票時間表」任務的「本金與利息」分頁上顯示詳細資料。
- 當 Workday 從合約分期產生供應商發票時，Workday 會將稅務詳細資料從供應商合約明細擴充至發票明細。
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